高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

□梁 靜

近年來，在我國社會主義市場經(jīng)濟迅猛發(fā)展的作用下，我國科研技術(shù)水平不斷提升，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)更是展現(xiàn)出了良好的變革式發(fā)展態(tài)勢。尤其是各種計算機管理軟件的開發(fā)、升級和利用，對人們以往的生活、工作、學(xué)習(xí)方式方法產(chǎn)生了變革式的影響。而高?；谧陨碜鳛楦叩冉逃块T的特殊性，對于先進技術(shù)、知識信息、專業(yè)人才等各類優(yōu)質(zhì)資源有著很好的聚集作用，并且通過對這些資源優(yōu)勢效用的充分發(fā)揮能夠充分提升高校信息化檔案建設(shè)實力水平，使高校能夠在全國的檔案現(xiàn)代化建設(shè)方面發(fā)揮出良好的示范、帶頭作用?？傮w來講，加快高校檔案管理信息化建設(shè)，不僅是高校積極順應(yīng)當(dāng)今信息時代社會發(fā)展的必然選擇，更是當(dāng)下檔案管理部門對于高校檔案管理創(chuàng)新改革的客觀要求?；诖耍鳛橐幻胀ǖ母咝n案管理工作人員，有必要從自身檔案管理工作實際出發(fā)，來結(jié)合信息時代特點，對高校未來信息化檔案工作的實現(xiàn)探尋出一條更好的發(fā)展道路，為我國檔案工作的新發(fā)展貢獻上自身的一份力量。

一、現(xiàn)代檔案管理概述

現(xiàn)代化檔案管理是在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持作用下，逐漸發(fā)展而來的。在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的輔助下，具有功能多元化、信息多樣化、使用便捷化等一系列鮮明的信息時代特點。現(xiàn)代檔案管理倡導(dǎo)借助計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來對傳統(tǒng)檔案管理理念、方式方法、模式進行革新，以促進檔案管理以及檔案信息儲存的信息化、虛擬化、無紙化、動態(tài)化、標(biāo)準(zhǔn)化，是一種符合當(dāng)今信息社會發(fā)展潮流的專業(yè)化的檔案管理手段?，F(xiàn)代化檔案管理能夠依據(jù)不同單位的需要，來對檔案的種類、層次等進行統(tǒng)一劃分和保管存檔，并在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)大數(shù)據(jù)分析的作用下，來對檔案資料進行文字、圖片等信息的提取和輸送，極大地便利了檔案管理流程。

隨著當(dāng)今高校教育事業(yè)的不斷推進，高校不僅憑借自身在人才儲備、科學(xué)研究、文化創(chuàng)新等方面的特殊優(yōu)勢，逐步開展并實現(xiàn)了教育信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展，在與之配套的高校檔案管理方面也開始朝著信息化發(fā)展方向邁進。尤其是高校對于自身信息化環(huán)境的構(gòu)建，更是極大地促進了新型檔案管理計算機技術(shù)在高校中的引入，檔案信息存儲技術(shù)的引入彌補了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料不易保存的缺點，實現(xiàn)了檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化信息存儲，有益于檔案的長久保存；大數(shù)據(jù)信息智能處理技術(shù)的引入將信息采集、處理、分析、存儲、使用等流程融為一體，極大地提升了高校檔案管理效率。

二、高校檔案信息化建設(shè)存在的問題

(一)資源設(shè)施投入不足。盡管國家檔案管理部門對于高校檔案信息化建設(shè)工作一再強調(diào)，且高校的領(lǐng)導(dǎo)層對于建設(shè)檔案信息化工作的重要意義有了一個相對全面的認(rèn)識。但個別高校受自身辦學(xué)能力的限制，在有限的教學(xué)管理資源與巨大的教學(xué)科研任務(wù)矛盾日益突出的情況下，只能夠?qū)n案信息化建設(shè)工作暫緩放在工作計劃、口頭層面，而將全部精力放在對于各專業(yè)教學(xué)科研活動的實施上，從而使得高校的信息化檔案構(gòu)建工作在缺乏充足資金保障的情況下，無法對各類現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備進行引進，導(dǎo)致高校檔案信息建設(shè)工作的不足，使其無法為日益發(fā)展的高?，F(xiàn)代化教育事業(yè)發(fā)揮出應(yīng)用的教育科研信息輔助作用。

(二)人才素質(zhì)水平不高。在以往很長一段時間內(nèi)，高校受傳統(tǒng)辦學(xué)思想的限制，導(dǎo)致很長一段時間內(nèi)檔案工作都處于被高校各級領(lǐng)導(dǎo)部門所忽略的位置。由此也造成了高校檔案管理人員配置工作的不足，如將檔案管理看作是“閑職”，選調(diào)年事較高的教師來開展檔案管理工作，亦或是讓管理專業(yè)的學(xué)生輪流到學(xué)校的檔案管理部門進行值日，并全權(quán)負(fù)責(zé)當(dāng)天的圖書借閱、檔案歸檔等一系列工作。但現(xiàn)實情況是，這些臨時配置人員要么缺乏豐富的檔案管理知識、專業(yè)化檔案管理技能，要么就是缺乏充足的強烈的工作責(zé)任感。這對于高校檔案信息化建設(shè)工作的開展而言構(gòu)成了極大的阻礙作用，使得高校所建成的檔案信息化系統(tǒng)存在利用不足的情況，導(dǎo)致檔案信息化作用無法得到充分發(fā)揮。

三、高校檔案信息化建設(shè)策略

(一)提升認(rèn)識。目前大多數(shù)高校已經(jīng)認(rèn)識到了檔案信息化建設(shè)工作的重要意義，并將其正式納入到了高?，F(xiàn)階段主要工作任務(wù)中來。但結(jié)合對上述問題的探究，可以得出對檔案信息化建設(shè)工作作用、功能、內(nèi)涵等認(rèn)識的不足和不深刻，仍然是導(dǎo)致這一系列問題產(chǎn)生的根本性原因。為此，對于新時期高校檔案信息化建設(shè)工作而言，要繼續(xù)倡導(dǎo)高校各級管理者加大對于檔案信息化建設(shè)的重視，真正從檔案對于高校教學(xué)工作智庫作用的發(fā)揮、對于發(fā)展規(guī)劃制定參考價值的發(fā)揮的角度出發(fā)來重視檔案改革工作，使高校各級管理人員真正從思想上認(rèn)識到高校檔案部門與科研、行政、教學(xué)部門一樣，同屬于高校管理體系中不可或缺的一個重要組成部分。與此同時，更要與學(xué)校上級領(lǐng)導(dǎo)部門直接牽頭，組織現(xiàn)有檔案管理人員開展新時期檔案管理學(xué)習(xí)、調(diào)研、參觀等工作，以此來在全校范圍內(nèi)提起人們對于檔案工作的重視程度，改變?nèi)藗儗n案管理不關(guān)心、不了解、不重視的消極工作態(tài)度，為高校檔案信息化的實現(xiàn)構(gòu)建良好的基礎(chǔ)性思想保障。

(二)加大資源投入力度。充足的資源保障是促使高校檔案信息化建設(shè)事業(yè)得以朝著良好方向發(fā)展的基礎(chǔ)性保障。為此，要繼續(xù)加大對于高校檔案信息化投入的力度。第一，建立轉(zhuǎn)型基金，加大資金投入。高校要通過對本校現(xiàn)有教育管理資金的合理調(diào)配來結(jié)合目前本校的檔案信息化建設(shè)工作需要調(diào)配出一定的資金用于支持本校的檔案信息化工作，并要在政府教育部門、檔案管理部門的協(xié)調(diào)作用下，為高校的檔案信息化建設(shè)從社會中引入多方資金支持，以此來彌補本校教育管理資金不足的缺陷。第二，高校要加大對于信息化檔案建設(shè)工作的硬件環(huán)境設(shè)備投入，不僅要對檔案管理室中的計算機、寬帶等設(shè)備進行及時的更新和維護，更要結(jié)合實際需要添置掃描儀、光盤刻錄儀、縮微閱讀機、多媒體等先進檔案管理設(shè)備。在技術(shù)部門和檔案管理部門的共同作用下加大對于校園檔案在線管理系統(tǒng)、軟件的開發(fā)，通過自主研發(fā)來在一定程度上幫助高校節(jié)約先進信息化檔案管理技術(shù)引進所消耗的資金成本。第二，要加大人才保障，結(jié)合檔案管理工作特點，建立科學(xué)的專業(yè)檔案管理人才引進機制，使更多的專業(yè)檔案管理人員能夠參與到本校的檔案信息化建設(shè)工作中來，切實提高高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。

(三)擴大信息化覆蓋面。檔案信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)性的工作，囊括了檔案收集、整理、利用的各個環(huán)節(jié)。為此，一方面，要實現(xiàn)檔案收集的信息化建設(shè)。在進行檔案收集工作的過程中，加強信息化的建設(shè)進程，不僅要求高校加強網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，使得學(xué)生在入學(xué)之前，或者是在高校中進行學(xué)習(xí)的過程中，能夠利用相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，同時結(jié)合各種相關(guān)的終端設(shè)備，建設(shè)檔案信息化的收集平臺，從而能夠進一步提高檔案收集的效率。同時，還要在進行信息收集和錄入的過程中，確保信息錄入終端的正常運行，從而能夠準(zhǔn)確地過濾掉錯誤信息，確保檔案錄入信息的準(zhǔn)確性、完整性；另一方面，優(yōu)化檔案信息利用。在現(xiàn)代化計算機信息技術(shù)的作用下，對檔案進行整理和分類，然后打上對應(yīng)的標(biāo)簽，能夠為教師和學(xué)生提供良好的信息檢索服務(wù)。同時，對其中部分重要的信息進行挖掘、備份和保護這些重要的數(shù)據(jù)。此外，在對高校檔案進行信息化建設(shè)的過程中，不僅可以建立文字的檔案，而且還可以建立聲音、圖片等其他形式，從而能夠更加全面地對相關(guān)檔案進行記錄，能夠保存數(shù)量更多的相關(guān)檔案。

四、結(jié)語

總之，通過上述分析，對構(gòu)建高校檔案信息化的重要意義有了一個更為深刻的了解。在今后的工作中，要在對以往工作經(jīng)驗、教訓(xùn)、成果等進行不斷總結(jié)的基礎(chǔ)上，堅定改革的決心，實事求是，砥礪前行，在政府檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)下，全面推進高校檔案管理信息化建設(shè)工作，早日實現(xiàn)廣大師生對于高校檔案管理信息化的殷切期盼。