怎樣辦好接續(xù)召開(kāi)的大型會(huì)議

劉希寶

近日，籌備組織了兩個(gè)大型會(huì)議，與以往不同的是由于兩個(gè)會(huì)議時(shí)間靠近、與會(huì)人員多數(shù)重疊，按照中央八項(xiàng)規(guī)定精神，采取接續(xù)召開(kāi)的方式進(jìn)行，提高了會(huì)議效率，節(jié)省了參會(huì)人員時(shí)間。從調(diào)整完善會(huì)議方案、下發(fā)會(huì)議通知，到會(huì)議順利召開(kāi)，僅用了不到一天時(shí)間。期間，克服和解決了一些具體困難和問(wèn)題：比如，在難以把握第一個(gè)會(huì)議結(jié)束時(shí)間的情況下，確定好第二個(gè)會(huì)議的開(kāi)始時(shí)間;在兩個(gè)會(huì)議與會(huì)人員重疊，但又并非完全包含關(guān)系的情況下，編排好座次;在不到十分鐘時(shí)間內(nèi)，迅速調(diào)整會(huì)場(chǎng)等等?？偨Y(jié)思考起來(lái)，組織接續(xù)召開(kāi)的會(huì)議，需要注意四個(gè)方面的問(wèn)題：

（一）所有環(huán)節(jié)要精準(zhǔn)。會(huì)務(wù)組織工作的基本要求就是嚴(yán)密細(xì)致，會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、人員、議程要精準(zhǔn)無(wú)誤，會(huì)議內(nèi)容要重點(diǎn)突出。組織大型會(huì)議在工作細(xì)節(jié)上尤其不能有絲毫含糊。而兩個(gè)大型會(huì)議接續(xù)召開(kāi)，對(duì)組織工作的精準(zhǔn)性上要求更高。如果大而化之，不僅會(huì)影響會(huì)議效果，甚至可能造成會(huì)場(chǎng)秩序混亂，出現(xiàn)工作失誤。首先要精準(zhǔn)測(cè)算兩個(gè)會(huì)議的用時(shí)，合理確定第二個(gè)會(huì)議開(kāi)始的時(shí)間，這是確保會(huì)議效果的重要前提。如果時(shí)間定得過(guò)早可能造成僅參加第二個(gè)會(huì)議的人員在會(huì)場(chǎng)外長(zhǎng)時(shí)間等候，而定得太晚則會(huì)浪費(fèi)兩個(gè)會(huì)議都參加人員的時(shí)間，甚至導(dǎo)致第二個(gè)會(huì)議時(shí)間不夠，議程進(jìn)行不完。我們通過(guò)統(tǒng)計(jì)兩個(gè)會(huì)議的講話稿、發(fā)言稿，根據(jù)講稿的總字?jǐn)?shù)，結(jié)合常用語(yǔ)速測(cè)算時(shí)長(zhǎng)，確定了兩個(gè)會(huì)議分別從8：30和10：30開(kāi)始，并如期在10：18和12：10圓滿結(jié)束。再比如兩個(gè)會(huì)議之間更換會(huì)標(biāo)，同樣必須快速精準(zhǔn)。因?yàn)闀?huì)場(chǎng)沒(méi)有電子屏幕，我們制作了兩個(gè)大小一樣的條幅會(huì)標(biāo)。經(jīng)過(guò)模擬演練發(fā)現(xiàn)，“摘”會(huì)標(biāo)明顯優(yōu)于“掛”會(huì)標(biāo)，就是先把第二個(gè)會(huì)議的會(huì)標(biāo)固定在底層，再把第一個(gè)會(huì)議的會(huì)標(biāo)覆蓋在上面，分別用別針固定好，更換會(huì)標(biāo)時(shí)只需快速摘下表層的第一個(gè)會(huì)標(biāo)，亮出第二個(gè)會(huì)標(biāo)，這樣既節(jié)省了時(shí)間，又能確保會(huì)標(biāo)掛得平整牢固。精準(zhǔn)還體現(xiàn)在會(huì)議內(nèi)容上，所有講稿都要堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，真正做到開(kāi)短會(huì)、講短話、講有用的話，提高會(huì)議實(shí)效。

（二）搞好銜接很關(guān)鍵。兩個(gè)會(huì)議接續(xù)召開(kāi)，既要保證每個(gè)會(huì)議獨(dú)立完成，又要搞好與會(huì)人員銜接、時(shí)間銜接、過(guò)程銜接。人員銜接是個(gè)大問(wèn)題，以往組織獨(dú)立召開(kāi)的會(huì)議，按照固定的順序編排座次，做到不重不漏即可，但這次卻不那么簡(jiǎn)單——兩個(gè)會(huì)議的與會(huì)人員分別為182人和210人，兩個(gè)會(huì)議都參加的有153人，還有一部分人員僅參加其中一個(gè)會(huì)議。兩個(gè)會(huì)議之間僅有10分鐘時(shí)間，要想快速準(zhǔn)確擺好席簽，調(diào)整好會(huì)場(chǎng)，必須搞好銜接。解決這個(gè)問(wèn)題的辦法就是分區(qū)域排座次。劃定一個(gè)區(qū)域，安排兩個(gè)會(huì)議都參加的人員，另一個(gè)區(qū)域安排僅參加其中一個(gè)會(huì)議的人員。這樣就可以集中更換席簽，而且與會(huì)人員退場(chǎng)、入場(chǎng)比較方便。難點(diǎn)在如何劃定兩個(gè)區(qū)域的具體范圍——不能把僅參加第一個(gè)會(huì)議的人員簡(jiǎn)單地都排在后排，需要結(jié)合行政級(jí)別和單位性質(zhì)排位，而且要兼顧只參加第二個(gè)會(huì)議的人員情況，真是牽一發(fā)而動(dòng)全身。這時(shí)就要發(fā)揮電腦的優(yōu)勢(shì)了，我們按照會(huì)場(chǎng)實(shí)有座位，在電腦上建立空白座次表，經(jīng)過(guò)多次模擬調(diào)整，最終把區(qū)域劃分合理。為了搞好銜接，同一個(gè)會(huì)議的主持講話和主旨講話之間要充分對(duì)接，避免內(nèi)容重復(fù)，確保方向措施一致，主題任務(wù)突出。會(huì)前還請(qǐng)第一個(gè)會(huì)議的主持人在會(huì)議結(jié)束時(shí)，提醒繼續(xù)參加第二個(gè)會(huì)議的人員按時(shí)參會(huì)，體現(xiàn)了一體化會(huì)務(wù)組織的工作理念。

（三）分工合作不可少。大型會(huì)議的組織工作頭緒繁多、工作量大，包括會(huì)議通知、收集整理與會(huì)人員名單、聯(lián)系新聞媒體單位、起草印發(fā)會(huì)議材料、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)保障服務(wù)，以及會(huì)議講話和文件的起草、會(huì)議決策事項(xiàng)的督查落實(shí)等等，往往需要多個(gè)科室甚至幾個(gè)單位參與完成。兩個(gè)大型會(huì)議接續(xù)召開(kāi)，對(duì)會(huì)務(wù)組織的工作效率要求更高，這就需要細(xì)化工作分工，明晰任務(wù)職責(zé)。特別是對(duì)兩個(gè)會(huì)議之間的一系列會(huì)場(chǎng)調(diào)整工作，要明確時(shí)序進(jìn)度，把任務(wù)落實(shí)到人、到崗。在第一個(gè)會(huì)議結(jié)束后，所有人員按照分工，立即調(diào)整主席臺(tái)座位、更換會(huì)標(biāo)、更換席簽、組織簽到、發(fā)放會(huì)議資料……，齊心協(xié)力，分頭行動(dòng)，在最短時(shí)間內(nèi)迅速完成所有工作。

（四）風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)上有預(yù)案。古人告誡：宜未雨而綢繆，毋臨渴而掘井。兩個(gè)大型會(huì)議接續(xù)召開(kāi)，參會(huì)人員多、會(huì)議程序多，極易發(fā)生突發(fā)情況需要應(yīng)對(duì)。會(huì)前要組織對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行全面復(fù)查，包括會(huì)標(biāo)內(nèi)容、席簽、音響、燈光等等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)排除。同時(shí)，對(duì)可能出現(xiàn)的各種情況還要做好應(yīng)對(duì)預(yù)案，以免遇到突發(fā)情況措手不及，造成工作被動(dòng)。比如，針對(duì)可能出現(xiàn)的第一個(gè)會(huì)議超時(shí)的情況，提前打開(kāi)相鄰會(huì)議室，供只參加第二個(gè)會(huì)議的人員候會(huì)，避免會(huì)場(chǎng)外秩序混亂。再如，提醒文字服務(wù)人員打印好每場(chǎng)會(huì)議的講話稿，帶到會(huì)場(chǎng)備用。要注意集思廣益，對(duì)會(huì)務(wù)組織工作所有細(xì)節(jié)周密謀劃，不放過(guò)任何一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，做到以萬(wàn)全準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)萬(wàn)一可能，以萬(wàn)全之策確保萬(wàn)無(wú)一失。