工傷保險業(yè)務檔案信息化管理路徑研究

佟海燕

[摘 要]業(yè)務檔案信息化是運用現(xiàn)代信息技術，對業(yè)務檔案做出的符合信息化環(huán)境和目標的轉化，以達到工傷保險業(yè)務檔案信息的數(shù)字化，達到信息接收、傳遞、存儲和利用的一體化和網絡化。基于此，本文主要論述了工傷保險業(yè)務檔案信息化管理的重要性，提出了實現(xiàn)工傷保險業(yè)務檔案信息化管理的主要路徑，以促進工傷保險業(yè)務檔案信息化管理工作順利開展。

[關鍵詞]工傷保險;業(yè)務檔案信息化管理;工傷保險業(yè)務檔案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.06.090

[中圖分類號]F842.6;G271[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）06-0-02

0? ? ?引 言

所謂工傷保險業(yè)務檔案，指在開展保險業(yè)務工作時，相關人員將價值性高的文字材料、圖表以及聲像等資料記錄下來，然后管理這些檔案，以此保護客戶的隱私，保障服務質量。而信息化管理主要借助現(xiàn)代化的計算機技術，將業(yè)務檔案轉換為信息化和數(shù)字化，然后將整理后的資料上傳到網絡上加以儲存，從中能夠看出，信息化管理是一種合理且高效的管理形式。工傷保險業(yè)務檔案信息化管理工作相對復雜，包含的內容比較多，其中主要表現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫建設、資料整理以及網絡技術改進等方面，對于相關人員的計算機水平提出了很高的要求。

1? ? ?工傷保險業(yè)務檔案信息化管理概述

1.1? ?工傷保險業(yè)務檔案信息化管理的特征

從實際情況來看，工傷保險業(yè)務檔案信息化管理具備實用性的特征?，F(xiàn)階段，在我國工傷保險業(yè)務不斷發(fā)展的過程中，諸多的信息數(shù)據(jù)被落實到工傷保險業(yè)務檔案內，然后通過總結信息化工傷保險業(yè)務以及文件數(shù)據(jù)，將相關結果記錄在服務器內系統(tǒng)中。其中，相關數(shù)據(jù)具備一定的共享性，信息化工傷保險中心應當制定完善且規(guī)范的信息自助服務平臺。

1.2? ?工傷保險業(yè)務檔案信息化管理的基本目標

減少成本輸出。在進行信息化檔案管理時，檔案管理部門通常采用電子檔案管理工傷保險信息，通過計算機和硬盤設施建設，確保保險人員完善檔案。第二，提升工作效率。從實際情況來看，工傷保險檔案屬于一項使用率較高的檔案。因此，我國在社會醫(yī)療保障體系不斷完善的背景下，應不斷完善保險檔案功能，使其更好地為社會提供服務。

1.3? ?工傷保險業(yè)務檔案信息化建設的重要性

1.3.1? ?滿足工傷保險事業(yè)的基本發(fā)展需求

工傷保險作為國家強制實施的一種工業(yè)型社會保險，近幾年逐漸受到人們的廣泛關注。目前，我國各個城市企業(yè)中參與工傷保險的人數(shù)已經超過80%，在人們進行繳費、支付等過程中形成了眾多文字、圖形、圖表、聲像等資料信息。同時，隨著工傷保險行業(yè)的發(fā)展，工傷保險業(yè)務檔案不斷增多，檔案信息化建設能夠提升檔案的管理水平，進而能夠滿足工傷保險事業(yè)的基本發(fā)展需求。

1.3.2? ?滿足檔案管理工作的基本需求

在現(xiàn)有的管理模式下，病人產生的參保檔案以及醫(yī)院待遇審核檔案等占據(jù)了醫(yī)院資料的很大比例。因此，相關部門通過開展業(yè)務檔案信息化管理工作，能夠為工作人員找尋資料提供一定的依據(jù)，并逐漸替換傳統(tǒng)的手工操作方式，從而能夠提升工作效率、降低人員的工作壓力，進而能夠為檔案管理提供諸多便利，滿足檔案管理工作的基本需求。

1.3.3? ?提升服務質量的必然需求

對于參保人員而言，享受各項待遇均離不開各項業(yè)務檔案提供的有關數(shù)據(jù)資料，而參保單位的信譽度則是由各類業(yè)務檔案負責提供的。因此，相關部門通過建設規(guī)范的服務管理信息系統(tǒng)能夠有效發(fā)揮信息價值，進而能夠提升服務效率以及質量。

2? ? ?工傷保險業(yè)務檔案信息化管理模式

2.1? ?信息的數(shù)字化處理

紙質檔案需要先掃描然后轉換成文檔文件加以保存，而聲像化檔案主要采用計算機設備轉換為相應的音頻文件進行管理。目前，制定規(guī)范化的檔案管理信息系統(tǒng)，能夠聯(lián)系業(yè)務和檔案信息，并且合理使用信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源，在一定程度上避免出現(xiàn)二次錄入問題，從而發(fā)揮出數(shù)字化信息處理的優(yōu)勢。

2.2? ?編目檔案信息

目前，在檔案數(shù)字化的過程中，檔案管理部門要編目處理檔案目錄，以加強管理。一般來講，檔案信息編目是以檔案數(shù)字化為主，其中，檔案實體雖然沒有實現(xiàn)數(shù)字化，但是為了使用計算機提高管理效率，檔案管理部門可以對檔案目標進行數(shù)字化管理，以傳統(tǒng)編目為主使用計算機進行編目管理。此種方式能夠緩解工作人員的工作壓力，同時還能夠提升操作性能和管理效率。

2.3? ?搜索檔案信息

搜索檔案信息是衡量檔案信息化水平的主要指標。從實際情況來看，檔案分類具備一定的局限性;對于各個檔案而言，由于其分布在不同的類型中，所以在進行檢索時，檔案管理部門要采取跨類別檢索方式。目前，要想確保檢索的準確性需要從兩方面入手，一是根據(jù)實際情況完善檔案知識體系，二是選擇最佳關鍵詞。

3? ? ?工傷保險業(yè)務檔案信息化的實現(xiàn)途徑

3.1? ?檔案信息數(shù)字化

檔案信息數(shù)字化包含的環(huán)節(jié)以及內容眾多，其中主要表現(xiàn)為聲像檔案以及實物檔案等。目前，檔案管理部門進行紙質檔案數(shù)字化是為了有效掃描圖片中的文件，通過掃描圖片內的文件將其轉換成文檔的形式，以此實現(xiàn)紙質檔案數(shù)字化;管理聲像檔案一般把轉錄設備和計算機相互聯(lián)系起來，形成相應的視頻文件;管理實物檔案主要使用照相或者攝影的方式，然后再根據(jù)照片展開處理。目前，對于工傷保險業(yè)務檔案，檔案管理部門必須開發(fā)系統(tǒng)將業(yè)務信息和工傷保險業(yè)務系統(tǒng)聯(lián)系起來，有效利用數(shù)據(jù)資源，達到數(shù)字化建設的目的。

3.2? ?檔案信息傳輸

傳輸檔案信息包含多個方面。其中，從實質情況看，網絡服務模式本身是計算機管理以及檔案編研相互結合的一種方式，同時也是社會研究的關鍵點。因此，檔案管理部門需要借助網絡技術總結檔案信息，并采用電子文獻的形式為決策人員提供諸多方便以及優(yōu)質服務。

4? ? ?工傷保險業(yè)務檔案信息化建設的措施

4.1? ?保證傳遞信息過程的真實性和完整性

隨著工傷保險檔案信息化的施行，檔案逐漸通過網絡傳遞方式開展工作，電子符號替換了以往的數(shù)據(jù)資料，磁介質取代了紙介質，導致在業(yè)務數(shù)據(jù)流動期間，簽章等傳統(tǒng)方式被替換，無法有效保障檔案信息的準確性和完整性。因此，檔案管理部門必須加大數(shù)據(jù)輸入管理力度，嚴格控制各項數(shù)據(jù)，從根本上把好數(shù)據(jù)錄入關，保障各項應當歸檔的資料，提升數(shù)據(jù)的準確度，為開展工傷保險檔案歸檔工作奠定基礎。

4.2? ?提高原始資料檔案的準確性

在檔案信息化中，原始資料檔案和檔案信息化發(fā)生了一定的改變。當前，為了提升檔案數(shù)據(jù)的準確性，使其符合檔案保管需求，在輸入原始檔案信息時，檔案管理部門應引進圖像文檔管理技術，通過掃描生成文件，將原始檔案傳輸?shù)接嬎銠C內，形為原始檔案。同時，由于儲存設備和介質自身具備訪問便利、性能良好以及壽命長等一系列特征，可為后期信息查詢提供相應的依據(jù)，因此，要重視選擇儲存設備和介質。此外，檔案管理人員應定期檢查檔案原始資料，并采取新型檔案管理方式裝訂原始檔案。

4.3? ?提升業(yè)務檔案管理人員的素質

工傷保險檔案信息化建設工作對檔案管理人員自身的素質提出了非常高的要求，主要包含業(yè)務素質以及道德修養(yǎng)等。其中，業(yè)務素質明確規(guī)定了檔案管理部門必須提供良好的數(shù)據(jù)信息化服務。此外，隨著參保單位以及個人檔案資料逐漸增多，檔案管理人員必須提升自身的業(yè)務能力，在遵守相關法律法規(guī)的基礎上提高職業(yè)道德素質，合理使用檔案資料。

4.4? ?完善檔案管理體系

加強檔案信息化建設是為了提升人員的適應性，使其滿足企業(yè)發(fā)展需求。因此，相關管理人員需要正確了解檔案信息化建設的重要作用和價值，從而為檔案管理提供相應的檔案數(shù)據(jù)，加快檔案信息化的發(fā)展速度。同時，管理人員還要嚴格根據(jù)醫(yī)院檔案開發(fā)的整體規(guī)劃情況以及發(fā)展情況建設規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)，增強檔案信息管理的完善性。此外，管理人員還需要根據(jù)信息化建設的速度以及具體發(fā)展形式，制訂相應的操作計劃，確定文件管理人員的工作流程、考核方式以及檢驗模式，提高文件信息管理的質量。

4.5? ?建設安全的工作平臺

建設安全工作平臺離不開封閉式的管理環(huán)境，比如，檔案管理部門應根據(jù)實際情況采局域網管理方式。該方式比較適合應用于保護數(shù)據(jù)安全，既可以達到共享內部數(shù)據(jù)的目的，還能進行集中管理。此外，檔案管理部門必須嚴格升級處理保險業(yè)務檔案的訪問權限，方便審閱人員在自身權限單位內自由訪問數(shù)據(jù)。

5? ? ?結 語

在信息化以及數(shù)據(jù)化快速發(fā)展的背景下，工傷保險業(yè)務檔案信息化管理逐漸成為檔案管理的必然趨勢，不僅可以為檔案管理部門提供良好的服務，還能實現(xiàn)工傷保險業(yè)的發(fā)展目標。同時，在工傷保險業(yè)務信息化建設期間，必須有效提升檔案信息的真實性和準確性，并且將原始檔案統(tǒng)一儲存，在提升檔案管理人員自身素質的基礎上保障服務質量。

主要參考文獻

[1]董惠.工傷保險業(yè)務檔案管理的信息化推進研究[J].人力資源管理，2018（1）.

[2]崔艷平.淺談新形勢下社保業(yè)務檔案工作規(guī)范化建設[J].山東檔案，2016（3）.

[3]韓梅.工傷保險業(yè)務檔案信息化管理推進路徑[J].中國醫(yī)療保險，2010（8）.

[4]辛濤.醫(yī)院檔案信息化管理的必要性及實施路徑[J].管理觀察，2017（8）.

[5]馮俊杰.城市綜合檔案信息化構建與實施的路徑選擇[J].現(xiàn)代商業(yè)，2015（24）.

[6]姚國勤.地方高職院校教學檔案信息化管理路徑分析[J].甘肅科技縱橫，2018（2）.

[7]馬欣.檔案信息化建設與檔案管理工作的實踐路徑思考[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2015（35）.