關(guān)于檔案數(shù)字化優(yōu)化模式的探討

何淑嫻

（甘肅省文化藝術(shù)檔案館，甘肅 蘭州 730000）

一、引言

目前，隨著我國(guó)正處于信息高速化時(shí)代，檔案建設(shè)工作也采取了數(shù)字化模式，怎樣利用計(jì)算機(jī)技術(shù)有效地進(jìn)行管理檔案，最大程度地開發(fā)檔案資源，優(yōu)化檔案數(shù)字化模式，是目前檔案工作發(fā)展的重要問題。

二、明確檔案數(shù)字化工作的內(nèi)涵及意義

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)的基本工作，是結(jié)合了高科技技術(shù)的新型檔案信息存儲(chǔ)形態(tài)，數(shù)字化的存儲(chǔ)形式，網(wǎng)絡(luò)化的共享形式，通過計(jì)算機(jī)管理的方式，形成一個(gè)系統(tǒng)性的數(shù)字化檔案庫，實(shí)現(xiàn)信息資源實(shí)時(shí)共享利用。

數(shù)字化檔案管理是相較于傳統(tǒng)檔案管理的新創(chuàng)新，能夠更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的收集、整理、保存、查閱等工作，還可以通過專門的通道實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)瀏覽和查借閱功能。有了管理員授權(quán)，不僅單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)隨地的查閱所需資料，而且外來查檔單位也可通過專業(yè)平臺(tái)，獲取所需電子檔案，檔案數(shù)字化系統(tǒng)全面運(yùn)行后，可提高檔案管理員的工作效率，更好的提升工作水平及質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)了檔案從管理到信息研究及利用的轉(zhuǎn)變。

三、檔案數(shù)字化工作的必要性

檔案數(shù)字化是目前檔案工作者所面對(duì)的重要發(fā)展契機(jī)，檔案信息正逐漸融入人們社會(huì)活動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié)，只有對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入分析，才能更好解決檔案的數(shù)字化，因此檔案數(shù)字化建設(shè)工作需要盡快實(shí)施。

1.檔案數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展的要求。數(shù)字化在各個(gè)領(lǐng)域都產(chǎn)生巨大影響，并為我們的生活帶來許多便利，從而改變了我們的生活。近年來，西方國(guó)家提出了辦公自動(dòng)化，使得無紙化辦公已成為必然。

2.檔案數(shù)字化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要。檔案記錄的大量圖片、文字、數(shù)據(jù)，是真實(shí)、可靠，具有說服力的原生的資料，同時(shí)也是國(guó)家信息資源的一部分，其價(jià)值無法估量。目前，互聯(lián)網(wǎng)可實(shí)時(shí)獲取信息，檔案工作者在查閱資料時(shí)也需要快速、及時(shí)，人們?cè)诓殚啓n案資料時(shí)也要求檔案信息的時(shí)效性和便捷性。

3.檔案數(shù)字化優(yōu)點(diǎn)：（1）方便獲取存放。傳統(tǒng)檔案一般都為紙質(zhì)檔案，經(jīng)過多年存放，可能出現(xiàn)字跡模糊，造成記錄缺失或失真；對(duì)于存放時(shí)間過久的檔案，還可能出現(xiàn)文件損壞的情況，從而使得檔案存儲(chǔ)工作進(jìn)展困難，而新型數(shù)字化檔案可降低存儲(chǔ)成本、減少所需內(nèi)存的存儲(chǔ)檔案信息，在時(shí)間和空間上滿足人們的需求。(2)方便查閱.紙質(zhì)檔案在查閱過程中會(huì)消耗大量時(shí)間精力，而在查閱數(shù)字化檔案時(shí)，只需關(guān)鍵詞，就可以調(diào)取相關(guān)檔案，且傳統(tǒng)檔案查閱時(shí)，需要檔案管理人員的許可才能進(jìn)行查閱，查閱過程中還需要閱覽大量紙質(zhì)文字，而數(shù)字化檔案則是通過專業(yè)通道共享檔案資料，使查閱者能夠在最短時(shí)間內(nèi)獲取所需資料，最大程度上的滿足利用者的需求。（3）重復(fù)使用。電子數(shù)字化的檔案有很強(qiáng)的重復(fù)使用性，使用過程中，無論檔案被顯示或打印多少次，都不造成檔案信息損壞和丟失，隨著存放年限的延長(zhǎng)，也不會(huì)存在資料老化、破損的情況，多次重復(fù)的引用資料更不會(huì)減少數(shù)字檔案信息的使用次數(shù)。

四、檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

“數(shù)字遺產(chǎn)”是當(dāng)前人類文明的一筆寶貴財(cái)富，但是有的單位不考慮對(duì)檔案的有效管理和價(jià)值，一味的生成數(shù)字化檔案信息，可能會(huì)增大檔案管理工作的負(fù)擔(dān)。因此，對(duì)于需要數(shù)字化存儲(chǔ)的檔案的選擇標(biāo)準(zhǔn)是人們目前關(guān)注的重點(diǎn)。

1.根據(jù)檔案利用率存儲(chǔ)。利用率時(shí)檔案數(shù)字化過程中最直接的衡量尺度，在進(jìn)行檔案數(shù)字化存儲(chǔ)之路時(shí)，發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，優(yōu)先選則使用頻繁的檔案，制作數(shù)字化副本，對(duì)于利用率較低的檔案，無需進(jìn)行數(shù)字化。

2.根據(jù)檔案價(jià)值存儲(chǔ)。檔案價(jià)值是數(shù)字化過程中最重要的標(biāo)準(zhǔn)，要選則具有珍貴價(jià)值的檔案數(shù)字化，尤其對(duì)于某些有特殊價(jià)值的、年代久遠(yuǎn)的珍貴檔案，要優(yōu)先數(shù)字化存儲(chǔ)，使紙質(zhì)檔案原件有多個(gè)數(shù)字副本，滿足對(duì)孤本的珍藏需求。

五、結(jié)語

數(shù)字化是檔案管理工作的關(guān)鍵，檔案數(shù)字化讓人們更快速更便捷的獲取所需信息，足不出戶就可完成工作，既滿足了信息時(shí)代的要求，也從很大程度上優(yōu)化了檔案管理工作，但是數(shù)字化檔案的建設(shè)和利用是一項(xiàng)龐大又復(fù)雜的工程，需要投入大量的資金和人力支持，由此可見，數(shù)字化檔案建設(shè)任重而道遠(yuǎn)。