新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)思路及要點(diǎn)

白玉蘭 興安盟科右中旗哈日諾爾蘇木人民政府

引言：在信息化時(shí)代的沖擊之下，新時(shí)期的機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)工作必須要做出工作模式的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型，這是切實(shí)提升機(jī)關(guān)檔案室服務(wù)水平和效率的重要途徑。同時(shí)我國(guó)相關(guān)組織還頒布了《加強(qiáng)、改進(jìn)新時(shí)期下的機(jī)關(guān)檔案室工作意見(jiàn)》，文中明確表達(dá)出新時(shí)期下的機(jī)關(guān)檔案室的格局要點(diǎn)和具體建設(shè)要求等，為我國(guó)的機(jī)關(guān)檔案室事業(yè)發(fā)展指明了方向。

一、構(gòu)建數(shù)字化機(jī)關(guān)檔案室以便推進(jìn)新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)

（一）采用電子文件化管理。信息化時(shí)代的到來(lái)，為機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)工作提供了新動(dòng)力，即運(yùn)用信息化技術(shù)建設(shè)新型的新型數(shù)字化的機(jī)關(guān)檔案室，這不但與時(shí)代的發(fā)展所契合也是機(jī)關(guān)檔案室進(jìn)行模式創(chuàng)新、轉(zhuǎn)型的必要途徑。列舉事例分析：在機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)工作中，機(jī)關(guān)可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件全部運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)換為電子文件，實(shí)現(xiàn)文件工作的電子化、無(wú)紙化。同時(shí)運(yùn)用新型的編程技術(shù)編制出機(jī)關(guān)檔案室管理系統(tǒng)，如OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等，從而實(shí)現(xiàn)電子文件的信息化管理。待到機(jī)關(guān)完成新型機(jī)關(guān)檔案室轉(zhuǎn)型之后，就要對(duì)內(nèi)部檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)和素養(yǎng)上的培新和提升，以便其熟練掌握新型電子文檔和電子文檔管理系統(tǒng)的使用方法，從而保障文檔管理的規(guī)范性和科學(xué)性。同時(shí)還要運(yùn)用新型電子文檔系統(tǒng)對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)部的文件和數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，以便實(shí)現(xiàn)行政、物業(yè)、后勤等部門(mén)檔案資料數(shù)字一體化管理，從而做到文檔共享。

（二）推進(jìn)基礎(chǔ)層面的建設(shè)。在機(jī)關(guān)檔案室完成基本的數(shù)字信息化管理之后，就必須要對(duì)機(jī)關(guān)檔案室的基礎(chǔ)層面進(jìn)行創(chuàng)新建設(shè)，這是保證機(jī)關(guān)檔案室數(shù)字信息化運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)。首先要加大機(jī)關(guān)檔案室制度改革力度，因?yàn)楝F(xiàn)階段的機(jī)關(guān)檔案室運(yùn)用的技術(shù)都是新型科技，所以新型的機(jī)關(guān)檔案室制度要科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，例如參考行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)建立適合于當(dāng)?shù)貦C(jī)關(guān)的電子文檔管理制度、數(shù)字化檔案流程管理制度、檔案安全防護(hù)保密規(guī)定等，以便讓機(jī)關(guān)對(duì)內(nèi)部的機(jī)關(guān)檔案室、業(yè)務(wù)、技術(shù)等部門(mén)進(jìn)行管理時(shí)有據(jù)可依。此外相關(guān)制度改革之后，新型的機(jī)關(guān)檔案室方面還要注重人才方面的建設(shè)，這是數(shù)字化機(jī)關(guān)檔案室正常運(yùn)營(yíng)的保障。因?yàn)樾滦偷臋C(jī)關(guān)檔案室運(yùn)用的技術(shù)都是具備高專業(yè)性、高技術(shù)性的，所以必須要有具備專業(yè)技術(shù)和素養(yǎng)的人才進(jìn)行管理。例如：機(jī)關(guān)必須要積極招聘這方面的高技術(shù)性人才，然后對(duì)其進(jìn)行考核然后讓通過(guò)考核的人才對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)原有的技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)全體基層技術(shù)人員轉(zhuǎn)變?yōu)榧夹g(shù)人才，從而保證新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案室的工作效率。

二、推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)的內(nèi)在因素—對(duì)文件信息進(jìn)行分析和挖掘

（一）轉(zhuǎn)變管理理念，適應(yīng)文件信息分析挖掘需求。信息數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)實(shí)現(xiàn)了人們對(duì)檔案管理觀念上的創(chuàng)新，使得檔案不再是單純的文字，而是轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)關(guān)單位進(jìn)行發(fā)展所需的知識(shí)成果和重要資源。同時(shí)現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案室的工作不單在是對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行管理，而是轉(zhuǎn)變?yōu)槲募?nèi)在信息價(jià)值的發(fā)掘和分析，這就要求機(jī)關(guān)檔案室工作人員對(duì)檔案進(jìn)行有意識(shí)、有方向的研究分析，然后再將其中有價(jià)值的信息呈現(xiàn)給機(jī)關(guān)決策部門(mén)，從而為機(jī)關(guān)單位未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)和業(yè)務(wù)拓展等方面提供數(shù)據(jù)方面的支持，以便體現(xiàn)出機(jī)關(guān)檔案室的另一作用及為單位發(fā)展做出更好的服務(wù)[1]。

（二）把握信息的三個(gè)維度，以便體現(xiàn)文件分析挖掘的價(jià)值。在對(duì)檔案文件進(jìn)行價(jià)值挖掘時(shí)，要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行實(shí)際的操作。列舉實(shí)例分析：要根據(jù)文件時(shí)間維度，對(duì)信息的及時(shí)性和新穎度進(jìn)行把控，以便發(fā)掘出具有時(shí)效性的信息；同時(shí)還要根據(jù)文件的內(nèi)容維度進(jìn)行信息準(zhǔn)確性、是否完整、關(guān)聯(lián)度等方面的把控，以便為企業(yè)提供驗(yàn)證過(guò)的完整信息且要確保該信息要與機(jī)關(guān)單位有關(guān)聯(lián)，不然這些工作都是“白費(fèi)功夫”；還有一個(gè)關(guān)鍵的要點(diǎn)就是數(shù)據(jù)文件的“形式維度”，這就要求機(jī)關(guān)檔案室工作人員要把有價(jià)值信息，做成表格、圖表、PPT等形式，以便讓決策部門(mén)直觀清晰的了解到該信息的價(jià)值。三個(gè)維度的把控，可以優(yōu)化檔案信息的價(jià)值，從而發(fā)揮出更大的效益[2]。

三、新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)的重要保障—貫徹歸檔新型標(biāo)準(zhǔn)

歸檔文件的質(zhì)量是新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)是否科學(xué)規(guī)范化的重要因素，所以機(jī)關(guān)單位要對(duì)從事檔案管理的人員進(jìn)行宏觀上的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，同時(shí)還要貫徹卡洛斯國(guó)家出臺(tái)的《檔案歸檔整理規(guī)則》，以便讓該方面的工作有據(jù)可依。這就要求:首先相關(guān)人員必須要明確檔案號(hào)碼的制定規(guī)則，因?yàn)闄n案號(hào)碼是進(jìn)行歸檔的唯一識(shí)別標(biāo)志，檔號(hào)反映出檔案的類(lèi)型、排列方式、具體部分等方面的信息，列舉實(shí)例分析：根據(jù)相關(guān)規(guī)定制定的檔號(hào)，可以反應(yīng)出文件中的宗號(hào)-檔案具體分類(lèi)代碼、年份、機(jī)構(gòu)部門(mén)、事件代碼時(shí)間日期等，檔號(hào)的制定可以提升歸檔工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)還要對(duì)文件的頁(yè)碼進(jìn)行精準(zhǔn)編制，這是保障具體文檔是否完整的唯一方法，例如：一份完整文檔進(jìn)行歸檔時(shí)，如果沒(méi)有詳細(xì)的頁(yè)碼識(shí)別，就不能夠確保這份文件的是否完整的歸檔，這樣就會(huì)導(dǎo)致部門(mén)檔案文件的丟失[3]。而電子文件版的檔案就要對(duì)進(jìn)行寫(xiě)保護(hù)設(shè)置以及為其編制頁(yè)碼，以便其內(nèi)容不容易進(jìn)行復(fù)制、轉(zhuǎn)載、方便順序閱讀等操作。

結(jié)語(yǔ)：現(xiàn)階段的機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)必須要朝著信息化方向發(fā)展，還要對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)的文件信息進(jìn)行研究分析，以便體現(xiàn)新時(shí)期的機(jī)關(guān)檔案室的作用。此外還要制定詳細(xì)的歸檔方案和日常管理機(jī)制等措施，從而切實(shí)提升機(jī)關(guān)檔案室的質(zhì)量