基于Alma系統(tǒng)的館藏圖書清點(diǎn)方法研究

毛李潔

[摘 要]在大數(shù)據(jù)時(shí)代，圖書館除了關(guān)注技術(shù)發(fā)展，積極進(jìn)行系統(tǒng)更新?lián)Q代外，更應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際狀況，對(duì)下一代圖書館管理系統(tǒng)進(jìn)行探究，以便加快自身結(jié)構(gòu)調(diào)整，實(shí)現(xiàn)管理高效、功能優(yōu)化，最終完成從傳統(tǒng)圖書館到現(xiàn)代圖書館的轉(zhuǎn)變。本文主要研究了以Alma系統(tǒng)為代表的下一代圖書館服務(wù)平臺(tái)，分析了其對(duì)圖書清點(diǎn)工作的全流程管理功能、作業(yè)報(bào)告分析及問題圖書的處理方法，引導(dǎo)圖書館更好地使用下一代圖書館服務(wù)平臺(tái)，從而促使圖書的管理工作向以數(shù)字資源服務(wù)的數(shù)字圖書館全面過渡。

[關(guān)鍵詞]Alma系統(tǒng);圖書清點(diǎn);館藏清點(diǎn)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.06.084

[中圖分類號(hào)]G252[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）06-0-04

0? ? ?引 言

紙本圖書是圖書館的重要資產(chǎn)，對(duì)其進(jìn)行有效清點(diǎn)是圖書館準(zhǔn)確掌握館藏實(shí)體圖書的重要手段，也是確保書目數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的主要方法。面對(duì)海量的館藏圖書，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)已不能滿足需求。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，圖書館通過利用新一代基于云計(jì)算技術(shù)的圖書館服務(wù)平臺(tái)——Alma系統(tǒng)，能夠從根本上解決圖書清點(diǎn)過程中出現(xiàn)的大量數(shù)據(jù)處理問題，還能從中提取重要的信息，從而有利于順利開展圖書管理工作。

Alma系統(tǒng)作為下一代圖書館服務(wù)平臺(tái)的主流產(chǎn)品，可以將資源選擇、印刷資源管理、電子資源管理、數(shù)字資產(chǎn)管理、元數(shù)據(jù)管理、鏈接解決方案和資源發(fā)現(xiàn)整合在同一個(gè)系統(tǒng)中，無須跨系統(tǒng)操作和同步數(shù)據(jù)，使圖書館能夠綜合分析全部館藏圖書并突出館藏中的特色。截至2017年，共829家圖書館、33家圖書館聯(lián)盟簽約購(gòu)買Alma系統(tǒng)，美國(guó)研究圖書館協(xié)會(huì)中包括哈佛大學(xué)、賓夕法尼亞大學(xué)等在內(nèi)的35家成員圖書館選用Alma系統(tǒng)。清華大學(xué)圖書館于2017年1月選用Alma系統(tǒng)代替之前的Innovative Millennium系統(tǒng)，并于當(dāng)年10月投入使用。針對(duì)圖書館館藏清點(diǎn)工作，Alma系統(tǒng)提供架位分析報(bào)告功能，可協(xié)助圖書館完成館藏清點(diǎn)工作。本文的研究重點(diǎn)是Alma系統(tǒng)的館藏圖書清點(diǎn)方法。

1? ? ?基于Alma系統(tǒng)的館藏圖書清點(diǎn)相關(guān)研究進(jìn)展

筆者在中國(guó)知網(wǎng)期刊數(shù)據(jù)庫中以“圖書清點(diǎn)”或者“館藏清點(diǎn)”為篇名進(jìn)行檢索，獲得47篇文章，其中有24篇文章論述圖書清點(diǎn)工作實(shí)踐、23篇文章介紹圖書清點(diǎn)工作流程。整體來看，目前各高校對(duì)圖書的清點(diǎn)方法主要有：基于RFID的清點(diǎn)、基于SQL建立比對(duì)數(shù)據(jù)庫的清點(diǎn)、利用自動(dòng)化系統(tǒng)清點(diǎn)模塊的清點(diǎn)、采用便攜式數(shù)據(jù)采集器采集條碼再進(jìn)行數(shù)據(jù)比對(duì)的清點(diǎn)、利用手持清點(diǎn)設(shè)備的清點(diǎn)、設(shè)計(jì)開發(fā)圖書清點(diǎn)系統(tǒng)進(jìn)行清點(diǎn)和基于ALEPH單冊(cè)管理系統(tǒng)的清點(diǎn)等。由此可看出，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的快速發(fā)展，新一代基于云計(jì)算技術(shù)研究的圖書館服務(wù)平臺(tái)——Alma系統(tǒng)備受大眾青睞，但Alma系統(tǒng)館藏圖書清點(diǎn)的方法研究還未被揭示。

2? ? ?清華大學(xué)圖書館基于Alma系統(tǒng)的館藏圖書清點(diǎn)的實(shí)踐

清華大學(xué)圖書館在使用Alma系統(tǒng)后，以新書及常用書閱覽室的清點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，通過對(duì)北館（李文正館）一層各專題書架的圖書進(jìn)行了試點(diǎn)工作，初步確定了清點(diǎn)方法，隨后開始對(duì)總館（北館/西館）開架借閱區(qū)圖書進(jìn)行清點(diǎn)工作。

2.1? ?Alma系統(tǒng)館藏清點(diǎn)工作原理

在系統(tǒng)外創(chuàng)建待查文件，通?？梢岳脳l碼掃描槍掃描實(shí)物條碼（Barcode）生成待查文件。文件格式可為Excel格式或文本文件（.txt）。將待查文件提交到Alma系統(tǒng)的架位分析報(bào)告模塊（Shelf Report），通過比較運(yùn)行架位分析報(bào)告與系統(tǒng)數(shù)據(jù)查看報(bào)告詳情，識(shí)別丟失、錯(cuò)架或在架上的圖書。數(shù)據(jù)的對(duì)比范圍包括：指定圖書館Library的全部記錄、指定館藏位置Location的全部記錄、系統(tǒng)指定的某段索書號(hào)或某個(gè)記錄集合（Set）。

2.2? ?建立清點(diǎn)工作流程

清點(diǎn)工作是一項(xiàng)綜合性工作，需要各部門相互配合。因此，在清點(diǎn)工作開始前，需要建立規(guī)范的工作流程。

2.3? ?清點(diǎn)工作的方式

在不影響圖書正常流通的情況下，圖書管理組分成2個(gè)工作小組，每個(gè)小組配備一臺(tái)筆記本電腦、無線光筆和書車，采取“電腦（Excel表格）+無線掃描槍”采集條碼的方式，對(duì)清點(diǎn)的所有上架圖書逐冊(cè)進(jìn)行條碼掃描。每天上午8：00和下午13：00抽調(diào)2名館員帶領(lǐng)2名圖書館勤工助理分隊(duì)隊(duì)員按照排架順序進(jìn)行圖書條碼掃描工作，要求平均每日清點(diǎn)圖書不少于10 000冊(cè)。

2.4? ?分析作業(yè)報(bào)告

Alma系統(tǒng)中“在架報(bào)告”運(yùn)行結(jié)束后，會(huì)分析出6種類型的作業(yè)報(bào)告，分別是Items in place（已就位館藏）、Missing items but marked in place（標(biāo)記就位但已丟失館藏）、Items on shelf but marked not in place（采集到但標(biāo)志未就位館藏）、 Known items not in place（已知不在架館藏）、Items on shelf but out of range/set（已就位但超出對(duì)比范圍的館藏）和Barcodes with no matched item（無匹配的條碼）。在系統(tǒng)中導(dǎo)出這6種類型的Excel表格后，需要進(jìn)一步分析具體問題，打印問題書單并查找問題圖書，及時(shí)進(jìn)行處理。

這6種類型作業(yè)報(bào)告是整個(gè)清點(diǎn)過程中的核心部分，只有充分分析具體問題并及時(shí)處理問題圖書，才能體現(xiàn)清點(diǎn)工作的重要意義。對(duì)于清點(diǎn)過程中遇到的問題圖書，不同情況有不同的處理方式：

（1）Items in place（已就位館藏）。這種類型是絕大多數(shù)的系統(tǒng)與實(shí)際相符的在架圖書，無須處理。

（2）Missing items but marked in place（標(biāo)記就位但已丟失館藏）。這種類型主要包括4種可能情況：掃描過程中正在閱覽或漏掃的圖書、從數(shù)據(jù)采集到數(shù)據(jù)處理時(shí)間區(qū)間段歸還回來的圖書、每周上新的圖書、實(shí)際遺失的圖書。整個(gè)清點(diǎn)過程是開架進(jìn)行的，不影響圖書的正常流通，所以只需重點(diǎn)處理實(shí)際遺失的圖書。筆者所在單位的圖書管理組館員在經(jīng)過3個(gè)月的庫區(qū)查找后，將確定實(shí)際遺失的圖書表單交上級(jí)部門批置“查找中”狀態(tài)。

（3）Items on shelf but marked not in place（采集到但標(biāo)志未就位館藏）。這種類型主要包括3種情況：Missing、Loan、Transit狀態(tài)的圖書。對(duì)于Missing和Transit這兩種異常狀態(tài)的圖書，需找到圖書并在系統(tǒng)中對(duì)其狀態(tài)進(jìn)行修正;對(duì)于Loan狀態(tài)的圖書，需要進(jìn)一步分析具體原因，若是在清點(diǎn)掃描后分析報(bào)告前被借出，則無須處理（屬于大部分情況）;若是清點(diǎn)掃描前被借出，則找出圖書，做還書處理。

（4）Known items not in place（已知不在架館藏）。這種類型是系統(tǒng)中已知的查找中、丟失、借出、編目、傳送中等狀態(tài)圖書，無須處理。

（5）Items on shelf but out of range/set（已就位但超出對(duì)比范圍的館藏）。這種類型主要包括3種情況：錯(cuò)架、索書號(hào)錯(cuò)誤且超出清點(diǎn)范圍和條碼錯(cuò)誤圖書。處理方式：將條碼在源數(shù)據(jù)采集文件中找出所在位置，根據(jù)前后條碼在系統(tǒng)中找出對(duì)應(yīng)索書號(hào)，然后在書架相應(yīng)位置找出問題圖書，若是系統(tǒng)數(shù)據(jù)無誤且圖書信息錯(cuò)誤，則重新打印并更換索書號(hào)和條碼;若是系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，則交編目部處理。此時(shí)充分體現(xiàn)出按照排架順序進(jìn)行圖書條碼掃描工作的重要性。

（6）Barcodes with no matched item（無匹配的條碼）。這種類型主要包括兩種可能情況：系統(tǒng)中沒有記錄的圖書和光筆誤碼，處理方式同（5）。

2.5? ?編制清點(diǎn)報(bào)告

清點(diǎn)工作結(jié)束后，將清點(diǎn)的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，統(tǒng)計(jì)分析清點(diǎn)圖書數(shù)量。以本次清點(diǎn)為例，2018年3月20日-2018年5月17日，讀者服務(wù)部圖書管理組完成了總館開架借閱區(qū)圖書清點(diǎn)的掃描工作，共掃描圖書410 196冊(cè)。截至2018年9月18日，經(jīng)過對(duì)遺失圖書進(jìn)行三輪查找，并將未找到的圖書在Alma系統(tǒng)置“查找中”狀態(tài)，圖書管理組完成了總館開架借閱區(qū)圖書清點(diǎn)工作。本次清點(diǎn)實(shí)際館藏量為487 129冊(cè)，處理問題圖書8 844冊(cè)，置“查找中”圖書1 725冊(cè)，圖書丟失率0.20%。清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)結(jié)果以清華大學(xué)圖書館北館中文社科開架圖書借閱區(qū)為例：

3? ? ?基于Alma系統(tǒng)的館藏圖書清點(diǎn)方法研究的思考

圖書清點(diǎn)工作是圖書館圖書流通管理中的一項(xiàng)重要工作，也是圖書館館藏基礎(chǔ)建設(shè)的重要組成部分，在圖書管理Alma系統(tǒng)的逐步推廣和應(yīng)用下，掌握基于Alma系統(tǒng)的館藏圖書清點(diǎn)方法的研究越來越重要。清華大學(xué)圖書館在架位分析報(bào)告功能的基礎(chǔ)上，其館藏圖書清點(diǎn)方法得到了很好的應(yīng)用，可為同行開展相關(guān)工作提供借鑒。在上述工作的基礎(chǔ)上，今后的圖書館館藏圖書的清點(diǎn)還應(yīng)在如下4個(gè)方面開展工作。

（1）Alma系統(tǒng)中無法識(shí)別“-”的排序，這給圖書館運(yùn)行在架報(bào)告和分析作業(yè)報(bào)告帶來一定麻煩，圖書館應(yīng)督促Exlibris公司完善Alma系統(tǒng)中的中國(guó)圖書館分類法。

（2）Alma系統(tǒng)中在架報(bào)告單次運(yùn)行最大數(shù)據(jù)量為5萬冊(cè)，對(duì)館藏量大的圖書館的清點(diǎn)工作十分不便，圖書館應(yīng)督促Exlibris公司上調(diào)數(shù)據(jù)限制。

（3）對(duì)于Alma系統(tǒng)中第二種類型的作業(yè)報(bào)告Missing items but marked in place（標(biāo)記就位但已丟失館藏），圖書館應(yīng)督促Exlibris公司在輸出的表格中添加“Last Return Date”和“Inventory Date”字段，以便直接根據(jù)日期篩選數(shù)據(jù)。

（4）Alma系統(tǒng)中設(shè)計(jì)統(tǒng)計(jì)分析模塊，F(xiàn)ulfillment區(qū)域數(shù)據(jù)不完整，對(duì)于未在Alma系統(tǒng)中進(jìn)行操作的原系統(tǒng)數(shù)據(jù)沒有記錄;Physical Items區(qū)域輸出的字段不完全，圖書館應(yīng)督促Exlibris公司進(jìn)一步改善。

4? ? ?結(jié) 語

Alma系統(tǒng)提供的架位分析報(bào)告功能，能夠分析具體明確的問題圖書報(bào)告，能夠有效完成圖書館館藏清點(diǎn)工作，保證館藏實(shí)物和館藏?cái)?shù)據(jù)的一致性，方便讀者借閱、促進(jìn)圖書流通。目前，圖書館行業(yè)正進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)全面更新?lián)Q代的升級(jí)和轉(zhuǎn)型時(shí)期，利用新一代圖書館服務(wù)系統(tǒng)，能夠提高圖書館管理水平，向以數(shù)字資源服務(wù)為基本方式的數(shù)字圖書館全面過渡。

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