試論企業(yè)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制管理存在的問題

黃彬

會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為載體的信息技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用，是利用軟件工具、借助電子計(jì)算機(jī)設(shè)備替代手工完成企業(yè)會(huì)計(jì)工作的過程。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)受益于現(xiàn)代電子信息技術(shù)日新月異的發(fā)展而被給予廣泛應(yīng)用，它利用電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)有效管理及應(yīng)用，逐步取代了傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)信息處理。會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)發(fā)展史上的一次重大革命，它的出現(xiàn)順應(yīng)了會(huì)計(jì)學(xué)科發(fā)展的趨勢(shì)，符合社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)于會(huì)計(jì)管理技術(shù)與方法的創(chuàng)新要求。

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)管理工作依靠人工方式完成，會(huì)計(jì)人員使用紙、筆、算盤等工具，記錄、計(jì)算、分類和匯總企業(yè)管理的各項(xiàng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，完成會(huì)計(jì)報(bào)表編制。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子計(jì)算機(jī)在人們?nèi)粘Ｉ钪兄鸩狡占?。?huì)計(jì)電算化管理將電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術(shù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，使用電子計(jì)算機(jī)代替人工完成會(huì)計(jì)記賬、算賬和報(bào)表編制，完成數(shù)據(jù)的收集和分析，實(shí)現(xiàn)預(yù)測(cè)和決策等財(cái)務(wù)管理職能。利用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)將會(huì)計(jì)工作由人工方式轉(zhuǎn)化為人工+程序方式，極大地提升了會(huì)計(jì)管理工作效率和質(zhì)量水平。

一、會(huì)計(jì)電算化管理內(nèi)部控制存在的問題

經(jīng)過幾十年發(fā)展，企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理日趨成熟，傳統(tǒng)的手工記賬方式已被會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)逐步取代，但在現(xiàn)階段的應(yīng)用中仍然存在著相關(guān)的內(nèi)部控制問題，亟待企業(yè)管理者加以重視并妥善解決。

（一）缺乏完善的內(nèi)部管理制度

近年來，隨著會(huì)計(jì)電算化管理技術(shù)的快速發(fā)展，逐步由電子計(jì)算機(jī)代替人工履行會(huì)計(jì)管理職能，企業(yè)內(nèi)部控制體系已經(jīng)發(fā)生巨大變化，已由簡(jiǎn)單的人工控制轉(zhuǎn)變?yōu)槿斯ず统绦蚬餐刂?，原有的?nèi)部控制方法已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展需要。如果不能建立健全完善的內(nèi)部管理制度，則無法保證管理職能切實(shí)履行，亦不能實(shí)現(xiàn)對(duì)管理體系有效地考核評(píng)價(jià)。

（二）系統(tǒng)數(shù)據(jù)的可靠性無法保證

會(huì)計(jì)電算化管理需要借助技術(shù)手段有效地分析海量數(shù)據(jù)信息，為管理提供決策依據(jù)。企業(yè)需要獲取準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息，必須建立科學(xué)的數(shù)據(jù)處理模型，輸出正確的管理決策結(jié)果。但目前企業(yè)普遍面臨信息渠道繁冗、處理手段落后、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)復(fù)雜等難題，無法確保數(shù)據(jù)信息的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。錯(cuò)誤的系統(tǒng)數(shù)據(jù)來源和無效的決策結(jié)果輸出將直接影響到管理系統(tǒng)運(yùn)行的準(zhǔn)確性和有效性。

（三）管理系統(tǒng)的安全性存在隱患

部分企業(yè)基于自身經(jīng)濟(jì)利益考慮對(duì)于管理系統(tǒng)建設(shè)的投入有限，系統(tǒng)軟件安全性和保密性相對(duì)較弱，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫缺乏可靠的加密措施。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益發(fā)達(dá)的今天，系統(tǒng)缺乏必要的安全保障，隨時(shí)可能面臨被網(wǎng)絡(luò)黑客入侵竊取企業(yè)數(shù)據(jù)庫相關(guān)信息，直接危及企業(yè)的系統(tǒng)安全;同時(shí)由于系統(tǒng)自身存在程序控制缺乏效力，系統(tǒng)漏洞較多又不能得以及時(shí)、有效修復(fù)等問題，嚴(yán)重影響系統(tǒng)的運(yùn)行安全。

部分企業(yè)受到人員編制不足的制約，實(shí)行人員身兼數(shù)職或者權(quán)限高度集中的工作安排，不能按照內(nèi)部控制要求建立完善的內(nèi)部崗位責(zé)任并設(shè)置安全的系統(tǒng)操作權(quán)限，人員越權(quán)操作、篡改系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息等違規(guī)行為將無法杜絕。會(huì)計(jì)電算化管理缺乏必要的審核監(jiān)督，無法確保系統(tǒng)運(yùn)行的安全性和可靠性。

（四）管理系統(tǒng)無法滿足企業(yè)需求

根據(jù)國(guó)家財(cái)政部門相關(guān)規(guī)定，企業(yè)采用電子計(jì)算機(jī)替代手工記賬的單位應(yīng)當(dāng)具備一定的基本條件，商品化會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)通過財(cái)政部門的評(píng)審。目前為數(shù)眾多的企業(yè)所應(yīng)用的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)都為通用會(huì)計(jì)軟件，一般參考行業(yè)會(huì)計(jì)管理規(guī)則進(jìn)行設(shè)計(jì)開發(fā)，并不能完全實(shí)現(xiàn)按照企業(yè)實(shí)際需求進(jìn)行系統(tǒng)配置;且企業(yè)很難配備專業(yè)的系統(tǒng)管理人員，無法做到根據(jù)使用過程中不斷發(fā)生變化的需求進(jìn)行系統(tǒng)后續(xù)的開發(fā)維護(hù)。

（五）管理人員業(yè)務(wù)能力相對(duì)薄弱

會(huì)計(jì)電算化管理具有專業(yè)性、綜合性的特征，企業(yè)全面推進(jìn)相應(yīng)管理工作，要求會(huì)計(jì)管理人員必須具備相當(dāng)?shù)南到y(tǒng)應(yīng)用技能，但在企業(yè)中會(huì)計(jì)專業(yè)技能和系統(tǒng)應(yīng)用能力往往無法做到完美結(jié)合，具備豐富會(huì)計(jì)專業(yè)經(jīng)驗(yàn)的人員偏好傳統(tǒng)方式，而熟練掌握系統(tǒng)應(yīng)用的人員缺乏會(huì)計(jì)專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，企業(yè)內(nèi)部管理人員業(yè)務(wù)能力與管理需求不匹配，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)難以發(fā)揮積極的作用。

（六）管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法實(shí)現(xiàn)共享

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)由會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)、會(huì)計(jì)決策支持系統(tǒng)等多個(gè)子系統(tǒng)組成，各系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)借助軟件工具實(shí)現(xiàn)交換與共享。目前很多企業(yè)系統(tǒng)架構(gòu)并不完整，不能完全實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)平臺(tái)內(nèi)部信息自由交換和共享，很多系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息過分依賴于外部人工輸入或接口導(dǎo)入，在增加會(huì)計(jì)人員工作負(fù)荷的同時(shí)增加了數(shù)據(jù)信息發(fā)生錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)。

二、改進(jìn)會(huì)計(jì)電算化管理內(nèi)部控制的措施

經(jīng)過數(shù)十年發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)已在企業(yè)中得以廣泛應(yīng)用，但由于受到行業(yè)特點(diǎn)、經(jīng)營(yíng)規(guī)模、管理水平、資源投入、人員素質(zhì)等因素影響，或?qū)⒀苌黝惻c之相關(guān)的管理問題。做為管理者必須全面了解其中影響因素，加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制管理。

（一）建立健全完善的內(nèi)部管理制度

建立健全科學(xué)、有效的企業(yè)內(nèi)部管理制度是推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化管理工作的重要保證。企業(yè)應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)管理工作的實(shí)際需要，不斷完善會(huì)計(jì)電算化管理相關(guān)的崗位職責(zé)、操作流程、軟硬件管理、會(huì)計(jì)信息管理、會(huì)計(jì)檔案管理和系統(tǒng)監(jiān)督管理等相關(guān)內(nèi)部管理制度。完善的制度體系可以切實(shí)保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行，最大限度減少人為因素對(duì)于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)有效運(yùn)行產(chǎn)生的干預(yù)和影響，真正實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)工作效率和運(yùn)行質(zhì)量的提升。

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)必須通過不斷更新和升級(jí)以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要

（二）選擇適合企業(yè)的管理軟件

企業(yè)在會(huì)計(jì)電算化管理實(shí)施過程中，會(huì)計(jì)人員需要借助軟件工具完成數(shù)據(jù)信息處理，實(shí)現(xiàn)有效的會(huì)計(jì)信息輸出。會(huì)計(jì)管理軟件的運(yùn)行結(jié)果決定了企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理的工作質(zhì)量。目前，市場(chǎng)上的會(huì)計(jì)管理軟件五花八門，企業(yè)必須慎重進(jìn)行選擇。在軟件選型過程中，需要綜合考慮軟件的合法性、安全性、實(shí)用性、便捷性等基本要求，同時(shí)為了提高軟件工具的使用效率，其可定制性也必須納入考量標(biāo)準(zhǔn)。在系統(tǒng)實(shí)施前應(yīng)全面考慮各種因素，避免因短期決策行為對(duì)企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)和資源無謂消耗。