“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案管理探索

鄭立梅

（信陽(yáng)師范學(xué)院 檔案館，河南 信陽(yáng)464000）

一、引言

高校檔案管理工作是高校的一項(xiàng)基本工作，為了提升檔案管理的效率與質(zhì)量，達(dá)成管理目標(biāo)，必須要結(jié)合當(dāng)前的時(shí)代背景，思考工作改革的策略。而“互聯(lián)網(wǎng)+”是當(dāng)前時(shí)代的大勢(shì)所趨，因此文章將基于“互聯(lián)網(wǎng)+”趨勢(shì)思考高校檔案管理工作的改革方向，為實(shí)際工作指出方向，提供參考。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案管理工作的特征

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案管理工作的特征主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn):

其一是檔案管理的平臺(tái)具備虛擬性特征。高校的檔案信息量大，內(nèi)容復(fù)雜，在以往以人工管理為主的時(shí)代，檔案管理工作的效率不高，任務(wù)量大，信息整合慢。但是在信息時(shí)代背景下，檔案管理工作與信息技術(shù)相關(guān)聯(lián)，依靠信息技術(shù)的支持，能夠建立起更加完善可靠的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而達(dá)成跨時(shí)間與空間的管理目標(biāo)，對(duì)于高校檔案進(jìn)行高效管理，紙質(zhì)檔案依靠信息化技術(shù)能夠逐漸走向無(wú)紙化。

其二是高校檔案管理具備集成性的特征。所謂集成性，主要是指將多方面要素的整合，高校檔案管理便具備這樣的特征，高效檔案的內(nèi)容復(fù)雜，涉及校內(nèi)所有師生、所有事務(wù)的相關(guān)信息，關(guān)系到高校所開(kāi)展的各項(xiàng)活動(dòng)，如校內(nèi)人員檔案、教學(xué)教研資料、后勤信息等等。檔案管理的工作任務(wù)便是要將不同的信息整合起來(lái)，形成完整的信息體系。

在信息時(shí)代，只有借助信息化的技術(shù)手段，才能夠?qū)⒈ＷC高校不同部門(mén)、不同崗位在實(shí)施各項(xiàng)業(yè)務(wù)的過(guò)程中所形成的文件材料更加全面。而借助數(shù)據(jù)信息化的技術(shù)，則能夠?qū)τ诟黝?lèi)材料進(jìn)行統(tǒng)一的、集中性的管理，從檔案系統(tǒng)的整理、分類(lèi)到歸檔，繼而滿(mǎn)足檔案管理目標(biāo)，提升檔案管理工作的效率。此外,這也是達(dá)成檔案管理規(guī)范化的必要途徑。只有通過(guò)信息的整合，才能夠開(kāi)展后續(xù)的信息分類(lèi)與處理等工作，以保證達(dá)成檔案管理的目標(biāo)①。

三、高校檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

高校檔案的信息化管理，其意義是不容否認(rèn)的。

首先在信息化的時(shí)代背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的普及是必然趨勢(shì)，高校檔案信息化管理技術(shù)的開(kāi)發(fā)及應(yīng)用，能夠讓高校檔案管理工作走向新的發(fā)展階段，推動(dòng)數(shù)字化校園管理體系的建設(shè)。作為高校教育管理發(fā)展的新方向，檔案管理信息化工作的開(kāi)展，能夠讓高校檔案的多方面信息得到更加客觀、精準(zhǔn)的反映。包括高校在不用時(shí)期的發(fā)展歷史、未來(lái)的發(fā)展規(guī)劃等等，都需要有大量信息為依據(jù)，才能夠保證當(dāng)前管理與未來(lái)規(guī)劃的合理性?？梢?jiàn),信息化的管理理念與管理手段，對(duì)于高校的未來(lái)發(fā)展意義重大，除此之外，信息化技術(shù)亦是高?？己俗陨頇n案管理工作的主要依據(jù)。數(shù)字化校園的建設(shè)，必須要仰賴(lài)檔案信息化管理手段去達(dá)成，這樣才能夠確保檔案資源的應(yīng)用更加精準(zhǔn)。

其次是在信息化時(shí)代下，高校檔案信息化管理技術(shù)應(yīng)用，能夠保證檔案信息安全性及完整性。在信息化的時(shí)代下，高校的各類(lèi)檔案信息都在逐漸擺脫紙質(zhì)化，走向虛擬化。這不但解決了紙質(zhì)檔案難以長(zhǎng)期保存的問(wèn)題，紙質(zhì)檔案的依賴(lài)性，同時(shí)也能夠保證檔案檢索利用率的提升，為了避免重要的檔案遺失或是出現(xiàn)信息不全等問(wèn)題，保證檔案資料的完整性。

最后是在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下高校檔案信息化管理技術(shù)的應(yīng)用，能夠有效提升檔案工作質(zhì)量及效率，對(duì)于檢索渠道的建設(shè)，能夠保證檔案使用者迅速精準(zhǔn)查詢(xún)檔案信息，只需要輸入相關(guān)信息，便能夠第一時(shí)間調(diào)出檔案材料，高效便利②。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案管理工作的對(duì)策

（一）積極轉(zhuǎn)變管理思維

在信息化的時(shí)代，為了做好檔案的信息化管理工作，管理人員首先必須要革新自身的管理思維，只有工作思維得到革新，管理人員才能夠更加高效且精準(zhǔn)地落實(shí)管理工作，達(dá)成管理目標(biāo)。為此必須要首先積極組織檔案管理人員參與培訓(xùn)汲取先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)，要借助講座等方式去幫助管理人員主動(dòng)樹(shù)立起信息化思維，培養(yǎng)其信息意識(shí)。首先要保證管理人員意識(shí)到信息技術(shù)的應(yīng)用能夠大幅提升其工作效率，減輕其工作壓力，管理人員自然會(huì)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用更加重視。此外要保證管理人員思想的年輕化，要積極應(yīng)用新平臺(tái)，包括微信公眾號(hào)、微博賬號(hào)等為渠道，發(fā)布檔案管理的相關(guān)信息，進(jìn)而引導(dǎo)管理人員優(yōu)化檔案服務(wù)質(zhì)量與效率。要盡可能借助各類(lèi)平臺(tái)，對(duì)管理人員開(kāi)展遠(yuǎn)程指導(dǎo)，并且引導(dǎo)管理人員交流工作經(jīng)驗(yàn)，汲取經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)等。依靠網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，能夠組織檔案管理人員參與關(guān)鍵詞收錄以及開(kāi)放性檔案編目等工作。就當(dāng)前階段的檔案服務(wù)概況來(lái)看，即便當(dāng)前的檔案管理方式已經(jīng)不同于過(guò)去的傳統(tǒng)管理方式并有了進(jìn)一步發(fā)展，但是相關(guān)人員的意識(shí)依然需要革新，真正向著網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。

（二）推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)

數(shù)字化的檔案體系建設(shè)是達(dá)成信息化管理目標(biāo)的必要途徑，紙質(zhì)檔案必然會(huì)導(dǎo)致資源的大量損耗，同時(shí)因紙質(zhì)資料很容易受到環(huán)境或是認(rèn)為影響而出現(xiàn)損壞與遺失等問(wèn)題，所以更要落實(shí)無(wú)紙化管理。但是根據(jù)現(xiàn)階段的實(shí)際情況來(lái)看，部分高校檔案管理人員依然不能做到熟練使用信息化技術(shù)去做好檔案管理工作，因習(xí)慣于采取傳統(tǒng)手段去完成檔案管理工作，所以工作效率也始終很難提升。

究其原因，一方面是因培訓(xùn)落實(shí)不到位，另一方面也是因數(shù)字化建設(shè)不到位，宣傳工作落實(shí)不到位。要確保信息技術(shù)的應(yīng)用能夠真正體現(xiàn)出優(yōu)勢(shì)，體現(xiàn)出意義，首先必須要建立信息化的、專(zhuān)業(yè)化的檔案管理體系，完善管理規(guī)章，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)，同時(shí)要面向管理人員廣泛宣傳管理技術(shù)，這樣才能夠真正將數(shù)字化、信息化、專(zhuān)業(yè)化的檔案管理理念在校內(nèi)推廣開(kāi)來(lái)。要讓相關(guān)管理人員意識(shí)到信息化管理的優(yōu)勢(shì)，要意識(shí)到應(yīng)當(dāng)采取怎樣的管理手段去落實(shí)管理工作才能保證管理的效率。為此應(yīng)當(dāng)首先對(duì)檔案管理的數(shù)字化規(guī)章進(jìn)行明確，同時(shí)要落實(shí)到位，要將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，這樣才能夠保證管理人員真正提起重視。此外，必須要建立起專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，這是推進(jìn)數(shù)字化管理體系建設(shè)的必要一步，因?yàn)槿绻唤⑵饘?zhuān)門(mén)的管理部門(mén)，將管理責(zé)任分散開(kāi)來(lái)，必然很難保證管理工作的責(zé)任落實(shí)。所以要建立專(zhuān)門(mén)的部門(mén)，實(shí)現(xiàn)集中管理，才能夠保證檔案管理工作的有序推進(jìn)，避免混亂。最后是要廣泛宣傳信息化管理的理念，讓越來(lái)越多的管理人員意識(shí)到信息化技術(shù)的應(yīng)用意義重大，這是數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)的必然需求。

（三）做好檔案信息安全防范

安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是信息化檔案掛歷的基本訴求，只有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全能夠得到保障，檔案管理工作才能夠順利推進(jìn)。而在信息化時(shí)代下，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用不斷推廣普及，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也隨之蔓延，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是一個(gè)沒(méi)有明確邊界的平臺(tái)，而且針對(duì)網(wǎng)絡(luò)違規(guī)行為的管理缺乏法規(guī)支持，所以必須要更加重視對(duì)于檔案信息安全防范技術(shù)的革新，保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，這樣才能夠規(guī)避檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，保證檔案安全不受侵犯。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)違規(guī)行為，高校檔案管理人員必須要提起重視，要具備風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，做好對(duì)于檔案安全問(wèn)題的防范管理工作，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，必須要做好事先的預(yù)估，為了預(yù)估風(fēng)險(xiǎn)，必須要從多方面進(jìn)行考量。

首先需要考慮到的是管理人員的用網(wǎng)習(xí)慣，這也是引發(fā)安全問(wèn)題的主要問(wèn)題之一，檔案管理人員往往有自己?jiǎn)为?dú)使用的賬號(hào)，特別是為了做到精準(zhǔn)追責(zé)，更要采取一個(gè)人一個(gè)賬號(hào)的手段去使用檔案管理系統(tǒng)，確保每個(gè)賬號(hào)在系統(tǒng)當(dāng)中的操作都能留下記錄，才能夠在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)盡快找到相關(guān)人。而在使用個(gè)人賬號(hào)登錄時(shí)，很多人并不能做到在登出賬號(hào)時(shí)及時(shí)消除賬號(hào)與密碼，甚至為了避免麻煩選擇記住賬號(hào)密碼，這便導(dǎo)致其他人能夠趁虛而入盜登賬號(hào)。而且在電腦開(kāi)機(jī)后與關(guān)機(jī)前，也往往不會(huì)主動(dòng)利用殺毒軟件進(jìn)行病毒查殺，這都可能導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)安全問(wèn)題。所以必須要針對(duì)管理人員做好培訓(xùn)，讓管理人員意識(shí)到自身用網(wǎng)習(xí)慣的重要影響，并且重視對(duì)于系統(tǒng)安全責(zé)任的落實(shí)，自然讓管理人員養(yǎng)成良好的用網(wǎng)習(xí)慣。此外，必須要重視對(duì)于系統(tǒng)的更新，因?yàn)槿绻到y(tǒng)的版本陳舊，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)違規(guī)行為的防范能力便無(wú)法達(dá)到要求，包括對(duì)于賬號(hào)的驗(yàn)證方式，對(duì)于系統(tǒng)使用信息的記錄跟進(jìn)，都需要隨著系統(tǒng)的不斷更新去更新。所以,對(duì)于已經(jīng)不符合管理需求的設(shè)備與系統(tǒng)，必須要及時(shí)淘汰，要保證設(shè)備與系統(tǒng)時(shí)鐘處于最新?tīng)顟B(tài)，這樣才能保證管理工作的順利開(kāi)展③。

五、結(jié)語(yǔ)

“互聯(lián)網(wǎng)+”這一理念，代表著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的全面融合，隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，這一理念也廣泛滲透道社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，影響著各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展。對(duì)于高校檔案管理工作亦是如此，信息技術(shù)的應(yīng)用決定著檔案管理的安全性以及管理效率。因此文章基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景對(duì)于管理對(duì)策展開(kāi)了研究，以期為管理人員提供一定的參考。

注釋?zhuān)?/p>

①王福辰.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策探究[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(18):149.

②王瑞利.試論“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(14):149-150.

③蘇友華.面向“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的高校檔案管理工作研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2019(19):35-36.