論國(guó)內(nèi)企業(yè)協(xié)同辦公平臺(tái)的發(fā)展趨勢(shì)

任憲魯

摘 ?要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，在20世紀(jì)中后期開(kāi)始逐步形成現(xiàn)代信息技術(shù)與現(xiàn)代企業(yè)制度相結(jié)合的辦公自動(dòng)化，它對(duì)企業(yè)內(nèi)控制度落地、規(guī)范辦公工作流程、提高辦公協(xié)作效率提供了強(qiáng)有力支撐，并且有和門(mén)戶系統(tǒng)融合的趨勢(shì)，日益成為企業(yè)不可或缺的綜合性信息系統(tǒng)。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)+工業(yè)信息化發(fā)展的浪潮，OA產(chǎn)品也在不斷求新求變。尤其是當(dāng)前正處于IT技術(shù)飛速進(jìn)步的一個(gè)時(shí)期，云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)紛至沓來(lái)，這些都為OA系統(tǒng)革新蘊(yùn)藏了巨大的能量。

關(guān)鍵詞：協(xié)同辦公 ?發(fā)展趨勢(shì) ?數(shù)據(jù)融合 ?云計(jì)算 ?人工智能

中圖分類號(hào)：TP311.52 ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2019）12（c）-0228-02

辦公自動(dòng)化（Office Automation）本質(zhì)上是將IT技術(shù)和管理知識(shí)和手段相結(jié)合的協(xié)同工作流電子化在辦公領(lǐng)域的應(yīng)用[1]?？v觀幾十年來(lái)協(xié)同辦公系統(tǒng)的發(fā)展，它不僅有效提升組織工作效能，還支撐企業(yè)從制度制定到執(zhí)行、反饋進(jìn)行全程跟蹤，為企業(yè)PDCA循環(huán)提供數(shù)據(jù)支持，讓員工與企業(yè)戰(zhàn)略保持同步，持續(xù)提升企業(yè)績(jī)效。隨著時(shí)代的發(fā)展，在未來(lái)OA產(chǎn)品會(huì)更關(guān)注企業(yè)組織的決策效率，并且基于現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，逐步發(fā)展成能夠提供知識(shí)挖掘、決策支持，同時(shí)具有商業(yè)智能的系統(tǒng)。

1 ?企業(yè)OA系統(tǒng)在我國(guó)的發(fā)展現(xiàn)狀

自20世紀(jì)80年代后期以來(lái)，協(xié)同辦公自動(dòng)化產(chǎn)品已經(jīng)從基于單機(jī)的獨(dú)立系統(tǒng)軟件發(fā)展成為企業(yè)核心應(yīng)用級(jí)別的大型協(xié)作系統(tǒng)，其發(fā)展過(guò)程大致經(jīng)歷了以下3個(gè)層級(jí)。

第一層級(jí)：?jiǎn)螜C(jī)數(shù)據(jù)處理。在傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)中，重點(diǎn)是計(jì)算和計(jì)算數(shù)據(jù)的能力。當(dāng)時(shí)，OA軟件只是一個(gè)簡(jiǎn)單的工具，其主要目的是處理文本、文檔、表格等，以獲得低水平的無(wú)紙化辦公[2]。這個(gè)層次的OA改進(jìn)了用戶的文件組織和數(shù)據(jù)管理形式，但在辦公過(guò)程中，依然是依靠傳統(tǒng)通信手段，沒(méi)有將角色權(quán)限的設(shè)計(jì)融入系統(tǒng)中，因此這個(gè)層級(jí)的OA應(yīng)用效果在現(xiàn)在看來(lái)是很有局限性的。

第二層級(jí)：群組工作協(xié)同。群組工作協(xié)同改變了各自為政的傳統(tǒng)辦公模式，強(qiáng)調(diào)以工作流為紐帶，將不同角色、不同崗位的人員通過(guò)OA系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來(lái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、協(xié)同辦公，該層級(jí)的OA系統(tǒng)由數(shù)據(jù)庫(kù)管理、電子郵件、目錄服務(wù)和協(xié)作組工作流等技術(shù)構(gòu)建而成，包含了更多的貼合企業(yè)需求的模塊和功能，實(shí)現(xiàn)了文件、資源、任務(wù)和其他事務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化和制度化管理。這一層級(jí)的OA系統(tǒng)基本上實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化和協(xié)作化。

第三層級(jí)：提升知識(shí)價(jià)值。知識(shí)是企業(yè)在現(xiàn)代化發(fā)展中提高同行之間競(jìng)爭(zhēng)力的主要武器，提升知識(shí)管理價(jià)值能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供有力的保障。企業(yè)辦公平臺(tái)自然成為了知識(shí)數(shù)據(jù)的一個(gè)大容器，如何保證在知識(shí)共享過(guò)程中，用戶能找得到、找得準(zhǔn)、找得全、找得快是一個(gè)重要課題。知識(shí)管理可以幫助企業(yè)解決知識(shí)共享、重用和價(jià)值挖掘等問(wèn)題。這一層級(jí)的OA顯著特點(diǎn)是知識(shí)管理、資源共享、數(shù)據(jù)挖掘，為企業(yè)貼身打造專屬的知識(shí)庫(kù)[3]。

目前，我國(guó)的大多數(shù)企業(yè)公司已經(jīng)實(shí)施了各種形式的OA。從應(yīng)用的現(xiàn)狀來(lái)看，仍存在一些共性的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。

（1）信息孤島。由于缺乏高層次的設(shè)計(jì)和歷史原因，我國(guó)國(guó)內(nèi)企業(yè)的現(xiàn)有OA系統(tǒng)通常是孤立的應(yīng)用程序或僅僅是企業(yè)功能模塊的構(gòu)建和簡(jiǎn)單的累加，這使得內(nèi)部各運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)彼此獨(dú)立、數(shù)據(jù)不一致、信息共享水平低，孤島化和碎片化的應(yīng)用管理會(huì)造成分散管理、信息共享程度低等后果，并加大信息系統(tǒng)維護(hù)成本。

（2）與新技術(shù)結(jié)合滯后。很多企業(yè)出于成本考慮，OA系統(tǒng)升級(jí)跟不上技術(shù)進(jìn)步的步伐，使得系統(tǒng)看起來(lái)很“土”。比如舊的技術(shù)架構(gòu)，限制了與移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合，無(wú)法適配新型的生產(chǎn)力工具。事實(shí)上，與當(dāng)前新技術(shù)的結(jié)合，雖然短期投入比較大，但是長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，成本更低，所釋放的效能也更大。

2 ?OA系統(tǒng)的新內(nèi)涵及發(fā)展趨勢(shì)

通過(guò)更新計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)等通用技術(shù)以及改進(jìn)新的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，OA系統(tǒng)也將得到不斷的發(fā)展，未來(lái)的OA系統(tǒng)與云計(jì)算和大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)相結(jié)合，將展示以下獨(dú)特功能。

（1）數(shù)據(jù)融合。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)并不是一個(gè)單一的系統(tǒng)，如本文摘要中所述，它與門(mén)戶有融合的趨勢(shì)。未來(lái)的OA不再只是傳統(tǒng)意義上的OA，而是個(gè)人辦公中心，它依據(jù)管理與行為科學(xué)，集合先進(jìn)的前后端開(kāi)發(fā)技術(shù)，為用戶提供一站式辦公服務(wù)。所以未來(lái)的協(xié)同化辦公系統(tǒng)將是是一項(xiàng)復(fù)雜的人機(jī)工程，將強(qiáng)化與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)協(xié)同，加強(qiáng)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)校驗(yàn)?zāi)芰Γ且粋€(gè)能把各系統(tǒng)完美整合成能夠良好運(yùn)作的集成平臺(tái)。未來(lái)它還將順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，與物聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行融合，將企業(yè)的人、物、數(shù)據(jù)緊密地結(jié)合在一起，提供更加智能的辦公服務(wù)。

（2）移動(dòng)辦公。隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，移動(dòng)辦公已經(jīng)被越來(lái)越多的大小企業(yè)所接受和歡迎，它能幫助人們實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地辦公，方便利用人們的碎片時(shí)間。移動(dòng)辦公的實(shí)現(xiàn)往往依托于一個(gè)DMZ區(qū)的移動(dòng)門(mén)戶服務(wù)器，用戶通過(guò)反向代理服務(wù)訪問(wèn)企業(yè)內(nèi)網(wǎng)OA服務(wù)器。因此提高移動(dòng)訪問(wèn)的安全管理也是企業(yè)必須關(guān)注的一個(gè)重點(diǎn)。在移動(dòng)辦公的浪潮中，SAAS模式為企業(yè)開(kāi)辟了一個(gè)高可復(fù)用的新途徑。使用這種模式，成本低廉，無(wú)需單獨(dú)部署。結(jié)合移動(dòng)終端越來(lái)越豐富的新特性及API，未來(lái)的移動(dòng)OA將會(huì)更加智能、更加人性化。

（3）與云計(jì)算技術(shù)結(jié)合。未來(lái)的自動(dòng)辦公軟件與傳統(tǒng)辦公軟件不同，它是與云計(jì)算技術(shù)相結(jié)合的，傳統(tǒng)的辦公軟件即使在局域網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行也需要獨(dú)立的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，用戶即便是再小規(guī)模的使用也需要采購(gòu)單獨(dú)的服務(wù)器，在人力、物力以及后期維護(hù)上都有相當(dāng)大的耗費(fèi)。而云計(jì)算的應(yīng)用，可以大大降低用戶的準(zhǔn)入門(mén)檻和成本投入。以大型集團(tuán)公司為例，如果將整個(gè)集團(tuán)的OA部署與云計(jì)算技術(shù)結(jié)合，不需要每家下屬公司都部署自己的服務(wù)器，有集團(tuán)統(tǒng)一建立數(shù)據(jù)中心，統(tǒng)一維護(hù)，為每家下屬公司按需動(dòng)態(tài)分配計(jì)算資源，將大大降低集團(tuán)的整體成本投入，同時(shí)還有利于不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)同步和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)一維護(hù)。

（4）與人工智能技術(shù)結(jié)合。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的加持下，當(dāng)前人工智能（AI）技術(shù)正處于爆發(fā)式增長(zhǎng)的階段。結(jié)合目前已經(jīng)相當(dāng)成熟的自然語(yǔ)音識(shí)別、大數(shù)據(jù)分析及物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，人與OA的交互方式將更加多樣化。例如：用戶對(duì)手機(jī)講出自己要辦理的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)通過(guò)對(duì)語(yǔ)音的分析，自動(dòng)生成申請(qǐng)單，用戶只需要對(duì)申請(qǐng)單內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)或稍作修改，提交即可;用戶需要申請(qǐng)會(huì)議室時(shí)，通過(guò)室內(nèi)定位技術(shù)，系統(tǒng)自動(dòng)提醒離用戶最近的空閑會(huì)議室，這種智能體驗(yàn)的提升將是飛躍式的。

3 ?結(jié)語(yǔ)

客戶的需求始終都是在不斷變化的，所以O(shè)A產(chǎn)品首先要能夠與客戶的需求相契合，并保持一定的前瞻性，才能夠取得成功;其次再取決于開(kāi)發(fā)技術(shù)。一般情況下要求OA產(chǎn)品滿足：（1）支撐戰(zhàn)略執(zhí)行更高效：系統(tǒng)能夠有效提升組織產(chǎn)能，支撐企業(yè)從戰(zhàn)略制定到執(zhí)行、反饋的全程高效協(xié)作，讓員工與戰(zhàn)略同步，做對(duì)事、做好事、樂(lè)于做事。（2）能提供一站式全業(yè)務(wù)應(yīng)用體驗(yàn)：以用戶為中心，統(tǒng)一辦公門(mén)戶，業(yè)務(wù)場(chǎng)景化，辦公自動(dòng)化效率更高，深度整合業(yè)務(wù)與管理系統(tǒng)，一站輕松搞定所有工作。（3）支持更智能的協(xié)同辦公：未來(lái)OA系統(tǒng)必須擁有更強(qiáng)大的“大腦”，與人的交互方式更趨向于人與人之間的交互。充分地利用OA沉淀的歷史數(shù)據(jù)，通過(guò)人工智能算法，使系統(tǒng)越來(lái)越“懂”用戶，能夠主動(dòng)地組織各方面信息，更智能地與用戶進(jìn)行交互。

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