高職院校信息化資產(chǎn)管理平臺(tái)構(gòu)建研究

趙錫根，周 軍，李 英

(鎮(zhèn)江高等?？茖W(xué)校 資產(chǎn)管理處，江蘇 鎮(zhèn)江 212028)

近年來，隨著國(guó)家對(duì)高職院校投入力度的不斷加大，高職院校的國(guó)有資產(chǎn)規(guī)模不斷擴(kuò)大、構(gòu)成日益復(fù)雜，現(xiàn)有的管理模式存在職責(zé)不明、有令難行、賬物不清、賬賬不符等現(xiàn)象[1]，越來越難以滿足多元化、規(guī)?；馁Y產(chǎn)管理需求。如何提高資產(chǎn)管理和運(yùn)行的效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)的保值、增值，充分發(fā)揮高校資源優(yōu)勢(shì)，服務(wù)于教育事業(yè)的發(fā)展[2]，是高職院校亟待解決的一項(xiàng)工作。

本文探討了制約高職院校資產(chǎn)管理工作的諸多因素，從體制、功能和技術(shù)等方面研究了高職院校信息化資產(chǎn)管理平臺(tái)的構(gòu)建，以更好地促進(jìn)高職院校資產(chǎn)管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

1 高職院校資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀與分析

當(dāng)前，高職院校日益增長(zhǎng)的固定資產(chǎn)規(guī)模與其落后的資產(chǎn)管理模式之間的矛盾，嚴(yán)重制約了高職院校轉(zhuǎn)型發(fā)展的步伐。

1.1 體制不健全

傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理職能往往被分解隸屬于多個(gè)部門，各部門也習(xí)慣于從自身職能的角度考慮資產(chǎn)配置，導(dǎo)致資產(chǎn)在管理過程中出現(xiàn)各自為政的現(xiàn)象。管理體制存在的問題造成目標(biāo)不一致、職責(zé)不明確、管理鏈條和信息割裂，形成了資產(chǎn)管理的職能壁壘和信息不暢[3]，導(dǎo)致資產(chǎn)的統(tǒng)籌管理和監(jiān)督難以順利實(shí)施，無法為學(xué)校的科學(xué)規(guī)劃和可持續(xù)發(fā)展提供支持。

1.2 重購(gòu)置輕管理

隨著市場(chǎng)對(duì)高素質(zhì)技能型人才需求量的逐步擴(kuò)大，國(guó)家對(duì)高職教育的發(fā)展越來越重視，加大了對(duì)高職院校的投入力度。各高職院校出于提升高技能人才培養(yǎng)質(zhì)量的目的，高度重視設(shè)備尤其是大型儀器設(shè)備的購(gòu)置工作，投入大量人力、物力和財(cái)力，召開多種形式的資產(chǎn)購(gòu)置分析會(huì)或?qū)＜艺撟C會(huì)等。但資產(chǎn)購(gòu)置后的科學(xué)使用與管理往往存在薄弱環(huán)節(jié)，相對(duì)應(yīng)的資產(chǎn)管理職能履行不到位，導(dǎo)致許多資產(chǎn)被盲目申請(qǐng)、重復(fù)購(gòu)置，造成了資源的極大浪費(fèi)，某些教學(xué)和科研急需的設(shè)備卻由于各種原因無法購(gòu)置。

1.3 信息難以有效共享

大部分高職院校是省屬或市屬學(xué)校，事業(yè)單位資金來源主要是財(cái)政撥款，學(xué)校資產(chǎn)要按照財(cái)政類的標(biāo)準(zhǔn)制定資產(chǎn)分類賬目進(jìn)行管理。從教育職能方面而言，高職院校必須接受教育部門的指導(dǎo)和管理，學(xué)校資產(chǎn)要按照教育類的標(biāo)準(zhǔn)制定資產(chǎn)分類賬目進(jìn)行管理。因此高職院校資產(chǎn)同時(shí)接受教育和財(cái)政兩個(gè)職能部門的監(jiān)督和指導(dǎo)，按照兩種標(biāo)準(zhǔn)建賬。高職院校資產(chǎn)從管理職能角度歸屬資產(chǎn)管理部門，從財(cái)務(wù)核算與管理角度又歸屬財(cái)務(wù)部門，不同的部門和建賬標(biāo)準(zhǔn)給規(guī)范管理造成了很大的障礙，導(dǎo)致資產(chǎn)信息難以有效共享。

傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理軟件為手工模式的簡(jiǎn)單電子化，僅具有簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)、匯總和制作圖表等功能。部門與部門、部門與學(xué)校、學(xué)校與上級(jí)之間資產(chǎn)信息無法實(shí)時(shí)互動(dòng)與共享，是信息孤島的成因。管理部門無法實(shí)時(shí)監(jiān)督資產(chǎn)的出入庫(kù)、驗(yàn)收、維護(hù)、調(diào)撥和調(diào)配等動(dòng)態(tài)管理信息。

1.4 管理意識(shí)淡薄

資產(chǎn)管理部門在高職院校管理中往往處于邊緣化地位，優(yōu)秀人才都及時(shí)充實(shí)到教學(xué)一線單位，資產(chǎn)管理人員素質(zhì)往往參差不齊[4]。再加上部分管理層資產(chǎn)管理意識(shí)淡薄，不能及時(shí)建立規(guī)范的信息化資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)，造成資產(chǎn)在出入庫(kù)、驗(yàn)收、報(bào)廢和調(diào)配等業(yè)務(wù)處理中的隨意性較大，賬物不符、資產(chǎn)閑置、流失現(xiàn)象嚴(yán)重，存量資產(chǎn)總額失真。資產(chǎn)核查信息時(shí)，無法實(shí)時(shí)與財(cái)務(wù)聯(lián)動(dòng)，浪費(fèi)大量人力、物力，成本高、效率低。

2 構(gòu)建高職院校信息化資產(chǎn)管理平臺(tái)

隨著Internet和Web技術(shù)的廣泛應(yīng)用，資產(chǎn)的信息化尤其是網(wǎng)絡(luò)化管理已成為現(xiàn)代高校資產(chǎn)管理的主流方向之一。高職院校亟需建立適合學(xué)校日常管理的網(wǎng)絡(luò)化的資產(chǎn)動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)平臺(tái)，以滿足高職院校不同應(yīng)用層次資產(chǎn)業(yè)務(wù)管理需求，解決傳統(tǒng)資產(chǎn)管理存在的問題，提升工作效率。

平臺(tái)建設(shè)要能實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)、資產(chǎn)與預(yù)算、資產(chǎn)與決算的有效對(duì)接，信息共享；要強(qiáng)化資產(chǎn)從“入口”到“出口”的過程監(jiān)管[5]，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)重要指標(biāo)監(jiān)控預(yù)警；要能滿足教育部門和財(cái)政部門資產(chǎn)監(jiān)管及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)需要；在系統(tǒng)設(shè)計(jì)方面，要充分考慮高職院校各級(jí)資產(chǎn)管理人員對(duì)系統(tǒng)靈活性、擴(kuò)展性、易用性的實(shí)際要求。

2.1 體制機(jī)制建設(shè)

2.1.1 建設(shè)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸屬管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、責(zé)任到人”的體制

建立“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸屬管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、責(zé)任到人”的體制，明確資產(chǎn)在使用、管理、決策方面的職責(zé)，將資產(chǎn)管理導(dǎo)入規(guī)范化軌道。

1) 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。作為全校資產(chǎn)管理的一級(jí)管理部門，資產(chǎn)管理處應(yīng)發(fā)揮統(tǒng)一管理、制度建設(shè)、過程監(jiān)督和綜合協(xié)調(diào)作用，建立全校統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度和流程，并匯聚全校資產(chǎn)數(shù)據(jù)。

2) 歸屬管理。將資產(chǎn)按照學(xué)校的歸屬劃分，由各歸屬部門具體負(fù)責(zé)管理。例如：資產(chǎn)管理處負(fù)責(zé)教學(xué)、科研、行政、后勤使用的各類設(shè)備、家具、公用房屋、土地等固定資產(chǎn)的管理；圖文信息中心負(fù)責(zé)圖書、期刊和網(wǎng)絡(luò)信息等資產(chǎn)管理；科技產(chǎn)業(yè)處負(fù)責(zé)學(xué)校專利、著作、專有技術(shù)等與知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)的無形資產(chǎn)管理；財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)國(guó)有資產(chǎn)的財(cái)務(wù)核算與管理等。

3) 分級(jí)負(fù)責(zé)。以學(xué)校二級(jí)單位為管理基本單位，實(shí)現(xiàn)各院系、行政或科研部門分級(jí)管理，在每個(gè)二級(jí)院部建立獨(dú)立核算的資產(chǎn)臺(tái)賬，設(shè)立二級(jí)資產(chǎn)管理員，規(guī)模較大的二級(jí)單位可以依次向下設(shè)置三級(jí)、四級(jí)管理。分級(jí)負(fù)責(zé)有利于調(diào)動(dòng)各院系、行政或科研部門的積極性，實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)的實(shí)時(shí)管理。

4) 責(zé)任到人。高校資產(chǎn)數(shù)量多、分布廣、專業(yè)性強(qiáng)，只有發(fā)動(dòng)具體使用人參與，做到責(zé)任到人，才有可能將資產(chǎn)管理到位。

2.1.2 合理配置，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理與預(yù)算管理相結(jié)合

資產(chǎn)管理和預(yù)算管理相結(jié)合是提高資產(chǎn)管理質(zhì)量的必要途徑。為此，應(yīng)做好以下3方面工作：健全資產(chǎn)配置體系，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)配置以及共享共用機(jī)制的創(chuàng)新，促進(jìn)動(dòng)態(tài)信息管理系統(tǒng)的推廣；編制規(guī)范化的單位資產(chǎn)預(yù)算，強(qiáng)化資產(chǎn)監(jiān)管與監(jiān)督力度。將資產(chǎn)管理與單位預(yù)算管理結(jié)合是現(xiàn)階段資產(chǎn)管理的發(fā)展需求，也是高職院校節(jié)約資金支出、高效配置資產(chǎn)的必要途徑。

2.1.3 賬賬相符，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)賬與財(cái)務(wù)賬對(duì)應(yīng)統(tǒng)一

早期的高校資產(chǎn)管理軟件大多脫胎于高校設(shè)備管理，其主要弊端是不重視財(cái)務(wù)管理，沒有將資產(chǎn)賬與財(cái)務(wù)賬相結(jié)合，無法做到賬賬相符，不同口徑統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不一致，給預(yù)算、管理、領(lǐng)導(dǎo)決策帶來障礙，難以適應(yīng)高職院校資產(chǎn)管理的實(shí)際需求。

資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合財(cái)務(wù)管理，設(shè)計(jì)好記賬、結(jié)賬、對(duì)賬3個(gè)環(huán)節(jié)[6]：1) 記賬，系統(tǒng)在流程上應(yīng)設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)記賬環(huán)節(jié)，從源頭上解決問題；2) 結(jié)賬，在資產(chǎn)管理中引入財(cái)務(wù)的結(jié)賬周期，每月進(jìn)行月結(jié)賬，明確資產(chǎn)與財(cái)務(wù)核對(duì)時(shí)點(diǎn)和范圍；3) 對(duì)賬，有了賬冊(cè)才能對(duì)賬，資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)按照財(cái)務(wù)的要求提供資產(chǎn)分戶賬、分類賬、明細(xì)賬，一旦結(jié)賬數(shù)據(jù)封存，賬冊(cè)不再變化，為對(duì)賬提供基本保障。

2.1.4 安全可靠，具有較高的安全級(jí)次

資產(chǎn)管理系統(tǒng)在開發(fā)過程中，不僅要考慮信息資源的充分共享，更要注意信息的保護(hù)和隔離。因此系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)分別針對(duì)不同的功能模塊、不同的網(wǎng)絡(luò)與服務(wù)器環(huán)境、不同的存儲(chǔ)設(shè)備，采取不同的措施，主要包括系統(tǒng)安全機(jī)制、數(shù)據(jù)存取的權(quán)限控制等，以確保系統(tǒng)的安全性。

2.2 功能綜述

傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理只是包含了資產(chǎn)的生命期管理，具體包括資產(chǎn)的期初建賬、入庫(kù)、調(diào)撥、維修、原值變動(dòng)、績(jī)效、處置等基本過程，新的政府會(huì)計(jì)制度要求資產(chǎn)管理應(yīng)做到與預(yù)算相結(jié)合、與財(cái)務(wù)相結(jié)合(見圖1)。

圖1 資產(chǎn)管理框架圖

2.2.1 資產(chǎn)處置

按照資產(chǎn)管理制度和財(cái)務(wù)制度，固定資產(chǎn)的處置應(yīng)實(shí)行完整的處置流程。

處置流程分為2個(gè)大流程(如圖2所示)：1) 處置申請(qǐng)，二級(jí)單位先申請(qǐng)，資產(chǎn)管理處審核批準(zhǔn)后放入待處置庫(kù)；2) 處置，學(xué)校每學(xué)期或每學(xué)年進(jìn)行集中處置。

圖2 處置流程示意圖

2.2.2 資產(chǎn)賬務(wù)

資產(chǎn)的信息為財(cái)務(wù)核算提供來源支持，財(cái)務(wù)核算以資產(chǎn)信息為初始依據(jù)。一方面資產(chǎn)管理是財(cái)務(wù)管理的有機(jī)組成部分，與財(cái)務(wù)管理密不可分，加強(qiáng)資產(chǎn)管理，有利于提高資金使用效益，提高財(cái)務(wù)管理水平；另一方面，資產(chǎn)管理又獨(dú)立于財(cái)務(wù)管理，是對(duì)財(cái)務(wù)管理的重要補(bǔ)充。財(cái)務(wù)處從資金角度管理資產(chǎn)，資產(chǎn)管理處從實(shí)物角度管理資產(chǎn)，二者互相結(jié)合，既加強(qiáng)了資產(chǎn)管理又規(guī)范了財(cái)務(wù)行為，夯實(shí)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，做到賬賬相符，為預(yù)算、管理、決策提供真實(shí)完整的數(shù)據(jù)。

2.3 技術(shù)方案

2.3.1 部署方案

軟件部署為B/S模式部署，只需在信息中心部署數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器和業(yè)務(wù)服務(wù)器，數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器亦可使用集成數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)。參與資產(chǎn)管理的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、管理員、普通教職工不需要安裝專門軟件，使用自己的辦公電腦通過瀏覽器即可開展相關(guān)的業(yè)務(wù)(見圖3)。

圖3 云平臺(tái)系統(tǒng)部署示意

2.3.2 共享互聯(lián)，與智慧校園對(duì)接

共享互聯(lián)可避免“信息孤島”現(xiàn)象的出現(xiàn)，是信息化建設(shè)的基本要求之一。

1) 單點(diǎn)登錄。教職工以自己的教工號(hào)(或能唯一代表教職工身份的信息)和密碼成功登陸校園網(wǎng)后，即可以該信息默認(rèn)登陸學(xué)校資產(chǎn)管理系統(tǒng)。

2) 信息推送。將資產(chǎn)管理與教職工本人相關(guān)的部分，推送到數(shù)字校園的個(gè)人門戶中，例如個(gè)人保管的資產(chǎn)、個(gè)人待辦的工作等，方便教職工在個(gè)人門戶中概覽全況。

3) 數(shù)據(jù)集成。將資產(chǎn)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入校園網(wǎng)數(shù)據(jù)中心，既方便與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)共享，也為學(xué)校綜合信息分析平臺(tái)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。

3 結(jié)束語

在國(guó)家高度重視職業(yè)教育發(fā)展的新形勢(shì)下，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高職院校應(yīng)及時(shí)建設(shè)信息化資產(chǎn)管理平臺(tái)，從體制機(jī)制建設(shè)、系統(tǒng)功能和技術(shù)等方面入手，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)縱向?qū)阪溄咏逃龑＞W(wǎng)和財(cái)政專網(wǎng)，橫向鏈接學(xué)校和院部，這對(duì)高職院校加強(qiáng)固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理和實(shí)時(shí)監(jiān)管，不斷優(yōu)化和提升資產(chǎn)管理效率，進(jìn)一步增強(qiáng)自身的綜合實(shí)力有著重要的意義。