現(xiàn)代水行政執(zhí)法文書檔案的管理措施分析

鄒利

摘要：水行政執(zhí)法監(jiān)管人員實踐中逐步形成的執(zhí)法檔案有著一定的保存價值。執(zhí)法檔案中被統(tǒng)一保管的文字、圖片、圖表、錄像以及錄音等多形式的文件資料，按照歸檔制度作為真實的歷史記錄，這些資料反映的是水行政執(zhí)法實踐的成果，記錄了實踐活動時的真實情況，不僅可以作為一般文書具有查找利用的職能，還是行政法律訴訟時依據(jù)的法律性文件。在實際情況中。水行政執(zhí)法的檔案存管存在一定的缺陷，而如何解決這些缺陷是本文寫作的主要討論內容。

關鍵詞：水行政執(zhí)法；檔案管理；問題和對策

一、當今水行政執(zhí)法檔案管理存在的漏洞及其緣由

1.案卷不集中，歸檔不及時

水政執(zhí)法檔案的文書檔案性能和法律憑證性能，決定著執(zhí)法檔案的重要性，完整的執(zhí)法檔案是提高水行政執(zhí)法的工作效率和工作質量的必要條件。而現(xiàn)實情況是水政執(zhí)法檔案管理散落，資料不齊全。導致這一問題的原因在于職權交叉，水政執(zhí)法檔案管理所涉及的業(yè)務部門多，各司其職，自行立卷歸檔，并未融會貫通，甚至是有些直接融入業(yè)務工作中，暫未形成專門的水政執(zhí)法檔案。水政執(zhí)法橫向指導，縱向監(jiān)察職責不分明。

2.案卷材料缺失、不規(guī)范，亂碼排列

據(jù)抽查已辦水政執(zhí)法案卷的結果發(fā)現(xiàn)，水政執(zhí)法案卷存在著“不及時，不完整，不規(guī)范，無專人”的問題，執(zhí)法過程和檔案管理之間存在著嚴重的脫節(jié)。同時，檔案存放排列是出現(xiàn)嚴重亂排序現(xiàn)象，并未按檔案屬性或是單獨排列或是兩者相結合的方法進行排列，為以后得查找利用增添許多無用功，更甚者有些案卷顯示資料不齊全，證據(jù)材料缺失等問題，容易給作為法律憑證的性能造成隱患。而造成這些的原因主要癥狀在于管理人員素質良莠不齊，缺乏水政執(zhí)法檔案管理的規(guī)范化文件。

3.案卷材料填寫不規(guī)范，問題頗多

在翻閱水政執(zhí)法案卷時，不難發(fā)現(xiàn)執(zhí)法文字敷衍潦草，隨意涂改，用圓珠筆隨意填寫。除此之外，還會發(fā)現(xiàn)原本是應領導或是案卷承辦人簽字，卻被機打的文字取代；案件送達回證中時卻沒有回證當事人便宜；詢問記錄里未備錄“記錄屬實”四個字樣；行政處罰通知單上被告人簽字的時間早于案發(fā)時間等等。造成這一系列的主要原因在于執(zhí)法人員的業(yè)務素質低下，案卷知識缺乏，不清楚案卷材料因作為法律文書憑證，不能隨意修改或者填充。

二、水行政執(zhí)法檔案管理的策略

1.梳理管理機制，實現(xiàn)檔案集中化、系統(tǒng)化管理

水政執(zhí)法檔案管理現(xiàn)狀中，最根本的原因在于各水政業(yè)務部門職權混淆，縱向職權劃分不明，建檔、歸檔混亂。所以，建立清晰明朗的水行政執(zhí)法檔案管理機制，設立監(jiān)督小組，實現(xiàn)有序的檔案集中，解決以往檔案管理中歸檔不及時，證據(jù)資料缺失的現(xiàn)象。另外，針對案卷排列不規(guī)范，僅憑著檔案整理人員的工作經(jīng)驗和一般文書擺放知識隨意存檔這一問題，水務系統(tǒng)必須發(fā)放統(tǒng)一的水務行政執(zhí)法文書樣本，嚴格按照要求統(tǒng)一格式將資料歸為檔案，缺一不可，并嚴格有序的排列擺放。

2.增強水政執(zhí)法人員的業(yè)務素質和基層管理人員的檔案意識

定期定時地給水政執(zhí)法人員進行業(yè)務培訓，不僅是從執(zhí)法人員自身出發(fā)，這也是水政執(zhí)法工作的必然要求。水政執(zhí)法人員工作專業(yè)知識的缺乏，業(yè)務不熟悉，導致執(zhí)法水平較低。在實際案例中，因執(zhí)法人員的失誤，比如，水行政處罰文書與繳款文書的主體不一致，詢問筆錄未寫有“以上情況屬實”字樣，這表示詢問筆錄并非和違法當事人所述一致，在法律方面不能成為直接有效的證據(jù)，授權委托書制度不規(guī)范等等，致使案件變成鐵案的情況是存在的。由此可見，執(zhí)法人員的業(yè)務培訓是必要的，能規(guī)范執(zhí)法人員的執(zhí)法程序，提高水政執(zhí)法人員的執(zhí)法水平。

水行政執(zhí)法檔案的法律憑證性能，決定著基層管理人員不能把執(zhí)法檔案當做一般的文書看待。培養(yǎng)基層檔案管理人員的檔案意識，利用統(tǒng)一的水行政檔案管理機制制約編卷、歸檔的員工，擯棄自己以往的工作慣性，根據(jù)執(zhí)法檔案資料的潛在聯(lián)系，有邏輯地反映執(zhí)法活動的歷史軌跡，這就意味著，水行政執(zhí)法檔案文書不按常規(guī)的文書年度分類，而是采取項目分類。

3.促使水行政執(zhí)法文書檔案資料歸檔管理的標準化

《關于印發(fā)水行政執(zhí)法文書檔案管理辦法》文件中提及到管理水行政執(zhí)法檔案資料的相關規(guī)定，要求嚴格確認立卷歸檔的資料的真實性、無誤性、全面性。首先認真搜集、整理、編輯水行政執(zhí)法檔案資料，其次，目別匯分歸檔，最后，執(zhí)法資料都有著統(tǒng)一格式、統(tǒng)一標準。

4.培養(yǎng)和提升水行政檔案文書管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務技能

檔案文書管理人員的選擇，遵循以下幾方面，第一，要挑選政治素養(yǎng)好，熟悉檔案管理工作的人員；第二，選擇有一定法律基礎的，能熟知水政法律法規(guī)的人員；第三，選擇責任心強，熱愛水行政執(zhí)法工作的文書管理人員。除此之外，管理文員的培訓不能落下，隨著水行政執(zhí)法工作的不斷成熟和檔案管理技術的進步，檔案管理人員要與時俱進，在掌握水政法律法規(guī)、執(zhí)法程序和檔案管理的相關知識的基礎上，學會利用電腦技術實現(xiàn)電子文件檔案管理。在面對不斷地工作挑戰(zhàn)時，不斷充實自己，完善工作技能，更好地適應新時代新時期的水行政執(zhí)法檔案管理工作。

5.建立“問責制度”和“檔案調用管理制度”

在實際執(zhí)法檔案工作中，存在個別執(zhí)法工作人員檔案意識欠缺，僅注重實體，認為查清違法事實，追究違法當事人的責任就一了了之，不關注問題材料的形成和累積，而水政執(zhí)法檔案恰恰記錄的是水政執(zhí)法人員依法管水的詳細過程，是執(zhí)法人員依法行政的強有力依據(jù)。所以，檔案管理人員在負責整理檔案資料、證據(jù)時，針對那些證據(jù)缺失、詢問記錄中沒有“以上情況屬實”的字樣等問題案卷，交由監(jiān)督小組，問責水行政執(zhí)法人員執(zhí)法程序不當。同時，違法案件經(jīng)辦人在抽調案件案卷檔案時，需配備一名專門負責次案件的檔案管理人員，并且在專門的場地保管檔案資料，做到“專人、專室”。

三、結束語

水行政執(zhí)法檔案資料規(guī)范化管理是評判水行政執(zhí)法水平高低的一個重要依據(jù)。現(xiàn)行的水行政執(zhí)法檔案管理運行中存在著上述提及的問題，對公正、公平的執(zhí)法工作或多或少的產生了一些影響，規(guī)范水行政執(zhí)法檔案資料管理是實現(xiàn)依法行政、依法治水、依法管水的重要前提，亦是重大保障。完善水行政執(zhí)法檔案管理工作，讓水資源可持續(xù)使用保駕護航。

參考文獻

[1]劉麗紅.論水政執(zhí)法檔案管理中存在的問題和對策[J].檔案天地2014，（7）：50-51.

[2]王金蘭.現(xiàn)代水行政執(zhí)法文書檔案管理研究[J].黑龍江水利，2014，（11）：6-7.

（作者單位：云南省香格里拉市水務局）