項(xiàng)目管理中的資料管理

(吉林夢溪工程管理有限公司 吉林 吉林市 132000)

現(xiàn)代企業(yè)的管理辦法的不斷完善，新的管理的思路層出不窮，而檔案資料管理作為企業(yè)大管理體系下的一項(xiàng)不可缺少又異常重要的部分，更加不能掉以輕心，石油工業(yè)的產(chǎn)業(yè)特點(diǎn)決定石油檔案資料的管理工作與其它行業(yè)有著本質(zhì)不同。由于石油工程前期需要事前準(zhǔn)備資料、事中監(jiān)察資料以及事后的竣工資料都反映了石油工程進(jìn)行的具體生產(chǎn)運(yùn)行情況，對于工程事后的管理與維護(hù)起到非常重要的參考意義。由此可見，石油工程的檔案管理對石油工程的進(jìn)一步發(fā)展起到非常重要和關(guān)鍵的作用。

一、檔案管理工作存在的不足

(一)項(xiàng)目檔案管理意識淡薄。一直以來，石油工程項(xiàng)目的管理層一直都存在重建設(shè)輕檔案的思維。石油項(xiàng)目的實(shí)際管理者對檔案管理工作不夠重視，在平時的項(xiàng)目建設(shè)過程中，項(xiàng)目的參與方也只將注意力聚焦在工程進(jìn)度管理上。輕視項(xiàng)目建設(shè)過程中的檔案資料的收集和整理工作，從而造成重要的項(xiàng)目資料在流轉(zhuǎn)過程中缺失，加大了工程項(xiàng)目的后續(xù)管理難度。項(xiàng)目檔案的實(shí)際管理者對檔案管理的意識薄弱，致使項(xiàng)目檔案管理的歸檔和管理沒有建設(shè)流程化管理，更沒有對項(xiàng)目檔案的工作進(jìn)行分工明責(zé)。而且項(xiàng)目施工工地的人員流動較大，如果不設(shè)置專門的檔案管理人員，勢必會造成項(xiàng)目檔案資料更加難以收集和整理。加上有眾多的單位參與到大型項(xiàng)目建設(shè)中，每個建設(shè)單位在施工過程中都會產(chǎn)生各自的項(xiàng)目檔案資料，一旦缺乏有效統(tǒng)一管理，很容易造成項(xiàng)目檔案資料缺失[1]。

(二)項(xiàng)目檔案管理未能集中精細(xì)化管理。由于石油工程建設(shè)具有生產(chǎn)規(guī)模大、建設(shè)周期長、參與建設(shè)的單位多的特點(diǎn)，從而造成項(xiàng)目檔案形成的時間周期長，種類繁多，管理項(xiàng)目檔案的參與單位多，檔案管理分散難收集的現(xiàn)象，極容易導(dǎo)致項(xiàng)目檔案資料出現(xiàn)缺失，難以保證項(xiàng)目檔案資料的完整性和整體性。

(三)項(xiàng)目檔案管理信息電子化程度低。由于石油工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料存在儲存量大變化頻繁的特點(diǎn)，導(dǎo)致將檔案資料數(shù)字化電子化的工作量巨大。而且石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料中的圖紙幅面過大、保存時間長、藍(lán)曬圖紙字跡很容易模糊，進(jìn)一步加大了數(shù)字化的難度，從而使到石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的數(shù)字電子化的進(jìn)程被大大的拖慢，造成項(xiàng)目檔案管理的信息化電子化程度低，影響了檔案資料的查全率和準(zhǔn)確率，檔案需求者無法高效地查閱檔案資料。

(四)項(xiàng)目檔案管理制度執(zhí)行力度不夠。隨著國家越來越重視檔案資料的管理工作，雖然國家相關(guān)管理部門也制定和頒布了一系列工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收辦法和規(guī)定，但還是有部分的工程建設(shè)單位輕視工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理工作，致使檔案管理工作執(zhí)行不到位；加上檔案資料來源廣泛，工程時間跨度非常大，施工單位多，項(xiàng)目建設(shè)周期長，參與工程人員素質(zhì)參差不齊的客觀現(xiàn)實(shí)，無法保證工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理得到有效的推行，從而出現(xiàn)施工建設(shè)單位項(xiàng)目檔案資料管理制度不合規(guī)、管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的現(xiàn)象。

二、石油工程項(xiàng)目檔案管理的方法和策略

(一)明確責(zé)任，增強(qiáng)主體意識，加強(qiáng)檔案管理意識建設(shè)。在工程建設(shè)初期，建設(shè)單位應(yīng)就工程檔案管理問題對相關(guān)人員進(jìn)行專門培訓(xùn)，提高施工隊(duì)伍人員對項(xiàng)目檔案管理工作的重視度，并對相關(guān)人員進(jìn)行檔案分工管理，明確各自的職責(zé)。將整個石油建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理納入到業(yè)務(wù)管理流程中，構(gòu)建清晰明了的責(zé)任和考核指標(biāo)，設(shè)置好檔案收集和保管的專職人員。同時建設(shè)單位的專職檔案管理人員應(yīng)主動與各職能部門進(jìn)行溝通和協(xié)作，積極參與和跟進(jìn)工程建設(shè)進(jìn)度的工作，把好工程建設(shè)的檔案資料管理關(guān)[2]。

(二)保證項(xiàng)目檔案資料的管理與工程建設(shè)進(jìn)度同步。項(xiàng)目檔案的管理工作是工程建設(shè)項(xiàng)目管理的有機(jī)組成部分，建設(shè)單位應(yīng)將項(xiàng)目檔案管理工作納入到項(xiàng)目建設(shè)日常管理工作中，通過深化項(xiàng)目檔案管理制度，加強(qiáng)各職能管理部門的溝通合作，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門與建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)步同步的管理目標(biāo)。如在檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時根據(jù)問題的成因提出改進(jìn)方案，立即整改，統(tǒng)籌好工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案、歸集、管理、保存等工作。并要根據(jù)工程進(jìn)度檢查檔案質(zhì)量，通過檔案內(nèi)容反映當(dāng)前工程進(jìn)度的管理質(zhì)量。將檔案資料的管理工作和工程建設(shè)進(jìn)度管理工作統(tǒng)籌起來，確保工程項(xiàng)目檔案資料的準(zhǔn)確性、保密性和完整性[3]。

(三)建立檔案資料統(tǒng)一歸檔制度。在工程項(xiàng)目建設(shè)初期，建設(shè)單位檔案部門應(yīng)對工程各職能部門提出統(tǒng)一歸檔的要求和管理制度。按國家頒布的項(xiàng)目檔案管理制度和方法來執(zhí)行檔案管理工作，同時，針對項(xiàng)目檔案對各建設(shè)單位提出細(xì)化管理要求 ，如歸檔范圍、各單項(xiàng)工程歸檔時間、組卷要求、檔案精細(xì)程度作統(tǒng)一部署要求，對檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一化、精細(xì)化管理。保證檔案在流轉(zhuǎn)過程不因管理不力而缺少。

(四)努力實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案電子化的建設(shè)目標(biāo)。在科技不斷發(fā)展和創(chuàng)新的大背景下，石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案也要實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)化、電子化的管理創(chuàng)新。在完善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管工作的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案電子化建設(shè)的目標(biāo)。建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，利用新技術(shù)新方法，對新型的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理升級，逐步適應(yīng)現(xiàn)代信息化電子化時代，探索適合自身情況的新檔案資料管理體系[4]。穩(wěn)步推行檔案電子化的建設(shè)工程。確定好項(xiàng)目檔案數(shù)字化歸檔的次序，上馬建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，安排專門人員對電子檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供網(wǎng)絡(luò)查詢、閱覽服務(wù)，實(shí)現(xiàn)石油工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的高效運(yùn)作。

(五)重視檔案管理的專業(yè)人才，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。擁有專業(yè)化的檔案管理人才，才能更高效地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)代化，保證檔案管理的質(zhì)量和效率。重視人才并加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，通過參與培訓(xùn)班、參加各種同行交流會，認(rèn)真學(xué)習(xí)國家最新的檔案管理規(guī)定和辦法，更新檔案管理人員的檔案管理知識。如果建設(shè)單位財力允許，可以設(shè)立檔案管理教育基金，獎勵專業(yè)人才，提高檔案管理人員的積極性，保證檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。從而提高整個檔案管理的質(zhì)量和效率。

結(jié)語：

石油產(chǎn)業(yè)的特點(diǎn)和石油工程項(xiàng)目的特殊性決定了項(xiàng)目檔案管理工作的重要性，工程項(xiàng)目檔案的好壞直接影響到工程項(xiàng)目的整體質(zhì)量。因此要重視檔案資料的管理工作。依靠人才，重視人才，在工程建設(shè)過程中明確分工責(zé)任，建立好檔案資料統(tǒng)一歸檔制度，保證項(xiàng)目檔案資料的管理與工程建設(shè)進(jìn)度同步，努力實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案電子化建設(shè)的目標(biāo)，穩(wěn)步建立檔案資料有效管理的長效機(jī)制。既有利于提升工程檔案水平，又有助于保證石油工程建設(shè)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)建設(shè)單位降本增效的目標(biāo)，為建設(shè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。