人力資源制度審計(jì)的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制

郭 杰 （副教授）

一、問(wèn)題的提出

人力資源審計(jì)自由西方國(guó)家引入我國(guó)以后，因其在經(jīng)濟(jì)管理過(guò)程中所發(fā)揮的作用，逐漸引起了用人單位的重視。目前一些國(guó)有企業(yè)、跨國(guó)公司以及大中型私有企業(yè)都開展了人力資源審計(jì)。人力資源審計(jì)涉及的內(nèi)容比較多，包括薪酬審計(jì)、規(guī)章制度審計(jì)、用工成本審計(jì)、社保審計(jì)、合同審計(jì)等方面。其中規(guī)章制度審計(jì)是其重點(diǎn)內(nèi)容之一。

人力資源制度審計(jì)就是審計(jì)人員運(yùn)用審計(jì)手段，通過(guò)對(duì)用人單位的規(guī)章制度進(jìn)行系統(tǒng)性審計(jì)，識(shí)別審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，并采取措施以確保其規(guī)章制度合法、合規(guī)，從而降低用人單位用工風(fēng)險(xiǎn)的一種審計(jì)方式。規(guī)章制度作為用人單位內(nèi)部的“法律”，貫穿于用人單位對(duì)勞動(dòng)者進(jìn)行管理的全過(guò)程。因此，規(guī)章制度對(duì)用人單位來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，不可或缺。但是，在實(shí)踐中，很多用人單位對(duì)規(guī)章制度沒(méi)有給予應(yīng)有的重視，經(jīng)常出現(xiàn)規(guī)章制度內(nèi)容違法或者制定程序違法，由此導(dǎo)致用人單位在勞資雙方的博弈中處于極為不利的地位。因此，審計(jì)人員必須通過(guò)加強(qiáng)人力資源制度審計(jì)，使用人單位充分認(rèn)識(shí)到規(guī)章制度所存在的法律風(fēng)險(xiǎn)，并對(duì)審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行系統(tǒng)分析，督促其采取相應(yīng)的措施，加強(qiáng)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制。但是，由于人力資源制度審計(jì)橫跨三個(gè)學(xué)科（審計(jì)學(xué)、人力資源管理學(xué)、法學(xué)），在審計(jì)學(xué)界屬于邊緣性內(nèi)容，至今還沒(méi)有引起重視。審計(jì)學(xué)界對(duì)人力資源制度審計(jì)的概念、價(jià)值、內(nèi)容、方法及內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制等問(wèn)題還沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，少有學(xué)者對(duì)其進(jìn)行專門研究。

對(duì)于在審計(jì)學(xué)界已經(jīng)引起關(guān)注的制度基礎(chǔ)審計(jì)研究中，筆者以“制度基礎(chǔ)審計(jì)”作為檢索項(xiàng)通過(guò)中國(guó)知網(wǎng)進(jìn)行檢索時(shí)發(fā)現(xiàn)，從1983年到現(xiàn)在，有關(guān)制度基礎(chǔ)審計(jì)的文章只有58篇。而且這些文章基本上都是從財(cái)會(huì)制度入手分析其審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，根本沒(méi)有涉及人力資源規(guī)章制度審計(jì)的內(nèi)容。同樣，人力資源管理審計(jì)近些年在審計(jì)學(xué)界也逐漸被人所熟識(shí)。但是筆者以“人力資源管理審計(jì)”為檢索項(xiàng)通過(guò)中國(guó)知網(wǎng)進(jìn)行檢索時(shí)發(fā)現(xiàn)，從1998年發(fā)表在《審計(jì)與經(jīng)濟(jì)研究》上的第一篇文章開始到現(xiàn)在也僅有28篇，而且這些文章基本沒(méi)有涉及人力資源制度審計(jì)的內(nèi)容。

由此可見，人力資源制度審計(jì)迄今為止仍然沒(méi)有引起學(xué)者的關(guān)注。但是目前實(shí)務(wù)界對(duì)人力資源制度審計(jì)的需求日益迫切，很多大型國(guó)有企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)、上市公司為了降低任職風(fēng)險(xiǎn)、符合上市條件，或者為了符合進(jìn)口國(guó)“社會(huì)條款”的要求，必須通過(guò)人力資源制度審計(jì)來(lái)降低風(fēng)險(xiǎn)。盡管從20世紀(jì)90年代開始，審計(jì)模式已經(jīng)由制度基礎(chǔ)審計(jì)模式開始向風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向?qū)徲?jì)模式轉(zhuǎn)變，但制度基礎(chǔ)審計(jì)模式并沒(méi)有完全被風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向?qū)徲?jì)模式所取代，兩種模式間的理念是一脈相承的，制度基礎(chǔ)審計(jì)仍然因其強(qiáng)大的生命力在某些特殊領(lǐng)域發(fā)揮著積極的作用[1]。筆者試圖就人力資源制度審計(jì)中存在的風(fēng)險(xiǎn)及管控措施進(jìn)行剖析，加強(qiáng)人力資源制度審計(jì)研究，以指導(dǎo)用人單位進(jìn)行人力資源制度審計(jì)，加強(qiáng)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制，規(guī)避相應(yīng)的法律風(fēng)險(xiǎn)。

二、人力資源制度審計(jì)的價(jià)值考量

作為一種管理手段，規(guī)章制度之于用人單位來(lái)說(shuō)極為重要，人力資源制度審計(jì)對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)管理、保障企業(yè)可持續(xù)發(fā)展、維護(hù)勞動(dòng)者和用人單位雙方的合法權(quán)益至關(guān)重要。

1.規(guī)章制度屬于用人單位的“家法”。規(guī)章制度之于用人單位就像法律之于國(guó)家：國(guó)家通過(guò)制定法律來(lái)實(shí)現(xiàn)國(guó)家治理功能，從而預(yù)防犯罪行為的發(fā)生；而用人單位通過(guò)規(guī)章制度來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)勞動(dòng)者的管理職能，從而提高用人單位的管理效能。因此，當(dāng)勞動(dòng)者違反規(guī)章制度時(shí)可能會(huì)受到懲處，而且當(dāng)勞動(dòng)者和用人單位產(chǎn)生爭(zhēng)議時(shí)，也可以作為有關(guān)機(jī)關(guān)判決案件的依據(jù)。規(guī)章制度之所以具有法律約束力，是因?yàn)閲?guó)家出于保護(hù)勞動(dòng)者的目的而賦予了其法的效力。這也是我國(guó)臺(tái)灣地區(qū)大部分學(xué)者所持的“企業(yè)規(guī)章授權(quán)法說(shuō)”的基本理念。在我國(guó)大陸地區(qū)，規(guī)章制度屬于廣義上《勞動(dòng)法》的范疇也是基于該項(xiàng)理論。

基于《勞動(dòng)法》的立法宗旨，《勞動(dòng)法》是一部專門保護(hù)勞動(dòng)者利益的法律，它在一定程度上可以約束用人單位的用工行為，要求用人單位在對(duì)勞動(dòng)者進(jìn)行管理時(shí)保持足夠的謙抑性。因此，國(guó)家在法律上給用人單位設(shè)定了種種義務(wù)。用人單位在對(duì)勞動(dòng)者進(jìn)行管理時(shí)必須在法律規(guī)定的范圍內(nèi)行事，而不能超出法律限定范圍。但是，由于法律規(guī)范原則性比較強(qiáng)，用人單位在運(yùn)用時(shí)必須將有關(guān)條文細(xì)化，而細(xì)化的條文在一定程度上也就表現(xiàn)為用人單位的實(shí)施細(xì)則，即規(guī)章制度。因此，規(guī)章制度在用人單位內(nèi)部之于法律就是其實(shí)施細(xì)則，同樣也是對(duì)勞動(dòng)者不當(dāng)行為的處罰依據(jù)。

2.用人單位對(duì)勞動(dòng)者進(jìn)行管理的主要依據(jù)。為了維持企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，用人單位在用工管理中規(guī)章制度不能缺位，一個(gè)管理規(guī)范、永續(xù)存在并持續(xù)發(fā)展的企業(yè)往往非常重視用工管理的規(guī)范性。沒(méi)有規(guī)范的用工管理，用人單位的發(fā)展也會(huì)受到很多限制。如果用工管理不能加強(qiáng)，勞動(dòng)者的積極性、主動(dòng)性和能動(dòng)性就會(huì)受到很大程度的限制，用人單位的生產(chǎn)效率也就很難提高，甚至還會(huì)增加管理成本。正如馬克思所說(shuō)，“一切規(guī)模較大的直接社會(huì)勞動(dòng)或共同勞動(dòng)，都或多或少地需要指揮”。因此，用人單位必須提升勞動(dòng)用工管理的規(guī)范性，而規(guī)范性的用工管理必須是“法治”，而不是“人治”。用人單位實(shí)現(xiàn)法治的基石是其必須有一套行之有效、符合相關(guān)法律規(guī)定以及符合本單位實(shí)際情況的規(guī)章制度。《勞動(dòng)合同法》也規(guī)定了企業(yè)的規(guī)章制度制定權(quán)，即“用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善勞動(dòng)規(guī)章制度，保障勞動(dòng)者享有勞動(dòng)權(quán)利、履行勞動(dòng)義務(wù)”。因此，用人單位無(wú)論是基于管理，或是履行《勞動(dòng)法》的相關(guān)規(guī)定，抑或是為了單位長(zhǎng)久發(fā)展考慮，都必須依據(jù)本單位的實(shí)際情況，制定適合其需要的規(guī)章制度。

3.規(guī)章制度是企業(yè)文化建設(shè)的組成部分。文化建設(shè)作為一項(xiàng)軟實(shí)力已經(jīng)受到越來(lái)越多用人單位的重視，它是用人單位吸引優(yōu)秀人才、留住優(yōu)秀人才、增加用人單位向心力和凝聚力的關(guān)鍵，而規(guī)章制度正是企業(yè)文化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分。有長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃的單位在制定規(guī)章制度時(shí)往往會(huì)站在勞動(dòng)者的角度，較多地考慮勞動(dòng)者的利益，盡可能為勞動(dòng)者提供舒心的工作環(huán)境、合理的薪酬福利和良好的職業(yè)培訓(xùn)，能正確處理長(zhǎng)遠(yuǎn)利益和短期利益的關(guān)系，這些都依賴于用人單位的規(guī)章制度。沒(méi)有長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃的用人單位在制定規(guī)章制度時(shí)往往只考慮用人單位的利益，根本不考慮或者很少考慮勞動(dòng)者的利益，這樣的用人單位也很難形成向心力和凝聚力，其最終的發(fā)展也是可想而知的。因此，規(guī)章制度不僅僅是一項(xiàng)“制度”，更是用人單位領(lǐng)導(dǎo)者思想觀念的具體反映，同時(shí)也是用人單位文化的一個(gè)重要組成部分。

三、人力資源制度審計(jì)中的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

開展人力資源制度審計(jì)的首要任務(wù)就是識(shí)別審計(jì)過(guò)程產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而評(píng)估相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的影響，最后采取行之有效的措施將相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)降至可接受的水平。這也正是風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向?qū)徲?jì)理念的精髓所在。所謂人力資源制度審計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，就是在進(jìn)行人力資源制度審計(jì)時(shí)要充分認(rèn)識(shí)到規(guī)章制度所存在的法律風(fēng)險(xiǎn)，分析法律風(fēng)險(xiǎn)存在的原因，并將法律風(fēng)險(xiǎn)反饋給用人單位，以加強(qiáng)其內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制。

1.規(guī)章制度內(nèi)容違法。規(guī)章制度內(nèi)容是否違法是開展人力資源制度審計(jì)時(shí)要重點(diǎn)審計(jì)的內(nèi)容。為了加強(qiáng)公共權(quán)力、社會(huì)權(quán)力對(duì)規(guī)章制度的監(jiān)控，以便更好地保障勞動(dòng)者的合法權(quán)益，我國(guó)勞動(dòng)法律法規(guī)規(guī)定了用人單位很多禁止性行為，并要求用人單位在制定規(guī)章制度時(shí)不得違反。如用人單位為了限制勞動(dòng)者的辭職權(quán)可能會(huì)在規(guī)章制度中規(guī)定，勞動(dòng)者必須提前三個(gè)月向用人單位提出離職申請(qǐng)，并經(jīng)用人單位同意后才可以辦理離職手續(xù)；或者規(guī)定勞動(dòng)者主動(dòng)離職時(shí)，無(wú)論何種原因用人單位均有權(quán)不向勞動(dòng)者支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償；有的還規(guī)定只要?jiǎng)趧?dòng)者提前解除勞動(dòng)合同，不管用人單位是否有過(guò)錯(cuò)，勞動(dòng)者都必須向用人單位支付違約金。由于上述內(nèi)容違反了我國(guó)法律禁止性規(guī)定，其規(guī)章制度對(duì)勞動(dòng)者而言沒(méi)有任何法律約束力。因此，審計(jì)人員在審計(jì)時(shí)一定要特別重視其規(guī)章制度內(nèi)容的合法性，并要求企業(yè)的規(guī)章制度不得違反相關(guān)法律、法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，這也是審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)最關(guān)鍵的內(nèi)容。

2.規(guī)章制度缺乏民主程序。程序是法的生命。由于規(guī)章制度在一定程度上屬于企業(yè)內(nèi)部“法律”，具有類似于法的地位，因此，在對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行審計(jì)時(shí)必須審計(jì)規(guī)章制度制定程序是否合法。為了保障勞動(dòng)者民主管理權(quán)，我國(guó)法律規(guī)定企業(yè)制定對(duì)勞動(dòng)者利益有直接或間接重大影響的規(guī)章制度時(shí)，必須有勞動(dòng)者參與。實(shí)踐中，有些企業(yè)因?yàn)椴涣私庀嚓P(guān)規(guī)定，在制定規(guī)章制度時(shí)往往會(huì)忽視《勞動(dòng)合同法》中有關(guān)勞動(dòng)者參與程序的規(guī)定，致使規(guī)章制度因程序違法而無(wú)效。司法機(jī)關(guān)處理相關(guān)案件時(shí)，往往也要求企業(yè)舉證規(guī)章制度程序合法的證據(jù)。一旦企業(yè)舉證不能，人民法院或者仲裁機(jī)構(gòu)往往就會(huì)認(rèn)定規(guī)章制度不具有法律效力，從而導(dǎo)致對(duì)勞動(dòng)者做出的處罰無(wú)效。司法實(shí)踐中用人單位常常因此而敗訴，這也是審計(jì)人員在審計(jì)時(shí)需要重點(diǎn)關(guān)注的事項(xiàng)。

3.規(guī)章制度沒(méi)有公示或者公示沒(méi)有保留證據(jù)。審計(jì)人員進(jìn)行人力資源制度審計(jì)時(shí)還要審計(jì)規(guī)章制度是否履行了公示或告知程序。如果該程序已經(jīng)履行，則要審計(jì)用人單位是否保留了相關(guān)的證據(jù)、證據(jù)是否充分或者具有瑕疵。就像法律制定程序一樣，法律在制定過(guò)程中必須履行相應(yīng)的公示程序，沒(méi)有履行公示程序的法律不能產(chǎn)生法律效力。規(guī)章制度的制定程序也是如此，審核通過(guò)之后要進(jìn)行公示或者告知?jiǎng)趧?dòng)者，缺少必要程序的規(guī)章制度無(wú)效?！秳趧?dòng)合同法》對(duì)規(guī)章制度的公示和告知程序明確做出了規(guī)定，“用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示，或者告知?jiǎng)趧?dòng)者”。但是，實(shí)踐中有些用人單位對(duì)此規(guī)定不甚了解，在規(guī)章制度制定之后沒(méi)有向勞動(dòng)者公示就開始實(shí)施，完全漠視其應(yīng)該履行的法定義務(wù)。或者有些用人單位也向勞動(dòng)者進(jìn)行了公示，但是由于法律意識(shí)淡薄，沒(méi)有保留向勞動(dòng)者進(jìn)行公示或告知的證據(jù)，一旦人民法院或者仲裁機(jī)構(gòu)要求用人單位提供公示或者告知的證據(jù)，用人單位就會(huì)面臨舉證不能的尷尬，最終導(dǎo)致案件敗訴。因此，公示或告知程序也是一項(xiàng)重要事項(xiàng)，審計(jì)人員在進(jìn)行人力資源制度審計(jì)時(shí)一定要對(duì)此加以重點(diǎn)關(guān)注。

4.關(guān)鍵性條款比較抽象，可操作性差。審計(jì)人員履行審計(jì)職責(zé)時(shí)還要關(guān)注規(guī)章制度內(nèi)容是否規(guī)范。用人單位制定規(guī)章制度時(shí)往往定性制度多，而定量制度少。在對(duì)定性制度進(jìn)行描述時(shí)經(jīng)常用一些模糊的、模棱兩可的語(yǔ)言，導(dǎo)致在發(fā)生勞動(dòng)糾紛時(shí)勞資雙方理解出現(xiàn)偏差，可操作性差。一旦因使用該規(guī)章制度而提起勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁或者訴訟，用人單位也極難勝訴。如規(guī)章制度規(guī)定，勞動(dòng)者如果嚴(yán)重違反規(guī)章制度，給其造成巨大損失，用人單位可以立即對(duì)勞動(dòng)者做出開除處分。但是什么是屬于“嚴(yán)重違反”？“嚴(yán)重”的衡量標(biāo)準(zhǔn)是什么？什么是“損失”？用人單位名譽(yù)受損屬不屬于損失的范疇？多大的損失屬于“巨大”？諸如此類的問(wèn)題規(guī)章制度沒(méi)有做出明確的解釋和說(shuō)明，導(dǎo)致用人單位在使用該條款時(shí)很可能會(huì)產(chǎn)生勞動(dòng)爭(zhēng)議，并在勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁或者訴訟中敗訴，這也是人力資源制度審計(jì)中所存在的重大審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)之一。

四、人力資源制度審計(jì)中的風(fēng)險(xiǎn)管控措施

風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向?qū)徲?jì)理念不僅要求審計(jì)人員對(duì)審計(jì)過(guò)程中的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，并評(píng)估相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，更重要的是要采取措施將相關(guān)的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)降至可接受的水平[2]。作為勞動(dòng)用工單位，應(yīng)該借鑒風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向?qū)徲?jì)理念，通過(guò)審計(jì)人員所實(shí)施的人力資源審計(jì)，找出自己在人事管理方面存在的漏洞和不當(dāng)之處，進(jìn)而采取相應(yīng)的管控措施，將人力資源制度制定和落實(shí)過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)降至可接受的水平。

1.嚴(yán)格規(guī)章制度的合法性審計(jì)。為了保證規(guī)章制度的內(nèi)容符合法律規(guī)定，不因違反法律的強(qiáng)制性規(guī)定而導(dǎo)致規(guī)章制度無(wú)效，審計(jì)人員必須關(guān)注規(guī)章制度的合法、合規(guī)。

（1）規(guī)章制度合法性審計(jì)的范圍。原勞動(dòng)部《關(guān)于新開辦用人單位實(shí)行勞動(dòng)規(guī)章制度備案制度的通知》規(guī)定，規(guī)章制度應(yīng)包括“勞動(dòng)合同管理、工資管理、社會(huì)保險(xiǎn)、福利待遇、工時(shí)休假、職工獎(jiǎng)懲以及其他勞動(dòng)管理”等內(nèi)容。我國(guó)《勞動(dòng)合同法》第四條第二款也規(guī)定了用人單位規(guī)章制度涵蓋的范圍，即“勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理”等。由于上述內(nèi)容涉及勞動(dòng)者切身利益，因此必須做到內(nèi)容合法、制定程序合法。可見，審計(jì)人員首先應(yīng)該審計(jì)用人單位所制定的規(guī)章制度的內(nèi)容是否合法，其次是審計(jì)規(guī)章制度的制定程序是否合法，最后還要審計(jì)是否有勞動(dòng)者參與。只有這三個(gè)方面全部合法，規(guī)章制度才具有法律效力。

（2）規(guī)章制度合法性審計(jì)的內(nèi)容。審計(jì)人員在對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行合法性審計(jì)時(shí)，要注意兩個(gè)方面的內(nèi)容：①審計(jì)規(guī)章制度的內(nèi)容是否合法。人力資源制度審計(jì)專業(yè)性較強(qiáng)，如果審計(jì)人員不具備人力資源管理和勞動(dòng)法方面的專業(yè)知識(shí)，那么用人單位可以聘請(qǐng)專業(yè)律師或?qū)ｉT從事人力資源審計(jì)的人力資源法務(wù)師對(duì)規(guī)章制度的合法性進(jìn)行審計(jì)。一旦規(guī)章制度有關(guān)內(nèi)容不符合相關(guān)法律規(guī)定，該項(xiàng)規(guī)章制度將不具有法律效力，用人單位對(duì)勞動(dòng)者進(jìn)行處罰就失去了法律依據(jù)。因此，用人單位必須對(duì)審計(jì)出內(nèi)容違法的規(guī)章制度及時(shí)進(jìn)行修改，保證規(guī)章制度的內(nèi)容合法性。②審計(jì)規(guī)章制度的制定程序是否合法。在審計(jì)規(guī)章制度制定程序時(shí)，首先是審查規(guī)章制度是否有勞動(dòng)者參與制定。如果沒(méi)有勞動(dòng)者參與，那么規(guī)章制度的制定程序就違反了法律規(guī)定，從而不具備應(yīng)有的法律效力。用人單位此時(shí)必須采取適當(dāng)?shù)难a(bǔ)救措施，對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行修改，同時(shí)將修改規(guī)章制度的草案向勞動(dòng)者公布，征求勞動(dòng)者意見，并注意留存征求勞動(dòng)者意見的證據(jù)。其次，要審計(jì)是否召開了職工大會(huì)或者職工代表大會(huì)，或者是否同工會(huì)進(jìn)行了協(xié)商。這是用人單位制定規(guī)章制度時(shí)必須遵守的法定程序。如果該項(xiàng)程序缺失，那么規(guī)章制度的制定同樣因違反法定程序而無(wú)效。最后審計(jì)規(guī)章制度是否履行公示或告知程序。規(guī)章制度制定時(shí)必須向勞動(dòng)者公示或者告知?jiǎng)趧?dòng)者，沒(méi)有履行該必要程序的規(guī)章制度不能對(duì)勞動(dòng)者適用，就像法律未經(jīng)公布程序不產(chǎn)生法律效力一樣。

審計(jì)人員在對(duì)以上內(nèi)容進(jìn)行審計(jì)時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)缺漏就要及時(shí)補(bǔ)正。如果程序完備，還要審查是否具有相應(yīng)的證據(jù)，如勞動(dòng)者參與程序證據(jù)和公示程序的證據(jù)。如果缺少以上證據(jù)，或者以上證據(jù)不完備，或者證據(jù)存在瑕疵，一旦司法機(jī)關(guān)要求用人單位提交程序合法的證據(jù)，用人單位就存在敗訴的風(fēng)險(xiǎn)。因此，審計(jì)時(shí)如果發(fā)現(xiàn)用人單位存在上述審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)盡快督促用人單位就上述證據(jù)及時(shí)補(bǔ)正，加強(qiáng)內(nèi)部控制。另外，審計(jì)人員還要關(guān)注下述問(wèn)題，在《勞動(dòng)合同法》實(shí)施之前所制定的規(guī)章制度，即使缺少勞動(dòng)者參與程序和公示程序，仍然合法有效，可以繼續(xù)使用。因此，開展人力資源制度審計(jì)時(shí)還要審查規(guī)章制度的制定時(shí)間。

（3）規(guī)章制度合法性的司法認(rèn)定。規(guī)章制度不合法是最大的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)之一，也是用人單位進(jìn)行內(nèi)部控制時(shí)必須控制的最大風(fēng)險(xiǎn)。最高人民法院《關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律若干問(wèn)題的解釋》（法釋［2001］14號(hào)）第十九條規(guī)定，“用人單位根據(jù)《勞動(dòng)法》第四條之規(guī)定，通過(guò)民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國(guó)家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動(dòng)者公示的，可以作為人民法院審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的依據(jù)”。這是目前規(guī)章制度合法性司法認(rèn)定最為直接的標(biāo)準(zhǔn)，也是重點(diǎn)審計(jì)規(guī)章制度合法性最為直接的原因之一。

2.嚴(yán)格規(guī)章制度制定中的民主程序?qū)徲?jì)。鑒于以上分析，企業(yè)在制定規(guī)章制度時(shí)要按照法律規(guī)定履行相應(yīng)程序，也正如國(guó)際勞工組織認(rèn)為，“工業(yè)民主為一種強(qiáng)化勞工參與決策的各項(xiàng)政策或措施的總稱，旨在改變由資方或管理人員專斷的舊式管理方式，代之以讓勞工有機(jī)會(huì)表達(dá)意見或申訴的機(jī)構(gòu)，使勞工職權(quán)獲得與資方或管理人員團(tuán)體交涉的尊重”。因此，審計(jì)人員還要嚴(yán)格審計(jì)其制定過(guò)程中是否履行了相應(yīng)程序。

（1）法律依據(jù)?！秳趧?dòng)合同法》規(guī)定，“用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定實(shí)施過(guò)程中，工會(huì)或者職工認(rèn)為不適當(dāng)?shù)?，有?quán)向用人單位提出，通過(guò)協(xié)商予以修改完善。用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示，或者告知?jiǎng)趧?dòng)者”。該法律規(guī)定是規(guī)章制度在制定時(shí)必須履行民主程序的法律依據(jù)，也是審計(jì)人員審計(jì)時(shí)最為直接的法律依據(jù)。

（2）民主程序的流程設(shè)計(jì)。審計(jì)人員要嚴(yán)格審計(jì)規(guī)章制度制定程序，規(guī)章制度制定應(yīng)該具備以下幾個(gè)程序：用人單位公布規(guī)章制度草案→召開職工代表大會(huì)進(jìn)行討論→提出修改意見→與職工代表協(xié)商→履行公示告知程序。

盡管規(guī)章制度在制定時(shí)要求必須有勞動(dòng)者參與程序和公示程序，但是其制定權(quán)仍然由用人單位掌握。而且實(shí)踐中人民法院或者仲裁機(jī)構(gòu)所關(guān)注的也僅僅是用人單位履行民主程序的證據(jù)，至于其他方面的內(nèi)容人民法院或仲裁機(jī)構(gòu)不會(huì)過(guò)多關(guān)注。例如，用人單位履行民主程序的真實(shí)性并不是人民法院或仲裁結(jié)構(gòu)審查的范圍。因此，審計(jì)人員履行審計(jì)職責(zé)時(shí)首先要審計(jì)單位是否履行了這些程序。其次審計(jì)在履行民主程序時(shí)是否具有充分的證據(jù)。如果想簡(jiǎn)單行事僅僅做個(gè)程序即可，并不要求必須召開職工代表大會(huì)進(jìn)行討論決定。最后是做個(gè)真流程，而不是假流程，即在職工參與程序中用人單位可以事先印制好表格，把所要討論的內(nèi)容標(biāo)題寫上，然后找部分職工代表簽字認(rèn)可，或者推舉一些職工代表，由職工代表簽字認(rèn)可。在工會(huì)和職工代表協(xié)商程序中，兩個(gè)機(jī)構(gòu)可以任選一個(gè)。如果用人單位建立了工會(huì)，那么由工會(huì)出具同意規(guī)章制度的證據(jù)即可；如果用人單位沒(méi)有建立工會(huì)，則可以把這個(gè)程序合并到上一個(gè)程序中，兩個(gè)程序同時(shí)進(jìn)行即可。

3.嚴(yán)格規(guī)章制度公示方式審計(jì)。審計(jì)人員履行審計(jì)職責(zé)時(shí)還要重點(diǎn)審計(jì)規(guī)章制度是否采取了正確的公示方法。實(shí)踐中用人單位規(guī)章制度的公示方式很多，各具特點(diǎn)，也都存在一定的利弊。用人單位可以根據(jù)本單位情況選擇最適合自己的公示方式，審計(jì)人員的職責(zé)就是通過(guò)審計(jì)督促用人單位采取正確的公示方式。

（1）OA公示。目前，很多用人單位都使用了OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，可以把規(guī)章制度通過(guò)OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行公示。通過(guò)OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)章制度的公示方式簡(jiǎn)單易行，但這種公示方式的內(nèi)容易修改，而且不易保存，同時(shí)也不能保證每一個(gè)勞動(dòng)者都能夠看到公示的規(guī)章制度。特別是對(duì)年齡較大或者文化程度不高的勞動(dòng)者，這種公示方式很難能被人民法院或者仲裁機(jī)構(gòu)認(rèn)可。而且這種公示方式用人單位舉證比較困難，有時(shí)可能需要公證取證，在一定程度上會(huì)增加用人單位的管理成本。

（2）郵件群發(fā)。用人單位可以采取郵件群發(fā)的方式把規(guī)章制度發(fā)送給勞動(dòng)者，這種公示方式比較簡(jiǎn)單，但是一旦勞動(dòng)者否認(rèn)收到所發(fā)送的文件，用人單位的證明責(zé)任大、證明難度高。用人單位首先要證明該郵箱屬于勞動(dòng)者本人。該證明往往會(huì)給用人單位帶來(lái)很大的不便，因?yàn)橛萌藛挝缓茈y證明使用該郵箱的人就是勞動(dòng)者本人，除非在入職登記表上登記了勞動(dòng)者的郵箱地址。其次，用人單位要證明該郵件發(fā)送成功且已經(jīng)到達(dá)收件人的郵箱。這個(gè)證明責(zé)任對(duì)用人單位來(lái)說(shuō)幾乎是不可能完成的。勞動(dòng)者即使承認(rèn)該郵箱是自己所擁有的，但是可以否認(rèn)曾經(jīng)收到該郵件。最后是用人單位要證明勞動(dòng)者打開了該郵箱。勞動(dòng)者如果否認(rèn)打開了郵箱，則表明用人單位的公示沒(méi)有完成。而且通過(guò)群發(fā)郵件公示時(shí)，司法機(jī)關(guān)往往會(huì)要求用人單位對(duì)其提供的電子證據(jù)進(jìn)行公證，這對(duì)用人單位來(lái)說(shuō)既增加了管理成本，又承擔(dān)著可能敗訴的風(fēng)險(xiǎn)。因此，這種公示方式一般情況下不會(huì)采用，或者結(jié)合其他的公示方式使用。

（3）公告欄張貼。用人單位在公示時(shí)可以把規(guī)章制度張貼到本單位的公告欄。這種公示方式存在以下弊端：一是難以保存證據(jù)，即使用人單位張貼之后拍照留證，一旦勞動(dòng)者否認(rèn)該證據(jù)的真實(shí)性，也往往很難被人民法院或仲裁機(jī)構(gòu)所認(rèn)可；二是即使勞動(dòng)者承認(rèn)該公示照片的真實(shí)性，但是勞動(dòng)者否認(rèn)看到該規(guī)章制度，也不能說(shuō)已經(jīng)對(duì)勞動(dòng)者進(jìn)行了公示；三是公示的時(shí)間難以證明，即使是拍照取證，但是拍照取證的時(shí)間容易修改，證明較為困難。因此，這種公示的方式也盡量少用或者不用。

（4）勞動(dòng)者簽收。用人單位在制定規(guī)章制度之后可以讓勞動(dòng)者簽署，這是用人單位公示規(guī)章制度時(shí)最安全的一種方式。讓勞動(dòng)者親筆簽署“本人已經(jīng)收到××制度，并已充分閱讀和完全理解其內(nèi)容”。這種公示方式證明力比較強(qiáng)，勞動(dòng)者很難否認(rèn)曾經(jīng)收到其親筆簽署的規(guī)章制度。但是這種方式的工作量較大，對(duì)于勞動(dòng)者數(shù)量比較少、規(guī)模比較小的用人單位而言，這種公示方式可以推薦使用；如果勞動(dòng)者數(shù)量多、單位規(guī)模很大，使用這種方式進(jìn)行公示相對(duì)來(lái)說(shuō)比較麻煩。

（5）規(guī)章制度培訓(xùn)。為了讓勞動(dòng)者了解規(guī)章制度內(nèi)容，可以采取召開全體員工大會(huì)對(duì)勞動(dòng)者進(jìn)行集中培訓(xùn)的方式進(jìn)行公示。在對(duì)勞動(dòng)者進(jìn)行培訓(xùn)的時(shí)候應(yīng)盡量避免采取電子打卡方式（該種方式易于修改，證明效率低），而是讓勞動(dòng)者簽到，在簽到簿上寫清楚“××制度培訓(xùn)會(huì)簽到簿”、培訓(xùn)的時(shí)間、地點(diǎn)和參會(huì)人員?？梢允孪仍O(shè)計(jì)好表格，并注意對(duì)此簽到簿進(jìn)行封存留檔。這種公示方式在實(shí)踐中證明力很強(qiáng)，一般都會(huì)被人民法院或者仲裁機(jī)構(gòu)所認(rèn)可。

（6）規(guī)章制度考試。通過(guò)對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行考試的方式進(jìn)行公示，這種方式既起到了公示的作用，同時(shí)也測(cè)試了勞動(dòng)者對(duì)規(guī)章制度的掌握程度，是一種比較好的公示方式。這種考試方式不在乎題的難易程度，也不在乎勞動(dòng)者考試分?jǐn)?shù)的高低和試題題量的大小，而主要體現(xiàn)在規(guī)章制度的公示作用上。用這種方式進(jìn)行公示時(shí)要在試題冊(cè)上寫清楚規(guī)章制度的名稱，并將勞動(dòng)者試卷存檔。

（7）入職登記聲明。入職時(shí)讓勞動(dòng)者簽署收到規(guī)章制度文件。采取這種公示方式時(shí)要注意把規(guī)章制度的名稱列舉出來(lái)，然后讓勞動(dòng)者親筆抄寫“我已經(jīng)收到上述全部規(guī)章制度，并已經(jīng)全部閱讀和理解規(guī)章制度的內(nèi)容”，勞動(dòng)者本人要親筆簽名[3]。這種公示方式簡(jiǎn)單易行，便于采用。

（8）勞動(dòng)合同中約定。把規(guī)章制度作為勞動(dòng)合同的條款在勞動(dòng)合同中予以約定。例如可以把以下內(nèi)容作為勞動(dòng)合同的一個(gè)條款，“用人單位已經(jīng)向勞動(dòng)者提供了全部規(guī)章制度，包括并不限于××制度等等（列舉規(guī)章制度的具體名稱）”。這種公示方式簡(jiǎn)便易行，適合大中小型等各類用人單位使用。

4.嚴(yán)格規(guī)章制度條文設(shè)計(jì)審計(jì)。審計(jì)人員進(jìn)行審計(jì)時(shí)要注意規(guī)章制度的條文一定要做到邏輯縝密，術(shù)語(yǔ)準(zhǔn)確，指向清晰。既要利用邏輯，又要符合邏輯，盡量少用因果、疊加等方式，否則就等于用人單位自縛手腳，對(duì)勞動(dòng)者進(jìn)行管理時(shí)就很困難。如“勞動(dòng)者嚴(yán)重失職，營(yíng)私舞弊，給用人單位造成重大損失，用人單位可以解除勞動(dòng)合同”。這些規(guī)章制度在實(shí)施時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，“嚴(yán)重失職”和“營(yíng)私舞弊”之間是并列關(guān)系還是遞進(jìn)關(guān)系？這兩項(xiàng)內(nèi)容和“重大損失”是否構(gòu)成了因果關(guān)系？如果屬于因果關(guān)系，按照這個(gè)規(guī)定，即使勞動(dòng)者存在嚴(yán)重失職和營(yíng)私舞弊的情況，只要沒(méi)有給用人單位造成“重大”損失，或者造成了損失但是沒(méi)有達(dá)到“重大”程度，用人單位就無(wú)權(quán)解除合同。《勞動(dòng)合同法》第三十九條第三項(xiàng)規(guī)定，勞動(dòng)者“嚴(yán)重失職，營(yíng)私舞弊，給用人單位造成重大損害的”，用人單位可以解除勞動(dòng)合同。此時(shí)法律條文用了“損害”，那么“損失”和“損害”又有什么區(qū)別和聯(lián)系？因此，用人單位在制定規(guī)章制度時(shí)一定要注意術(shù)語(yǔ)準(zhǔn)確、措辭嚴(yán)謹(jǐn)。

另外，還要注意對(duì)法律規(guī)定不清晰的地方，規(guī)章制度要盡量少涉及或者不涉及，以避免相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)。如關(guān)于違反計(jì)劃生育是否可以解除合同問(wèn)題，法律和政策對(duì)此都沒(méi)有統(tǒng)一明確規(guī)定。但是有些地方性法規(guī)規(guī)定用人單位可以解除勞動(dòng)合同，也有很多地方性法規(guī)根本就沒(méi)有規(guī)定。有些地方在司法實(shí)踐中認(rèn)為，如果規(guī)章制度或勞動(dòng)合同把此作為嚴(yán)重違紀(jì)行為，用人單位就可以“嚴(yán)重違紀(jì)”為由解除勞動(dòng)合同。因此，審計(jì)人員進(jìn)行規(guī)章制度審計(jì)時(shí)對(duì)類似的含糊不清的問(wèn)題要明確其審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，督促用人單位在制定規(guī)章制度時(shí)盡量規(guī)避。

五、結(jié)論

審計(jì)控制說(shuō)認(rèn)為，“審計(jì)是一種特殊的控制機(jī)制，審計(jì)本身就是作為控制手段而產(chǎn)生，它與控制之間有著天然聯(lián)系”。因此，基于審計(jì)控制說(shuō)的觀念，無(wú)論何種審計(jì)模式，不管是制度導(dǎo)向?qū)徲?jì)模式，亦或是風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向?qū)徲?jì)模式，也不管是理論上還是實(shí)務(wù)上，都應(yīng)當(dāng)發(fā)揮必要的控制作用[4]。表現(xiàn)在人力資源制度中，規(guī)章制度作為用人單位對(duì)勞動(dòng)者進(jìn)行管理的一個(gè)至關(guān)重要的手段，審計(jì)人員在進(jìn)行人力資源制度審計(jì)時(shí)一定要嚴(yán)格審計(jì)，并將規(guī)章制度的重要性及其所關(guān)聯(lián)的法律告知用人單位，督促用人單位制定規(guī)章制度時(shí)做到內(nèi)容合法、程序合法，同時(shí)還要注意保留程序合法的證據(jù)。另外，還要注意規(guī)章制度的語(yǔ)言嚴(yán)謹(jǐn)、邏輯縝密、術(shù)語(yǔ)準(zhǔn)確，只有如此方可有效避免潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。

另外，加強(qiáng)人力資源制度審計(jì)可以推進(jìn)企業(yè)合法、合規(guī)管理，具有重大現(xiàn)實(shí)意義。隨著社會(huì)對(duì)人力資源制度審計(jì)需求的不斷增加，無(wú)論是審計(jì)學(xué)界、人力資源管理學(xué)界還是法學(xué)界都應(yīng)該以此為契機(jī)，加強(qiáng)人力資源制度審計(jì)研究，引導(dǎo)企業(yè)開展人力資源制度審計(jì)。