探討提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

宋 婕 楊玉清

（新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院，新疆 烏魯木齊 830002）

一、引言

在辦公室工作中，檔案管理工作扮演著重要角色。在社會競爭日趨激烈、生活節(jié)奏不斷加快的今天，只有不斷創(chuàng)新和改革辦公室檔案管理工作，提高工作人員查考利用信息的舒適度和便捷性，才能助力整體工作效率顯著提升，才能讓企業(yè)永葆核心競爭力。而想要提高辦公室檔案管理工作的效率，就必須深入分析實(shí)際工作中存在的問題，本著實(shí)事求是、對癥下藥原則，方能找出解決問題的光明大道。

二、辦公室檔案管理工作概述

以“大智移云”為代表的新一代信息技術(shù)迅猛發(fā)展是當(dāng)今時(shí)代的顯著特征。因此，在辦公室檔案管理中，要主動適應(yīng)時(shí)代的新變化和新要求，提高檔案管理工作重視程度，不斷強(qiáng)化制度建設(shè)，加強(qiáng)從業(yè)人員培訓(xùn)，積極擁抱和使用新一代信息技術(shù)，才能服務(wù)全局工作，促進(jìn)整體效能提升。

三、辦公室檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作積淀歷史的塵埃，流淌著恒久的記憶，是聯(lián)系過去、現(xiàn)在和未來的信息紐帶。既具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，也具有長遠(yuǎn)的、歷史的價(jià)值。具體來說：

（一）輔助領(lǐng)導(dǎo)決策

檔案管理是管理工作的一部分，做好檔案管理工作，有利于充分發(fā)揮參謀助手作用，提高領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和規(guī)范化水平，為各項(xiàng)規(guī)章制度的制定、修改提供了參考依據(jù)，有利于提高工作效率。

（二）歷史真實(shí)記憶

檔案詳細(xì)、真實(shí)地記錄著當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)匕l(fā)生的歷史事件，具有憑證價(jià)值和參考利用價(jià)值。它是最真實(shí)的現(xiàn)實(shí)反映者和歷史記錄者，可以在社會活動中明確雙方的責(zé)任義務(wù)，保護(hù)企業(yè)與員工的合法利益，減少不必要的糾紛。

（三）傳承文化價(jià)值

通過檔案管理利用，可以探尋歷史發(fā)展的軌跡和規(guī)律，了解國家、單位曾經(jīng)的輝煌業(yè)績，繼承歷史文脈和傳統(tǒng)精華，不斷增強(qiáng)民族凝聚力和文化自豪感，可以塑造企業(yè)文化，傳承發(fā)展歷史，提高全體成員凝聚力和向心力。

（四）寶貴教育資源

因?yàn)闄n案記錄的是真實(shí)案例，是客觀存在的現(xiàn)實(shí)反映，因此具有說服力和感染力，在單位團(tuán)建、員工培訓(xùn)時(shí)可以用作教材與參考資料，提高培訓(xùn)的效率和效果。

四、當(dāng)前辦公室檔案管理工作中存在的問題

提高檔案管理的效率和質(zhì)量，可以為我們想辦法、辦事情、做決策提供參考價(jià)值和借鑒信息。但在實(shí)際工作中，由于這樣那樣問題，檔案管理工作效率還有待提高，主要表現(xiàn)在：

（一）重視程度不夠

很多單位管理者對檔案管理工作重要性認(rèn)識不夠，認(rèn)為檔案管理是業(yè)務(wù)工作的衍生品和附屬品；有的對項(xiàng)目合同、人事檔案高度關(guān)注，但對文書檔案、會計(jì)檔案比較輕視。在工作人員安排上，很多檔案管理工作是辦公室人員的附屬工作和兼職工作，由于不具備專業(yè)水平，知識較為局限，而單位形成的檔案涉及方方面面，因此很多檔案不能被及時(shí)準(zhǔn)確有效分類整理，利用查考功能更是不具備，導(dǎo)致檔案資料堆積如山，難以發(fā)揮價(jià)值作用。

（二）管理制度不健全

制度建設(shè)是打基礎(chǔ)、利長遠(yuǎn)的工作。要想使檔案管理工作高效進(jìn)行，首先必須要建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格按照制度管理利用。檔案管理制度主要包括檔案收集、整理、分類、利用等步驟，需要做好存儲介質(zhì)分類、收集整理規(guī)范、保管期限界定、查閱借閱規(guī)定等工作。但是在實(shí)際工作中，有的單位沒有出臺檔案管理工作的制度和章程，有的出臺了也是一紙空文，沒有建立專門檔案室，沒有按照要求進(jìn)行檔案管理，這在一定程度上也影響了檔案工作效率提高。

（三）專業(yè)素質(zhì)有待提高

雖然企事業(yè)單位逐步開始重視檔案管理工作，但是由于檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，使得辦公室檔案管理工作難以全面發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值，主要體現(xiàn)在：一是認(rèn)識偏差。認(rèn)為自己從事的是打雜工作，榮譽(yù)感和使命感較低，檔案管理工作能拖就拖，降低了工作效率。二是知識缺乏。有的檔案分類不合理，該保密沒有保密，該公開沒有公開；有的年齡偏大，不能熟練利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，這些造成了檔案信息無法有效的利用，難以發(fā)揮真正價(jià)值。

（四）管理手段比較落后

當(dāng)前信息化辦公手段廣泛運(yùn)用于業(yè)務(wù)工作中，但在檔案管理中比較滯后，仍然采用人工管理的傳統(tǒng)方式，由于人工容易發(fā)生錯(cuò)誤，且發(fā)現(xiàn)糾正較為困難，在整理過程中容易發(fā)生問題。而信息技術(shù)擁有高效、準(zhǔn)確、便捷的優(yōu)勢，可以對資料進(jìn)行快速備份和恢復(fù)。因此，由于手段落后，耗費(fèi)了人力物力，但是工作效率不高，也給單位造成了損失。

五、提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

面對洶涌澎湃的電子文件和與日俱增的海量信息，傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)不適合新時(shí)代辦公室工作要求。檔案管理者必須轉(zhuǎn)變思路，由傳統(tǒng)檔案信息資料的守護(hù)神進(jìn)化成為知識提供者及決策咨詢者。重點(diǎn)要做好以下工作：

（一）在思想上高度重視

思想是行動的先導(dǎo)，思想到位方能行動迅速。首先要抓住“關(guān)鍵少數(shù)”，即全面提高單位領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理工作的認(rèn)識，把檔案管理工作提上議事日程，擯棄“說起來重要、忙起來不要”的錯(cuò)誤做法，加強(qiáng)對單位的檔案綜合管理，做好謀劃、實(shí)施階段全過程管理。其次要強(qiáng)化激勵(lì)機(jī)制。強(qiáng)化“主人翁”意識，加強(qiáng)業(yè)務(wù)考核，適時(shí)予以獎(jiǎng)懲，增強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度，激發(fā)工作人員的積極性、主動性、創(chuàng)造性，促進(jìn)工作效率提高。

（二）在業(yè)務(wù)上強(qiáng)化培訓(xùn)

一方面要做好人力資源工作，強(qiáng)化高素質(zhì)檔案專業(yè)人才的招聘和引進(jìn)，讓專業(yè)的人干專業(yè)的事，省時(shí)又省力。另一方面要本著實(shí)事求是、分類施策原則，挖掘現(xiàn)有人員潛力，定期開展檔案管理人員的教育培訓(xùn)，提高培訓(xùn)的針對性、實(shí)用性、有效性。比如對老員工應(yīng)強(qiáng)化信息自動化方面培訓(xùn)，讓其熟練使用電腦操作，提高信息化水平和能力；對于年輕人則應(yīng)注重夯實(shí)基礎(chǔ)，傳授專業(yè)理論知識。同時(shí)，要幫助其克服“眼高手低”毛病，防止“一看就懂、一干不會”現(xiàn)象發(fā)生，在傳授專業(yè)理論知識的同時(shí)，注意傳幫帶，以老師傅帶小徒弟的形式，使年輕人能夠盡快上手、獨(dú)當(dāng)一面。

（三）在制度上不斷完善

要重視制度建設(shè)，發(fā)揮用制度管人管事的公平性和長久性。一方面在制度制定和修訂過程中要堅(jiān)持集思廣益，對好的措施辦法要發(fā)揚(yáng)光大，對錯(cuò)誤做法要堅(jiān)決糾正，對漏洞不足要及時(shí)彌補(bǔ)，提高制度建設(shè)的針對性、合理性和時(shí)效性。另一方面要積極建立檔案利用反饋機(jī)制，對單位員工在檔案利用中反映的問題，安排專人進(jìn)行及時(shí)收集、匯總、整理，并對相應(yīng)問題提出解決措施，呈報(bào)單位管理者，方便在頂層設(shè)計(jì)上促進(jìn)檔案管理效率提高。

（四）在技術(shù)上逐步提升

應(yīng)該采用雙套制管理模式，讓實(shí)物檔案管理和計(jì)算機(jī)檔案管理相輔相成、相得益彰。積極推進(jìn)檔案信息化管理的進(jìn)程，將檔案信息資源利用更加科學(xué)化、規(guī)范化、便捷化。同時(shí)積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云技術(shù)等新一代技術(shù)手段做好信息資源開發(fā)利用，充分進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和認(rèn)真研究，找出內(nèi)在規(guī)律性和聯(lián)系性，進(jìn)行資料匯編和深度開發(fā)，提高檔案管理工作在全局工作中的重要性和話語權(quán)。

六、結(jié)束語

檔案管理工作是辦公室工作中的重要組成部分，與其他工作開展休戚相關(guān)，有著千絲萬縷的聯(lián)系，只有檔案管理工作效率不斷提高，才能促進(jìn)辦公室其他工作數(shù)據(jù)利用和信息查找方便快捷，推動辦公室整體工作順利開展和高效運(yùn)行。因此，檔案管理工作使命重大、責(zé)無旁貸，應(yīng)通過在思想上高度重視、在業(yè)務(wù)上強(qiáng)化培訓(xùn)、在制度上不斷完善、在技術(shù)上逐步提升等多措并舉、多管齊下方式，全力提高檔案管理工作效率和水平，才能促進(jìn)辦公室整體工作水漲船高、行穩(wěn)致遠(yuǎn)。