EXCEL在外貿(mào)管理中的應用

周 儀，華桂英，肖婷婷，任 玥

（江蘇省紡織研究所股份有限公司，江蘇無錫 21024）

EXCEL是常用的辦公軟件之一，也是在外貿(mào)業(yè)務中使用頻繁的軟件之一，EXCEL的自動計算、透視表和數(shù)據(jù)分析等工具是企業(yè)管理和信息化管理中常用的手段。

1 需求分析

我國加入WTO后，外貿(mào)業(yè)務進一步放開，大量的小微企業(yè)也加入到外貿(mào)出口的大軍中。該類企業(yè)中往往存在業(yè)務面窄、人手少、資金少等問題，同時又面臨訂單小、產(chǎn)品雜、貨期緊、物流成本高、出口風險高等因素。由于人手少，往往是一人身兼多職[1,2]，一方面要商務洽談，另一方面又要尋找貨源，制作單證，還要負責組織發(fā)貨、安排物流、收取外匯等工作。這類企業(yè)流程簡單，交易金額小，不太可能使用大型的外貿(mào)管理軟件，但它們也希望把業(yè)務做得井井有條，并能進行有效的風險管控。EXCEL操作簡單，結合網(wǎng)絡云端和手機客戶端等現(xiàn)代化手段，使用者隨時都可以查看各訂單的操作進度，做到有條不紊。在手機端顯示的情況見圖1。

圖1 在手機端顯示的情況

2 總體設計

對于小微商貿(mào)企業(yè)，很少涉及庫存商品積壓等問題，因此采購數(shù)量大體上就是發(fā)貨數(shù)量，只是會存在分批發(fā)貨，合并發(fā)貨等問題。這樣整個業(yè)務流程就非常簡單，業(yè)務員接到訂單后，就組織商品加工與采購。商品備齊后，根據(jù)客戶要求完成制作單證、組織發(fā)貨、安排物流、出口報關等工作。在此過程中，根據(jù)雙方合同要求，還要時刻關注外匯收取以及加工與采購合同、支付加工和采購貨款等問題。通過提煉可以簡化為圖2的業(yè)務流程，再加上獨立的銷售費用、管理費用等登記，這樣整個的物品流和資金流全部可以反映出來。經(jīng)過提煉的業(yè)務完全可以整合到一個EXCEL文件中，并存于云端隨時取用，為方便手機端的應用，文件應盡量簡單，縮小體積，避免采用宏，VBA，控件等元素。

由于EXCEL并非數(shù)據(jù)庫，即使采用多個工作表的設計也不可能對各項數(shù)據(jù)壓縮到很精簡，必然會存在大量的數(shù)據(jù)冗余和重復輸入。為盡量減少工作強度，同時又要確保數(shù)據(jù)的一致性，系統(tǒng)多采用數(shù)據(jù)選項方式。不能采用數(shù)據(jù)選項的地方，盡量方便數(shù)據(jù)的人工復制拷貝，最后再通過在重要環(huán)節(jié)設立數(shù)據(jù)校驗，及時發(fā)現(xiàn)錯誤并及時改正，盡量減少操作失誤帶來的出錯風險。

圖2 簡化后的業(yè)務流程

3 模塊建立

在本EXCEL文檔中的各個模塊都是建立在工作表之上，這些模塊主要有四大類：基本信息類模塊、業(yè)務操作類模塊、數(shù)據(jù)分析類模塊、系統(tǒng)主模塊。

3.1 基本信息模塊

基本信息類模塊主要是一些需要先行錄入信息的模塊，而這些信息在后續(xù)的工作表中多以下拉列表的方式進行選擇性輸入，這些信息主要有業(yè)務員名錄、客戶名錄、供應商名錄、物流及貨代名錄、商品名錄、雜項、費用目錄和匯率等。根據(jù)業(yè)務需要或數(shù)據(jù)分析的需要按列登記各項信息，同時還要考慮到這些信息是否方便與財務及相關部門的調(diào)取和使用，如結算幣種、外匯牌價等。由于這些信息中很多內(nèi)容都具有唯一性，最好有序錄入和排列，為避免誤操作，對于名稱唯一的列做唯一性判斷的檢驗，方便用戶及時發(fā)現(xiàn)和更正。

在基本信息類模塊中，商品名錄的建立十分關鍵，必須對外貿(mào)業(yè)務中所涉及的產(chǎn)品有充分的了解，并以此為基礎，按類別屬性進行區(qū)分，由于這些內(nèi)容之間存在互相關聯(lián)，所以也必須分別建表，有序排列，并進行關聯(lián)，在后續(xù)的模塊中以多級菜單的方式進行選擇性輸入。

3.2 業(yè)務操作模塊

業(yè)務操作類模塊主要是記錄各業(yè)務操作流程中的相關信息，這些信息都錄入在各個工作表中，這些工作表主要有：登記訂單明細、加工采購明細、發(fā)貨明細、出口報關、發(fā)票開具、外匯收取、結匯、加工采購發(fā)票、貨款支付、費用支出等。這些工作表是業(yè)務操作中常用的工作表，是記錄各項業(yè)務信息的關鍵，也是報表分析的數(shù)據(jù)來源，所以數(shù)據(jù)的準確可靠和規(guī)范很重要。

3.3 數(shù)據(jù)分析模塊

數(shù)據(jù)分析類模塊主要是對外貿(mào)業(yè)務過程中涉及到的有關信息進行匯總、整理和分析，是對業(yè)務操作好壞提供判斷和決策的依據(jù)。這些模塊可以根據(jù)需要用工作表來建立，主要按月度匯總的信息，可以是收到訂單、已發(fā)貨訂單、已開票訂單、未完成訂單、加工采購單、銷出商品、客戶銷售。也可以是按商品匯總、客戶匯總，還可以匯總發(fā)出商品、統(tǒng)計收付款信息、匯兌損益、銷售費用、管理費用等等，這些數(shù)據(jù)若結合圖表則表現(xiàn)得更直觀[3-5]。

3.4 系統(tǒng)主模塊

系統(tǒng)主模塊主要是文檔的主界面，如圖3用于設定信息的采集年份，通過超鏈接的方式可以在各工作表間切換。

圖3 系統(tǒng)主界面

4 應用實施

在進行工作表設計和操作時，一方面要考慮節(jié)省內(nèi)存空間，加快運算速度，另一方面又要考慮到操作時的方便性。在定義名稱時，對所定義區(qū)域按適用即可，適當放大的原則來定義；對頻繁引用的單元格可以采用大公式來計算，如采用CNY計量的訂單金額，既要考慮訂單結算的幣種，還要考慮當時的匯率等。本例按如下公式計算可得=IF(U6＜＞””,U6*IF(P6＜＞””,IF(O6=X8_C5,INDEX(X8_C,MA TCH(IF(B6＜＞””,IF(YEAR(B6)＜THISYEAR,MONT H(B6),MONTH(B6)+12),””),X8_A,0),),IF(O6=X8_D5,INDEX(X8_D,MATCH(IF(B6＜＞””,IF(YEAR(B6)＜THISYEAR,MONTH(B6),MONTH(B6)+12),””),X8_A,0),),IF(O6=X8_E5,INDEX(X8_E,MATCH(IF(B6＜＞””,IF(YEAR(B6)＜THISYEAR,MONTH(B6),MONTH(B6)+12),””),X8_A,0),),IF(O6=X8_F5,INDEX(X8_F,MATCH(IF(B6＜＞””,IF(YEAR(B6)＜THISYEAR,MONTH(B6),MONTH(B6)+12),””),X8_A,0),),IF(O6=X8_G5,INDEX(X8_G,MATCH(IF(B6＜＞””,IF(YEAR(B6)＜THISYEAR,MONTH(B6),MONT H(B6)+12),””),X8_A,0),),””))))),””),””)； 為避免各模塊在操作時出現(xiàn)溢出，可以在操作區(qū)域的末端加色標記，同樣為避免數(shù)據(jù)輸入時發(fā)生誤操作，可以對不同操作方式的列和行加色區(qū)別，對關鍵的位置進行保護。

在實際的業(yè)務操作中，很多產(chǎn)品的名稱相同，但產(chǎn)品的屬性會有不同。在業(yè)務操作時，必須進行嚴格區(qū)分，通過唯一的產(chǎn)品編號來加以區(qū)別。同樣，訂單號、加工采購單號、單證上的發(fā)票號等都必須確保唯一，這些信息是各表間進行關聯(lián)的關鍵。通過報關發(fā)票號，進行發(fā)票的開具人，其報關發(fā)票號就是唯一選項。在進行開票登記時，由于單張稅務發(fā)票的最高金額有限，所以同一報關發(fā)票號下經(jīng)常要對應多張發(fā)票，開票內(nèi)容與報關單必須一致，所以必須按發(fā)票內(nèi)容逐項登記，發(fā)票登記表見圖4。

圖4 發(fā)票登記表

在進行數(shù)據(jù)匯總和分析時，可以結合圖形方式，根據(jù)個人喜好加以潤色和美化。結合圖5的近兩年月度接單情況分析表，以及圖6的近兩年月度開票情況的分析圖，就可以很好地反映這兩年外貿(mào)業(yè)務發(fā)展的情況。

圖5 近兩年每月接單金額分析表

圖6 近兩年每月開票金額分析圖

5 結語

通過EXCEL對外貿(mào)業(yè)務進行管理，充分利用了EXCEL強大的數(shù)據(jù)處理和分析功能。[6]操作流程的簡化，數(shù)據(jù)模型的建立，是進行信息化管理的立足之本，而規(guī)范化的數(shù)據(jù)是進行數(shù)據(jù)處理和分析的源泉，希望本課題能給實際生產(chǎn)應用帶來更多的啟發(fā)。