新時(shí)期如何提升醫(yī)院檔案規(guī)范化管理

朱緒如

摘要：醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，為了進(jìn)一步提高醫(yī)院管理水平，保證檔案的規(guī)范化管理，積極應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)具有重要意義。文章主要從檔案管理問(wèn)題出發(fā)，探討提升醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的有效措施，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供一些幫助。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；規(guī)范化；檔案管理；醫(yī)院管理

引言

醫(yī)院檔案主要是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)及其他業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成的有價(jià)值的歷史記錄。傳統(tǒng)檔案管理無(wú)法使檔案資源被最大限度的大限度開(kāi)發(fā)和利用，同時(shí)檔案使用效率，不能滿足當(dāng)前現(xiàn)代化醫(yī)院對(duì)檔案資料的使用需求。因此實(shí)施規(guī)范性、科學(xué)化的檔案管理，對(duì)減少醫(yī)療資源浪費(fèi)，提高醫(yī)院管理工作效率和推動(dòng)醫(yī)院事業(yè)的蓬勃有重要意義。

1醫(yī)院檔案管理的重要性

在醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)中必然會(huì)形成大量的歷史資源與醫(yī)療文件資料，而醫(yī)院檔案管理工作主要針對(duì)于上述各類資料進(jìn)行專業(yè)化管理。從醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容來(lái)看，其所涉及的范圍較廣，常見(jiàn)的有載體文件、工作記錄、影像資料與錄音材料等，這些都是在醫(yī)院發(fā)展中所形成的各類文件。通過(guò)開(kāi)展高效率的醫(yī)院檔案管理工作，便于為醫(yī)院進(jìn)行學(xué)術(shù)研討與行政管理工作等提供必要的參考資料，同時(shí)在處理醫(yī)療糾紛時(shí)這些檔案是極為重要的證據(jù)。第一，真實(shí)反映出醫(yī)院的發(fā)展歷史。醫(yī)院檔案管理部門屬于醫(yī)院的重要部門之一，在推進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，對(duì)于醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)說(shuō)意義重大。換言之，在醫(yī)院的改革進(jìn)程中醫(yī)院檔案提供了必要的信息數(shù)據(jù)，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者制訂戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃提供重要的依據(jù)，從而推進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。同時(shí)，醫(yī)院檔案詳細(xì)地記錄了醫(yī)療、設(shè)備、器械以及財(cái)務(wù)技術(shù)等方面內(nèi)容，真實(shí)、客觀、全面地反映出醫(yī)院的歷史發(fā)展進(jìn)程。第二，為醫(yī)院開(kāi)展各項(xiàng)工作提供重要依據(jù)，醫(yī)院在開(kāi)展日常工作中離不開(kāi)檔案管理工作的重要支持，包括人才隊(duì)伍建設(shè)、人事組織工作等，尤其是在人才考核、培養(yǎng)與管理等方面醫(yī)院檔案管理工作發(fā)揮著不可替代的作用。醫(yī)院在招聘人才與選拔人才方面需要檔案管理工作的支持，由此可以看出，要想保證醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，有必要做好并落實(shí)醫(yī)院檔案管理工作。

2目前醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理著實(shí)為醫(yī)院煩雜的工作減輕了不小負(fù)擔(dān)，但在具體的醫(yī)院檔案管理工作中還存在很多細(xì)節(jié)問(wèn)題需要辦公自動(dòng)化進(jìn)一步完善，加之很多醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，影響著醫(yī)院檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。目前，我國(guó)多數(shù)醫(yī)院在檔案管理工作中還停留在用人力進(jìn)行收集、整理的現(xiàn)象。眾所周知，醫(yī)院是一個(gè)龐大的系統(tǒng)，它分為各個(gè)科室，每個(gè)科室都有具體的工作，每個(gè)科室的病人也要有具體的病歷需要整理，如果單純依靠人力進(jìn)行歸檔需要消耗大量的時(shí)間和經(jīng)歷，并且在這些檔案整理的過(guò)程中多數(shù)為紙質(zhì)檔案，檔案管理人員還要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行不同的分類及保管，在整理過(guò)程中很容易出現(xiàn)遺漏，所以要不斷加強(qiáng)檔案管理的研究。此外，醫(yī)院在檔案管理上沒(méi)有足夠的重視也是目前醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題，這種現(xiàn)象的發(fā)生與醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層有很大關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)層如果把醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)作重點(diǎn)工作來(lái)抓，那么檔案管理人員自身對(duì)檔案管理的意識(shí)也會(huì)逐漸增強(qiáng)，樹(shù)立正確的檔案管理觀念，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范整理和提升檔案管理的保密性來(lái)說(shuō)是非常有幫助的。而且檔案管理觀念的樹(shù)立還可以全面提升醫(yī)院檔案管理工作的整體效率，在很多醫(yī)院檔案管理工作上還存在檔案丟失或隨意外調(diào)的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象直接影響醫(yī)院檔案管理的效率，要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化就要加快解決檔案管理存在的問(wèn)題。

3實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的有效途徑

3.1樹(shù)立相應(yīng)的檔案管理意識(shí)

對(duì)于醫(yī)院的檔案管理工作而言，最突出的一個(gè)問(wèn)題就是醫(yī)院檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，也就是說(shuō)目前提升醫(yī)院檔案管理工作最有效的措施就是全面提升檔案管理工作的效率、加大對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視程度，并在此基礎(chǔ)上不斷完善檔案管理流程。對(duì)于不按規(guī)范進(jìn)行檔案管理的人員制定相應(yīng)的懲罰措施，幫助醫(yī)院檔案管理人員共同樹(shù)立辦公自動(dòng)化管理的意識(shí)，這對(duì)于辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理來(lái)說(shuō)意義重大，與此同時(shí)，還要時(shí)刻加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的宣傳和推廣，讓每個(gè)人對(duì)檔案管理工作做到心中有數(shù)，并且從自身做起，積極收集、整理資料，幫助檔案管理人員共同完成醫(yī)院檔案管理的建設(shè)，合理利用好辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展打好基礎(chǔ)。

3.2增強(qiáng)法制意識(shí)，完善制度建設(shè)

醫(yī)院作為和人民群眾的切身利益息息相關(guān)的特殊行業(yè)，依法行醫(yī)、依法管理已經(jīng)成為該行業(yè)的行為準(zhǔn)則。無(wú)論從醫(yī)學(xué)方面的學(xué)術(shù)研究、科技交流，還是到醫(yī)院的行政管理、法律糾紛，無(wú)不依賴于醫(yī)院的檔案管理依據(jù)，所以，必須高度重視醫(yī)院檔案的依法管理工作。醫(yī)院檔案部門在促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)抓住國(guó)家加強(qiáng)法制建設(shè)這個(gè)契機(jī)，在檔案工作中認(rèn)真抓好《檔案法》及實(shí)施辦法以及相配套的有關(guān)檔案工作的行政法規(guī)、條例的實(shí)施。要適應(yīng)衛(wèi)生體制改革的發(fā)展，醫(yī)院檔案部門在認(rèn)真執(zhí)行《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》《醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法》的前提下，聯(lián)系衛(wèi)生改革實(shí)際制訂本單位的規(guī)章制度體系，將檔案工作諸環(huán)節(jié)通過(guò)科學(xué)的規(guī)章規(guī)范，使醫(yī)院各類檔案管理工作有法可依，有章可循。

3.3創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式，引入信息管理技術(shù)

在新醫(yī)改背景下，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式逐漸落后甚至遭到淘汰，因此醫(yī)院要在創(chuàng)新檔案管理模式的基礎(chǔ)上，引入現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)，提升醫(yī)院檔案管理的水平和效率。醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的扶持，多為醫(yī)院的檔案管理工作提供資金支持以及技術(shù)支持，不斷強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)，比如建設(shè)檔案管理中心，采購(gòu)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，搭建檔案管理服務(wù)器以及使用終端等，還要對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)病例實(shí)現(xiàn)電子文檔的存儲(chǔ)，強(qiáng)化醫(yī)院的軟件設(shè)施，增強(qiáng)醫(yī)院信息資源的流通和共享，整合好醫(yī)院的信息，優(yōu)化醫(yī)院的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院一體化發(fā)展。

3.4運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域之中應(yīng)用廣泛，因此，醫(yī)院檔案管理工作要注重計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)改進(jìn)檔案管理工作。除此之外，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息數(shù)據(jù)的整理、分類、傳輸與共享等，不僅可以減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，而且可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效果，避免出現(xiàn)檔案流失的問(wèn)題，從而為檔案管理的科學(xué)性與安全性提供重要保障。

3.5確定檔案標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中，除了要有先進(jìn)設(shè)備外，還要實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式。檔案的內(nèi)容、分類、編號(hào)和案卷目錄等內(nèi)容，要與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相符。檔案信息化管理中，避免出現(xiàn)遺漏、丟失檔案的情況，記錄與存檔的方式應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院檔案信息化管理中，要加大檔案資料的開(kāi)發(fā)力度，確保醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)以及科研等順利進(jìn)行，盡快編制各種有效的檢索工具，提升檔案信息的利用效率，以充分發(fā)揮檔案的作用，促進(jìn)醫(yī)院和諧、穩(wěn)定發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院的檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，對(duì)醫(yī)院的日常運(yùn)營(yíng)和可持續(xù)發(fā)展具有重要意義，分析現(xiàn)代醫(yī)院在檔案管理工作中存在的問(wèn)題，總結(jié)提高醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策，對(duì)于加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，提高醫(yī)院醫(yī)療、科研水平，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，建立健全現(xiàn)代化醫(yī)療體制具有一定作用。

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（作者單位：魚(yú)臺(tái)縣人民醫(yī)院）