事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新模式淺析

朱麗晶

摘? 要：事業(yè)單位指的是以政府職能與公益服務(wù)作為核心宗旨的公益性單位或是非公益性職能部門。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，同時(shí)也提出了新要求、新目標(biāo)?；诖耍聵I(yè)單位必須高度重視檔案管理創(chuàng)新，以檔案管理工作現(xiàn)狀為立足點(diǎn)，探索與研究檔案管理創(chuàng)新模式，全面深化檔案管理工作成果，從而為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位? 檔案管理? 創(chuàng)新模式? 研究

中圖分類號(hào)：G27 ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2019）12（a）-0239-02

檔案管理是事業(yè)單位管理體系中的一項(xiàng)核心內(nèi)容，也是事業(yè)單位運(yùn)營的根基。新時(shí)代環(huán)境下，面對(duì)新的挑戰(zhàn)與新的變化，事業(yè)單位必須對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，從多個(gè)方面尋找突破口，如制度創(chuàng)新、人才創(chuàng)新、管理創(chuàng)新等，從而為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造新的動(dòng)力?；诖?，該文根據(jù)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀，對(duì)檔案管理創(chuàng)新模式進(jìn)行了重點(diǎn)研究，以切實(shí)保證事業(yè)單位的良性發(fā)展。

1? 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理制度不健全

在事業(yè)單位成立之時(shí)，就已經(jīng)建立了檔案管理制度。而面對(duì)新的環(huán)境、新的形勢(shì)，事業(yè)單位的經(jīng)營與發(fā)展也出現(xiàn)了巨大變化。若是事業(yè)單位仍然采用傳統(tǒng)檔案管理制度，顯而易見是難以滿足新需要的，甚至?xí)l(fā)檔案管理工作大混亂。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，傳統(tǒng)檔案管理制度明確了相應(yīng)部門與具體責(zé)任人，也建立了規(guī)范的工作流程，此時(shí)優(yōu)化與調(diào)整事業(yè)單位現(xiàn)有結(jié)構(gòu)，必然會(huì)適當(dāng)?shù)卦鰷p有關(guān)部門，若是還采用傳統(tǒng)檔案管理制度，那么執(zhí)行效果不容樂觀。與此同時(shí)，責(zé)任不能有效落實(shí)到個(gè)人，也容易使事業(yè)單位人員鉆空子，當(dāng)落實(shí)檔案管理工作時(shí)就會(huì)手忙腳亂，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)出錯(cuò)，事倍功半。

1.2 檔案管理方式滯后

對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，最傳統(tǒng)的檔案管理方式就是紙質(zhì)檔案，經(jīng)過長期的保存很容易出現(xiàn)破損，針對(duì)核心資料必須安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理。但是人為管理不僅耗時(shí)耗力，而且也受許多不可控要素影響，所以完善保存與管理紙質(zhì)檔案是十分困難的。此外，有的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)沒有在思想上重視檔案管理工作，就算是配置了檔案管理信息軟件，也大多被擱置，因?yàn)闆]有及時(shí)地更新與優(yōu)化檔案設(shè)施，從而嚴(yán)重影響事業(yè)單位檔案管理工作效率。

1.3 檔案管理人員綜合能力與素養(yǎng)偏低

事業(yè)單位的檔案管理工作人員，必須具有良好的文化素養(yǎng)與專業(yè)知識(shí)能力。事實(shí)上，檔案管理工作并非是單純地對(duì)文件材料進(jìn)行整理與保存，而是要秉承著科學(xué)的基本原則，嚴(yán)格貫徹資料收集、分類、整理以及編目等有關(guān)流程，把凌亂的文件資料按照具體類別進(jìn)行裝訂成冊(cè)，然后保檔入庫，以備查閱。表面上看起來工作很簡單，實(shí)則需要深厚的知識(shí)能力。然而部分事業(yè)單位中的檔案管理工作人員并未參與專業(yè)訓(xùn)練，甚至專業(yè)素養(yǎng)也比較低，在進(jìn)行檔案管理時(shí)很容易發(fā)生問題，從而對(duì)事業(yè)單位的運(yùn)營造成負(fù)面影響。

2? 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新模式研究

2.1 創(chuàng)新檔案管理制度，提高管理水平

科學(xué)、健全的檔案管理制度，能夠切實(shí)地提升事業(yè)單位的檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的協(xié)調(diào)性發(fā)展?；诖?，事業(yè)單位高層領(lǐng)導(dǎo)必須在思想、行為上高度重視檔案管理工作，積極引入新的管理理念，總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)事業(yè)單位檔案管理情況，有側(cè)重點(diǎn)、有層次性地實(shí)施檔案分類管理，創(chuàng)建科學(xué)、合理、完善的檔案管理制度，而且以制度為基本保障，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化，提高管理水平。

2.2 創(chuàng)新檔案管理模式，提高信息化水平

檔案管理模式創(chuàng)新已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的重點(diǎn)，其中信息化檔案管理將是未來發(fā)展的重要態(tài)勢(shì)?；谛畔r(shí)代背景下，研發(fā)的檔案管理信息化軟件日趨增多，加之網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推廣與普及，為事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造了有利條件。由此事業(yè)單位中的檔案管理工作人員，需要依托于軟件創(chuàng)建與單位情況相符的系統(tǒng)，有層次性、有針對(duì)性地實(shí)施檔案管理。關(guān)于歷史檔案資料原件應(yīng)完成掃描上傳，新的檔案資料則要選擇紙質(zhì)檔案與電子版檔案兩種保存方式，其中電子檔案可以上傳至軟件系統(tǒng)之中進(jìn)行保存，或者是上傳至云端保存。此外必須注意的一點(diǎn)是，在進(jìn)行軟件系統(tǒng)選擇時(shí)要以事業(yè)單位基本情況作為依據(jù)，采用與之相吻合的軟件系統(tǒng)，針對(duì)單位的核心資料在進(jìn)行上傳與保存時(shí)必須加強(qiáng)保密，以免出現(xiàn)泄漏。

2.3 培育高素養(yǎng)、高能力檔案管理工作隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)人才創(chuàng)新

對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作創(chuàng)新而言，檔案管理工作人員發(fā)揮著關(guān)鍵性作用，其專業(yè)能力、綜合素養(yǎng)等直接決定著檔案管理創(chuàng)新成果?；诖耍瑸榱藢?shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新，切實(shí)提升檔案管理工作成果，就必須培育一支高素養(yǎng)、高能力、高水平的檔案管理工作隊(duì)伍。第一，組織檔案管理工作人員參與信息技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，而且要求全體在職檔案管理工作人員必須具備計(jì)算機(jī)等級(jí)證書，有效把握信息系統(tǒng)操作要點(diǎn)。第二，重視檔案管理理論基礎(chǔ)培訓(xùn)，加大這方面的培訓(xùn)成本投入，組織優(yōu)秀檔案管理人員到校進(jìn)修，到先進(jìn)單位考察等學(xué)習(xí)先進(jìn)理念，全面提升檔案管理人員的專業(yè)能力。第三，積極招入新人才，一切不符合要求的人絕不能步入事業(yè)單位檔案管理崗位。在進(jìn)行人才招聘時(shí)需要對(duì)其專業(yè)能力、信息技術(shù)水平等進(jìn)行嚴(yán)格考察與審核，從而為事業(yè)單位注入新鮮血液，也為檔案管理創(chuàng)新注入新動(dòng)力。人才作為事業(yè)單位的核心要素，作為事業(yè)單位的各層領(lǐng)導(dǎo)必須要予以高度重視，經(jīng)過嚴(yán)格選才、重點(diǎn)培訓(xùn)等切實(shí)提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)與能力，從而為事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新夯實(shí)基礎(chǔ)。

2.4 側(cè)重于實(shí)踐創(chuàng)新

基于新時(shí)代背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作必須側(cè)重于實(shí)踐創(chuàng)新，有效落實(shí)與貫徹以人為本的全新理念，制定科學(xué)的人才競爭機(jī)制，按照年度考核實(shí)際情況進(jìn)行檔案管理責(zé)任人的合理輪換，優(yōu)化與創(chuàng)新檔案管理模式，針對(duì)各個(gè)檔案管理工作崗位滲透不同的理念，以充分激發(fā)管理工作人員的主觀能動(dòng)性，提高向心力、凝聚力，團(tuán)結(jié)一致謀創(chuàng)新。與此同時(shí)，檔案管理實(shí)踐創(chuàng)新也需要資金支持、單位各層領(lǐng)導(dǎo)的重視，由此才能采購需要的信息軟件，實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資源的有機(jī)整合，切實(shí)提升檔案管理工作成果，幫助事業(yè)單位深度挖掘、組織與使用數(shù)字信息，從而使檔案管理工作邁入全新階段。

2.5 創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式

從本質(zhì)上分析，事業(yè)單位的基本職能就是為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)的，而檔案管理工作不僅是保存事業(yè)單位的各項(xiàng)發(fā)展資料，也要從傳統(tǒng)意義上的內(nèi)部服務(wù)轉(zhuǎn)化為面向社會(huì)的服務(wù)方式，借助于手機(jī)查詢APP，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位提供真實(shí)、準(zhǔn)確、高效的信息化服務(wù)。開放式的檔案管理方式，可以進(jìn)一步深化檔案管理地位，使社會(huì)與事業(yè)單位各層領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作監(jiān)管，也使得事業(yè)單位全心全意為社會(huì)服務(wù)。

3? 結(jié)語

基于信息時(shí)代背景下，我國事業(yè)單位檔案管理工作迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，但是也承受著更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。為此，事業(yè)單位要果斷出擊、勇往直前，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展變化與要求，根據(jù)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，從制度、管理方式、人才等方面探索創(chuàng)新，從而切實(shí)提高檔案管理效率與成果，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 李希茜.關(guān)于新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新性思考[J].科技風(fēng)，2018（22）：238.

[2] 王愛萍.關(guān)于如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].黑龍江檔案，2017（4）：104.

[3] 高業(yè)亭，王洪山，聶榮冰.探析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018（16）：122.

[4] 張海寧.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（5）：84-85.

[5] 李美艷.淺析機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的問題與對(duì)策[J].黑龍江教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2018，37（9）：154-156.