檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

白 云

黑河市文化廣電和旅游局 黑龍江黑河 164399

檔案管理是企業(yè)進(jìn)行相關(guān)文件及檔案的管理過(guò)程，而隨著信息時(shí)代來(lái)臨，企業(yè)的檔案管理也從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案衍變到了電子信息檔案。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作內(nèi)容的相關(guān)介紹

所謂的檔案管理基礎(chǔ)工作就是對(duì)檔案進(jìn)行基礎(chǔ)管理，從管理內(nèi)容上看，其主要包括檔案的統(tǒng)計(jì)、歸類、編號(hào)、裝訂、登記等以便于查詢與注銷。

就檔案的統(tǒng)計(jì)而言，其主要是對(duì)檔案的收進(jìn)、移出和案卷利用數(shù)量等情況進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)。不僅如此，還要按照上級(jí)檔案部門的要求，及時(shí)報(bào)送該單位檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。

就檔案的歸類而言，其主要是按照相關(guān)的準(zhǔn)則規(guī)定，將檔案進(jìn)行分類。且不同的分類方式，就會(huì)有不同的分類結(jié)果，例如：按照檔案形成的時(shí)期分類與按照檔案歸屬地分類有著天壤之別。

就檔案的編號(hào)而言，一般在每卷基本檔案的案卷封面和脊背上，均需填寫檔號(hào)?；緳n案的檔號(hào)由分類號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)、案卷號(hào)和件、頁(yè)號(hào)組成，即“類別號(hào)-項(xiàng)目號(hào)-案卷號(hào)-件號(hào)”。

就檔案的裝訂與登記而言，一般采用三點(diǎn)一線的方式進(jìn)行裝訂。在檔案的登記過(guò)程中，采用冊(cè)、表和單等多種形式對(duì)檔案的進(jìn)出、整理、保存以及利用等情況進(jìn)行記錄，是檔案的原始資料，有利于保證檔案的安全性以及完整性。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中發(fā)揮的作用分析

隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，檔案管理工作也有了新的變化，即檔案信息向信息化檔案發(fā)展，也使檔案的存儲(chǔ)工作變得簡(jiǎn)單。此外，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展也使檔案的查詢與管理工作帶來(lái)便捷，通過(guò)計(jì)算機(jī)的熟練使用不僅給檔案管理帶來(lái)方便快捷，也使檔案查詢的使用者帶來(lái)高速且高效的查詢。

當(dāng)前，信息化檔案管理工作也越來(lái)越被重視，所以企業(yè)檔案管理部門的發(fā)展也越來(lái)越快速，而做好檔案管理工作離不開基礎(chǔ)工作的支持，如基礎(chǔ)檔案管理中檔案的統(tǒng)計(jì)、歸類、編號(hào)等都是檔案管理的初步工作，如對(duì)這些管理內(nèi)容缺乏有效的管理，那么將對(duì)相關(guān)部門對(duì)檔案利用的直接影響，也可能影響企業(yè)進(jìn)行高效的生產(chǎn)建設(shè)。因此，檔案管理工作的基礎(chǔ)工作的掌握是十分必要的。

三、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問(wèn)題分析

盡管檔案管理基礎(chǔ)工作已然十分明確，但實(shí)際的管理過(guò)程中仍有許多的問(wèn)題存在。具體表現(xiàn)如以下幾點(diǎn)。

（一）檔號(hào)標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

檔號(hào)的標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，就會(huì)造成比較亂套的現(xiàn)象，一卷多冊(cè)、沒有目錄、標(biāo)號(hào)重復(fù)等，這些問(wèn)題的出現(xiàn)，都會(huì)給檔案的管理造成極大的不便。

（二）案卷題名不規(guī)范

一般來(lái)講，案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本卷文書材料的責(zé)任者、主要內(nèi)容和文種?？梢院?jiǎn)潔明確的反映出主題內(nèi)容，文字應(yīng)力求簡(jiǎn)練、明確，既不能簡(jiǎn)單羅列，也不要過(guò)于籠統(tǒng)。如果案卷題名不規(guī)范，個(gè)別題名不全或沒有題名，不僅反映出檔案管理水平較差，更不利于檔案的查找。

（三）編頁(yè)號(hào)與裝訂不善

編頁(yè)號(hào)也是檔案管理基礎(chǔ)工作內(nèi)容之一，理論上，卷內(nèi)文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁(yè)面，一頁(yè)編一個(gè)號(hào)，即頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)的位置，正面在右上角，反面在左上角。但如果檔案沒有標(biāo)明頁(yè)碼，如果在使用過(guò)程中發(fā)生掉頁(yè)現(xiàn)象會(huì)難于察覺。對(duì)于檔案裝訂，要根據(jù)立檔單位實(shí)際情況，可單份裝訂或整卷裝訂。裝訂方法和使用的裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)和利用要求。如果裝訂不到位，不僅給檔案管理工作造成困擾還會(huì)造成檔案丟失的情況。

四、現(xiàn)代檔案管理對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作要求

（一）檔案管理基礎(chǔ)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

為了提高現(xiàn)代檔案管理水平，要從檔案管理基礎(chǔ)工作抓起，檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化是提高現(xiàn)代檔案管理水平的有效途徑。為了切實(shí)做到檔案管理基礎(chǔ)工作趨于標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，就要引起相關(guān)工作人員的高度重視，提高工作人員的專業(yè)管理素質(zhì)，在進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作的時(shí)定期檢查檔案的編號(hào)、裝訂等相關(guān)問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)象及時(shí)解決。

（二）全面檢查檔案，清除無(wú)效檔案與重復(fù)檔案

上文已述，檔案過(guò)多，信息相對(duì)雜亂，不可避免的會(huì)出現(xiàn)對(duì)有些無(wú)效檔案的剔除與重復(fù)檔案的去重處理等工作的疏忽。對(duì)于重份或無(wú)查考價(jià)值的檔案要及時(shí)的處理掉，對(duì)檔案資料信息進(jìn)行再次組合，從而提高檔案管理的工作效率。

（三）查缺補(bǔ)漏，完善相關(guān)信息的填寫

對(duì)于那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范，不但能夠保持適當(dāng)?shù)倪f增容量，確保檔案的可擴(kuò)展性，并且能使得館藏更加科學(xué)化、規(guī)范化，進(jìn)一步完善檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（四）統(tǒng)一分類號(hào)，保證檢索查全率

在分類的過(guò)程中要加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤，并且要經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后標(biāo)引一致、同一類文件標(biāo)引一致、從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

綜上所述，信息時(shí)代的主題是信息化建設(shè)，將檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)不僅可以提高檔案管理的效率也可以提高企業(yè)對(duì)檔案的利用率，同樣也可以促進(jìn)企業(yè)的效率。但檔案管理作為企業(yè)的重要的管理部門，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理十分必要的，而科學(xué)合理的管理也同樣離不開檔案管理的基礎(chǔ)工作，如基礎(chǔ)工作不牢靠，那么在進(jìn)行處理進(jìn)行事故時(shí)往往會(huì)手忙腳亂甚至不知該如何管理，所以信息時(shí)代檔案管理的發(fā)展必然重要，但基礎(chǔ)工作才是重中之重。