教育檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及措施

周芷伊

元江縣教育體育局 云南玉溪 653300

在信息社會，時(shí)代進(jìn)入了高速發(fā)展時(shí)期，信息化管理逐漸成為教育檔案管理的主流方式。隨著國家漸漸重視教育檔案管理的工作，教育檔案的管理方法也需要不斷的改善進(jìn)步，對教育檔案的信息化管理建設(shè)是十分有必要的。而在教育檔案管理的信息化建設(shè)中，難免會出現(xiàn)方方面面的問題，這需要管理人員去不斷的發(fā)覺問題，尋找相關(guān)的解決措施。

一、在用信息化的方式管理教育檔案工作中需要解決的問題

（一）在管理教育檔案上，忽略了信息化建設(shè)的重要性

檔案管理工作，相對于其他類型的工作來說，工作性質(zhì)單調(diào)而乏味。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對于教育工作更看重其他事務(wù)的表現(xiàn)，而忽略了教育檔案管理的重要性。在信息時(shí)代，很多領(lǐng)導(dǎo)對于教育檔案的認(rèn)知還是停留在普通的裝訂和記載方面，缺乏用現(xiàn)代化的信息手段對教育檔案管理的思路[1]。一旦需要檔案文件的調(diào)遣或者查詢，就會花費(fèi)大量的時(shí)間在原始資料的篩選上，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

（二）教育檔案管理人員的個(gè)人能力不足

教育檔案管理部門通常受到的重視不足，檔案管理人員的錄取標(biāo)準(zhǔn)通常比較寬松，這在檔案管理工作向信息化管理的轉(zhuǎn)型中，直接性地造成了很多不便。

（三）教育檔案管理的設(shè)施配備老舊

通過信息管理教育檔案，需要先進(jìn)的管理系統(tǒng)和精良的電腦設(shè)備。而通常教育檔案管理部門的電腦設(shè)備更新?lián)Q代不及時(shí)，造成設(shè)施老舊的現(xiàn)象。在建立檔案管理系統(tǒng)時(shí)，通常因?yàn)樵O(shè)備問題對信息處理過于緩慢，甚至?xí)霈F(xiàn)保存不當(dāng)?shù)木置妗?/p>

（四）對原始檔案數(shù)據(jù)未曾及時(shí)錄入處理

很多教育部門在采用信息化手段管理檔案時(shí)，忽略了對原始數(shù)據(jù)的錄入記載，僅僅將新產(chǎn)生的檔案錄入管理系統(tǒng)。在抽查以往的檔案數(shù)據(jù)時(shí)，仍舊需要對老舊的紙質(zhì)檔案進(jìn)行翻查，造成對教育檔案的信息化管理不善。

（五）教育檔案的分類不詳

信息化的優(yōu)勢，在于它的查詢快捷，但在查詢的前提下，需要前期對檔案數(shù)據(jù)分門別類的前期處理。往往檔案管理部門對檔案信息只是單純的錄入系統(tǒng)，對教育檔案的分類不夠重視，使得在之后的查詢中增加了許多的工作量，為教育檔案的信息化管理增添了很多麻煩。

二、規(guī)范教育檔案信息化管理的措施

（一）對教育檔案信息有序錄入整理

教育檔案的原始數(shù)據(jù)錄入工程十分龐大，管理人員需要將原始數(shù)據(jù)有序錄入整理進(jìn)信息化的管理系統(tǒng)，對數(shù)據(jù)分門別類地排列，并加以序號方便查詢。此外，也需要定期將管理系統(tǒng)內(nèi)的錄入資料與原始資料做對比檢查，防止一時(shí)疏忽導(dǎo)致的數(shù)據(jù)錄入偏差，對日后的查詢造成麻煩。

在對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類排列時(shí)，要采用科學(xué)先進(jìn)的排序方法，以新《規(guī)則》中三級分類的方法對教育檔案進(jìn)行歸納整理，不拘泥于檔案的重要性，將新《規(guī)則》中規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)“按事件結(jié)合事由排列”作為分類排列的準(zhǔn)則[2]。此外，在教育檔案規(guī)定檔案編號，既可以方便檔案數(shù)據(jù)的分類排列，也可以對教育檔案統(tǒng)一格式，方便對檔案資料的查詢。

（二）對管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)

加強(qiáng)管理人員的現(xiàn)代化管理能力。信息化建設(shè)檔案管理工作在教育界里是必然的趨勢，所以教育檔案的管理人員也不能墨守成規(guī)，只熟悉紙質(zhì)檔案的相關(guān)管理工作。檔案管理人員必須需要為自身充電，加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)能力，可以熟練操作檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，健全教育檔案的信息數(shù)據(jù)庫，熟悉電腦操作以及信息時(shí)代的檔案管理知識，以期更好地為教育系統(tǒng)服務(wù)。

（三）完善教育檔案人員的管理制度

教育系統(tǒng)的工作中，難免會出現(xiàn)人員調(diào)動或者辭職的情況。人員的流動造成了對教育檔案管理工作的交接不夠完善，新入職或者新調(diào)入的檔案管理員工對檔案管理系統(tǒng)不夠熟悉，導(dǎo)致在今后的檔案管理工作中花費(fèi)大量的時(shí)間在磨合系統(tǒng)中，對教育檔案管理的信息化建設(shè)造成不便。

教育系統(tǒng)的教育檔案管理工作中，通常沒有很嚴(yán)格的人員規(guī)章管理制度，導(dǎo)致教育檔案管理人員對檔案管理工作不重視或者工作熱情不高。只是單純采取應(yīng)付公事、不犯大錯(cuò)的工作態(tài)度。這不僅影響教育檔案工作的信息化管理，也對普通紙質(zhì)教育檔案的管理工作也無法有序進(jìn)行。如果對教育檔案管理人員的相關(guān)規(guī)章制度和日常守則予以規(guī)范，并嚴(yán)格定期檢查，會更正管理人員對教育檔案的管理工作態(tài)度，讓他們正視工作，認(rèn)識到管理工作的重要性。這在教育檔案的信息化建設(shè)上可以從側(cè)面提供幫助。

在教育檔案管理工作中，信息化建設(shè)是對教育檔案管理工作效率的有力保證，在教育檔案不斷積累增多的今日，單純依靠紙質(zhì)檔案是無法對日益繁多的教育檔案進(jìn)行有效整理，對教育檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)是隨著時(shí)代進(jìn)步的必然舉措。在信息時(shí)代不停的進(jìn)步發(fā)展的今天，教育檔案的管理人員也需要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化管理知識，改善檔案工作的管理問題，為教育檔案管理工作的信息化建設(shè)提供力所能及的幫助。