檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題和改進(jìn)措施

孟凡超

摘 要：檔案管理現(xiàn)代化理念在企業(yè)及單位系統(tǒng)中的有效落實(shí)，一方面能夠有效增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理的可控性，降低檔案損壞或者遺失的概率，以便為人力資源等工作的落實(shí)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；另一方面，憑借網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，也能夠更顯著的提升檔案采集效率與質(zhì)量。本文基于檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)容展開分析，在明確存在問題與改進(jìn)措施同時(shí)，期望能夠?yàn)楹罄m(xù)檔案管理工作系統(tǒng)的構(gòu)建提供良好參照。

關(guān)鍵詞：檔案管理；網(wǎng)絡(luò)信息化；存在問題；改善對(duì)策

1 檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)容分析

首先，檔案管理現(xiàn)代化能夠?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案部門提供更先進(jìn)的信息化數(shù)據(jù)平臺(tái)，借助數(shù)字化檔案系統(tǒng)的構(gòu)建，能夠有效將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)型為數(shù)字化檔案儲(chǔ)備至資料庫內(nèi)，以此有效提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，也避免了檔案遺失與損毀的問題；其次，在現(xiàn)代化理念落實(shí)期間，檔案管理人員能夠協(xié)助信息平臺(tái)與檔案數(shù)量判定企業(yè)及單位的使用需求，以此構(gòu)建更完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量的可控性，并且也能夠降低大批量檔案資源存儲(chǔ)的經(jīng)濟(jì)成本損耗，使檔案管理工作更容易被企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃所采納；最后，傳統(tǒng)檔案管理模式與內(nèi)容來源較為單一，通常無法為經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展提供更全面的數(shù)據(jù)參照。而現(xiàn)代化理念落實(shí)，則為檔案數(shù)據(jù)采集提供了更廣泛的渠道，甚至智能化與自動(dòng)化技術(shù)的落實(shí)，同樣提升了檔案質(zhì)量水準(zhǔn)的可控性。借助此方面的優(yōu)勢(shì)，企業(yè)及單位更可以用于管理人員素質(zhì)的強(qiáng)化，以便經(jīng)濟(jì)發(fā)展體系的構(gòu)建具備更全面的保障。

2 檔案管理現(xiàn)代化存在問題

2.1 現(xiàn)代化意識(shí)較差

根據(jù)我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理狀況可知，多數(shù)企業(yè)及單位對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視，使得檔案管理部門在社會(huì)環(huán)境中一直處于較低的地位，如此便極易引發(fā)檔案管理人員消極的態(tài)度，無法保障檔案管理工作的質(zhì)量。其次，檔案管理制度的落后，同樣使得檔案管理效率與質(zhì)量水準(zhǔn)嚴(yán)重不足，為后續(xù)檔案管理部門發(fā)展帶來了極大的影響。

2.2 管理設(shè)備水準(zhǔn)較低

在經(jīng)濟(jì)發(fā)展落后地區(qū)，可知檔案管理部門在設(shè)備方面普遍存在資金投入不足狀況，如此檔案管理設(shè)備通常在沿用落后的系統(tǒng)，不但難以保障檔案管理效率，同時(shí)系統(tǒng)與設(shè)備故障風(fēng)險(xiǎn)更極易導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)破損與遺失，使地方經(jīng)濟(jì)及功能的發(fā)展受到難以預(yù)估的損害。

2.3 管理人員素質(zhì)不足

我國(guó)檔案管理部門仍有較多管理者思想受制于傳統(tǒng)管理制度，使得檔案管理水準(zhǔn)一直難以得到有效的提升。同時(shí)，部分管理人員年齡偏大也是現(xiàn)階段檔案管理部門中常見的問題，此類管理者難以接受現(xiàn)代化的管理措施，自然無法為檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展提供保障。

3 檔案管理現(xiàn)代化改進(jìn)措施

3.1 增強(qiáng)檔案管理認(rèn)知

根據(jù)傳統(tǒng)檔案管理狀況可知，多數(shù)單位及企業(yè)在檔案管理方面并未引起足夠的重視，致使檔案管理部門數(shù)據(jù)采集及管理一直都存在較多阻礙。同時(shí)，上級(jí)管理者的不重視，同樣會(huì)使得其他部門效仿，長(zhǎng)此以往便會(huì)直接忽略檔案管理工作，使企業(yè)發(fā)展與單位工作難以得到全面的資料保障，同時(shí)人力資源等工作的開展也會(huì)受到極大影響，無法為企業(yè)及單位的獎(jiǎng)懲制度提供參照。故而，在檔案管理現(xiàn)代化改進(jìn)過程中，首要任務(wù)便是改變管理者對(duì)檔案管理部門工作的態(tài)度，通過完善的工作認(rèn)知與重要性研究，知曉檔案管理工作對(duì)企業(yè)及單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性，才能為后續(xù)檔案管理工作質(zhì)量的加強(qiáng)奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

3.2 構(gòu)建管理培訓(xùn)平臺(tái)

在促進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的進(jìn)程中，人才起到關(guān)鍵的支撐作用，管理人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)和較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，才能滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求，因此，檔案管理部門需要加強(qiáng)人員素質(zhì)建設(shè)，對(duì)人才為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的驅(qū)動(dòng)力，提升檔案管理的水平。首先，由于檔案人員具有較強(qiáng)的流動(dòng)性，檔案部門需要提升人員的工薪待遇，進(jìn)而吸引社會(huì)中的高素質(zhì)人才充實(shí)到檔案團(tuán)隊(duì)中，提升人員招聘的門檻，從源頭加強(qiáng)人員素質(zhì)建設(shè)；其次，檔案部門要結(jié)合檔案管理崗位的特點(diǎn)和需求，對(duì)現(xiàn)有人員開展針對(duì)性的專業(yè)培訓(xùn)，在實(shí)踐中不斷完善培訓(xùn)體系，加強(qiáng)對(duì)管理人員實(shí)踐能力和信息技術(shù)的培訓(xùn)，保證做到學(xué)以致用、學(xué)有所用。

最后，檔案管理單位在組建工作團(tuán)隊(duì)期間，應(yīng)根據(jù)檔案管理需要選擇適當(dāng)?shù)娜瞬?，確保人才結(jié)構(gòu)滿足多元化的需要，同時(shí)還應(yīng)該確保檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建綜合性有效提升，使檔案操作質(zhì)量得以保障，才能確保檔案管理工作能夠持續(xù)，規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理常見的風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 完善檔案管理制度

為確保檔案管理工作能夠有效開展，企業(yè)及單位的檔案管理部門必須根據(jù)現(xiàn)代管理要求判斷適宜的管理制度與標(biāo)準(zhǔn)，確保管理人員遵照管理措施能夠使檔案管理質(zhì)量水準(zhǔn)得到顯著提升，才能確保檔案原理工作質(zhì)量得以保障。

首先，檔案管理部門必須借助網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)分析現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的特點(diǎn)，并結(jié)合信息平臺(tái)與先進(jìn)資料制定完善的技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)，確保管理方法具備明確的引導(dǎo)性，才能使檔案管理工作質(zhì)量水平得到顯著提高，以便為后續(xù)工作的開展奠定扎實(shí)基礎(chǔ)；其次，檔案管理制度的完善還需站在可持續(xù)角度看待問題，確保檔案管理人員的思想與行為能夠得到全面監(jiān)控，并能夠引起工作者對(duì)檔案管理的重視，使檔案管理部門社會(huì)地位得到極大提升，才能有效調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作熱情與積極性。

3.4 提升管理設(shè)備水準(zhǔn)

檔案管理設(shè)備是落實(shí)現(xiàn)代化管理技術(shù)的基礎(chǔ)，更是增強(qiáng)檔案管理水準(zhǔn)的前提。在檔案管理現(xiàn)代化理念不斷完善期間，相關(guān)單位應(yīng)根據(jù)檔案管理需求提供適宜且先進(jìn)的信息化操作平臺(tái)，才能確保檔案管理工作質(zhì)量與效率能夠有效提升。其次，檔案管理設(shè)備體系的不斷完善，因?yàn)樾枰^充足的資金支持，所以在部分經(jīng)濟(jì)發(fā)展緩慢地區(qū)，檔案體系的構(gòu)建需要當(dāng)?shù)卣枰再Y金支持，并提供專項(xiàng)檔案建設(shè)資金，才能確保檔案管理工作能夠貼合地方功能及經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求逐漸完善，以此為后續(xù)大數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)的構(gòu)建奠定基礎(chǔ)。

另外，在檔案管理設(shè)備不斷完善期間，檔案管理人員還應(yīng)該站在檔案數(shù)據(jù)保密角度審核檔案系統(tǒng)構(gòu)建的風(fēng)險(xiǎn)，期間需提供防火墻與殺毒軟件等措施，避免外界不法分子的病毒入侵，同時(shí)還需要持續(xù)提升數(shù)據(jù)系統(tǒng)防護(hù)水準(zhǔn)，以便保障整體檔案管理質(zhì)量。

4 結(jié)束語

檔案管理現(xiàn)代化理念在企業(yè)與單位系統(tǒng)中的有效落實(shí)，不但能夠極大提升檔案管理效率與質(zhì)量水平，避免出現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理易出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)隱患，同時(shí)借助信息化技術(shù)，更可以構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，由此進(jìn)一步充實(shí)檔案庫內(nèi)容，以便為后續(xù)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃等工作的開展，奠定更詳細(xì)的資料基礎(chǔ)。故而，在論述檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題和改進(jìn)措施期間，必須明確檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容，并在此基礎(chǔ)上確定網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)落實(shí)的必要性，才能為后續(xù)檔案管理工作的開展提供更全面的保障。

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