學(xué)科型學(xué)院辦公室管理模式創(chuàng)新的思考

孫翰昌

【摘 要】學(xué)院轉(zhuǎn)型升級(jí)后，學(xué)科型學(xué)院發(fā)展的戰(zhàn)略地位凸顯，其辦公室的職能及所承擔(dān)的任務(wù)加重，也面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。本文針對(duì)學(xué)科型學(xué)院辦公室管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行診斷、反思，從內(nèi)部體制改革、職能定位、考核機(jī)制等方面，淺談制約學(xué)科型學(xué)院管理效能的因素與提升策略。

【關(guān)鍵詞】辦公室;管理;創(chuàng)新

中圖分類(lèi)號(hào)： G648 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 2095-2457（2019）02-0097-003

【Abstract】The upgrading of colleges highlights the strategic status of discipline-based colleges.As a result，facing new opportunities and challenges，the administrative offices should tackle more burdensome tasks as to how to function effectively.By analyzing and reflecting on current office management problems in discipline-based colleges，this paper provides a tentative policy of office management innovation in discipline-based colleges in terms of internal structural reform， functioning and evaluation mechanisms.

【Key words】Office;Management;Innovation

黨的十九大報(bào)告指出，加快“雙一流”建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展，促進(jìn)我國(guó)高等教育與國(guó)外高等教育發(fā)展前沿潮流包括發(fā)展理念、發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)等同頻共振。這樣勢(shì)必致使我國(guó)高等教育事業(yè)改革的不斷深入和發(fā)展，辦學(xué)規(guī)模和層次的日漸提高，辦學(xué)形式也越來(lái)越多樣化，高校辦學(xué)水平逐漸提升，管理重心逐漸下移[1]?？茖W(xué)型學(xué)院是以學(xué)科建設(shè)為導(dǎo)向的二級(jí)學(xué)院，在學(xué)院轉(zhuǎn)型升級(jí)發(fā)展中，作為學(xué)院中心樞紐及綜合管理平臺(tái)的學(xué)院辦公室也將面臨著許多新的挑戰(zhàn)[2]，除了負(fù)責(zé)日常行政事務(wù)管理工作外，承擔(dān)著科研管理及學(xué)科建設(shè)管理等多項(xiàng)重要任務(wù)。筆者采用電話(huà)咨詢(xún)、網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)、現(xiàn)場(chǎng)走訪等形式對(duì)多所高校的理工類(lèi)及農(nóng)學(xué)類(lèi)學(xué)院的辦公室進(jìn)行了調(diào)研，提出學(xué)科型學(xué)院辦公室的管理模式創(chuàng)新、工作效率提高對(duì)策，為優(yōu)化二級(jí)學(xué)院的辦公室管理積累經(jīng)驗(yàn)。

1 學(xué)科型學(xué)院辦公室機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備

1.1 機(jī)構(gòu)設(shè)置

實(shí)行二級(jí)學(xué)院管理以后，高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理體系是一個(gè)系統(tǒng)的管理平臺(tái)。多數(shù)學(xué)科型學(xué)院辦公室體系包括學(xué)院黨政辦公室、教學(xué)辦公室及學(xué)生工作辦公室三個(gè)科級(jí)機(jī)構(gòu)。學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)綜合管理、學(xué)科科研、黨務(wù)人事等方面的工作，教學(xué)辦公室主要負(fù)責(zé)學(xué)院的教學(xué)運(yùn)行、教學(xué)改革、教學(xué)實(shí)踐等工作，學(xué)工辦主要負(fù)責(zé)學(xué)生思想政治及學(xué)生管理工作。

1.2 辦公室管理體系職責(zé)

學(xué)科型學(xué)院強(qiáng)化了教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)三大職能，已經(jīng)成為了一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的管理主體。辦公室管理職能也發(fā)生了改變，不僅要輔助院系領(lǐng)導(dǎo)謀劃學(xué)院發(fā)展，還要承擔(dān)學(xué)院的綜合管理、教學(xué)科研、數(shù)據(jù)收據(jù)等方面的工作[3]。具體職責(zé)包括內(nèi)部管理、教學(xué)教務(wù)、學(xué)科科研、職稱(chēng)評(píng)審、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)、檔案管理、財(cái)務(wù)預(yù)算、資產(chǎn)管理、國(guó)際合作、社會(huì)服務(wù)、校友聯(lián)絡(luò)、學(xué)生管理、團(tuán)學(xué)活動(dòng)、后勤保障、公共事務(wù)等工作[4]。

1.3 管理人員配備

關(guān)于學(xué)院辦公室人員配備， 目前各校情況不一。校內(nèi)人事分配制度改革走在前面的高校，辦公室人員比較精簡(jiǎn)。黨政辦公室設(shè)置主任或副主任1名、辦事員1～3名，教學(xué)辦也是主任或副主任1名、辦事員1～2名;60%的學(xué)科型學(xué)院在黨政辦中設(shè)置專(zhuān)職科研秘書(shū)1名。學(xué)生辦公室設(shè)置主任或者副主任1名，90%的學(xué)院由團(tuán)總支書(shū)記或副書(shū)記兼任，輔導(dǎo)員1～8名，根據(jù)學(xué)生人數(shù)而定。

2 制約辦公室管理效能的因素診斷

2.1 管理制度執(zhí)行缺位

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，多數(shù)學(xué)院的的日常管理制度比較陳舊，更新比較慢，辦公室各項(xiàng)制度無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)代學(xué)院轉(zhuǎn)型發(fā)展需要，缺乏比較規(guī)范完善的管理體系[3]?？蒲行蛯W(xué)院辦公室崗位職責(zé)精準(zhǔn)程度不夠，缺少過(guò)程管控及目標(biāo)管理機(jī)制，缺少定量分析及精細(xì)化管理途徑。會(huì)議、接待、外聯(lián)、資產(chǎn)管理等日常工作缺少制度化管理，往往是應(yīng)急處理;有些學(xué)院有了比較完善的管理制度，但是運(yùn)行時(shí)脫離了制度本身，出現(xiàn)制度執(zhí)行的嚴(yán)重缺位。

2.2 自主管理意識(shí)缺乏

傳統(tǒng)的思維定勢(shì)和工作模式，使很多高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理人員習(xí)慣于傳達(dá)上級(jí)指令、布置工作任務(wù)、檢查落實(shí)情況，多數(shù)精力停留在了繁雜的日常事務(wù)，其他職能及自主管理紊亂，影響了學(xué)科型學(xué)院二級(jí)管理的獨(dú)立性[5]。職能的慣性延伸出職能的惰性，促使辦公室人員固步自封，思想觀念尚未完全轉(zhuǎn)變，“自主管理”意識(shí)缺乏，主動(dòng)性和積極性不夠。應(yīng)用型高校在“雙一流”建設(shè)過(guò)程中，擴(kuò)大了學(xué)科型學(xué)院辦公室工作涉及范圍，加大了服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展的功能，造成辦公室角色定位不清晰。

2.3 智能化程度滯后

信息化智能化是現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)發(fā)展方向，學(xué)科型學(xué)院辦公室都擁有計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等信息化設(shè)備，但設(shè)備更新很慢。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有80%的學(xué)院辦公室反映，現(xiàn)在所用的電腦已經(jīng)5年以上，反應(yīng)速度慢，制約了管理效能。另外，所有受訪學(xué)院都沒(méi)有自己的辦公室管理系統(tǒng)，缺乏快速運(yùn)轉(zhuǎn)的辦公管理平臺(tái)，只停留在了簡(jiǎn)單的網(wǎng)絡(luò)傳輸上，比如電子郵件、QQ群及微信群等工具。無(wú)紙化辦公及云端辦公水平滯后，阻礙了學(xué)院辦公室管理的自動(dòng)化和信息化程度，直接地影響著學(xué)院管理效率及進(jìn)程。

2.4 管理人員素質(zhì)錯(cuò)位

辦公室工作人員的學(xué)歷層次、專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)是否合理直接影響辦公室管理效能與水平。學(xué)科型學(xué)院的辦公室管理人員90%來(lái)源于專(zhuān)業(yè)教師，缺乏系統(tǒng)的行政管理理論知識(shí)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，加之學(xué)科型學(xué)院以教學(xué)、科研為中心，偏重學(xué)科建設(shè)，對(duì)辦公室管理缺乏足夠重視，在制定進(jìn)修培訓(xùn)和福利待遇等方面政策時(shí)，對(duì)辦公室管理人員關(guān)注較少。辦公室人員常常在職稱(chēng)評(píng)定、職業(yè)規(guī)劃、進(jìn)修培訓(xùn)等方面遇到較大困難[6]。這些原因?qū)е聦W(xué)科型學(xué)院辦公室團(tuán)隊(duì)缺乏歸屬感，思想不穩(wěn)定，嚴(yán)重影響了學(xué)院管理的效率。

2.5 時(shí)間管理紊亂

學(xué)科型學(xué)院的辦公室管理人員多數(shù)都是專(zhuān)業(yè)技術(shù)崗位，他們要兼顧管理、教學(xué)、科研等多方面的工作。調(diào)研結(jié)果顯示，50%的辦公室管理人員承擔(dān)有專(zhuān)業(yè)課程，有些多達(dá)周8學(xué)時(shí)，還有一定科研項(xiàng)目，所以在管理上的時(shí)間嚴(yán)重不足。另外，在開(kāi)展科研實(shí)驗(yàn)過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)緊急處理的實(shí)驗(yàn)環(huán)節(jié)，導(dǎo)致了管理人員的時(shí)間管理紊亂，嚴(yán)重影響工作程序及管理效率。

2.6 考核激勵(lì)失真

建立導(dǎo)向明確、分層激勵(lì)、分類(lèi)管理的考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)學(xué)科型學(xué)院辦公室管理人員開(kāi)展科學(xué)評(píng)價(jià)。但是據(jù)受訪者反映，有些辦公室管理人員事務(wù)性比較多，學(xué)術(shù)論文少，職務(wù)和職稱(chēng)晉升方面往往處于劣勢(shì)。在以科研成果為標(biāo)桿的學(xué)科型學(xué)院中他們的績(jī)效考核很吃虧?？己嗽u(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)模糊，考核結(jié)果失真，導(dǎo)致辦公室人員工作缺少積極性，因此科學(xué)的績(jī)效考核體系有待進(jìn)一步構(gòu)建。

3 創(chuàng)新學(xué)院辦公室管理模式的策略

3.1 學(xué)校內(nèi)部行政管理體制改革

高校內(nèi)部行政管理體制改革是學(xué)科型學(xué)院管理模式創(chuàng)新的關(guān)鍵。當(dāng)前高校所采取的校院“二級(jí)管理，以院為主”的管理模式，管理模式改革引發(fā)了內(nèi)部管理關(guān)系的變化，學(xué)科型學(xué)院辦公室也將迎來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)[7]。這樣促使學(xué)科型學(xué)院管理體制改革，轉(zhuǎn)變?cè)幸越虒W(xué)服務(wù)部門(mén)為主的傳統(tǒng)管理模式，調(diào)整為二級(jí)學(xué)院相對(duì)獨(dú)立運(yùn)行，明晰教學(xué)服務(wù)部門(mén)與教學(xué)執(zhí)行部門(mén)之間的責(zé)權(quán)關(guān)系，落實(shí)“放管服”政策。合理調(diào)控學(xué)校行政體制中管理的控制幅度，改變學(xué)校內(nèi)部行政管理體制中的垂直分工和水平分工，以達(dá)到管理層次與控制幅度兩者之間的最佳結(jié)合點(diǎn)，做到學(xué)科型學(xué)院內(nèi)部管理的相對(duì)獨(dú)立。

3.2 科學(xué)規(guī)劃學(xué)科型學(xué)院辦公室的職能定位

科學(xué)劃分和界定學(xué)科型學(xué)院辦公室本身所應(yīng)有的管理職能，優(yōu)化資源配置，良性協(xié)調(diào)學(xué)院與學(xué)校之間、學(xué)院與學(xué)院之間、學(xué)院與系之間及學(xué)院與教職工之間的關(guān)系，使工作效能最大化，最終達(dá)到高效管理的目標(biāo)，這是科學(xué)管理的基本要義[1]。在高校辦學(xué)職能的拓展和學(xué)院事業(yè)的發(fā)展及學(xué)科建設(shè)不斷深入的背景下，面臨著許多的新情況、新問(wèn)題和新困難，學(xué)校應(yīng)重新審視并界定學(xué)科型學(xué)院辦公室的職能，更進(jìn)一步要求辦公室管理與建設(shè)準(zhǔn)確定位，充分發(fā)揮職能作用[8]。筆者認(rèn)為，學(xué)科型學(xué)院辦公室可以從策劃、執(zhí)行、統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)及服務(wù)等方面來(lái)定位其職能，有效完成其職責(zé)。

3.3 轉(zhuǎn)變管理理念促進(jìn)內(nèi)涵式發(fā)展

創(chuàng)新是新時(shí)代發(fā)展的要求，是辦公室管理的靈魂。大數(shù)據(jù)時(shí)代信息更新快、傳播速度快，學(xué)科型學(xué)院辦公室管理人員應(yīng)該更新管理理念，主動(dòng)創(chuàng)造性開(kāi)展工作，運(yùn)用新視角、新手段，探索處置應(yīng)急事件的新途徑。辦公室管理人員的服務(wù)職能體現(xiàn)在以教師和學(xué)生為根本，應(yīng)該提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)內(nèi)涵，為人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.4 構(gòu)建科學(xué)考核長(zhǎng)效機(jī)制

學(xué)科型學(xué)院辦公室應(yīng)該建立科學(xué)的考評(píng)機(jī)制，完善激勵(lì)機(jī)制，營(yíng)造激勵(lì)的管理氛圍。筆者認(rèn)為，從以下幾個(gè)方面構(gòu)建考核長(zhǎng)效機(jī)制：一是注重過(guò)程考核，加強(qiáng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的巡查與問(wèn)候，使管理人員的工作得到認(rèn)同。二是建立完善的考評(píng)體系及科學(xué)的考核指標(biāo)體系，根據(jù)辦公室管理工作的特點(diǎn)和規(guī)律，采用定性和定量有機(jī)結(jié)合的方式對(duì)辦公室管理人員進(jìn)行考核?！暗隆?、“能”考核內(nèi)容采用定性方式，而“勤”、“績(jī)”采用定量考核方式[9]。三是借鑒360度績(jī)效考核方法，全面、客觀地分析考核信息，保證了績(jī)效考核的客觀性和有效性[10]。

3.5 筑新平臺(tái)創(chuàng)新辦公室管理模式

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與辦公管理云技術(shù)也快速發(fā)展?？茖W(xué)型學(xué)院辦公室管理應(yīng)實(shí)行辦公技術(shù)平臺(tái)創(chuàng)新，建立智能化辦公管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)辦公室管理模式智能化、信息化、數(shù)字化、無(wú)紙化，構(gòu)建辦公系統(tǒng)信息高速公路，縮短空間距離，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，使得各項(xiàng)信息能為學(xué)校的教學(xué)科研及管理服務(wù)，提高管理效率。

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