地質系統(tǒng)文書檔案規(guī)范化管理工作研究

文/廣西壯族自治區(qū)地質礦產勘查開發(fā)局機關服務中心 梁晨霞

我國社會主義建設事業(yè)的飛速發(fā)展，對地質勘察工作提出了更高的要求，同時也進一步促使地質勘察工作快速發(fā)展，系統(tǒng)規(guī)模不斷擴大。地質檔案是地質系統(tǒng)在各類地質勘察活動中形成的具有保存利用價值的文獻資料的集合。一直以來，地質檔案都是我國國家檔案的重要組成部分，具有較高的科技價值與歷史文獻價值。隨著我國地質事業(yè)的不斷推進，地質系統(tǒng)的檔案規(guī)模也在不斷擴大，這對檔案的收集、整理以及存儲、利用等管理工作提出了更高的要求。本文基于當前地質系統(tǒng)檔案管理工作實踐，就其文書檔案的規(guī)范化管理工作進行探討，以期能夠為地質系統(tǒng)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展提供參考與借鑒。

一、文書檔案是地質系統(tǒng)檔案的重要組成部分

一般來說，我們將文書檔案定義為相對于科技檔案而言的一種檔案類型，是機關企事業(yè)單位在行政管理活動中產生的具有保存價值的各種文書資料的總稱，包括各種通知、公告、報告、批復、指示以及工作總結、會議記錄等。通常組織機構的規(guī)模越龐大、部門和人員越多；產生的文書資料越龐雜，管理的難度也越大。文書檔案記載了一個單位的發(fā)展歷史進程，客觀反映著其各項工作的開展過程和具體結果，包括各種問題的發(fā)生、發(fā)展以及處理過程、結果；領導的決策、各項基礎建設以及研究開發(fā)項目的整體脈絡流程、過程及結果等。

隨著我國社會經濟發(fā)展對地質勘察工作的要求越來越高，地質系統(tǒng)的規(guī)模也在不斷擴大，產生的各類文書資料也越來越多。地質系統(tǒng)是一個知識密集型的產業(yè)，地質檔案歷來是國家檔案的重要組成部分，而文書檔案則是地質系統(tǒng)檔案的重要組成部分。相較于地質系統(tǒng)科技檔案管理來說，地質系統(tǒng)的文書檔案管理的重要性往往被忽視。地質系統(tǒng)文書檔案客觀記錄了我國地質事業(yè)的發(fā)展歷史，反映了地質系統(tǒng)解決各項地質難題的思路、方法以及管理決策過程與結果，對于地質系統(tǒng)各項工作的開展具有重要的參考價值。

二、地質系統(tǒng)文書檔案管理的規(guī)范化問題

隨著地質系統(tǒng)文書資料的不斷增多，文書檔案管理工作的難度也在不斷增加，使得地質系統(tǒng)文書檔案管理問題突顯，尤其是文書檔案管理的規(guī)范化問題，在很大程度上影響了地質系統(tǒng)文書檔案管理質量與有效性。就目前地質系統(tǒng)文書檔案管理的現狀來說，在規(guī)范化方面表現出的主要問題包括以下幾個方面：

（一）文書檔案的收集與歸檔存在隨意性。眾所周知，不是任何文書資料都可以稱之為檔案，文書檔案是指那些具有保存、利用價值的一類文書資料，只有符合這一標準的文書資料才能收集歸檔。目前地質系統(tǒng)由于規(guī)模的擴大，每天都在產生大量的文書資料，這些文書資料需要經過專業(yè)、細致的甄別才能歸檔，形成文書檔案。但在實踐工作中，很多情況下文書資料并沒有經過專業(yè)細致的甄別來確認其檔案價值，導致部分不具備保存與利用價值的文書資料被歸檔，無形中增加了地質系統(tǒng)文書檔案收集、整理歸檔以及保管存儲的工作量。一些檔案管理人員對此環(huán)節(jié)的工作比較隨意，文書檔案價值判斷的主觀性較大。

（二）文書檔案歸檔整理不規(guī)范。文書檔案的歸檔整理有著較為嚴格明確的規(guī)則，一般情況下，歸檔文件整理大致有文件材料收集、組件、裝訂、分類（按年度、機構或問題、保管期限分）、文件排列、加蓋填寫歸檔章、編目、裝盒、入庫等程序。有關文書材料收集的規(guī)范性問題上文已述，這里所指的歸檔整理不規(guī)范主要是指文件收集完畢后整理過程中的規(guī)范性問題。在地質系統(tǒng)文書檔案管理實踐中，由于諸多原因，文件歸檔整理的規(guī)范性問題比較突出，主要表現為：一些跨年度檔案材料的分類沒有嚴格按照分類標準執(zhí)行，如跨年度的復文沒有與來文一起歸檔；跨年度的計劃規(guī)劃沒有按規(guī)定歸入開始年；跨年度召開的會議文件材料沒有歸入會議結束年等；不同保管期限的文件混在一起直接歸檔；一些不應列入永久保存的檔案或是應列入定期保存的檔案，沒有按規(guī)定正確的分類。此外，在文件排列、編目以及上架等方面也均存在不同程度的規(guī)范性問題。

（三）文書檔案使用方面存在規(guī)范性問題。隨著地質勘察活動的不斷增多，地質工作中文書檔案的需求也日益增加。文書檔案的使用、利用在程序上有著明確的規(guī)定，但在實際的管理過程中，一些不規(guī)范的行為導致文書檔案利用、使用的安全性受到較大影響，如不應外借使用的檔案原件違規(guī)外借，一些不屬于開放范圍的檔案違規(guī)開放查閱等。文書檔案的利用并不是一味地追求效率，缺乏規(guī)范化的文書檔案利用。一方面，會使檔案的安全性受到影響，一些重要和珍貴的檔案一旦受損往往難以恢復，檔案利用價值將會大大降低；另一方面，一些檔案信息具有一定的敏感性，不規(guī)范的使用難以確保信息利用的安全性。隨著地質系統(tǒng)檔案事業(yè)改革的不斷推進，檔案利用受到了重點關注，但不規(guī)范的檔案利用無疑是從一個極端走向另一個極端，也是地質系統(tǒng)檔案管理水平不足的一個側面反映。

三、地質系統(tǒng)文書檔案管理規(guī)范化問題的成因分析

地質系統(tǒng)文書檔案管理缺乏規(guī)范性，產生出一系列規(guī)范化問題。深入分析這些規(guī)范化問題的具體成因，大致可以歸納為以下幾個方面：

（一）對文書檔案管理的重要性認識不足。雖然一直強調文書檔案是地質檔案的一個重要組成部分，但在檔案管理實踐中，很多檔案管理者還是存在重視科技檔案管理而忽視文書檔案管理的問題，這種觀念、認識上的偏差，很多時候會導致在實踐工作中對文書檔案管理的隨意性，因為不重視，所以無所謂。而更深層次的原因，也許是因為地質系統(tǒng)屬于知識密集型的行業(yè)，對于科技檔案的重視理所當然，而更多是事務性的文書檔案則在潛意識中被放在了次要的位置。

（二）地質系統(tǒng)文書檔案管理制度不健全。地質系統(tǒng)文書檔案管理的規(guī)范化問題，更多的是由于文書檔案管理制度不健全所致。檔案管理制度規(guī)范檔案管理行為，雖然從大的框架上來說，檔案管理工作在頂層設計上有著較為嚴格的規(guī)定，包括技術性與制度性規(guī)定，但不同的行業(yè)有著自身的一些特點與實際情況，還需要制定符合自身實際的檔案管理辦法與規(guī)章制度，這些細化的檔案管理規(guī)定指導檔案管理工作人員的具體行為，使之更好地完成檔案管理工作。就現狀而言，目前地質系統(tǒng)的文書檔案管理制度建設不是很健全，尤其是在制度落實層面，沒有嚴格的監(jiān)督管理機制，這是很多不規(guī)范問題產生的重要原因。

（三）文書檔案管理專業(yè)人才缺乏。地質系統(tǒng)文書檔案管理的規(guī)范化問題，另一個至關重要的影響因素來自專業(yè)檔案管理人才的缺乏。檔案管理是一門專業(yè)性較強的系統(tǒng)性工作，沒有專業(yè)背景的人員往往難以規(guī)范地完成的檔案管理工作。在地質系統(tǒng)內部，很多檔案管理人員屬于兼職工作，不具備檔案管理的專業(yè)背景，而且人員的年齡結構也偏大，對于一些現代化的檔案管理系統(tǒng)，在應用上也缺乏基本技術素養(yǎng)，這些都在很大程度上影響了文書檔案管理的規(guī)范性。

四、加強地質系統(tǒng)文書檔案管理規(guī)范化的相關對策

（一）根據新修訂的檔案法依法管檔，明確文件材料歸檔與不歸檔范圍。按照《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)范整理檔案，在意識上加強對文書檔案管理的重視程度，改變重科技檔案管理輕文書檔案管理的思想，要充分認識到文書檔案管理的重要性，認識到文書檔案的功能作用與利用價值。具體來說，地質系統(tǒng)的領導層、管理層應注重自身觀念的轉變，要從地質系統(tǒng)檔案事業(yè)發(fā)展的角度來看待文書檔案管理工作，要從地質系統(tǒng)長遠發(fā)展的層面來推進文書檔案管理工作的開展，只有形成從上而下的檔案氛圍，才能有效促進檔案工作的規(guī)范化開展。

（二）建立完善的地質系統(tǒng)文書檔案管理制度，以制度來規(guī)范檔案管理行為。地質系統(tǒng)應根據自身的檔案工作實際情況，制定完善的地質系統(tǒng)文書檔案管理辦法，要明確文書檔案管理在各個環(huán)節(jié)上的操作規(guī)范，盡可能使文書檔案各項管理工作都能夠做到有章可循。此外，還應建立完善的檔案管理獎懲機制，對于不規(guī)范的檔案管理行為，要有懲罰；對于規(guī)范的檔案管理行為，要有獎勵，只有完善激勵機制，文書檔案管理的規(guī)范化才能真正落到實處。

（三）加強地質系統(tǒng)檔案管理專業(yè)人才隊伍建設。文書檔案的規(guī)范化管理，離不開專業(yè)的檔案管理人才，只有建立起一支專業(yè)技術過硬、綜合素質強的檔案管理人才隊伍，才能有效提高文書檔案的規(guī)范化管理。具體來說，地質系統(tǒng)一方面應加強具備檔案管理專業(yè)背景人才的引進，設置檔案管理專職崗位，并提供一定的崗位調整、上升空間，做到人才引進來、留得住、用得好；另一方面要加強對現有檔案管理人員的專業(yè)培訓工作，提升現有在職檔案管理人員的專業(yè)知識與技術能力。總的來說，只有兩方面齊頭并進，做好檔案管理專業(yè)人才隊伍建設，才能有效解決地質系統(tǒng)文書檔案的規(guī)范化管理問題。