淺析當(dāng)代大學(xué)生檔案管理存在問題及解決策略

趙云　楊建宇　陳新安

【摘要】在當(dāng)下的社會發(fā)展背景下，個人檔案是國家、社會企業(yè)選拔人才極其重要的參考項。高校是社會人才最大的儲備基地，做好學(xué)生檔案管理的工作具有十分重要且深遠(yuǎn)的意義。大學(xué)生檔案管理的意識很大程度上可以決定著未來社會公民的檔案管理意識以及個人素養(yǎng)。文章主要針對大學(xué)生的檔案管理存在問題與解決策略進(jìn)行了分析。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;存在問題;解決策略

目前，高校學(xué)生檔案的重要性不言而喻，它記錄了學(xué)生從入學(xué)到升學(xué)畢業(yè)這一過程的學(xué)習(xí)生活、工作經(jīng)驗(yàn)、獎懲情況等。這一系列的信息將會直接影響到廣大高校學(xué)生日后的就業(yè)情況，而且將長期伴隨著個人職業(yè)生涯的發(fā)展。在當(dāng)下激烈的社會就業(yè)形勢下，除了高校需要完善學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度，學(xué)生這一“當(dāng)事人”也應(yīng)該提升個人檔案管理意識。

一、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案意識薄弱

高校學(xué)生檔案管理意識薄弱主要體現(xiàn)在學(xué)生對待在校期間個人的檔案管理意識薄弱以及學(xué)校檔案管理理念的淺薄兩個層面。

學(xué)生檔案管理意識的淺薄主要表現(xiàn)在大部分的在校學(xué)生對于自己在校期間其思想政治水平以及知識理論水平等方面的證明材料缺乏。“缺乏基本的檔案常識是大學(xué)生檔案意識薄弱的主要原因?！备咝W(xué)生對于學(xué)生檔案的認(rèn)識不到位，檔案管理意識薄弱。雖然許多學(xué)生都知道自己有一份隨著他們升學(xué)到畢業(yè)的檔案，但是自己的檔案里面究竟有些什么，自己的檔案被誰保管，保管在哪里，走上工作崗位后它能夠?qū)τ谧约旱娜松壽E產(chǎn)生什么樣的影響，絕大多數(shù)學(xué)生都是一問三不知。連最基本的意識都沒有，更不要說去深究其他問題了。另外，關(guān)于學(xué)生的個人誠信檔案以及其他非專業(yè)性的知識學(xué)習(xí)檔案基本上都是空白狀態(tài)，這些都是當(dāng)代大學(xué)生對于檔案意識薄弱的表現(xiàn)。正是由于這些情況的存在，高校學(xué)生個人檔案管理中存在的問題才被逐步放大。

（二）檔案管理理念的淺薄

學(xué)生檔案管理一般由學(xué)生工作部門或者招生就業(yè)部門監(jiān)管，缺乏專門的、系統(tǒng)化的學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)。另外，高校輔導(dǎo)員的重要工作之一就是加強(qiáng)學(xué)生的思想政治教育，在誠信教育以及學(xué)生心理、資助扶貧等方面投入大量的精力、時間，普遍缺乏檔案管理意識理念，對于學(xué)生的檔案信息沒有進(jìn)行認(rèn)真系統(tǒng)的整理，難以利用學(xué)生檔案信息去了解、分析學(xué)生的基本情況，從而達(dá)到因人而異的思想政治教育效果。

另一方面，極個別學(xué)生認(rèn)為個人檔案應(yīng)該歸個人所有，升學(xué)或者畢業(yè)后應(yīng)該歸還本人，由本人保存。

（三）學(xué)生檔案管理的內(nèi)容不夠全面

隨著社會的發(fā)展與進(jìn)步，社會企業(yè)對于人才的要求越來越高，越來越細(xì)致，從以往的只關(guān)注學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績、思想情況等方面轉(zhuǎn)向?yàn)閷τ趯W(xué)生的個人誠信、綜合素質(zhì)高度重視。但是作為企業(yè)掌握畢業(yè)生情況的重要依據(jù)之一，學(xué)生檔案內(nèi)容信息的不完整，關(guān)于學(xué)生判定方面的材料出現(xiàn)公式化、套話、內(nèi)容空洞，導(dǎo)致這類的學(xué)生信息可參考價值不高，尤其是對于學(xué)生的個人信用、獎懲情況、能力素養(yǎng)等方面的信息缺乏，無法真實(shí)全面地反映學(xué)生的在校綜合情況，導(dǎo)致用人單位在招收人才過程中不斷產(chǎn)生問題。

（四）檔案管理隊伍的專業(yè)性

高校傳統(tǒng)做法只是簡單地把學(xué)生學(xué)習(xí)期間的成績記錄、畢業(yè)生登記表、學(xué)位申請材料等資料進(jìn)行收集、整理，然后以機(jī)要文件的形式郵寄到其工作單位或者相關(guān)檔案管理部門。高校學(xué)生檔案管理工作的技術(shù)含量不高，對于檔案管理建設(shè)的認(rèn)識程度不夠，缺乏專業(yè)性檔案管理人才，導(dǎo)致在學(xué)生檔案管理這一方面的成效收益不高，從而在對于學(xué)生檔案管理的質(zhì)量上難以取得新進(jìn)展。

（五）檔案管理的滯后性

當(dāng)前，許多高校的檔案信息管理水平仍停留在紙質(zhì)版檔案的管理階段，花費(fèi)大量的人力、物力和財力進(jìn)行學(xué)生檔案的收集與整理，不僅得不到較好的總結(jié)與歸納，甚至?xí)羞z失等問題的出現(xiàn)?，F(xiàn)在已經(jīng)是信息大數(shù)據(jù)交流的時代，落伍的檔案收集整理方法將會隨著時間的流逝而退出歷史舞臺。學(xué)校應(yīng)該利用可利用的資源，用網(wǎng)絡(luò)信息去記錄學(xué)生的檔案，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)等電子信息分析保存學(xué)生檔案材料，不再是笨重的人為操作。運(yùn)用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)將提高工作效率，在今后的畢業(yè)和工作等需要轉(zhuǎn)存和投遞檔案信息的過程中會省去大量不必要的麻煩。

二、高校學(xué)生檔案管理的策略

（一）樹立檔案管理理念，增強(qiáng)個人檔案管理意識

學(xué)生檔案資料的完善，不僅為學(xué)生實(shí)現(xiàn)較好的就業(yè)前景提供了條件，而且作為一項重要的證明材料，學(xué)生檔案將會在學(xué)生走上工作崗位的人事調(diào)動、勞動保障、社會保障方面提供服務(wù)。但是大部分學(xué)生對于自己的檔案內(nèi)容根本不清楚，不知道有哪些資料，不注重自己的檔案內(nèi)容，在就業(yè)競爭中自然不會有任何的參考價值。

所以我們可以分兩個階段對學(xué)生的檔案管理意識進(jìn)行培養(yǎng)。第一是高校入學(xué)階段，通過入學(xué)教育，讓學(xué)生明白個人檔案管理權(quán)屬于國家所有，任何單位或個人都不可以對檔案進(jìn)行隨意查看與處置，從而建立起學(xué)生的檔案管理意識。第二是學(xué)生升學(xué)或者工作之前的就業(yè)指導(dǎo)階段，通過參加就業(yè)指導(dǎo)相關(guān)課程的教學(xué)活動，讓學(xué)生明白個人檔案對于自己的意義，面對就業(yè)，有針對性地收集材料，從而不影響個人職業(yè)生涯的發(fā)展。

（二）明確歸檔內(nèi)容，全面體現(xiàn)學(xué)生綜合素質(zhì)

高校大學(xué)生個人檔案是今后構(gòu)成人事檔案的重要基礎(chǔ)。為方便今后的社會人事管理工作，高校應(yīng)該明確檔案管理的重要性，積極建立檔案管理制度并踏實(shí)做好工作。學(xué)校檔案管理人員同樣應(yīng)該積極探索分析學(xué)生檔案管理工作，按照社會需求不斷地擴(kuò)充檔案內(nèi)容，保證用人單位能夠全面地了解和掌握學(xué)生在校期間的真實(shí)狀況，更好地為用人企業(yè)和院校人才培養(yǎng)專業(yè)提供有意義的參考依據(jù)。

學(xué)生的檔案內(nèi)容除了原有的基礎(chǔ)性內(nèi)容，還包括大學(xué)生在校期間的個人信用情況、在校任職崗位的適應(yīng)情況、專業(yè)技術(shù)水平、社會實(shí)踐參與情況、身體和心理素質(zhì)以及創(chuàng)新能力、專業(yè)特長、藝術(shù)素養(yǎng)等方面的內(nèi)容，保證了學(xué)生檔案的完整性與真實(shí)性。我們要學(xué)習(xí)黨員檔案管理的方法，搜集學(xué)校教師、同學(xué)對學(xué)生個人的意見，從而避免“學(xué)生判定”這一部分出現(xiàn)套話、公式化等內(nèi)容，力求客觀性。

（三）加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)

我國相關(guān)法律規(guī)定，從事檔案管理工作的人員必須具有一定的職業(yè)道德與專業(yè)素養(yǎng)，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識。對此，高校應(yīng)該建立一支高素質(zhì)、高度負(fù)責(zé)、業(yè)務(wù)精進(jìn)、道德品質(zhì)優(yōu)良的檔案管理人才隊伍。素質(zhì)較高、高度負(fù)責(zé)的學(xué)生檔案管理人才是做好高校學(xué)生檔案管理工作的保障。要加強(qiáng)學(xué)生檔案管理人才的思想政治教育，使其具有強(qiáng)烈的事業(yè)心與責(zé)任心，讓他們明確檔案管理工作的重要性與特殊性。

同時，應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)水平。高校應(yīng)不定期指派人員對檔案管理人員進(jìn)行考核與業(yè)務(wù)測試，并且鼓勵專業(yè)人士繼續(xù)深造，鼓勵檔案管理人員參加系列的專業(yè)職稱評定，以增強(qiáng)人才隊伍的穩(wěn)定性與專業(yè)性。

（四）加強(qiáng)檔案管理的安全保障

只有高校檔案的實(shí)體安全和信息安全得到保障，才能進(jìn)一步提高高校檔案管理的質(zhì)量。因此，高校應(yīng)該采取更加安全的保密技術(shù)、設(shè)備和材料，保證材料的完整性，建立健全嚴(yán)格的檔案管理制度，形成多位一體的安全保障體系。另外，高校應(yīng)該制定檔案安全應(yīng)急處置協(xié)調(diào)相關(guān)制度，制訂相關(guān)應(yīng)急預(yù)案，把檔案管理列為學(xué)校重點(diǎn)保護(hù)范圍，確保檔案以及檔案管理人員得到安全保障，從而提高檔案安全保障水平，確保檔案合理利用與安全。

（五）高校校園大數(shù)據(jù)平臺的構(gòu)建

目前在高校中，大數(shù)據(jù)平臺的構(gòu)建尤為重要，它具有數(shù)據(jù)收集存儲、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)共享等一系列功能，能夠匯總校園內(nèi)的所有數(shù)據(jù)信息，也是熱門智慧校園的核心。這一平臺的構(gòu)建需要以軟硬件系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)設(shè)施為基礎(chǔ)，后期還需要網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營管理以及網(wǎng)站維護(hù)，用來進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)深度分析，在此基礎(chǔ)上后期能夠幫助教師和學(xué)生完成數(shù)據(jù)信息的查詢與接收等。并且這些數(shù)據(jù)還能夠幫助高校建立起雙向的監(jiān)督體系和管理體制，實(shí)現(xiàn)校園內(nèi)的信息良性循環(huán)地發(fā)展。

總之，在當(dāng)今大數(shù)據(jù)盛行的時代，構(gòu)建一個平臺有效管理學(xué)生檔案信息是必然。這一平臺的構(gòu)建便于高校管理者全面了解學(xué)生的發(fā)展?fàn)顩r，有效調(diào)整管理方式，避開不利因素，為高校的發(fā)展以及學(xué)生的成長提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，進(jìn)而體現(xiàn)學(xué)生信息管理與大數(shù)據(jù)處理方式的完美融合，讓生活更加人性化、智能化。

三、結(jié)束語

提高高校學(xué)生檔案管理實(shí)效性，有助于學(xué)生在校期間有針對性地完善自己，更好地適應(yīng)社會對于人才的需求，促進(jìn)學(xué)生更加健康積極向上發(fā)展。同時這也是高校建設(shè)的一項重要內(nèi)容，能夠促進(jìn)教學(xué)改革與檔案管理工作的不斷完善，促進(jìn)高校長遠(yuǎn)發(fā)展。最后，實(shí)施學(xué)生檔案管理制度，能夠?yàn)閷W(xué)生的就業(yè)提供強(qiáng)有力的保障，保證學(xué)生將來的職稱評定以及繼續(xù)深造等方面的權(quán)益。完善高校學(xué)生檔案管理，能夠反映當(dāng)代大學(xué)生在校生活狀態(tài)，為今后的企業(yè)選招人才提供了客觀可靠的現(xiàn)實(shí)依據(jù)。.

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