提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

王中賢

摘 要：在社會(huì)與科技發(fā)展的過程中，為了滿足發(fā)展需求，檔案管理工作受到廣泛關(guān)注與應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的工作要求，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新，樹立正確觀念，合理使用先進(jìn)的技術(shù)方式，在提升檔案管理工作科學(xué)化水平的情況下，增強(qiáng)工作效果，為其后續(xù)發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；路徑選擇

對(duì)于檔案管理工作而言，在實(shí)際發(fā)展期間，應(yīng)創(chuàng)新工作方式與方法，科學(xué)開展研究工作，創(chuàng)建完善的檔案管理環(huán)境，遵循科學(xué)化的工作原則，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用力度，達(dá)到預(yù)期的管控目的。

1 提高檔案管理科學(xué)化的必要性

第一，檔案管理的科學(xué)化是促進(jìn)文化建設(shè)發(fā)展的重要途徑。檔案管理作為社會(huì)主義文化建設(shè)的重要組成部分，其多樣化的管理模式以及豐富的內(nèi)容不僅可以將中華民族傳統(tǒng)文化進(jìn)行傳承，其中政治、經(jīng)濟(jì)、文化等多領(lǐng)域的資料還具有重要的參考性價(jià)值。與此同時(shí)，檔案資料作為中華民族傳統(tǒng)文化記錄的重要載體，對(duì)我國今后文化的發(fā)展與傳承具有一定的引導(dǎo)性作用。

第二，科學(xué)化是促進(jìn)檔案管理可持續(xù)性發(fā)展的基礎(chǔ)?？茖W(xué)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，逐漸拓寬了信息技術(shù)的應(yīng)用范圍與領(lǐng)域，其檔案管理水平也隨著科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展而變化?？茖W(xué)化的檔案管理模式可以使檔案管理的全過程變得更加規(guī)范化與嚴(yán)謹(jǐn)化，潛移默化之中促進(jìn)檔案管理朝向可持續(xù)化的方向發(fā)展。

第三，檔案管理科學(xué)化是信息化發(fā)展的必然選擇。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息化逐漸成為各行各業(yè)今后發(fā)展的重要趨勢，檔案管理也不例外。在科學(xué)化檔案管理模式與檔案管理理念下，檔案管理的全過程必定是科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)而又具有技術(shù)性的，這在某種意義上來講符合社會(huì)信息化發(fā)展的需求。

2 檔案管理科學(xué)化建設(shè)存在的問題

第一，檔案管理理念的滯后化。通過對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析與探究后發(fā)現(xiàn)，大部分人對(duì)于檔案管理工作的本質(zhì)并沒有清晰明確的認(rèn)知。甚至有一些人認(rèn)為檔案管理工作，僅僅是對(duì)內(nèi)部的資料以及文獻(xiàn)進(jìn)行歸檔與整理，其不需要具備較高的專業(yè)化技能與工作素養(yǎng)，致使檔案管理工作效率與工作質(zhì)量較低。與此同時(shí)，大部分檔案管理部門所開展的檔案管理工作，僅僅是對(duì)檔案資料進(jìn)行保存與規(guī)整，很少會(huì)將其進(jìn)行有效的利用，甚至于很多檔案館只是對(duì)內(nèi)公開而很少對(duì)公眾進(jìn)行開放，大多數(shù)民眾很難有機(jī)會(huì)對(duì)自身所需要的檔案資料進(jìn)行查詢，致使檔案管理部門內(nèi)部存放的資料沒有充分發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值效應(yīng)，這某種程度上來講，也影響了檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。

第二，工作人員工作素養(yǎng)偏低。現(xiàn)階段影響檔案管理科學(xué)化發(fā)展的重要因素就是檔案管理人員的工作能力與業(yè)務(wù)水平?？傮w上來講，大部分檔案管理部門過于重視對(duì)技術(shù)型人才的培養(yǎng)與應(yīng)用，進(jìn)而忽視對(duì)基層檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的工作技能培訓(xùn)。與此同時(shí)，檔案管理科學(xué)化建設(shè)專業(yè)性人才較為缺乏，大部分企業(yè)中科學(xué)化檔案管理人員主要呈現(xiàn)老齡化以及專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)不足等現(xiàn)狀，難以促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平的進(jìn)步與提升。最后，檔案管理人員工作態(tài)度不端正以及職業(yè)道德素養(yǎng)偏低，使其在工作過程中缺乏相應(yīng)的責(zé)任感與使命感，經(jīng)常會(huì)形成檔案管理工作局面混亂的情況。這在某種程度上來講，也間接影響檔案管理科學(xué)化水平的發(fā)展。

第三，檔案管理制度不夠完善。經(jīng)過研究后發(fā)現(xiàn)，當(dāng)下雖然我國檔案管理水平較以前相比有明顯的進(jìn)步，但是卻與科學(xué)信息技術(shù)發(fā)展之間存在較大的差距，其檔案管理模式與檔案管理理念仍舊停留在以往傳統(tǒng)的管理階段，并未將信息化技術(shù)以及現(xiàn)代辦公形式運(yùn)用到檔案管理的具體工作之中。總體上來講，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用僅僅局限于資料的收集與保存，并未大范圍將資料進(jìn)行共享與交流。

3 提高檔案管理科學(xué)化的有效途徑

第一，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程的加快。若想有效提高檔案管理的科學(xué)化水平，就必須要在內(nèi)部大力開展現(xiàn)代化建設(shè)并依托科學(xué)信息技術(shù)，逐步提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。首先，檔案管理的有關(guān)部門應(yīng)該加大對(duì)檔案管理的設(shè)備性資金投入，逐步將檔案管理信息設(shè)備進(jìn)行更新與升級(jí)，并將最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫等系統(tǒng)運(yùn)用到檔案管理的工作過程中，在提高檔案管理工作效率同時(shí)進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理朝向現(xiàn)代化建設(shè)的方向發(fā)展。其次，檔案管理機(jī)構(gòu)還應(yīng)該在內(nèi)部構(gòu)建一套科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠?jì)算機(jī)檔案管理信息系統(tǒng)，在對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)化管理的同時(shí)，還可以有效提高檔案管理的工作效率，推動(dòng)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。

第二，明確檔案管理工作的定位。檔案工作從其實(shí)質(zhì)來說就是為中心工作服務(wù)的，所以在開展檔案管理工作的過程中要堅(jiān)持以大局為重，對(duì)所有的信息都要有一定的了解。無論是在國家建設(shè)中，還是在部分發(fā)展中，檔案管理工作始終要堅(jiān)持主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，及時(shí)收集各種與中心工作有關(guān)的信息，經(jīng)過篩選不斷提高檔案價(jià)值，真正為中心工作提供相應(yīng)的依據(jù)，體現(xiàn)檔案的真實(shí)效用。

第三，檔案管理科學(xué)化重視程度的提高。檔案管理部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理科學(xué)化的重視是推動(dòng)檔案管理科學(xué)化發(fā)展的重要前提與基礎(chǔ)。首先，檔案管理部門的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理科學(xué)化的重要性，并以自身認(rèn)知程度的提高來自上至下逐層對(duì)下級(jí)員工進(jìn)行引導(dǎo)與影響。與此同時(shí)，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員還要緊隨時(shí)代的變遷改革創(chuàng)新檔案管理理念與管理模式，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，在內(nèi)部構(gòu)建完善的檔案管理流程與檔案管理內(nèi)容，并加大對(duì)檔案管理科學(xué)化的宣傳力度，促使內(nèi)部人員將檔案管理科學(xué)化的認(rèn)知貫徹落實(shí)到實(shí)際工作之中。其次，檔案管理部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員在提高檔案管理科學(xué)化的認(rèn)知程度后，還應(yīng)該定期組織基層工作人員對(duì)內(nèi)部收集的資料與檔案進(jìn)行備份處理，使其在信息技術(shù)的依托之下，充分發(fā)揮其價(jià)值與效用。最后，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)人員還應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理工作模式與工作理念，通過先進(jìn)檔案管理模式與檔案管理理念的學(xué)習(xí)來推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)與科學(xué)化建設(shè)的發(fā)展。

第四，檔案管理工作機(jī)制的完善。在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代背景下，若想要檔案管理工作朝向科學(xué)化的方向發(fā)展，就必須要構(gòu)建完善的檔案管理工作機(jī)制，對(duì)檔案管理人員的工作流程與工作內(nèi)容進(jìn)行有效的規(guī)范與約束。

首先，完善的檔案管理工作機(jī)制，離不開內(nèi)部科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)責(zé)任體系的制定。通過檔案管理責(zé)任工作體系的制定，可以對(duì)檔案管理的基本工作需求以及檔案管理的基本特征進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，使工作人員可以清晰了解到自身的工作內(nèi)容以及崗位需求并積極履行自身的工作職責(zé)。與此同時(shí)，責(zé)任機(jī)制的構(gòu)建還可以在日常工作中指定具體的工作人員對(duì)不同崗位的員工進(jìn)行監(jiān)督與管理，實(shí)現(xiàn)全方位一體化的檔案管理工作體系結(jié)構(gòu)。

其次，加強(qiáng)檔案管理工作中的規(guī)章制度建設(shè)。通過檔案管理部門內(nèi)部規(guī)章制度的建設(shè)可以對(duì)工作人員檔案管理工作的內(nèi)容與流程進(jìn)行規(guī)范化管理與監(jiān)督，以此保證檔案管理工作的科學(xué)化、有序化運(yùn)行。

4 結(jié)束語

在檔案管理的過程中，應(yīng)制定完善的工作機(jī)制與模式，全面提升整體工作的科學(xué)化水平，在科學(xué)管理的情況下，制定完善的檔案管理工作機(jī)制與模式，在提高科學(xué)化水平的情況下，創(chuàng)建先進(jìn)的工作體系，優(yōu)化整體管理工作模式。

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