軌道交通行業(yè)物資需求計劃的編制機制分析

張勁松，吳紹玉

(天津市地下鐵道運營有限公司)

軌道交通行業(yè)是國家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的一個重要方面，因其投入的建設(shè)資金巨大，其后續(xù)維護維修也需要政府投入大額資金予以扶持補貼，為節(jié)省成本，軌道交通行業(yè)做好物資計劃的編制工作具有重要意義。

1 物資需求計劃的分類

物資需求計劃是指各部門根據(jù)公司下達的年度工作目標(biāo)、任務(wù)，結(jié)合上一年度物資使用質(zhì)量及消耗數(shù)量情況，分線提出下年度的物資需求。物資需求計劃是物資供應(yīng)的依據(jù)，它的內(nèi)涵是生產(chǎn)單位所需物資以物資編碼、名稱及規(guī)格型號和數(shù)量為主要內(nèi)容，以計劃信息的形式，在公司——段——物資處——供應(yīng)商——段之間相互溝通，并以此為依據(jù)組成物資采購供應(yīng)及發(fā)放，它是物資質(zhì)量安全控制和成本控制的源頭。

從不同的角度出發(fā)，物資需求計劃有不同的分類:

(1)按時間劃分，分為年度物資需求計劃和臨時物資需求計劃。

年度物資需求計劃指各部門根據(jù)公司工作安排，結(jié)合本部門工作實際和下年度工作安排，分線提出下年度物資需求。年度物資需求計劃在每年7 月中旬組織申報，經(jīng)過室級、部門級評審?fù)ㄟ^后，于9 月中旬提交公司物資計劃管理匯總，經(jīng)物資計劃管理綜合平衡確定計劃采購量，形成年度物資采購計劃草案，于12 月將年度采購計劃草案提交領(lǐng)導(dǎo)逐級審批。臨時物資需求計劃指在年度物資采購計劃未批準(zhǔn)之前，因緊急情況而需提前申報的，或是在年度計劃外，因?qū)ｍ椬鳂I(yè)、突發(fā)故障等情況緊急需要而申報的物資需求計劃。

(2)按用途劃分，分為生產(chǎn)類物資需求計劃和辦公類物資需求計劃。

生產(chǎn)類物資需求計劃指涉及行車運營的物資需求，包括工具、備件、耗材三大類。其中工具可詳細劃分為通用工具、計量用儀器儀表量具;耗材可詳細劃分為建筑、裝飾及五金材料、油料、化工品、電線、電纜及電料、急救藥品、勞動防護用品、防暑降溫、應(yīng)急物資等。辦公類物資需求計劃指辦公使用的辦公電子設(shè)備及配件、辦公家具、辦公文具及耗材、生活類電器等。

(3)按是否通用劃分，分為通用類物資需求計劃和專用類物資需求計劃。

通用類物資包括五金材料、生活電器、辦公家具、辦公文具及耗材等。專用類物資指特定用途的工具、計量用儀器儀表量具、專用備件等。

(4)按采購主體劃分，分為公司物資采購計劃和部門自主采購計劃。

公司物資采購計劃由公司采購人員執(zhí)行采購程序，包括年度物資需求計劃、臨時物資需求計劃。自主采購計劃指在搶險作業(yè)、特殊專項任務(wù)、維修作業(yè)過程中發(fā)生的計劃外的低值易耗品和原材料的緊急采購，且采購金額和采購單價必須在公司規(guī)定的部門自主采購限額內(nèi)。需求部門對所購物資的規(guī)格型號、質(zhì)量、數(shù)量負責(zé)，直接執(zhí)行采購，采購?fù)瓿珊箜殧y帶由部門經(jīng)理及主管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批的自主采購申請單、到貨通知單、發(fā)票原件及復(fù)印件、領(lǐng)料申請單，經(jīng)倉庫保管人員檢驗核對后，方可辦理入庫出庫手續(xù)，并統(tǒng)一向核算室報銷。在遇緊急情況下，部門可事先口頭請示本部門經(jīng)理后執(zhí)行采購，待緊急情況處理完畢后補齊所有書面程序。

2 物資需求計劃的編制

(1)各部門要對物資進行深入研究，識別出通用物資和專用物資，明確是否單一來源，確保申報物資的安全性能良好，以保證物資在使用過程中能夠保障行車安全、員工安全和乘客安全。

(2)公司需根據(jù)工作實際制定《勞動防護用品配備標(biāo)準(zhǔn)》，各部門在編制各線勞動防護類用品的需求計劃時，既要結(jié)合各自的實際使用情況，又要嚴(yán)格遵守《勞動防護用品配備標(biāo)準(zhǔn)》，不得超標(biāo)申報。

(3)公司根據(jù)各部門工作實際制定《辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)》，各部門在編制各線辦公用品的需求計劃時，既要結(jié)合各自的實際使用情況，又要嚴(yán)格遵守《勞動防護用品配備標(biāo)準(zhǔn)》，不得超標(biāo)申報。

(4)各部門在編制各線需求計劃時，涉及工器具、儀器儀表的需求部門，需要由相關(guān)專業(yè)技術(shù)管理、班組工長對工具的適用性進行評價，建立《工具配備標(biāo)準(zhǔn)》，申報計劃時嚴(yán)格遵守《工具配備標(biāo)準(zhǔn)》，同時又要結(jié)合工具質(zhì)量，還要滿足自身工作對特殊工具的需求，配備必需的工具保障維修維護工作得以開展。

(5)各部門建立《應(yīng)急物資配備標(biāo)準(zhǔn)》，自行申報應(yīng)急物資，不得超標(biāo)申報。

(6)國內(nèi)物資采購周期一般需要1～2 個月左右，進口物資采購周期一般需要12 個月左右，各部門在編制物資需求計劃時必須考慮到采購周期。

(7)各部門在申報化學(xué)品物資時需要識別出該物資是否為危險化學(xué)品，如屬危險化學(xué)品要按日常使用量申報危險化學(xué)品的需求計劃。公司物資計劃管理應(yīng)建立《危險化學(xué)品名錄》，并提供給需求部門參考。在編制采購計劃時要嚴(yán)格把控危險化學(xué)品的年度采購量，要求供應(yīng)商必須提供化學(xué)品安全技術(shù)說明書。

(8)采購部門需在公司下達編制年度計劃任務(wù)的同時，向各部門發(fā)送至少2年內(nèi)物資采購單價一覽表，以保證需求部門在填寫物資單價時盡可能接近市場行情，使物資計劃的預(yù)算金額與實際采購金額更加接近。對于首次購買的物資，需求部門在填寫計劃單價時可進行市場調(diào)研，多方詢價。

(9)需求計劃原則上不允許跨年度使用，年度終了計劃指標(biāo)作廢(在途物資除外)。未執(zhí)行計劃部分如果確實還需要，須在下一年度重新申報。因此，在申報年度物資計劃時，對于已經(jīng)下發(fā)計劃號卻未到貨的物資，需求部門在申報時需備注此項物資的計劃號，說明未到貨數(shù)量，便于物資計劃管理在匯總審核物資時對需求數(shù)量綜合庫存數(shù)量和在途物資數(shù)量進行平衡，編制出采購計劃。

(10)物資的規(guī)格型號、技術(shù)要求必須填寫正確、詳細、清晰、全面，需求部門在申報物資計劃時需對物資進行分類，明確規(guī)格型號、技術(shù)要求方面的必填內(nèi)容，包括材質(zhì)、強度等級、色系、單位、容量、國標(biāo)、物資代碼等內(nèi)容。使采購人員通過規(guī)格型號、技術(shù)要求項的描述對該項物資有直觀具體的認(rèn)識，便于后續(xù)采購工作順利開展。

3 物資需求計劃的審批

物資需求計劃的審批實行逐級審批制度，室級、部門級、公司級物資審批工作的把控重點不同。室級評審物資計劃著重于每項物資的申報數(shù)量、規(guī)格型號是否詳細具體全面，要求申報原因充分，各修程申報物資數(shù)量與相應(yīng)修程實際消耗數(shù)量相一致，若有出入需明確原因。部門級評審物資計劃著重于各線申報物資金額的對比，同類物資的申報在規(guī)格型號、技術(shù)要求、品牌建議、單價等方面做好統(tǒng)一，在生活類耗材的申報數(shù)量上做好把控。公司級評審物資計劃著重于各部門申報物資金額的對比，各線申報物資金額的對比，同類物資的申報在規(guī)格型號、技術(shù)要求、品牌建議、單價等方面做好統(tǒng)一，對于涉及生產(chǎn)運營的重要級別物資優(yōu)先審批。

4 物資需求計劃完成情況分析

(1)召開月度物資例會，跟進物資到貨情況，協(xié)調(diào)物資相關(guān)問題

部門實行月度物資例會制度，由各線物資管理對各線物資到貨情況、急需物資、物資領(lǐng)用、物資消耗情況進行匯報分析，提出需部門或公司協(xié)調(diào)解決的問題。公司實行月度物資例會制度，由各需求部門物資管理、公司物資計劃管理、庫務(wù)管理、采購員、主管物資工作的領(lǐng)導(dǎo)參加，協(xié)調(diào)解決急需物資到貨等問題，保障生產(chǎn)工作順利進行。

(2)年度物資計劃完成情況分析

每年1 月份，公司采購人員對到貨情況、預(yù)算金額、實際完成金額、預(yù)算單價、實際單價，在途物資、到貨周期等情況進行匯總分析比較。需求部門對到貨情況，物資出庫使用情況進行匯總分析，明確未到貨物資項目、數(shù)量、類別，對生產(chǎn)的影響等情況進行總結(jié)。

綜上，軌道交通行業(yè)申報物資計劃需明確要求，細化分工，從申報環(huán)節(jié)上做好嚴(yán)格把控，要求申報計劃的相關(guān)部門、人員緊密配合，在細節(jié)要求上做好把控。從而杜絕資源浪費。

［1］劉曉，胡習(xí)權(quán). 提高基層物資需求計劃準(zhǔn)確率的方法及實施措施［J］. 鐵路采購與物流，2013，(9):122.