社區(qū)檔案信息化建設(shè)與公共服務(wù)能力需有機(jī)結(jié)合

（山西省孝義市中陽樓街道新泰社區(qū)，山西 孝義 032300）

一、引言

新時期，新氣象。隨著我國現(xiàn)代化強(qiáng)國和城鎮(zhèn)化建設(shè)的快速不斷推進(jìn)，社會經(jīng)濟(jì)的飛速增長，農(nóng)業(yè)人口進(jìn)城務(wù)工就業(yè)和孩子入學(xué)也隨之在城區(qū)或城郊穩(wěn)定下來，城鎮(zhèn)人口數(shù)量日趨增多，按照國家政策，在大辦社區(qū)年的背景下和在以前的老社區(qū)基礎(chǔ)上，按照居住人口數(shù)量劃分，社區(qū)數(shù)量增加了近10倍之多，如何管理這些居民就成了一個大的難題，社區(qū)檔案信息化建設(shè)和社區(qū)檔案服務(wù)能力提升工作也提上了議事日程。

二、社區(qū)檔案工作信息化建設(shè)的重要性

在以前社區(qū)人員少，辦公條件差，居民數(shù)量少，居民信息全憑居委老大媽自己的記憶。經(jīng)過時代發(fā)展與變遷，如今有固定的辦公用房，有專業(yè)的社區(qū)工作者和大學(xué)生公益性崗員，有先進(jìn)的辦公設(shè)備，居民居住集中，但10000余人的居民信息仍需要社區(qū)工作人員一戶一檔進(jìn)行入戶紙質(zhì)登記，居民也由原來的只知道物業(yè)不知道社區(qū)到現(xiàn)在的有事來社區(qū)，居民和社區(qū)的關(guān)系越來越緊密，社區(qū)工作日益增多。在社區(qū)工作中，服務(wù)居民是工作內(nèi)容之一，首要的居民信息的錄入與登記，包括居民戶主和各成員之間的關(guān)系及基本信息、醫(yī)保、養(yǎng)老保險、工作、上學(xué)、房屋信息，是否租賃，房產(chǎn)證與住戶信息是否一致，家庭狀況等。而對于社區(qū)工作檔案工作，除了以上是居民住戶信息基本情況外，社區(qū)工作也需要進(jìn)行歸檔建檔，社區(qū)居民工作內(nèi)容包括很多，有精神文明建設(shè)、安全、綜治、未成年人工作等工作，比如黨建工作中就有黨員進(jìn)社區(qū)和市直機(jī)關(guān)志愿者服務(wù)居民工作，居民安全告知工作，創(chuàng)建文明家庭工作，鄰里調(diào)解工作，征兵工作，養(yǎng)老保險和醫(yī)保等每項工作中都涉及居民，所以，社區(qū)工作中居民戶檔工作顯得尤其重要，在這龐大的數(shù)據(jù)面前，特別強(qiáng)調(diào)居民戶檔工作的信息化更為重要。同時在不斷地努力下，建立了居民檔案信息化模板，信息在漸漸錄入中，在規(guī)范機(jī)關(guān)電子文件的歸檔的同時逐步實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理。

三、社區(qū)檔案信息化建設(shè)工作的現(xiàn)狀

社區(qū)檔案工作現(xiàn)狀如下：第一，工作人員流動性大檔案大多處于紙質(zhì)化數(shù)據(jù)化檔案進(jìn)展緩慢，社區(qū)居民工作與社區(qū)業(yè)務(wù)工作由于工作項目多，人員流動性很大，每三年聘用一次，在工作中存在很多不穩(wěn)定性，影響到工作的積極性；其二，工作業(yè)務(wù)人員流動大，懂業(yè)務(wù)的人員少，每次都要在社區(qū)內(nèi)部培訓(xùn)新人，花費(fèi)很多時間，熟悉業(yè)務(wù)后又有考上新的工作崗位走的人員，對檔案信息化建設(shè)重視不夠；其三，專業(yè)培訓(xùn)少，社區(qū)屬于最基層的單位，由于受培訓(xùn)人員的限制，社區(qū)人員很少能參加到專業(yè)培訓(xùn)，工作靠自學(xué)與老工作人員傳教，對檔案信息化建設(shè)業(yè)務(wù)不通；其四，社區(qū)工作粗放型，由于社區(qū)工作量大，有些工作只能做到粗略，檔案信息化工作不能做到專業(yè)化，這些都將直接影響居民信息化工作與業(yè)務(wù)工作的有效開展。

四、社區(qū)檔案信息化建設(shè)工作與公共服務(wù)能力結(jié)合的幾種思維

新型社區(qū)的檔案信息化工作在整理、保管、查閱、效果利用四方面，確立檔案人員以下幾種檔案信息化建設(shè)與公共服務(wù)能力相結(jié)合的幾種思維，以便更加有效地提高信息化建設(shè)與服務(wù)工作的效率，同時也是當(dāng)代社會向檔案信息化建設(shè)的重要要求。把檔案信息化建設(shè)做成規(guī)范化和專業(yè)化，更好為居民服務(wù)，提升檔案服務(wù)能力水準(zhǔn)。

思維一：系統(tǒng)思維與溝通能力

系統(tǒng)思維能帶來整體觀。溝通能力就是在檔案工作中工作人員很負(fù)責(zé)，能與上級、部門人員有良好的交流，能很好地把檔案工作的重要性、制度、職責(zé)，事項等交流到位，能順利開展工作，而不是簡單告知，讓大家知道檔案工作的重要性，工作環(huán)節(jié)中配合默契不會因不知而出現(xiàn)疏漏，具體到社區(qū)檔案信息化建設(shè)工作與檔案的整理中，整理過程需要全面考慮的對象是各年度居民檔案信息建設(shè)工作現(xiàn)狀，比如是否配備有固定檔案人員、是否定期宣傳讓大家重視檔案工作、是否有檔案工作機(jī)構(gòu)，是否制訂齊全的檔案工作制度與窗口間檔案工作分工職責(zé)明確，是否工作起來有章可循、是否是根據(jù)社區(qū)業(yè)務(wù)工作制定分類方案、各窗口單位間檔案工作期間是否配合，是否檔案全部進(jìn)行移交、雙方移交和接收時把關(guān)是否嚴(yán)格、日期與簽字是否完整，檔案員進(jìn)行收集時是否齊全并進(jìn)行評估、整理、編目、組卷之后是否進(jìn)行錄入電子系統(tǒng)真正形成信息化、檔案室是否達(dá)標(biāo)，以上這些都是社區(qū)檔案信息化建設(shè)需要考慮的要素，整體與環(huán)境，三者之間只有有機(jī)結(jié)合才能真正提升服務(wù)功能，檔案的服務(wù)能力才能提升。

思維二：戰(zhàn)略思維與管理能力

社區(qū)業(yè)務(wù)多，社區(qū)戶檔信息化建設(shè)非常重要，在后期的檔案查閱上都要有熟悉業(yè)務(wù)的人員去工作，且社區(qū)檔案工作是一項長期性與查閱率高的一項工作，所以在配備檔案工作人員上要最好配一名固定工作人員，具備熟悉社區(qū)全面業(yè)務(wù)，檔案員在檔案的利用上通過組好的卷分成可查閱與不可查閱的，對于不可外借的進(jìn)行登記后當(dāng)場查閱，并完整歸還，對于可外借的檔案進(jìn)行借閱人登記并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字，告知?dú)w還日期和外借注意事項，歸還時檢查檔案是完整。檔案是全面真實(shí)反映社區(qū)工作平臺，也是維護(hù)社區(qū)和個人的自身權(quán)益的重要工具，更是社區(qū)規(guī)范管理的基礎(chǔ)， 社區(qū)檔案反映是社區(qū)建設(shè)與發(fā)展的狀態(tài)，具有參考和利用價值，對于檔案的管理與利用方面做到職責(zé)明確，具有一定的檔案管理能力，能夠遵守各項規(guī)章制度，能定期檢查確保檔案齊全完整，能負(fù)責(zé)好上級檢查檔案時及時提供檔案信息資料，能確保檔案存放有序，便于查找，在管理過程中檔案不丟失，保守檔案秘密，態(tài)度和氣，能利用檔案更能地為居民服務(wù)。

思維三：新媒體思維與創(chuàng)新能力

即利用現(xiàn)代化工具更好為我們檔案信息化建設(shè)服務(wù)，這在我們社區(qū)現(xiàn)在應(yīng)更新的工作方式，是時代的呼喚，工作需要，所以必須重視利用新媒體工具把我們檔案信息化建設(shè)搞好。新媒體工具的興起既是技術(shù)的革命，同時也是新思維的方式，我們要把舊的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與新媒體系統(tǒng)一起運(yùn)用，但不能盲目地運(yùn)用，雖然新媒體檔案工作系統(tǒng)有很多好處，比如便捷，省時，效率高，在創(chuàng)建新媒體檔案工作時應(yīng)注意到它的缺點(diǎn)，易失易被破壞，所以要對檔案進(jìn)行備份，在工作中既慎重又要創(chuàng)新，才能發(fā)揮它的功能，避免負(fù)面效應(yīng)。比如同樣的社區(qū)檔案信息建設(shè)，如何在網(wǎng)絡(luò)頁面上既把社區(qū)檔案信息化工作完整全面展現(xiàn)出來又能在同行業(yè)設(shè)計更新好，這需要檔案工作人員有觀察想象和分析預(yù)測能力。目前基層單位的這項工作還未進(jìn)行。希望盡快能把這項工作搞起來，公開可查詢的檔案，這樣大家就能在網(wǎng)上查詢和利用服務(wù)，使檔案成為開展檔案信息服務(wù)的窗口。

思維四：關(guān)聯(lián)思維與總結(jié)能力

社區(qū)各項工作之間是相互聯(lián)系的是有機(jī)結(jié)合的，檔案形成一定時間后，在若干年后，各年各項檔案之是從時間對比，只要有機(jī)把它們聯(lián)系起來，可以形成一個系統(tǒng)的檔案，從內(nèi)容上對比，把相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行拼接，也可形成一個系統(tǒng)的檔案，所以我們要把檔案信息化建設(shè)從內(nèi)容上和時間上有機(jī)地串起來，形成一套系統(tǒng)的檔案理論，這對于檔案的查閱與利用能起到非常便捷的功能。這是一項較復(fù)雜的工作，這項工作需要檔案工作人員有耐心有信心花大量時間去總結(jié)，但對于促進(jìn)社區(qū)檔案信息化建設(shè)與提升服務(wù)能力上起到至關(guān)重要的作用。

五、社區(qū)檔案信息化建設(shè)實(shí)行后的好處

（1）檔案信息化建設(shè)后檔案管理工作也省時省力。一次錄入N次利用，提高了工作效率。

（2）檔案檢索查詢方便。能實(shí)現(xiàn)即時查詢，減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

（3）能提高檔案工作所有人員工作效率，可在檔案的收集和編研工作在可能投入更多的精神力，檔案工作不僅僅是檔案的保管，可以發(fā)揮更出職能，也提升了檔案工作崗位的重要性。

六、結(jié)束語

總之，社區(qū)檔案信息化建設(shè)與檔案服務(wù)能力提升是一項長期與復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需單位領(lǐng)導(dǎo)重視和檔案工作人員的長期耐心細(xì)致地工作，從此社區(qū)檔案信息化建設(shè)邁上了一個新的起點(diǎn)，保證檔案信息化建設(shè)與檔案服務(wù)功能同步發(fā)展，為促進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)和檔案事業(yè)做出貢獻(xiàn)。