學(xué)生檔案管理規(guī)范之我見

李曉東

摘 要：學(xué)生檔案是記錄學(xué)生學(xué)籍、考試成績等信息的依據(jù)，對學(xué)生的未來就業(yè)發(fā)展具有重要意義。學(xué)生檔案管理是教育管理機(jī)構(gòu)的重要工作，是國家選拔人才的重要依據(jù)。當(dāng)前學(xué)生檔案管理水平已有很大的提升，但仍存在很多突出的問題，如人員配備不足、專業(yè)水平較低、檔案信息化建設(shè)緩慢等。學(xué)生檔案管理制度不夠完善，無法滿足社會用人的需求，因此必須加強(qiáng)對學(xué)生檔案的規(guī)范管理。文章從學(xué)生檔案管理的重要性及現(xiàn)狀分析，提出了規(guī)范學(xué)生檔案管理的合理建議，為促進(jìn)學(xué)生檔案管理更好地服務(wù)于學(xué)生及社會提供參考。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案;管理規(guī)范;管理制度

中圖分類號：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 收稿日期：2018-12-10 文章編號：1674-120X（2019）05-0020-02

一、學(xué)生檔案管理的重要性

考試歷來是選拔人才的重要途徑，自隋朝實(shí)行科舉制以來，通過考試選拔人才的方式沿用至今。在應(yīng)試教育制度背景下，高考成為萬千考生實(shí)現(xiàn)夢想的不二途徑。很多學(xué)生家長為使孩子順利考入理想院校而采取不正當(dāng)?shù)氖侄紊米源鄹膶W(xué)生的檔案信息，嚴(yán)重?fù)p害了考試的公信力，踐踏了社會的公平性。因此，必須制定完善的學(xué)生檔案管理制度，如記錄學(xué)生參加全國性考試中發(fā)生的舞弊行為及相關(guān)部門對學(xué)生舞弊行為的處理[1]。

近年來，學(xué)生誠信檔案已被納入電子檔案系統(tǒng)中，成為評判學(xué)生個人誠信道德素質(zhì)的重要依據(jù)。學(xué)生一旦在考試中發(fā)生違規(guī)行為，則會被永久記錄在案，對學(xué)生日后的畢業(yè)工作產(chǎn)生巨大的負(fù)面影響，從而有效震懾進(jìn)而遏制學(xué)生的肆意舞弊行為，使其形成誠信考試的觀念，有效維護(hù)考試的公平。

學(xué)生檔案記錄了各部門對學(xué)生違紀(jì)處理的過程及法律依據(jù)。學(xué)生報考憑證等與考試相關(guān)的資料領(lǐng)取及對學(xué)生違規(guī)行為的認(rèn)定都全數(shù)記錄在學(xué)生檔案中，若有考試違紀(jì)行為，考試管理機(jī)構(gòu)通過調(diào)取監(jiān)控錄像即可查明真相，從而進(jìn)行科學(xué)合理的認(rèn)定。因此，學(xué)生檔案有利于考試管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定。

利用現(xiàn)有學(xué)生檔案進(jìn)行分析，可有效避免考試管理中的各種盲目性工作的出現(xiàn)，最大限度地提升考試管理效率。學(xué)生檔案對考試管理具有顯著的警示作用，有關(guān)部門在組織考試前通過研究學(xué)生的檔案，在監(jiān)考中可注意到學(xué)生慣用的作弊伎倆，及時發(fā)現(xiàn)并制止學(xué)生的違紀(jì)行為，這就極大地提升了監(jiān)考管理的效率。

二、學(xué)生檔案管理中的問題

學(xué)生檔案記錄了學(xué)生在考試中的行為、考試成績等相關(guān)信息，按其載體不同分為電子檔案與紙質(zhì)檔案。目前學(xué)校學(xué)生檔案以紙質(zhì)檔案居多，其內(nèi)容繁雜，是學(xué)生畢業(yè)就業(yè)參考學(xué)生綜合素質(zhì)測評的材料。近年來，學(xué)校檔案管理工作引起了相關(guān)部門的廣泛關(guān)注，逐漸走向規(guī)范化。 隨著學(xué)校的擴(kuò)招，新生檔案增多，學(xué)生檔案管理內(nèi)容繁多、工作量較大。學(xué)生集中考試，其檔案信息需及時更新，因此學(xué)生檔案管理工作較集中、時間較緊張。學(xué)生考試的科目眾多，檔案管理需合理分類，這大大增加了檔案管理的工作量[2]。

當(dāng)前很多學(xué)校對學(xué)生檔案管理工作不夠重視，僅將工作重點(diǎn)放在科研教育上，忽視了學(xué)生檔案管理的重要性，缺乏規(guī)范性，使學(xué)生檔案管理工作出現(xiàn)了一些問題。學(xué)校學(xué)生檔案管理工作涉及多個部門，缺乏專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。很多管理人員為兼職，這使得檔案管理缺乏科學(xué)性，不能對檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中的管理，未制定科學(xué)合理的管理制度與工作流程，以至于各部門彼此獨(dú)立，造成學(xué)生檔案管理局面混亂。學(xué)生檔案管理工作無明確的定員編制，缺乏相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)及考核標(biāo)準(zhǔn)，因此各部門未投入足夠的人力和物力進(jìn)行專項管理。

要保證檔案管理的有效性，首先應(yīng)提升檔案管理者的綜合素質(zhì)。目前多數(shù)學(xué)校尚未針對檔案管理人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，在學(xué)生檔案管理工作中通常由班主任等兼職負(fù)責(zé)，其在檔案管理工作的時間有限，檔案管理工作量較大。因此進(jìn)行檔案管理工作的人員需具備一定的專業(yè)知識，而兼職人員經(jīng)驗(yàn)?zāi)芰Σ蛔悖瑹o法有效勝任檔案管理工作，以至于不能滿足檔案管理工作需求[3]。

隨著學(xué)校招生規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)激增，這就加大了學(xué)生檔案工作量。學(xué)校為實(shí)現(xiàn)更好的檔案管理，配備了專門的計算機(jī)，但無相應(yīng)的配套軟件，學(xué)生檔案管理人員通常采用的是傳統(tǒng)的手工錄入方法?？傊?，參與檔案管理的人員較少，未構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫，檔案管理未成完善的體系，沒有對傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行改進(jìn)，這幾方面的因素最終導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，不能適應(yīng)學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展要求。

三、國外學(xué)生檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的啟示

美國學(xué)生檔案保管與圖書保管形式相同，由教務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理。例如，北歐大學(xué)采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對圖書檔案進(jìn)行管理，以電子文件及紙質(zhì)文件分別保護(hù)的方式管理檔案信息。紙質(zhì)文件采用相關(guān)方式進(jìn)行排序，不進(jìn)行裝訂，極大地節(jié)省了勞動時間，提高了工作效率，其相關(guān)檔案保護(hù)的設(shè)備非常完備，涌現(xiàn)了大批的專業(yè)技術(shù)人才。北歐大學(xué)利用電子文件的專業(yè)方式進(jìn)行學(xué)生檔案管理。瑞典利用此法購買了先進(jìn)的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)電子文檔設(shè)備，從此保證檔案可被長期存儲，其檔案管理現(xiàn)代化程度高，還設(shè)立了功能強(qiáng)大的目錄檢索信息體系。

西方國家對學(xué)生檔案管理工作的重視較高，值得我國學(xué)習(xí)借鑒。因此我國進(jìn)行學(xué)生檔案管理時可參考西方國家紙質(zhì)檔案與電子文檔共同保存的方式，加強(qiáng)檔案管理的宣教，建設(shè)有效的管理模式，建立簡單方便的管理流程，確立檔案機(jī)構(gòu)與其他機(jī)構(gòu)的合作關(guān)系，使學(xué)生檔案管理更加科學(xué)規(guī)范。

四、加強(qiáng)學(xué)生檔案管理規(guī)范化的措施

（一）提高對學(xué)生檔案管理工作的重視

檔案資料的最終匯總形成與多個管理部門相關(guān)，因此要讓每個教育工作者都充分認(rèn)識到學(xué)生檔案管理的重要性，提升對檔案管理工作的重視[4]。學(xué)?？勺寣I(yè)性強(qiáng)的學(xué)生負(fù)責(zé)檔案管理工作，按時整理相關(guān)資料，還可讓黨政部門主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織成立專門的工作組，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作，各部門在招生宣傳等各項工作中樹立學(xué)生檔案管理的整體思想，提高檔案管理工作效率。學(xué)校要借助開展各種形式的課外實(shí)踐活動提高學(xué)生的檔案意識，使學(xué)生對自己的檔案負(fù)責(zé)。學(xué)校還可通過各種方式教導(dǎo)學(xué)生尊重檔案，逐漸提升自身的檔案意識，自覺規(guī)范考試行為。

學(xué)生檔案管理工作由多個部門各自為政，導(dǎo)致檔案管理工作混亂無序，其原因?yàn)槲礃?gòu)建完善的管理制度，缺乏規(guī)范統(tǒng)一的流程體系。因此應(yīng)組建單獨(dú)的部門負(fù)責(zé)學(xué)生的檔案管理工作，負(fù)責(zé)整理考生檔案;制定規(guī)范的管理流程，對收集到的資料進(jìn)行分類細(xì)化;組織專門的人員負(fù)責(zé)檔案管理與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)維護(hù);制定明確的員工操作規(guī)范，保護(hù)學(xué)生的個人隱私。系統(tǒng)維護(hù)人員要保障系統(tǒng)正常運(yùn)行，可對學(xué)生進(jìn)行動態(tài)管理，滿足企業(yè)單位的實(shí)際需求。

（二）加強(qiáng)檔案管理人才隊伍建設(shè)

檔案管理工作人員的素質(zhì)與檔案管理質(zhì)量緊密相關(guān)。合格的學(xué)生檔案管理人員要有較強(qiáng)的檔案意識及熟練掌握應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。目前很多學(xué)校檔案的管理人員多為兼職，未接受專業(yè)的培訓(xùn)，且對檔案管理工作的時間投入有限，從而造成了各種檔案管理問題。

學(xué)校要提升學(xué)生檔案管理質(zhì)量，必須配備專門的檔案管理專業(yè)人才，對其進(jìn)行專業(yè)的理論知識培訓(xùn)，使其符合學(xué)校學(xué)生檔案管理工作要求。學(xué)校應(yīng)提升檔案管理人員綜合素質(zhì)與檔案意識，也可以從外部吸收專業(yè)人才管理學(xué)校學(xué)生檔案，提高檔案管理人員的責(zé)任感，激發(fā)其工作積極性;還可以引進(jìn)專業(yè)性強(qiáng)、計算機(jī)操作能力過硬的綜合性人才，加快推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。

（三）建立健全相關(guān)管理制度機(jī)制

國家教育人事檔案等相關(guān)部門要根據(jù)相關(guān)法律，結(jié)合目前學(xué)生教育具體情況，提出具有針對性的合理管理制度，制訂詳細(xì)的目標(biāo)及學(xué)生檔案信息。檔案信息要進(jìn)行合理分布管理，使檔案管理符合工作要求，為學(xué)校檔案管理方面提供科學(xué)的指導(dǎo)。

制定完善學(xué)生檔案管理制度是保證檔案管理規(guī)范化的基本要求[5]。學(xué)生的檔案信息從新生開始到畢業(yè)的過程中經(jīng)很多部門接手，此過程中若缺乏良好的制度指導(dǎo)會因檔案管理失效，造成檔案缺失損壞。鑒于考生檔案的周期性特點(diǎn)，學(xué)校要進(jìn)行持續(xù)性的管理，應(yīng)建立合理的管理制度，使學(xué)生檔案管理有法可依，規(guī)避學(xué)生檔案管理工作中的各種問題，保障學(xué)生檔案信息的真實(shí)完整。因此要針對性地制定檔案匯總與儲存系列規(guī)范體系、制定符合學(xué)校特色的管理制度，使學(xué)生檔案管理更加科學(xué)規(guī)范。

學(xué)生檔案資料的生產(chǎn)過程具有時間周期性特點(diǎn)，而要保持學(xué)生檔案的連續(xù)完整，必須基于學(xué)校實(shí)際情況制定全套的學(xué)生檔案管理體系，確保學(xué)生檔案的真實(shí)、完整、有效。學(xué)生的檔案管理制度包括學(xué)生檔案材料的收集鑒別與歸檔制度、學(xué)生檔案的查借閱制度與學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞制度。建立健全學(xué)生檔案的長效管理機(jī)制，應(yīng)抓好組織建設(shè)，強(qiáng)化制度建設(shè)，完善評估制度。學(xué)校應(yīng)將學(xué)生檔案管理作為重大的管理工作，合理配備檔案管理人員，使學(xué)生檔案工作順利進(jìn)行。全校推行規(guī)范化管理，嚴(yán)格執(zhí)行文件材料歸檔制度，依法嚴(yán)肅查處違法案件，提升學(xué)校學(xué)生檔案管理工作水平。

五、結(jié)語

學(xué)生檔案管理是學(xué)校教育部門人事管理的重要內(nèi)容，是服務(wù)于學(xué)生企業(yè)的重要工作，對學(xué)生的成長發(fā)展具有重要的意義。因此各學(xué)校教育管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對學(xué)生檔案管理的重視，學(xué)習(xí)借鑒國外先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身實(shí)際情況，加快制定完善的管理機(jī)制與健全的管理制度，配備專業(yè)的檔案管理人員，加強(qiáng)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，推進(jìn)學(xué)校學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)，不斷提升學(xué)生檔案管理水平，增強(qiáng)學(xué)生檔案管理的實(shí)效性。

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