何彩燕

摘 要：我國已經(jīng)全面邁入了信息化、數(shù)字化的時代，在信息數(shù)據(jù)化的背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式顯得日益落后、低效及繁瑣。與之相比，信息化背景下的文書檔案管理無論在提高工作效率和節(jié)約人工成本等方面都具有無以倫比的優(yōu)越性。本文針對當(dāng)前文書檔案管理工作存在的問題進(jìn)行了適當(dāng)?shù)年U述，并提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：信息化；文書檔案；管理模式；創(chuàng)新

文書檔案是機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事物活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那部分檔案的傳統(tǒng)稱謂，是檔案資源體系的重要組成部分[1]。它幾乎包含了一個單位或部門所有與工作有關(guān)的文件資料，是連接其他部門及單位的橋梁和紐帶。

隨著經(jīng)濟(jì)與科技的飛速發(fā)展以及計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各行各業(yè)普遍實現(xiàn)了現(xiàn)代化辦公和智能化服務(wù)?，F(xiàn)代化辦公方式與服務(wù)方式的改變不僅給人們的生活帶來了諸多便利，也帶動了文書檔案管理方式向前發(fā)展，可以合理地預(yù)見，在不久的將來，文書檔案的管理模式必然由傳統(tǒng)的手工管理模式向全面的信息化和智能化管理模式方向轉(zhuǎn)變。

1 文書檔案管理信息化的優(yōu)勢

1）提供信息智能化服務(wù)。借助信息化技術(shù)，實現(xiàn)現(xiàn)代化辦公，提高辦公水平和效率，這是科技發(fā)展的必然趨勢。文書檔案管理采用信息化管理模式后，各單位和部門能夠?qū)崿F(xiàn)無紙化辦公，這不僅能為文書檔案的管理者和調(diào)閱者提供快捷、高效的智能操作平臺，還可以大大降低辦公過程中物料的耗費和人工成本的開支，減少文書檔案記錄者手工抄錄的錯誤；對于數(shù)字類的檔案，可以借助計算機互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)技術(shù)，形成信息數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行大數(shù)據(jù)的處理與分析，為單位制定策略、目標(biāo)以及發(fā)展藍(lán)圖提供數(shù)字支持。

2）提高文書檔案的運轉(zhuǎn)效率。通過對文書檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，可以實現(xiàn)不同部門、不同單位同時進(jìn)行文書檔案的調(diào)閱與使用，實現(xiàn)文書檔案資源共享，即使經(jīng)過多次重復(fù)的使用，也不會出現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案在移交和使用過程中產(chǎn)生的破損，大大降低了對文書檔案的管理和存儲成本，為文書檔案的完整性提供了有力的保障；同時文書檔案管理的信息化也可以提高文書檔案管理的工作效率，減輕文書檔案管理人員在對文書校對時的工作量。

3）促進(jìn)檔案事業(yè)體系的發(fā)展和進(jìn)步。包括政府直屬機關(guān)、企事業(yè)單位在內(nèi)的各行各業(yè)，其文書檔案管理工作本質(zhì)上都是我國檔案管理體系的一部分，其文書檔案管理工作現(xiàn)代化和信息化程度的提升，能有效改變傳統(tǒng)文書檔案管理中存在的弊端以及短板，促進(jìn)我國檔案管理整體水平的提高。

2 傳統(tǒng)文書檔案管理模式存在的問題

文書檔案管理工作和信息化管理理念相結(jié)合，輔之以先進(jìn)的軟硬件設(shè)施[2]，將成為現(xiàn)代智能辦公的一種新潮流。雖然有些企事業(yè)單位在文書檔案管理中引進(jìn)了較為先進(jìn)的軟硬件設(shè)備設(shè)施，但是由于管理理念或員工素質(zhì)等因素的制約，這些單位仍然采用較為傳統(tǒng)的辦公管理方式，文書檔案的信息化還只是停留在紙面上，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時代信息化發(fā)展的步伐，總的來說，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作存在著如下幾方面的不足之處：

1）信息化理念意識不強。文書檔案在檔案管理中是非常重要的一環(huán)，很多單位對文書檔案管理沒有真正重視起來，還是沿用傳統(tǒng)的老一套辦法。有些文書檔案工作人員對于信息化管理這種新事物潛意識比較排斥，不愿去改變；有些工作人員因為年紀(jì)較大，對新事物的接受能力心有余而力不足，如果再加上領(lǐng)導(dǎo)也缺乏對信息化、互聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)知識的了解，無形中也會阻滯文書檔案管理信息化的應(yīng)用。

2）手工錄入準(zhǔn)確率較低。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，由人工以紙質(zhì)形式的書寫來完成檔案的管理工作，很容易出現(xiàn)漏寫、漏抄或者字跡模糊，將會影響檔案記錄的完整性；如果漏寫、漏抄或者字跡模糊的信息是屬于重要信息的話，將會影響整個文書檔案的準(zhǔn)確度，文書檔案的參考價值也會受到不利影響。傳統(tǒng)的文書檔案在錄入、編輯、整理等環(huán)節(jié)中全程依賴于人工手動完成；在文書檔案管理中，需要進(jìn)行分門別類地存放，需要耗費更多的人力物力和存儲空間，這種費時費力、占用空間大的傳統(tǒng)管理模式也不利于單位的長期發(fā)展。

3）人工查閱檔案效率低下。文書檔案人工管理的效率低下，導(dǎo)致文書檔案的運轉(zhuǎn)效率也會受限。對于檔案查閱者來說，可能需要長時間的排隊等待，整個工作效率都會大大降低，對那些急需調(diào)閱檔案的相關(guān)人員來說更是如此。與此同時，大量的文書檔案以紙質(zhì)方式呈現(xiàn)，也不利于單位對歷史活動的分析和總結(jié)。

4）文書檔案不易長期保存。傳統(tǒng)文書檔案保存要求較高，容易受到環(huán)境和空間的制約。比如在潮濕環(huán)境中紙張容易發(fā)生霉變，或出現(xiàn)蛀蟲、蟑螂等侵蝕；在頻繁地移動及借閱中，紙張容易發(fā)生磨損和掉落，造成部分檔案丟失或缺失，不利于文書檔案的持久保存。

3 文書檔案管理工作的創(chuàng)新

1）文書檔案管理工作思維的創(chuàng)新。文書檔案管理工作的思維模式?jīng)Q定了工作節(jié)奏以及工作的方式和方法。如果工作思維模式不能夠轉(zhuǎn)變，在管理理念上抱殘守缺，即使在文書檔案的管理中引進(jìn)了較為先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施，也不能充分發(fā)揮文書檔案管理信息化的最大作用[2]，因此針對文書檔案管理工作的管理者以及工作人員進(jìn)行信息化思維模式的培訓(xùn)是十分必要的。對工作人員進(jìn)行觀念上的更新，學(xué)習(xí)電子信息化的理論基礎(chǔ)知識，這是工作模式、管理觀念和辦公環(huán)境三方面相結(jié)合的轉(zhuǎn)變，也是實現(xiàn)信息化管理模式的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

2）信息化管理人才的引進(jìn)。將各種現(xiàn)代化的軟硬件引進(jìn)辦公檔案管理工作后，將會對員工信息化辦公條件下的操作技能提出更高的要求。如果沒有與之匹配的工作人員，不僅造成相關(guān)資源的大量浪費，而且也會嚴(yán)重滯后單位文書檔案信息化進(jìn)程。為此，各單位在以社會化招聘方式積極引進(jìn)具有較高信息化自動技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案管理專門人才的同時，也可以在本單位內(nèi)部加大文書檔案信息化管理的培訓(xùn)力度，以提高單位文書檔案的整體管理水平和信息化應(yīng)用能力，確保檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行。在文書檔案信息化管理模式不斷進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新的同時，還需要對檔案管理工作相關(guān)的管理者和工作人員進(jìn)行定期的教育培訓(xùn)，使他們的工作技能和水平能夠與時俱進(jìn)。

3）文書檔案管理工作中軟硬件設(shè)備的更新。文書檔案存儲在設(shè)備的機箱內(nèi)，如果設(shè)備老化、損壞，會影響文書檔案的正常使用情況，甚至?xí)?dǎo)致丟失的情況發(fā)生。因此進(jìn)行檔案管理工作時，要有計劃地對設(shè)備進(jìn)行及時的維護(hù)、保養(yǎng)以及軟件和系統(tǒng)的更新升級，對那些需要淘汰的設(shè)備，要及時的進(jìn)行新設(shè)備的更替，保證工作有序、流暢的開展，特別是重要的文書檔案，要進(jìn)行雙重甚至多重的存儲備份。

4）文書檔案安全的保護(hù)措施。許多文書檔案都是機密性文檔，特別那些涉及到商業(yè)機密、科學(xué)技術(shù)等專業(yè)性很強的檔案，這就要求單位對于文書檔案的安全性有切實的保障。近年來，網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境的安全成為國家的重點關(guān)注事項，相關(guān)安全措施的提出、相關(guān)制度的建立以及安全系統(tǒng)的升級和安全防盜軟件的研發(fā)，針對檔案信息調(diào)取和傳輸過程增加的保護(hù)措施等，都有效保障了網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境的安全，從而切實提高了檔案管理的安全系數(shù)。

綜上所述，文書檔案的管理水平和狀況與單位的發(fā)展息息相關(guān)，也是向政府、機關(guān)以及其他企事業(yè)單位提供本單位歷史數(shù)據(jù)以備借鑒和參考的主要依據(jù)。在信息化時代背景下，應(yīng)該充分發(fā)揮文書檔案信息化管理模式的優(yōu)越性，使文書檔案的管理向高效能、高層次的方向發(fā)展，以便更好地為企業(yè)未來發(fā)展規(guī)劃的制定提供科學(xué)的依據(jù)，提高管理決策的準(zhǔn)確性，為保障企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]王梅紅.如何做好新時期文書檔案工作[J].蘭臺世界，2013（s5）：134-134.

[2]林李霞.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（3）：154-155.