VLOOKUP函數(shù)在醫(yī)院住院報告撰寫中的應用

熊麗娟，成 蓓，郭唐猛，徐 莉

華中科技大學同濟醫(yī)學院附屬協(xié)和醫(yī)院老年病科老年醫(yī)學研究所， 武漢 430022

住院報告是醫(yī)院綜合醫(yī)療科推出的優(yōu)質服務項目之一，是對該次住院診療的陽性發(fā)現(xiàn)及防治建議的系統(tǒng)總結。一份“內(nèi)容全面、條理清楚、可讀性強”的住院報告，不僅體現(xiàn)了主診醫(yī)師及醫(yī)療單位的技術管理水平和服務質量，而且也是患者住院診治的主要內(nèi)容和結果，關系到患者的切身利益，有一定的法律意義[1]。

撰寫住院報告一直是主診醫(yī)師工作的重點內(nèi)容之一。撰寫過程一般分為以下幾個步驟：核對檢查結果、錄入疾病診斷、書寫診斷依據(jù)及防治建議等。目前通行的住院報告撰寫方法是，主診醫(yī)師從既往完成的住院報告中，查找、復制同一疾病的“診斷依據(jù)及防治建議”，予以個性化修改后拷貝到新建的住院報告中，最后再修改患者姓名、住院號及住院日期等信息。完成一份住院報告，一般平均用時在30 min左右。依照傳統(tǒng)的撰寫方法，住院報告完成時間必然更長，由此將影響醫(yī)院的服務效率和質量。如何在不影響住院報告質量的前提下，提高住院報告撰寫效率及醫(yī)療服務質量，是每一位主診醫(yī)師迫切需要解決的問題。

隨著科學技術的快速發(fā)展，各行各業(yè)都實現(xiàn)了現(xiàn)代化的應用。對醫(yī)學而言，也應緊跟時代發(fā)展潮流，實現(xiàn)快速發(fā)展。為此，該項目研究人員將計算機軟件Excel中VLOOKUP函數(shù)與醫(yī)學進行了有機結合，從而大大地促進了醫(yī)院住院報告的撰寫。同時，VLOO- KUP函數(shù)的應用能夠使住院報告的質量得到提高，保證疾病防治建議的準確率與全面性，在臨床醫(yī)學保健中發(fā)揮重要作用[2]。

1 對象與方法

Excel 是目前最流行的表格編輯軟件，使用Excel不僅可以制作各類表格，而且可以計算、管理和分析表格數(shù)據(jù)。Excel強大的統(tǒng)計、分析功能來自于它的公式和函數(shù)，其中VLOOKUP函數(shù)是查找與引用函數(shù)，被越來越多地應用于多個領域，以提高統(tǒng)計效率和準確性[3-4]。VLOOKUP函數(shù)是一個縱向查找函數(shù)，通過按列查找，最終返回該列所須查詢列序對應的值。其函數(shù)格式為：VLOOKUP(Lookup_value,Table_arr- ay,Col index_num,[Range_ lookup])。Lookup_value指要在表格或區(qū)域的第1列搜索到的目標值，就是指定的要查找的內(nèi)容或單元格引用；Table_array指定了從哪個范圍中進行查找，一般是指要查找的數(shù)據(jù)所在的單元格區(qū)域；Col_index_num返回值的列號指出了最終返回數(shù)據(jù)所在的列號，是“返回值”在第二個參數(shù)給定的區(qū)域中的列號；Range_lookup取值為True或者False(精確/模糊)，指定希望VLOOKUP查找精確匹配值還是近似匹配值。如果該參數(shù)為True或被省略，則返回近似匹配值；如果為False，那么將只查找精確匹配值[4]。

我們將VLOOKUP函數(shù)與傳統(tǒng)方法在報告撰寫效率上進行了對比，具體方法和要求如下：同一主診醫(yī)師，分別利用上述兩種方法，完成同樣的10份住院報告，分別計算完成報告核心部分用時、鼠標操作頻率，最后比較用時、操作頻率的差異。計算機系統(tǒng)為Mic- rosoft Windows XP，Excel 表格為Microsoft Office Excel 2003。分析對象為我科高干病房住院患者及住院報告數(shù)據(jù)庫。

VLOOKUP函數(shù)在住院報告撰寫中的操作界面如圖1所示，具體應用演示如下：

圖1 VLOOKUP函數(shù)在住院報告撰寫中的操作界面示例

①建立模塊：在Excel表格中建立“疾病診斷、診斷依據(jù)、防治建議” 三列規(guī)范化模塊，依照不同“疾病”上下縱向排列。

②錄入函數(shù)：在模塊右側空白區(qū)域，錄入函數(shù)，以圖1為例：“=VLOOKUP(E2,$A$2:$C$144,2,False)”。解釋如下：函數(shù)中“E2”表示錄入函數(shù)所在表格位于的排數(shù)，如該例為“第2排”；函數(shù)中“$A$2:$C$144”表示函數(shù)應用模塊區(qū)域，以“左上角、右下角”的兩個單元格表示：A列2排，C列144排。函數(shù)中“,2,False”表示引用模塊第2列的內(nèi)容(此處對應“診斷依據(jù)”)。同理引用“防治建議”，在模塊右側空白區(qū)域錄入函數(shù)“=VLOOKUP(E2,$A$2:$C$144,3,False)”。將前一函數(shù)中“,2,False”變?yōu)椤?3,False”即可。鼠標停放在函數(shù)表格的右下角，待鼠標變?yōu)椤?”狀，即可向正下方拖拉，擴大函數(shù)應用區(qū)域。

③生成報告：在函數(shù)左一空白區(qū)域輸入疾病診斷，如“高血壓病”，其右側第2列、第3列將自動生成模塊中的“診斷依據(jù)、防治建議”。依次錄入所有診斷，編輯并完成最終報告。

2 結果

我們將VLOOKUP函數(shù)與傳統(tǒng)撰寫方法進行對比，發(fā)現(xiàn)在完成報告核心部分用時方面，使用VLOO- KUP函數(shù)，每份報告核心部分平均用時在(117.2±5.45)s，明顯低于傳統(tǒng)方法的(203.2±16.77)s(P<0.001)(如表1所示)；在鼠標操作頻率方面，使用VL- OOKUP函數(shù)，每份報告核心部分平均鼠標操作頻率在(22.8±3.63)次，明顯低于傳統(tǒng)方法的(102.6±16.35)次(P<0.001)(如表2所示)。

表1 VLOOKUP函數(shù)與傳統(tǒng)方法在住院報告撰寫“用時”中的比較

表2 VLOOKUP函數(shù)與傳統(tǒng)方法在住院報告撰寫“鼠標操作頻率”中的比較

研究結果顯示，VLOOKUP函數(shù)較傳統(tǒng)方法，在減少住院報告撰寫用時，減少鼠標操作頻率方面具有明顯的優(yōu)勢。運用VLOOKUP函數(shù)撰寫住院報告，有利于合理優(yōu)化醫(yī)務人員工作時間，減輕工作強度及提高工作效率。

3 討論

人們住院檢查往往被發(fā)現(xiàn)同時合并多個慢性疾病診斷“于一身”。若采用傳統(tǒng)方法撰寫報告，在疾病診斷庫中逐一“檢索查找、拷貝粘貼”等過程，需要花費很長時間。隨著信息技術的飛躍發(fā)展和廣泛應用，信息化平臺的改進成為滿足不斷增加的住院檢查量和客戶需求的重要手段之一[5]。在該科匯總的疾病診斷庫中，診斷名錄近百條，字體以宋體小四標準排列，占Word頁面達20頁以上。逐一檢索查找每一項診斷，存在大量“檢索查找、拷貝粘貼”的操作過程，而且根據(jù)庫中“診斷名稱”的位置不同，導致整個檢索頁面不斷跳躍。對計算機而言，運行負荷增加；對操作者而言，需不斷操作鼠標及核實數(shù)據(jù)，同時，需“眼、手、腦”密切配合，大大增加了操作者的工作強度。若運用VLOOKUP函數(shù)，只需輸入“診斷名稱”，相關的“診斷依據(jù)及診療建議”將自動關聯(lián)，無需核實“診斷依據(jù)及診療建議”，免去了操作者不斷操作鼠標及核實數(shù)據(jù)的過程，整個操作簡單、便捷及省時，大大減輕了操作者“手、眼、腦”的工作負荷，使他們有更多的精力投入到臨床的優(yōu)質診療中。

VLOOKUP函數(shù)是Office辦公軟件Excel中自帶函數(shù)工具，醫(yī)院、科室無須額外開支購置“軟件管理平臺”，只需配備電腦，醫(yī)師學習運用此函數(shù)的方法即可。目前，市場上的軟件管理平臺，往往由計算機專業(yè)人士研發(fā)，需要花費不小的經(jīng)濟及人力成本[5]。這些軟件系統(tǒng)中的醫(yī)學專業(yè)性知識不強，設計出的報告界面往往沒有“診斷依據(jù)”，對于關鍵的“防治意見”，或簡單、或不具備針對性。對患者而言沒有可讀性、不

能充分體現(xiàn)本報告的價值。我們的報告頁面采用三列多行的布局模式，第一列為“疾病診斷”，第二列為“診斷依據(jù)”，第三列為“防治意見”。內(nèi)容全面、條理清晰。表格中的“防治意見”一般都涉及到復查項目、用藥方法、飲食、運動、護理等方面，富有個性化的設計，具有很強的針對性。患者對住院報告閱讀體驗的提升也會帶來對醫(yī)院整體就醫(yī)感受的提升，這對醫(yī)院、科室的長遠發(fā)展有著積極的促進作用。科室制作的住院報告，最終都以“Word”格式被嚴密保存在病房電腦系統(tǒng)中，患者每次入院，均可輕易調(diào)閱到前期住院報告。當次住院報告可直接在上一次報告的基礎上追加或修改新的診斷、新的檢查結果、新的診療建議等內(nèi)容。而軟件管理平臺生成的報告往往是“PDF”格式，不適合編輯處理。

住院報告是住院診療后的重要一環(huán)，檢查結果的科學性、診療建議的嚴謹性、報告的完整性及系統(tǒng)性、保存的嚴密性、信息更新后的應對措施以及報告管理的規(guī)范化和標準化等，都可視作住院報告危機管理的重要組成成分，對出院后健康管理及下次復查等均起重要作用[6-7]。提升住院報告撰寫效率對于不斷擴大的高端醫(yī)療需求和住院滿意度有著重要意義。