地鐵機(jī)電設(shè)備安裝項(xiàng)目內(nèi)業(yè)資料的編制與管理

(中交機(jī)電工程局有限公司路橋軌道交通事業(yè)部 北京 100000)

引言

內(nèi)業(yè)資料是以文字、圖像、視頻等形式記錄工程施工或日常維護(hù)過程中的一系列文件資料，可以真實(shí)地記錄或反應(yīng)施工過程或維護(hù)過程中的真實(shí)狀況。由于機(jī)電設(shè)備安裝工程涉及專業(yè)類型差異大，設(shè)備多，施工繁瑣，不同的(子)單位工程及其(子)分部工程、分項(xiàng)工程類別、數(shù)量不一，且每個(gè)建設(shè)單位和項(xiàng)目所在地的城建檔案館要求不一，因此對施工過程中資料管理要求并無一具體通用要求。在地鐵機(jī)電設(shè)備安裝工程建設(shè)與日常運(yùn)營維護(hù)過程中，完整、真實(shí)、有效的內(nèi)業(yè)資料對于工程建設(shè)與日常運(yùn)營維護(hù)效果起著重要的作用。結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)觀察以及與同行之間的工作交流發(fā)現(xiàn)，地鐵機(jī)電項(xiàng)目內(nèi)業(yè)資料的整理往往成為影響工程建設(shè)指標(biāo)與日常維護(hù)效果的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

一、內(nèi)業(yè)資料的重要性

在機(jī)電設(shè)備安裝工程建設(shè)項(xiàng)目中，完整、真實(shí)有效的內(nèi)業(yè)資料貫穿于工程建設(shè)施工與日常維護(hù)的全過程，在整個(gè)竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)占有重大比例，因此，全面完善、真實(shí)有效的內(nèi)業(yè)資料對于機(jī)電工程的交竣工、后期維護(hù)及故障維修等方面都有重要作用和指導(dǎo)意義[1]。

二、內(nèi)業(yè)資料編制過程中存在的問題與原因

通過參與青島地鐵13號線項(xiàng)目和福州地鐵2號線項(xiàng)目機(jī)電設(shè)備安裝的內(nèi)業(yè)資料編制，發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目在內(nèi)業(yè)資料管理中存在諸多問題。項(xiàng)目前期對資料管理策劃不合理、管控力度不夠，過程資料沒有專人及時(shí)跟進(jìn)負(fù)責(zé)；內(nèi)業(yè)資料記錄不完善、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，甚至有在工程后期才開始編制，容易出現(xiàn)遺漏，出錯等情況；存放不規(guī)范，難以查找翻閱等問題。究其原因主要體現(xiàn)在思想上不重視，把更多的精力放在外業(yè)施工上，缺乏責(zé)任意識，內(nèi)業(yè)記錄敷衍。通過自身經(jīng)驗(yàn)，提出對項(xiàng)目在內(nèi)業(yè)資料管理的一些建議，希望可以得到較大改進(jìn)。

三、內(nèi)業(yè)資料的劃分

要作好項(xiàng)目資料管理，首先應(yīng)對項(xiàng)目資料管理進(jìn)行策劃，資料合理分類是資料管理的關(guān)鍵。資料分類可按系統(tǒng)劃分、按項(xiàng)目施工階段劃分、按管理職能劃分及其他特殊文件單獨(dú)劃分[2]。

(一)按系統(tǒng)劃分

在地鐵項(xiàng)目中，一個(gè)站一般作為一個(gè)單位工程，按專業(yè)包含土建、機(jī)電、弱電、裝修等子單位工程。機(jī)電設(shè)備安裝作為其中一個(gè)子單位工程，其下按所包含通風(fēng)與空調(diào)、給排水及消防、動力與照明三個(gè)專業(yè)劃分為三個(gè)分部工程，分部工程下面按各專業(yè)系統(tǒng)劃分子分部，例如通風(fēng)與空調(diào)分部工程包含送風(fēng)系統(tǒng)、排風(fēng)系統(tǒng)、防排煙系統(tǒng)、空調(diào)風(fēng)系統(tǒng)等子分部工程；給排水及消防分部工程包含給水系統(tǒng)、排水系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、衛(wèi)生器具安裝等子分部工程；動力與照明工程包含電氣動力系統(tǒng)、電氣照明系統(tǒng)、自備電源系統(tǒng)、防雷及接地系統(tǒng)等子分部工程。子分部工程下面按照具體設(shè)備安裝、管線敷設(shè)、系統(tǒng)調(diào)試等步驟進(jìn)行分項(xiàng)劃分，涉及內(nèi)容繁瑣，在此不多做闡述。

(二)按施工階段劃分

一個(gè)項(xiàng)目一般分為開工準(zhǔn)備階段、施工過程階段、竣工驗(yàn)收階段，共三個(gè)階段。下面詳細(xì)介紹每個(gè)階段需要編制整理歸類的資料文件。

1.開工準(zhǔn)備階段資料

(1)項(xiàng)目成立任命文件，包括中標(biāo)通知書、施工許可證、開工報(bào)審表、開工令等文件。

(2)策劃文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)技術(shù)方案、應(yīng)急預(yù)案、文明施工管理規(guī)定等文件。

(3)交底文件，項(xiàng)目總工組織項(xiàng)目部對評審合格的策劃文件進(jìn)行綜合交底文件，包括各專業(yè)工程師分專業(yè)進(jìn)行專項(xiàng)技術(shù)交底文件等。

(4)危險(xiǎn)源識別、評價(jià)一覽表，重要環(huán)境因素和重大危險(xiǎn)源清單。

(5)收發(fā)文記錄、圖紙收發(fā)記錄、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范記錄等。

(6)本項(xiàng)目管理人員臺帳及附件(單位資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、履約人員證件、證書復(fù)印件、特種作業(yè)人員證書復(fù)印件、專業(yè)技術(shù)人員清單等)。

2.施工過程控制階段資料

(1)圖紙會審記錄。

(2)施工用材料總計(jì)劃和設(shè)備設(shè)施等使用計(jì)劃(材料計(jì)劃表、入庫單、領(lǐng)料單、尋比價(jià)表、簽訂的采購合同、相關(guān)證明文件等)。

(3)設(shè)備、設(shè)施、施工用材料發(fā)放臺賬、完善項(xiàng)目借、領(lǐng)用制度(各類臺帳、發(fā)放領(lǐng)用臺帳、領(lǐng)料單、材料計(jì)劃表、借用卡帳等)。

(4)各專業(yè)工程技術(shù)人員對施工班組進(jìn)行交底記錄，安全主管對施工班組進(jìn)行安全技術(shù)交底記錄等。

(5)設(shè)備到貨、開箱記錄、合格證、說明書等。

(6)進(jìn)場報(bào)審、出廠質(zhì)量證明文件、檢測報(bào)告、材料報(bào)審表、檢驗(yàn)報(bào)告、復(fù)試報(bào)告等。

(7)施工過程中質(zhì)量、環(huán)境專項(xiàng)檢查記錄(施工日志、各類檢查記錄等)。

(8)施工過程中各工序質(zhì)量控制記錄、測驗(yàn)、試驗(yàn)數(shù)據(jù)等。

(9)各類工作聯(lián)系單、整改通知單、整改回復(fù)單、會議紀(jì)要、簽到表等。

(10)施工大事記。

3.竣工驗(yàn)收階段資料

(1)分部(子分部)工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄等

(2)子單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄、控制資料核查記錄、主要功能抽查記錄、觀感檢查記錄。

(3)施工單位自評報(bào)告、第三方質(zhì)量檢測檢查報(bào)告、監(jiān)理單位質(zhì)量評估報(bào)告、設(shè)計(jì)單位自評報(bào)告、建設(shè)單位自評報(bào)告。

(4)子單位竣工驗(yàn)收會議紀(jì)要，竣工驗(yàn)收記錄等

(5)施工圖匯總表、圖紙會審證明

4.按管理職能劃分文件

按管理職能劃分資料文件，主要是指根據(jù)項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)不同的管理職能部門分工，進(jìn)行資料管理分類。如項(xiàng)目合同經(jīng)濟(jì)管理文件、技術(shù)質(zhì)量管理文件、行政綜合管理文件、資料采購管理文件、安全環(huán)境管理文件等。

5.其他特殊文件

一些工程項(xiàng)目中的某一分項(xiàng)工程，或某一設(shè)備因有特殊管理需要，或須專門部門(機(jī)構(gòu))認(rèn)定，應(yīng)對資料進(jìn)行單獨(dú)建檔管理。如人防工程。消防工程等。

四、內(nèi)業(yè)資料存放

(1)項(xiàng)目內(nèi)業(yè)資料存放一般應(yīng)設(shè)有專門資料室，條件不滿足的應(yīng)設(shè)有專門資料柜。資料存放室(柜)應(yīng)有防火、防潮、防塵、防曬及防蟲害等功能。

(2)由于項(xiàng)目內(nèi)業(yè)資料管理不同于檔案室管理，資料僅為項(xiàng)目施工期間臨時(shí)存放，但很多資料在項(xiàng)目實(shí)施過程中頻繁使用，因此，在存放資料時(shí)，應(yīng)將各類資料分盒(袋)存放，并做好編號標(biāo)識。

(3)資料存放應(yīng)有條理，同一個(gè)子單位工程、(子)分部、分項(xiàng)工程應(yīng)存放在一個(gè)資料柜，并按編號順序相鄰存放，以便于查找。

(4)資料的數(shù)字化。條件允許的情況下，資料管理人員應(yīng)將資料及時(shí)掃描，并保存為電子文檔。電子文檔應(yīng)與資料實(shí)物相對應(yīng)，按類別建立文件夾、子文件夾等。

五、結(jié)論

在機(jī)電工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面進(jìn)一步加強(qiáng)對內(nèi)業(yè)資料的管理要求。

首先，從管理者到執(zhí)行者都要從思想意識上切實(shí)提高對內(nèi)業(yè)資料的重視程度，認(rèn)識到內(nèi)業(yè)資料管理的重要性與必要性，不管如何規(guī)范完善的規(guī)章制度，如果不能被有效執(zhí)行，都將只是空談。只有從思想上引起高度重視，才能把所負(fù)責(zé)的工作做好。夯實(shí)內(nèi)業(yè)資料整理工作的基礎(chǔ)，是做好內(nèi)業(yè)資料管理工作的第一步。

其次，需要加強(qiáng)對內(nèi)業(yè)資料管理員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有很多內(nèi)業(yè)管理者往往停留在收到什么資料就保存什么資料，不做審查辨別；需要什么資料才開始編制什么資料，不能未雨綢繆，提前規(guī)劃。對如何分門別類保存也有待進(jìn)一步完善提高，因此，有必要對內(nèi)業(yè)資料管理員進(jìn)行有效的內(nèi)業(yè)資料整理業(yè)務(wù)培訓(xùn)

再次，結(jié)合自身經(jīng)歷來看，一名合格優(yōu)秀的內(nèi)業(yè)資料管理員既應(yīng)該懂得內(nèi)業(yè)資料整理的相關(guān)制度規(guī)范，也應(yīng)該對所負(fù)責(zé)的工程項(xiàng)目有一個(gè)比較全面的了解，熟悉外業(yè)施工的環(huán)節(jié)，步驟等，不能對自己崗位的認(rèn)知僅僅停留在資料的編制和整理上面，不然做出來的資料往往漏洞百出。因此，除了內(nèi)業(yè)資料的培訓(xùn)外，還應(yīng)該加強(qiáng)所涉及專業(yè)知識的貫穿，達(dá)到最終把控的目的。

最后，要科學(xué)地總結(jié)歸納。在地鐵機(jī)電建設(shè)項(xiàng)目中，內(nèi)業(yè)資料的編制整理在整個(gè)竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)占有重大比例，內(nèi)業(yè)資料是否真實(shí)、完善是體現(xiàn)各項(xiàng)工作的一個(gè)重要反應(yīng)，也是最終體現(xiàn)內(nèi)業(yè)資料編制整理的意義與價(jià)值。