Word郵件合并功能在林業(yè)小班調(diào)查卡片制作中的應(yīng)用

楊戰(zhàn)陽(yáng)

摘要：小班調(diào)查卡片在林業(yè)上較為常用，是反映小班權(quán)屬、立地等諸多要素的集合。介紹利用Word的郵件合并功能較方便地制作電子版的小班調(diào)查卡片。

關(guān)鍵詞：Word;郵件合并;小班調(diào)查卡片

小班外業(yè)調(diào)查表是體現(xiàn)小班位置、權(quán)屬、立地、植被、林分因子等小班屬性的綜合性表格，在林業(yè)各類外業(yè)調(diào)查中廣泛使用。在森林調(diào)查中填寫(xiě)外業(yè)調(diào)查卡片是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，而小班的位置、權(quán)屬、立地等固定屬性又成了外業(yè)調(diào)查表填寫(xiě)的重復(fù)性工作，這些小班的固定屬性完全可以在外業(yè)調(diào)查的基礎(chǔ)上，利用原有的調(diào)查結(jié)果。而應(yīng)用Word的郵件合并功能制作小班調(diào)查卡片變得更加快捷高效。下面以森林撫育作業(yè)項(xiàng)目為例制作小班調(diào)查卡片。

1 制作一份Word格式的小班調(diào)查卡片

小班的屬性內(nèi)容要齊全完備，如圖1。

2 建立一個(gè)Excel工作簿

將外業(yè)調(diào)查表所有需要填寫(xiě)的項(xiàng)目填人表格第一行。

3 填寫(xiě)表格

把森林撫育小班林況表與小班情況表中與外業(yè)調(diào)查卡片相對(duì)應(yīng)的內(nèi)容粘貼到Excel中，而諸如調(diào)查人員、調(diào)查日期等需要單獨(dú)在表格中填寫(xiě)完成。此步驟需要注意的是單行的內(nèi)容都是這個(gè)外業(yè)調(diào)查小班的屬性，不要與別的調(diào)查小班混淆了。

4 查找數(shù)據(jù)源

Excel中的每個(gè)屬性完善后，就可利用Word制作小班調(diào)查卡片了。打開(kāi)制作好的空的小班外業(yè)調(diào)查卡，利用Word工具欄的工具→信函與郵件→郵件合并功能，制作好的Excel就是我們需要的數(shù)據(jù)源，如圖2。

5 插入數(shù)據(jù)

利用Word插入域工具，將Excel中的每個(gè)屬性數(shù)據(jù)引用到Word中相對(duì)應(yīng)的位置，如圖3。

6 制作外業(yè)調(diào)查表

在所有屬性引用完成之后，可以檢查屬性引用的正確與否，通常在數(shù)據(jù)欄會(huì)出現(xiàn)較多小數(shù)點(diǎn)，可以通過(guò)“域代碼”工具，設(shè)置自己需要保留的小數(shù)點(diǎn)位;在檢查插入域都正確之后，利用“合并到新文檔”工具，就將全部外業(yè)調(diào)查表制作完成。

通過(guò)Word郵件合并功能能夠較便捷地完成小班外業(yè)調(diào)查表的制作，不用之前逐一對(duì)各調(diào)查小班的填寫(xiě)，大大提高了工作效率。