公共文化視角下檔案、圖書(shū)一體化的探索與實(shí)踐

楊淑捷

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，由于信息的利用與需求不斷提高，對(duì)內(nèi)容的全面性與利用的便捷性都提出了較高的要求。圖書(shū)和檔案都是記錄人類(lèi)知識(shí)的載體，都是提供知識(shí)信息的服務(wù)性工作，兩者又同根同源，能夠互相轉(zhuǎn)化并進(jìn)行統(tǒng)一管理，系統(tǒng)論原理為二者一體化提供了理論基礎(chǔ)。一體化管理是圖書(shū)與檔案管理的必然趨勢(shì)，在不斷解決問(wèn)題的基礎(chǔ)上，針對(duì)于信息的整合利用也將不斷提升，最終實(shí)現(xiàn)圖書(shū)與檔案管理的進(jìn)一步飛躍。

關(guān)鍵詞：檔案;圖書(shū);一體化;探索;實(shí)踐

中圖分類(lèi)號(hào)：G271? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號(hào)：1673-291X（2019）01-0181-02

一體化是不同體系的相互融合，是體系下各要素成分的相互交融，是各個(gè)要素項(xiàng)目之間融合的過(guò)程。對(duì)于圖書(shū)與檔案來(lái)說(shuō)，而是將二者各自獨(dú)立的系統(tǒng)統(tǒng)一為一個(gè)整體的過(guò)程，只有這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)我國(guó)目前的信息化基本要求，促進(jìn)資源的有效共享，促進(jìn)信息的相互融合[1]。從兩者一體化建設(shè)的目標(biāo)來(lái)看，我國(guó)目前針對(duì)其進(jìn)行的實(shí)踐與理論研究還處于初級(jí)階段，研究成果少，研究熱情低。因此，為了更好地服務(wù)于信息化建設(shè)，本文將圖書(shū)、檔案一體化過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析與探究，尋求一體化最佳解決方式，從而為我國(guó)信息化建設(shè)提供助力。

一、圖書(shū)、檔案一體化管理的實(shí)施因素

圖書(shū)與檔案兩者在本質(zhì)上存在相似性，二者都屬于文獻(xiàn)信息的范疇，發(fā)展歷史具有重合點(diǎn)，因此它們的融合在根本上來(lái)講是可以進(jìn)行的。在古代，二者的管理是同一的，圖書(shū)與檔案兩者的功能是機(jī)構(gòu)共同具備的。而隨著社會(huì)發(fā)展，分工才逐漸明確，圖書(shū)注重系統(tǒng)，而檔案則注重原始，兩者分立，逐步獨(dú)立。但就其發(fā)展歷史而言，兩者同根同源，能夠互相轉(zhuǎn)化并進(jìn)行統(tǒng)一管理，系統(tǒng)論原理為二者一體化提供了理論基礎(chǔ)。

圖書(shū)、檔案在管理內(nèi)容上存在相似性，這有利于一體化的發(fā)展。同根同源使得二者不論是管理方式、程序還是服務(wù)對(duì)象，都有類(lèi)似的地方。首先，二者都是以整理與收集圖書(shū)或資料作為基礎(chǔ)，從而達(dá)到利用的目的;其次，工作上都依賴(lài)于計(jì)算機(jī)的大數(shù)據(jù)的整理能力;最后，二者都服務(wù)于社會(huì)，為社會(huì)發(fā)展提供信息需求。因此，各方面的相同或相似都提高了一體化建設(shè)的可能性。

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展也為圖書(shū)、檔案一體化建設(shè)提供了技術(shù)支持，再者，計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，也有助于實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)的整合與利用。我國(guó)目前針對(duì)于網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)現(xiàn)了國(guó)家級(jí)、地方級(jí)雙重建設(shè)的長(zhǎng)足發(fā)展，目前已經(jīng)趨于成熟。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的分級(jí)完善建設(shè)，為圖書(shū)、檔案提供了管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，有助于從以往面對(duì)面的方式轉(zhuǎn)變?yōu)槎喾N形式，能夠更好地服務(wù)更廣范圍的社會(huì)大眾。

隨著計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，對(duì)人們的思想觀(guān)念也造成了極大的沖擊，改變了傳統(tǒng)的針對(duì)于信息的看法，更加注重對(duì)信息資源的共享。因此，針對(duì)于圖書(shū)、檔案一體化建設(shè)，必須在社會(huì)普遍認(rèn)同的基礎(chǔ)上進(jìn)行，目前具備了良好的思想基礎(chǔ)。

二、圖書(shū)、檔案一體化管理實(shí)踐中存在的問(wèn)題

目前我國(guó)針對(duì)于圖書(shū)、檔案一體化管理進(jìn)行了有益的探索，并解決了部分實(shí)踐中存在的問(wèn)題。下面將對(duì)實(shí)踐中遇到的問(wèn)題進(jìn)行細(xì)致的分析，并進(jìn)行有益的探索。

1.缺乏相關(guān)法律法規(guī)的支持。圖書(shū)與檔案雖然同根同源，但是其屬于不同學(xué)科，具有不同的特性。法律法規(guī)的統(tǒng)一規(guī)定有助于對(duì)其進(jìn)行一體化管理，也是必須的。目前外國(guó)對(duì)該內(nèi)容的探索較為成功，例如以美國(guó)與加拿大為例，其針對(duì)二者建立的機(jī)構(gòu)就在最初成立之時(shí)就建立了相應(yīng)的法律法規(guī)，并在實(shí)踐中不斷完善。但是目前我國(guó)在實(shí)踐中，二者分屬不同部門(mén)，領(lǐng)導(dǎo)層面針對(duì)于二者一體化建設(shè)與管理的認(rèn)識(shí)不足，造成一體化建設(shè)進(jìn)程緩慢。

2.相比理論探討實(shí)踐工作較少。從最初到現(xiàn)在，針對(duì)于我國(guó)圖書(shū)與檔案進(jìn)行的一體化探索，總體而言理論多于實(shí)踐。西方國(guó)家在這方面已遠(yuǎn)遠(yuǎn)走在我國(guó)前面，“歐美等國(guó)檔圖情一體化呈快速發(fā)展的態(tài)勢(shì)，特別是在一些企業(yè)部門(mén)?！盵2]目前，針對(duì)于二者一體化進(jìn)程的理論探索，覆蓋了基礎(chǔ)理念、實(shí)踐構(gòu)想等全過(guò)程及各個(gè)領(lǐng)域。但是在實(shí)際的操作過(guò)程中，圖書(shū)、檔案一體化沒(méi)有大范圍地推行，理論也成為一紙空文，沒(méi)有實(shí)際的指導(dǎo)意義。

3.信息資源網(wǎng)站的建設(shè)不夠完善。圖書(shū)、檔案一體化建設(shè)最主要的目的就是更好地服務(wù)大眾，也就是方便用戶(hù)使用。這就要求建立相關(guān)的網(wǎng)站，整理利用相關(guān)信息資源，從而更好地為用戶(hù)服務(wù)。加拿大圖書(shū)檔案館在2004年由加拿大圖書(shū)館和加拿大國(guó)家檔案館合并而成，數(shù)字化程度高，網(wǎng)站建設(shè)較為合理與完善，信息資源實(shí)現(xiàn)了全覆蓋，方便用戶(hù)查找與利用。目前我國(guó)由于對(duì)圖書(shū)、檔案一體化的認(rèn)識(shí)存在不足，以至于針對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的聯(lián)合建設(shè)存在實(shí)踐難題，無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代人的信息搜索需求。

4.缺乏具有全面素質(zhì)的人才。圖書(shū)、檔案一體化的建設(shè)離不開(kāi)技術(shù)的支持，技術(shù)的發(fā)展離不開(kāi)高素質(zhì)人才的貢獻(xiàn)。只有對(duì)圖書(shū)與檔案特性及相關(guān)管理十分熟悉的人，才能夠?qū)D書(shū)、檔案進(jìn)行全面管理，協(xié)調(diào)一致，為一體化建設(shè)提供基礎(chǔ)。其次，電子信息技術(shù)是整體開(kāi)發(fā)必不可少的，因此要必須大力引進(jìn)開(kāi)發(fā)管理信息系統(tǒng)的相關(guān)人才，提升對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與管理水平。就目前的實(shí)踐來(lái)看，我國(guó)對(duì)于綜合性的人才還是十分缺乏的。圖書(shū)與檔案屬于冷門(mén)專(zhuān)業(yè)，精通二者的人才較少，且對(duì)二者進(jìn)行協(xié)調(diào)合作管理的人才更是鳳毛麟角，因此圖書(shū)、檔案一體化管理期待全面的人才。

5.對(duì)用戶(hù)需求的研究不足。用戶(hù)的利用是整個(gè)體系的最終價(jià)值，只有實(shí)現(xiàn)了對(duì)相關(guān)信息的搜索、利用和實(shí)踐，其價(jià)值才算是真正實(shí)現(xiàn)。對(duì)圖書(shū)、檔案的一體化管理，最終價(jià)值的實(shí)現(xiàn)是對(duì)其最大的意義，用戶(hù)的參與才是其一體化進(jìn)程的根本動(dòng)力。因此，一體化的管理必須要注重對(duì)相關(guān)用戶(hù)群體的需求分析，從而建立符合需求的服務(wù)方式和態(tài)度，提供更全面、更有效、更人性化的服務(wù)。美國(guó)國(guó)家檔案館倡導(dǎo)竭誠(chéng)為用戶(hù)服務(wù)，用戶(hù)是最重要的資源，并創(chuàng)新組織架構(gòu)和工作流程，有效地滿(mǎn)足用戶(hù)的需求。但是，我國(guó)目前針對(duì)于用戶(hù)需求的分析并不多，研究不夠全面、深入，無(wú)法全面分析其最終內(nèi)涵，而是停留于表面。也由此導(dǎo)致了我國(guó)部分管理對(duì)圖書(shū)、檔案的利用不足，不能充分挖掘檔案內(nèi)涵，缺乏全面的人性化服務(wù)。

三、完善圖書(shū)、檔案一體化管理的建議

1.出臺(tái)相應(yīng)法律法規(guī)及業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。全面完善的法律法規(guī)和相關(guān)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是圖書(shū)、檔案一體化進(jìn)程的根本保證。因此，我國(guó)必須完善相關(guān)立法與標(biāo)準(zhǔn)的制定，從而更好地對(duì)實(shí)踐中可能出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行指導(dǎo)、調(diào)節(jié)，并對(duì)不合理行為進(jìn)行規(guī)范，更好的為用戶(hù)服務(wù)。首先，從我國(guó)實(shí)際發(fā)展情況出發(fā)，對(duì)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行完善，在宏觀(guān)上形成統(tǒng)一管理，并對(duì)圖書(shū)、檔案一體化進(jìn)程進(jìn)行監(jiān)督，指導(dǎo)方向，保證資源的最優(yōu)配置與利用，協(xié)調(diào)二者的管理體系，保證資源最大程度的共享。其次，各部門(mén)針對(duì)于圖書(shū)、檔案一體化進(jìn)程中制定具體的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，從而更好地在細(xì)節(jié)上服務(wù)于一體化進(jìn)程。隨著網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，對(duì)信息整理與管理進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的制定是必然的。與此同時(shí)，還要考慮到二者的異同點(diǎn)，在同一性上進(jìn)行整合，兼顧不同性質(zhì)，通過(guò)現(xiàn)代化手段實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

2.鼓勵(lì)進(jìn)行圖書(shū)、檔案一體化管理的實(shí)踐探索。針對(duì)于我國(guó)目前的理論與實(shí)踐的探索現(xiàn)狀，我國(guó)應(yīng)在出臺(tái)相關(guān)法律法規(guī)基礎(chǔ)上進(jìn)行動(dòng)員，促進(jìn)各相關(guān)單位積極參與一體化管理活動(dòng)。首先，要對(duì)相關(guān)一體化的必要性進(jìn)行宣傳，深入貫徹理論理念，使得一體化深入人心。在領(lǐng)導(dǎo)層形成充分利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的觀(guān)念，從而更好地促進(jìn)體制改革，加深政策執(zhí)行力度，推動(dòng)實(shí)踐的不斷發(fā)展。其次，針對(duì)其一體化提供實(shí)際支持。通過(guò)依法建設(shè)并進(jìn)行規(guī)范，科學(xué)管理并不斷實(shí)踐，在實(shí)踐中解決問(wèn)題，積累經(jīng)驗(yàn)，暢通信息資源的開(kāi)發(fā)，針對(duì)學(xué)術(shù)性問(wèn)題進(jìn)行探究，承擔(dān)課題的探索與研究，從而更好地服務(wù)社會(huì)。

3.建立并完善圖書(shū)、檔案一體化管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)二者的一體化，前提就是建立依托網(wǎng)絡(luò)形成的一體化管理平臺(tái)，打造圖書(shū)檔案管理一體化信息服務(wù)平臺(tái)，通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)是必備前提，通過(guò)管理一體化信息服務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息利用集中、高效、高速的最佳效能[3]，從而提供更高水平的服務(wù)，發(fā)揮更大效益。

4.引進(jìn)及培養(yǎng)綜合性人才。缺乏專(zhuān)業(yè)且綜合素質(zhì)較高的人才是目前制約我國(guó)圖書(shū)、檔案一體化管理的重要因素。因此，引進(jìn)綜合性人才是實(shí)現(xiàn)一體化管理的重要手段，也是實(shí)現(xiàn)一體化的必備條件[4]。首先，要對(duì)相關(guān)人才進(jìn)行培養(yǎng)，滿(mǎn)足發(fā)展的需求?？梢酝ㄟ^(guò)兩種方法進(jìn)行，一是在已建立專(zhuān)門(mén)專(zhuān)業(yè)的高校院系開(kāi)展一體化管理思想與理念的培養(yǎng)，加強(qiáng)專(zhuān)門(mén)人才的教育，從而為一體化建設(shè)提供人才儲(chǔ)備與科技力量。二是要重視對(duì)于在職人員的培養(yǎng)。在職人員是一體化建設(shè)的中堅(jiān)力量，也是最高效地推動(dòng)一體化進(jìn)程的重要力量。通過(guò)對(duì)其的培養(yǎng)，能夠最高效地實(shí)現(xiàn)對(duì)一體化信息進(jìn)行整合與實(shí)踐。由于一般情況下，相關(guān)圖書(shū)或檔案專(zhuān)業(yè)人員不具備相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)，而招聘的人員數(shù)量有限，無(wú)法滿(mǎn)足開(kāi)發(fā)與軟件維護(hù)的需求，由此引入第三方技術(shù)力量支持十分有必要，且能夠更高效地完成技術(shù)要求。

5.加強(qiáng)用戶(hù)需求調(diào)查研究。圖書(shū)、檔案的一體化管理最終的目標(biāo)就是滿(mǎn)足使用者的最終需求，因此，對(duì)用戶(hù)需求進(jìn)行調(diào)研是一體化平臺(tái)建設(shè)的前提條件。只要了解了用戶(hù)的基本需求，明白用戶(hù)的要求，才能最終轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，破除過(guò)去落后的封閉模式。同時(shí)，還能夠提升各部門(mén)的服務(wù)效率，提高服務(wù)與數(shù)據(jù)質(zhì)量，提供更好的信息服務(wù)。此外，對(duì)用戶(hù)的服務(wù)需求進(jìn)行調(diào)查，還能對(duì)用戶(hù)群體進(jìn)行定位，從而提供具有針對(duì)性的特色服務(wù)，更好地吸引客戶(hù)群體，逐步擴(kuò)大消費(fèi)受眾。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，由于信息的利用與需求不斷提高，對(duì)內(nèi)容的全面性與利用的便捷性都提出了較高的要求。這就使得信息資源不斷優(yōu)化，發(fā)揮著集群與一體化的優(yōu)勢(shì)。在這種情況下，圖書(shū)、檔案一體化管理能夠最大限度地整合信息，優(yōu)化信息的管理，提供更加便捷的信息服務(wù)，同時(shí)圖書(shū)與檔案的相似性也為其統(tǒng)一管理提供了可能性。我國(guó)從理論、思想以及技術(shù)等多個(gè)層面都已經(jīng)具備了一體化管理改革的基礎(chǔ)。但就目前實(shí)踐來(lái)看，其改革實(shí)踐面臨各種問(wèn)題，無(wú)法按照設(shè)想進(jìn)行。在這種情況下，要實(shí)現(xiàn)圖書(shū)、檔案一體化，必須從國(guó)家政府層面到各個(gè)具體實(shí)施主體，由上到下，全面而深入地去對(duì)相關(guān)步驟進(jìn)行設(shè)計(jì)與落實(shí)，從而解決實(shí)踐中的問(wèn)題，最終實(shí)現(xiàn)一體化目標(biāo)。

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