檔案信息化建設面臨的問題與對策

劉佳梅 齊齊哈爾市梅里斯達斡爾族區(qū)應急管理局

21世紀是一個信息化時代，信息資源在不停的更新?lián)Q代，信息技術手段也在不斷的進步和發(fā)展。將先進的信息技術運用在事業(yè)單位的檔案管理中，促使檔案管理工作發(fā)生了巨大的改變，有效的改進了在傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，提高了整體的工作效率，節(jié)省了時間的成本，而且還可以運用先進的信息技術手段對大數(shù)據(jù)資源進行有效的保存，在查找的時候也非常的簡單和快捷，促進了檔案管理工作的正常開展，結合社會的發(fā)展，實現(xiàn)了現(xiàn)代化的管理模式。

一、在檔案管理信息化建設存在的問題

(一)缺乏高質素信息化管理人才

現(xiàn)代檔案管理的信息化建設過程中，關于管理人才存在以下的幾點問題，首先是管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和信息化水平沒有達到管理的相關標準。在現(xiàn)代檔案管理中，很多的工作人員都不是相關院校相關專業(yè)畢業(yè)的，造成了專業(yè)能力的相對缺乏，而專業(yè)的管理能力和信息技術水平是信息化建設的前提，專業(yè)的管理人才是檔案管理信息化建設的基礎。其次在現(xiàn)代的管理人員上面，老齡化的問題比較的嚴重，從事管理工作的人員在信息化建設上面缺少經驗，并且因為年齡的原因，沒有信息化意識，或者是信息化意識不強，對于整體的技能培訓的力度不足，造成了整體隊伍的管理上面知識結構不完善，和現(xiàn)代的檔案信息化現(xiàn)代化不相符，最后針對相關的工作人員，在工作的過程中不能做到精益求精，檔案的管理人員對于檔案的管理工作相對來說比較敷衍了事，形式化，對于工作沒有高度的重視和認識，在進行資料收集的過程中沒有做到足夠的認真，沒有針對工作上的問題及時的發(fā)現(xiàn)和解決，任由問題的發(fā)展和蔓延，為檔案的管理工作帶來麻煩，不利于檔案管理工作的正常開展[1]。

(二)檔案管理改革機制不能與時俱進

事業(yè)單位的管理在不斷的進行改革，但是檔案管理改革的部分相對來說比較少，而在未來社會的發(fā)展過程中，面對著經濟建設的不確定性，做好檔案管理工作能夠保障信息材料的有效利用，針對形式及時的進行分析，從而更好的解決問題，在檔案管理中，沒有局勢俱進，建立操作性強的管理機制。[2 在針對現(xiàn)代化技術上面還缺乏一些認知能力，造成了應用設備的落后以及工作效率的低下，由于改革機制缺乏時代性，為檔案管理信息化建設產生了負面的影響。

(三)信息化建設的程度有待加強

在現(xiàn)代檔案管理信息化建設的過程中，相關的工作人員并不能將先進的信息技術手段進行靈活的運用，關于信息資源材料的收集、登記目前還存在很多的問題，采用的依舊是紙質的方式進行收藏，很難實現(xiàn)信息化的操作和信息化的記錄，這種的工作模式造成了在工作過程中效率的低下，為資料的查詢增加了很大的難度，因為在進行檔案管理信息化建設的過程中，加強信息技術手段的利用率和管理水平，逐步的完善信息化建設平臺。

二、提升檔案管理信息化建設的策略

(一)加強培訓，實現(xiàn)信息化和傳統(tǒng)管理模式的結合

在現(xiàn)代檔案管理過程中，檔案管理水平和效率一直停滯不前，源于在現(xiàn)代的管理仍然采用的是人工模式的操作。為了推進信息化建設，要加強工作人員專業(yè)技能的培訓教育，培養(yǎng)工作人員的信息技術水平，但是在現(xiàn)階段的管理人員當中，專業(yè)知識相對來說比較落后，專業(yè)技能比較低，只有少部分的檔案管理人員掌握電腦知識和操作的技能，因此要重視對工作隊伍的定期培訓，提高現(xiàn)有工作人員的工作效率，這樣才能完善檔案管理工作，促進檔案管理信息化建設。

(二)樹立現(xiàn)代化管理意識

在現(xiàn)代社會發(fā)展過程中，信息技術的不斷更新和進步，新思想觀念的不斷涌現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)的工作和生活模式，隨著現(xiàn)代計算機技術的快速發(fā)展，結合社會的變化，相關的檔案管理人員應該提升自己的工作意識，轉變工作的思路，實現(xiàn)現(xiàn)代化辦公模式，能夠更好的適應現(xiàn)代社會的要求。在進行信息化建設的過程中，首先要改變傳統(tǒng)工作模式中固有的觀念和思想，樹立現(xiàn)代化檔案管理的意識，更加的注重新技術手段來進行檔案的管理，促進現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展。

(三)完善檔案管理制度

在信息化建設中，構建檔案管理機制，針對相關的工作人員要進行約束和完善，通過管理行為和工作流程的制定促使管理工作的規(guī)范化和科學化，結合單位的實際情況制定操作性強的管理制度，將信息化建設納入開合的標準，激勵管理人員積極的應對信息化技術，提高管理人員的主動積極性。

三、總結

單位的信息化建設能夠有效的改進在傳統(tǒng)管理工作中的弊端，結合社會發(fā)展的需求，推進現(xiàn)代化管理。相信在未來的發(fā)展中，單位定能解決現(xiàn)有的問題，實現(xiàn)檔案管理的信息化，發(fā)揮事業(yè)單位的政治角色和價值。