醫(yī)療設(shè)備及耗材檔案的信息化管理

劉秀麗

佛山市第一人民醫(yī)院 （廣東佛山 528000）

目前，我國醫(yī)院的信息化建設(shè)發(fā)展已經(jīng)有了極為明顯的提升，醫(yī)院信息系統(tǒng)也被廣泛地應(yīng)用在醫(yī)院的管理工作中，其所彰顯的效用也越來越明顯。但是現(xiàn)階段我國醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)水平存在一定的滯后性，這會拉低我國醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備以及耗材檔案信息化的管理水平，同時會影響醫(yī)院檔案資源的開發(fā)和使用，想要促進(jìn)我國醫(yī)院的發(fā)展，就需要針對醫(yī)療設(shè)備以及耗材檔案信息化的管理實踐進(jìn)行探究，處理好醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備以及耗材檔案的各類管理問題。

1 醫(yī)療設(shè)備以及耗材檔案信息化管理的重要性

醫(yī)療設(shè)備以及耗材檔案是醫(yī)院各種醫(yī)療運行的衍生物，其檔案具有一定的保存價值，可以采用紙質(zhì)版、電子版等形式記錄下相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。這類數(shù)據(jù)信息內(nèi)容都會以其實際的工作活動需求為基準(zhǔn)，所以，不管是何種形式、何種內(nèi)容，這些資料都具有極強(qiáng)的原始性，可以有效保證其事件發(fā)生的確鑿性[1]。另外，檔案還會在一定程度上反映該醫(yī)院工作的歷史以及發(fā)展的實際狀態(tài)，可以成為醫(yī)院發(fā)展的寶貴的歷史材料，作為歷史以及法律憑證。對此，需要采用信息技術(shù)對醫(yī)療設(shè)備以及耗材檔案進(jìn)行管理，確保其管理工作開展的價值以及效用。我院到目前為止已有十多億的設(shè)備資產(chǎn)，有上萬種在用的耗材品規(guī)，每年有五億多的耗材交易量，因此，需要龐大的數(shù)據(jù)檔案。

2 醫(yī)療設(shè)備以及耗材檔案管理信息化的發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)重視度低下

現(xiàn)階段，在我國大多數(shù)的醫(yī)院中都會使用計算機(jī)，其計算機(jī)內(nèi)的管理信息系統(tǒng)數(shù)量比較多，種類也比較齊全，但是很多人員都不能較為充分地意識到檔案信息化建設(shè)的作用和迫切性，使得醫(yī)院的信息化建設(shè)不會將醫(yī)療設(shè)備以及耗材檔案信息化管理納入其中。

2.2 檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)水平滯后

目前，我國檔案管理軟件的開發(fā)速度比較緩慢，其實際的發(fā)展也存在滯后性，醫(yī)院檔案管理軟件存在一定的漏洞缺陷。計算機(jī)檔案管理根本無法滿足醫(yī)院的實際發(fā)展需求，導(dǎo)致醫(yī)院的信息系統(tǒng)無法高效地連接，同時缺少可兼容性以及可擴(kuò)張性等，需要對其進(jìn)行升級更新。

3 醫(yī)療設(shè)備以及耗材檔案信息化管理措施

3.1 強(qiáng)化電子文件歸檔管理力度

合理使用醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)資源，將資源共享性能發(fā)揮到最大值，將設(shè)備及耗材檔案信息資料填入檔案室的數(shù)據(jù)庫中，在歸檔紙質(zhì)文件的過程中還應(yīng)將同版本的電子文件進(jìn)行歸檔處理，放置到該單位的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)內(nèi)，同步性運行[2]。

3.2 加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

想要加快檔案信息化的建設(shè)速度，需要針對該醫(yī)院的自身經(jīng)濟(jì)能力等進(jìn)行分析，從實際出發(fā)，合理使用現(xiàn)有的醫(yī)療設(shè)備，并依照相應(yīng)的原則去購進(jìn)較為先進(jìn)的技術(shù)系統(tǒng)，合理使用檔案管理軟件。

3.3 構(gòu)建醫(yī)療設(shè)備及耗材檔案管理體系

依照我國檔案信息化建設(shè)的管理標(biāo)準(zhǔn)，建立健全檔案管理體系，并賦予檔案管理體系標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的特性。其所選定的設(shè)備及耗材檔案管理軟件應(yīng)具有實時瀏覽等性能，方便進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的收集整理工作，讓數(shù)據(jù)信息可以更為高效地存儲，方便檢索瀏覽，從根源上滿足我國醫(yī)院文檔一體化的管理需求。

3.4 醫(yī)療設(shè)備及耗材信息資源共享

檔案的價值是使用，合理使用醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)構(gòu)建醫(yī)療設(shè)備及耗材檔案信息網(wǎng)站，提供各類檢索等服務(wù)，開展醫(yī)療設(shè)備及耗材檔案信息咨詢，讓醫(yī)護(hù)人員及相關(guān)采購人員更快更準(zhǔn)確地對醫(yī)療設(shè)備及耗材進(jìn)行了解及使用，進(jìn)一步開發(fā)使用醫(yī)療設(shè)備及耗材的檔案信息，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

3.5 醫(yī)用設(shè)備及耗材檔案信息管理措施

醫(yī)院在購進(jìn)醫(yī)療設(shè)備時，所產(chǎn)生的紙質(zhì)文字材料被稱為設(shè)備檔案，設(shè)備檔案所包含的內(nèi)容比較齊全，分別是各類設(shè)備申請材料文件、談判記錄、招標(biāo)記錄、合同簽訂、設(shè)備的操作使用說明、人員的培訓(xùn)記錄等的原始憑證。設(shè)備檔案的形成過程較為復(fù)雜，從立項申請到報廢，時間周期比較長，中間環(huán)節(jié)比較復(fù)雜，參與人數(shù)比較多。所以，醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作既耗時又耗力。只有構(gòu)建醫(yī)療設(shè)備器械的信息化管理系統(tǒng)，才能增強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備管理的科學(xué)性，以最快的速度對醫(yī)療設(shè)備的資料產(chǎn)品進(jìn)行調(diào)研，使用較小的人力物力取得較大的經(jīng)濟(jì)成果，提升采購的主動權(quán)利，增加醫(yī)療設(shè)備器械的管理效益[3]。所謂調(diào)研，就是廣泛收集有關(guān)準(zhǔn)備購置的某類設(shè)備相關(guān)資料，然后進(jìn)行分析研究，從而減少采購時間，降低采購成本。利用設(shè)備及耗材檔案信息管理協(xié)助制定醫(yī)院器械維護(hù)、維修，為診療工作提供合格的技術(shù)裝備。

醫(yī)院在醫(yī)用衛(wèi)生耗材使用管理中，將科學(xué)的管理方法與先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合，在對醫(yī)用衛(wèi)生耗材進(jìn)行多屬性、多角度、多層次的科學(xué)分類編碼管理的基礎(chǔ)上，通過優(yōu)化醫(yī)用耗材檔案管理子系統(tǒng)、醫(yī)用耗材網(wǎng)上申領(lǐng)子系統(tǒng)：醫(yī)療設(shè)備科醫(yī)用耗材一級倉庫管理、臨床使用科室醫(yī)用耗材二級倉庫管理，增加醫(yī)用耗材成本分析控制管理、醫(yī)用耗材供應(yīng)商管理子系統(tǒng)、醫(yī)用耗材全程監(jiān)控等管理子系統(tǒng)，形成智能化人機(jī)交互式，新的醫(yī)療服務(wù)價格體系下醫(yī)用衛(wèi)生耗材全程監(jiān)管模式，建立信息化管理系統(tǒng)，使信息流貫通供應(yīng)鏈全程，優(yōu)化院內(nèi)供應(yīng)鏈流程，提高供應(yīng)效率。對全院耗材的使用進(jìn)行集中管理，實現(xiàn)成本控制與效益提升，更好地管理產(chǎn)品資質(zhì)等材料，及時發(fā)現(xiàn)過期的證件，將此類材料以電子檔案的形式錄入信息化管理系統(tǒng)中[4]，以便可以隨時查找、調(diào)用。當(dāng)證件時效到期時，系統(tǒng)自動報警，提醒工作人員及時處理，杜絕安全隱患。另外，庫房中庫存的醫(yī)用耗材主要是使用科室較多，使用量較大以及應(yīng)急儲備的醫(yī)用耗材，為臨床工作提供基礎(chǔ)保障。通過信息化管理系統(tǒng)，可對庫存量設(shè)置預(yù)警功能，一旦庫存量低于設(shè)定值時，發(fā)出報警信號，提醒采購員備貨。

醫(yī)療設(shè)備以及醫(yī)用耗材的數(shù)量以及品種都比較多，且應(yīng)用的頻率也比較高，是醫(yī)院開展各類醫(yī)療護(hù)理工作的基礎(chǔ)。醫(yī)用耗材管理工作的開展會影響醫(yī)院管理工作的運轉(zhuǎn)，同時會在無形之中影響醫(yī)院以及患者的自身利益。需要賦予醫(yī)療設(shè)備以及耗材檔案管理信息化的特征，合理地使用信息化技術(shù)，確保信息化技術(shù)使用的系統(tǒng)性以及透明性，構(gòu)建一套較為科學(xué)合理的監(jiān)控管理制度，不斷優(yōu)化其實際的管理流程，提升其實際的工作效率，避免各類意外事故。