淺析政府采購(gòu)檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策

趙東

摘 要：采購(gòu)檔案管理，是我們?nèi)粘２少?gòu)活動(dòng)中最為重要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，能夠清楚準(zhǔn)確的反映政府有關(guān)部門的所有采購(gòu)的全過(guò)程，以客觀的方式，為政府的管理提供實(shí)證數(shù)據(jù)，能夠提高政府采購(gòu)資金的使用效率，真真正正的維護(hù)采購(gòu)當(dāng)事人的合法權(quán)益，促進(jìn)廉政建設(shè)的有效發(fā)展，采購(gòu)檔案管理是對(duì)我們的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行評(píng)估、監(jiān)督、處理投訴等等活動(dòng)的基礎(chǔ)，在企業(yè)管理中占據(jù)重要位置，政府的領(lǐng)導(dǎo)必須對(duì)采購(gòu)檔案管理加以重視。本文對(duì)于政府采購(gòu)檔案管理工作中，存在的諸多不足的現(xiàn)狀做了細(xì)致的分析，并且提出了強(qiáng)對(duì)政府采購(gòu)的檔案管理的觀點(diǎn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：政府;采購(gòu)檔案管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

政府采購(gòu)檔案是政府采購(gòu)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是保證公開、公正、公平 采購(gòu)的重要方法和手段.因此，它的檔案是否全面、完整、真實(shí)地記載了政府采購(gòu)活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程，直接透明地反映了政府采購(gòu)工作質(zhì)量的好壞.政府采購(gòu)是當(dāng)今各國(guó)政府對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)管理的一項(xiàng)重要途徑，2003年《政府采購(gòu)法》的全面實(shí)施，進(jìn)一步推進(jìn)了政府采購(gòu)的規(guī)章制度，保護(hù)了國(guó)家的經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)利益，但是對(duì)于我們國(guó)家來(lái)說(shuō)還是新事物，還要不斷的探索和研究不斷的完善政府采購(gòu)的檔案管理制度。

一、政府采購(gòu)檔案管理的意義

采購(gòu)檔案管理是政府采購(gòu)最為根本和基礎(chǔ)的工作，是記錄政府采購(gòu)的全過(guò)程的憑證，是財(cái)政和各個(gè)部門對(duì)于采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行的過(guò)程的一種在此監(jiān)督，監(jiān)督了政府在采購(gòu)程序上的不足，是否利用政府關(guān)系把資金中飽私囊，放入自己腰包，還可以對(duì)于政府采購(gòu)的審批和采購(gòu)的結(jié)果進(jìn)行查驗(yàn)監(jiān)督，對(duì)于審計(jì)部門進(jìn)行審計(jì)是也是一項(xiàng)重要依據(jù)，政府采購(gòu)資料檔案管理制度的建設(shè)，能夠促進(jìn)政府采購(gòu)的廉政建設(shè)發(fā)展，提高整個(gè)政府采購(gòu)的形象。

二、采購(gòu)檔案管理中存在的問題

（一）缺乏專業(yè)的人才，管理水平低下

現(xiàn)階段，我國(guó)國(guó)家政府采購(gòu)檔案管理的情況，可謂是不堪入目，政府領(lǐng)導(dǎo)根本就對(duì)于采購(gòu)沒有給予一定的重視，在實(shí)際工作中，采購(gòu)檔案管理頻頻出現(xiàn)問題，在人才的選拔和配備上也是有組多的不合理，大多數(shù)企業(yè)認(rèn)為采購(gòu)檔案管理是可有可無(wú)的，在根本意識(shí)上就忽略了采購(gòu)檔案管理的重要性，配備的工作人員往往是沒有經(jīng)驗(yàn)的、專業(yè)水平低下的、沒有相關(guān)資質(zhì)的，有的還不是管理采購(gòu)的，是在別的部門借用的，還肩負(fù)的其他職責(zé)，根本就沒有一個(gè)工作一個(gè)人負(fù)責(zé)，嚴(yán)重影響了采購(gòu)檔案的管理，管理質(zhì)量持續(xù)下降。

（二）檔案的收集周期過(guò)長(zhǎng)，影響檔案的真實(shí)完整性

目前，我們國(guó)家的采購(gòu)檔案管理中，大多是的采購(gòu)中心沒有按照規(guī)章制度工作，采購(gòu)時(shí)的資料信息和收集的信息有著明顯的差異和錯(cuò)誤，整個(gè)過(guò)程中對(duì)于資料的完整真實(shí)不能夠保障，在實(shí)際的工作中，采購(gòu)中心不能出具驗(yàn)收鄭敏或者是在合同簽訂方面出現(xiàn)的問題，這樣會(huì)嚴(yán)重影響了檔案的歸檔和存儲(chǔ)，我國(guó)的投訴機(jī)制并不完善，都是維護(hù)單位內(nèi)部的人員，人民群眾投訴根本不管用，投訴周期比較長(zhǎng)，如果是要越級(jí)的話，基本也就被擱置了，這就導(dǎo)致了檔案的手機(jī)周期的時(shí)間被拉長(zhǎng)，檔案的完整和真實(shí)性收到了嚴(yán)重的影響。

三、做好政府采購(gòu)檔案管理的策略辦法

（一）提高采購(gòu)檔案管理工作人員的管理意識(shí)

政府領(lǐng)導(dǎo)能夠提高對(duì)于采購(gòu)檔案管理的重視，是優(yōu)化采購(gòu)管理的重要前提。單位領(lǐng)導(dǎo)要把這件事情納入單位管理的工作中，在人力、財(cái)力、物資上提供全力的支持，做好檔案管理不僅是針對(duì)于某個(gè)部門，是關(guān)系到整個(gè)政府和全社會(huì)的發(fā)展，所以，我們應(yīng)該高度重視，提高認(rèn)識(shí)，要把政府采購(gòu)檔案管理提到首位，作為議事的日程，大力學(xué)習(xí)和宣傳，增強(qiáng)相關(guān)政府機(jī)關(guān)單位的檔案管理意識(shí)和法律觀念，依照國(guó)家的法律法規(guī)，從工作的根本要求出發(fā)，不斷的完善檔案管理工作的制度，樹立政府采購(gòu)檔案建設(shè)與管理工作重要性的觀念。

（二）對(duì)于采購(gòu)文件進(jìn)行科學(xué)細(xì)致的分類歸檔

采購(gòu)的人員再進(jìn)行采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，會(huì)有許多的原始資料，就是當(dāng)時(shí)的采購(gòu)文件，我國(guó)的一些法律文獻(xiàn)規(guī)定，采購(gòu)的文件主要包括：采購(gòu)人在采購(gòu)時(shí)的有關(guān)記錄，投標(biāo)的文件、財(cái)政部門的審批結(jié)果，計(jì)劃的實(shí)施和采購(gòu)的預(yù)算等，對(duì)于這些資料要妥善管理，進(jìn)行分類保管，可以按照文件的特殊性質(zhì)，根據(jù)采購(gòu)的順序進(jìn)行整理，保證文件完整連貫，結(jié)合相應(yīng)的價(jià)值和利用規(guī)律和步驟實(shí)施工作，盡全力的保障檔案管理資料的完整，提高檔案的管理的保管質(zhì)量。

四、結(jié)束語(yǔ)

采購(gòu)檔案管理，對(duì)于社會(huì)的發(fā)展起到了促進(jìn)作用，政府采購(gòu)是公共財(cái)政支出體系改革的重要組成部分，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)政資金管理，規(guī)范采購(gòu)行為的重要制度性安排，政府內(nèi)部的管理層人員要提高重視程度，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)資金使用的管理監(jiān)督，提高財(cái)政資金的使用效益?？傊骷?jí)主管部門、財(cái)務(wù)部門、采購(gòu)部門要切實(shí)的工作中履行職責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，保證有質(zhì)有量的完成政府采購(gòu)檔案管理工作。

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