信息時(shí)代下檔案管理工作探討

【摘 要】檔案整理是衡量一個(gè)工作部門(mén)綜合工作質(zhì)量的重要依據(jù)，同時(shí)又對(duì)各項(xiàng)工作發(fā)揮重要作用?？茖W(xué)規(guī)范的綜合的檔案管理，對(duì)維護(hù)整個(gè)單位資料的完整和安全，充分發(fā)揮部門(mén)的監(jiān)督職能具有十分重要意義。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化時(shí)代;探討

創(chuàng)新信息下優(yōu)化服務(wù)，首先打造網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)中，用戶想要使用檔案，則要到檔案館查找，當(dāng)用戶提出使用檔案后，檔案館的工作人員，則要從大量的登記信息中查找對(duì)應(yīng)的檔案信息，然后根據(jù)信息到檔案室將信息取出，這一過(guò)程中，檔案的查找與搜索，為用戶帶來(lái)的不便，增加了檔案管理人員的工作量，若是建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，將檔案信息輸入其中，需要使用檔案時(shí)，只需要利用檢索系統(tǒng)，則可以輕松快捷的找到檔案。其次，加強(qiáng)檔案管理的自動(dòng)化建設(shè)，具體而言，就是將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息，以電子資料的形式進(jìn)行保存，此種方式，檔案用戶可以從網(wǎng)上下載所需要的檔案信息，充分發(fā)揮檔案自身的使用價(jià)值。

一、信息時(shí)代下檔案管理工作的內(nèi)容及特點(diǎn)

（一）信息時(shí)代下檔案管理工作的內(nèi)容。

針對(duì)信息時(shí)代下的檔案管理而言，它在一定程度上是與傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中的工作是不同的，它進(jìn)一步地要求把現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中進(jìn)行充分的應(yīng)用，這就需要相關(guān)的檔案管理部門(mén)，不僅要在規(guī)劃下進(jìn)行，同時(shí)也要在組織下進(jìn)行，在一定程度上對(duì)檔案信息資源進(jìn)行相應(yīng)的采集，對(duì)其進(jìn)行有效的整理以及保存。信息化檔案管理在一定程度上能夠?qū)?shí)體的保管進(jìn)行脫離，不僅走向了數(shù)字化檔案管理，同時(shí)也走向了現(xiàn)代化檔案管理。

（二）信息時(shí)代下檔案管理工作的主要特點(diǎn)。

一是在信息時(shí)代背景下，針對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)，不僅要對(duì)相關(guān)的法律進(jìn)行遵循，同時(shí)也要對(duì)相關(guān)的政策以及法規(guī)進(jìn)行遵循，并且這些政策在一定程度上都是由檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一制定的。二是針對(duì)目前來(lái)說(shuō)，檔案管理大多數(shù)以電子檔案形式或者是重要電子文件形式進(jìn)行的，這在一定程度上標(biāo)志著國(guó)家以及企業(yè)走向信息化時(shí)代。三是檔案管理工作在信息時(shí)代下，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)所具有的優(yōu)勢(shì)在一定程度上進(jìn)行了充分的利用，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)檔案管理在工作過(guò)程中的效率進(jìn)行有效的提高，讓檔案在管理的過(guò)程中不僅具有高效性，并且還具有一定的準(zhǔn)確性。

二、信息時(shí)代下改進(jìn)檔案管理工作的措施

（一）不斷推進(jìn)檔案管理的制度建設(shè)。

制度在一定程度上是規(guī)范管理的主要基礎(chǔ)，同時(shí)也是對(duì)檔案管理科學(xué)化的基本要求。由于檔案管理方式的變革，進(jìn)一步要求對(duì)其管理制度也要作出相應(yīng)的調(diào)整。要想把檔案管理工作做好，首先應(yīng)該做的就是加強(qiáng)制度建設(shè)，相關(guān)的工作要作出具體的規(guī)定，只有這樣才能讓檔案管理工作在今后能健康有序地發(fā)展。檔案的保存時(shí)間、方式、方法以及公開(kāi)的程度都要進(jìn)行明確的界定，讓檔案管理相關(guān)的工作人員在對(duì)檔案管理的過(guò)程中能夠有章可循，在新技術(shù)背景下，讓檔案管理更加規(guī)范有序。檔案管理制度建設(shè)一定要適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，對(duì)不適應(yīng)發(fā)展的制度不僅要進(jìn)行修訂，還要對(duì)其進(jìn)行變革，對(duì)空白的地方要制定出新的制度進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充等。

（二）完善檔案管理的體制。

由于信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，讓檔案工作管理工作能夠和信息技術(shù)進(jìn)行有效的集合。但是就目前來(lái)說(shuō)，在信息化的時(shí)代下，檔案信息管理體制在一定程度上存在著管理力度不夠的問(wèn)題，并且檔案在使用的過(guò)程中也不是很方便。我國(guó)的檔案信息系統(tǒng)在進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程中比較分散，在軟硬件進(jìn)行選用上也還存在著一定的問(wèn)題，所以，應(yīng)該在管理體制上進(jìn)一步地保證各個(gè)部門(mén)能夠在一定程度上對(duì)信息自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這不僅要求對(duì)技術(shù)操作進(jìn)行有效的規(guī)范，還要求對(duì)軟硬件的選擇進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分共享。

目前在信息化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)軟件的使用比較混亂，而且硬件上的功能在一定程度上也沒(méi)有得到有效地發(fā)揮，這樣就會(huì)進(jìn)一步導(dǎo)致檔案信息不能充分共享，相關(guān)各個(gè)部門(mén)的檔案信息在管理的過(guò)程中都是各自為營(yíng)。所以，應(yīng)該在一定程度上應(yīng)該明確檔案管理過(guò)程中的內(nèi)容以及范圍，并且有效地規(guī)范檔案管理過(guò)程中各項(xiàng)工作和檔案管理過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)，建立相對(duì)比較規(guī)范的系統(tǒng)工程，以保證檔案信息資源共享渠道的暢通。

（四）加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。

我國(guó)大體上還處在文件處理向信息化管理進(jìn)行過(guò)渡的階段，因此，要想向信息化管理的過(guò)渡進(jìn)行得更快，其中比較重要的就是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。針對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)來(lái)說(shuō)，它不僅是檔案信息管理的核心，同時(shí)還是其重要的基礎(chǔ)。建立數(shù)據(jù)庫(kù)在一定程度上是需要長(zhǎng)期的過(guò)程，我們應(yīng)該本著從低級(jí)到高級(jí)的過(guò)程進(jìn)行相應(yīng)的建設(shè)。在對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該把檔案管理的相關(guān)工作和計(jì)算機(jī)技術(shù)這兩者進(jìn)行有效的結(jié)合，并讓其能夠在一定程度上協(xié)調(diào)合作，把綜合數(shù)據(jù)及檔案目錄庫(kù)進(jìn)行相應(yīng)的集合，只有這樣才能進(jìn)一步地形成網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)式以及分布式的數(shù)據(jù)庫(kù)，使信息化檔案管理工作過(guò)程中的效率進(jìn)得到不斷地提高。

（五）提高檔案管理人員的素質(zhì)。

檔案管理工作進(jìn)步和發(fā)展需要有與之相適應(yīng)的的管理隊(duì)伍，因此，要加強(qiáng)對(duì)檔案從業(yè)人員的教育培養(yǎng)，不斷提高管理人員的素質(zhì)。一是檔案管理人員自身要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，對(duì)其相關(guān)知識(shí)進(jìn)行有效的的掌握，并能運(yùn)用現(xiàn)代化手段對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。二是檔案管理人員一定要具備較強(qiáng)的責(zé)任心和事業(yè)心，對(duì)檔案管理工作能夠全身心地投入。三是相關(guān)的工作人員要樹(shù)立較強(qiáng)的大局意識(shí)，使檔案管理工作能夠滿足國(guó)家規(guī)定的要求，保證工作的過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)紕漏。

三、信息化下的檔案管理

（一）要改變舊觀念，重視檔案整理工作。在辦公室文秘的過(guò)程中，不少檔案人員把檔案收集工作放在干完工作之后，對(duì)每步各個(gè)科室的工作形成的文件材料不能及時(shí)收集并整理，這樣容易造成材料散失在不同人員手里，不利于檔案的收集整理。所以每個(gè)單位應(yīng)積極宣傳審計(jì)檔案整理的重要性，重視檔案資料的日常收集和整理，堅(jiān)持“誰(shuí)經(jīng)手誰(shuí)立卷，案結(jié)卷成”的原則，不搞突擊補(bǔ)充材料。

（二）要重視利用，對(duì)以前存檔過(guò)的單位信息再利用。檔案工作人員在進(jìn)行重新檔案管理時(shí)，認(rèn)真查看以前檔案管理的落實(shí)情況，從而減少審前調(diào)查的工作量，提高檔案管理工作效率，督促檔案管理人員做好檔案整理工作。

（三）要健全管理制度。各個(gè)單位機(jī)關(guān)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作在目標(biāo)責(zé)任考核中的比例，嚴(yán)格獎(jiǎng)懲，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性。形成由主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助抓，檔案人員具體做的檔案管理工作格局。

（四）要實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化和信息化同步。在當(dāng)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，檔案管理人員要知難而上，積極參與信息化建設(shè)，使檔案管理成為信息化的一個(gè)重要組成部分。檔案管理人員要邊干邊學(xué)，在管理的過(guò)程中學(xué)習(xí)和掌握檔案信息化的有關(guān)知識(shí)，使檔案現(xiàn)代化與檔案信息化有機(jī)結(jié)合，同步發(fā)展。

在經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的推動(dòng)下，我們已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，這對(duì)檔案管理工作而言，即是一次機(jī)遇，也是一種挑戰(zhàn)，因此，相關(guān)的檔案管理人員，要立足自己的檔案管理工作實(shí)踐，在信息時(shí)代背景下，尋找創(chuàng)新檔案管理工作的思路與方法，改變自己的觀念，轉(zhuǎn)變自己的思維，提高自身的服務(wù)意識(shí)，通過(guò)有效的措施，進(jìn)一步完善、豐富檔案管理工作的內(nèi)容，促使檔案信息能夠滿足人們的需求，最大程度上，發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，為國(guó)家和社會(huì)創(chuàng)造出更多的價(jià)值，體現(xiàn)檔案保存管理的意義。

作者簡(jiǎn)介：

李玉輝，女，1970年4月出生，本科學(xué)歷，助理研究員