辦公自動化環(huán)境下檔案管理的必要性與可行性分析

劉爽

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們的生活質(zhì)量得到了顯著的改善，相應(yīng)的需求也有所增加，檔案需求就是其中的一種，這就對于有關(guān)檔案管理工作提出了更高的要求。尤其在辦公自動化的環(huán)境下，做好檔案管理工作尤為關(guān)鍵。但是在實際管理的過程中，還是會存在一些問題，這些問題的出現(xiàn)極不利于辦公自動化環(huán)境下檔案管理工作的順利開展，所以，如何加強(qiáng)其檔案管理就成為了人們關(guān)心的問題，針對檔案辦公自動化管理的可行性就有必要進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：辦公自動化環(huán)境；檔案管理；必要性

辦公自動化環(huán)境下檔案管理是值得人們進(jìn)行深入探究的，因為這關(guān)系著辦公自動化環(huán)境下檔案管理水平，同時對于企業(yè)以及各個機(jī)構(gòu)的發(fā)展都具有深遠(yuǎn)的影響。只有加強(qiáng)對于辦公自動化環(huán)境下檔案管理的研究，才能幫助人們更為深入的了解其中的知識以及管理要點，進(jìn)而更好的實現(xiàn)檔案管理水平的提高。因此，這就要求有關(guān)方面能夠提高對于辦公自動化環(huán)境下檔案管理的認(rèn)識以及重視程度，針對其中的問題也要積極的采取有效的措施。

1 檔案辦公自動化管理的必要性

辦公自動化環(huán)境下檔案管理工作的開展具有重要的意義，只有做好辦公自動化環(huán)境下檔案管理工作，才能有助于檔案辦公自動化管理視屏的提高，進(jìn)而更好的推進(jìn)檔案管理工作的順利開展，盡量避免出現(xiàn)一些不必要的問題，更好的加強(qiáng)檔案辦公自動化管理，滿足實際檔案工作的要求，為人們提供有效的參考以及決策。由此可見，加強(qiáng)檔案辦公自動化管理具有一定的必要性。

1.1 提高檔案管理工作的安全度

通過加強(qiáng)辦公自動化環(huán)境下的檔案管理，有助于進(jìn)一步提高檔案管理工作的安全度，眾所周知，保證其資料的安全是檔案管理工作中的重要內(nèi)容，而且事實上，檔案資料本身也容易受到所終因素的影響而遭到破損、丟失等。比如，紙質(zhì)檔案就容易受到空氣濕度以及自然災(zāi)害等方面的影響，進(jìn)而產(chǎn)生腐蝕、破損等現(xiàn)象，這就嚴(yán)重縮短了紙質(zhì)檔案的使用壽命，檔案資料中的價值也就不能完全得到發(fā)揮。而針對電子檔案而言，就可以較為便捷的進(jìn)行資料的保存，同時保存時間也較長，能夠更好的滿足檔案管理的要求，在這種辦公自動化環(huán)境下，能夠有效的避免檔案破壞、遺失等安全問題的出現(xiàn)。

1.2 提升檔案管理工作的效率

辦公自動化環(huán)境下檔案管理不僅僅能夠加強(qiáng)資料安全上的保障，同時也可以進(jìn)一步提高檔案管理的工作效率，保證檔案管理的質(zhì)量。因為辦公自動化環(huán)境下檔案管理工作融合了多種先進(jìn)的信息技術(shù)，使得檔案管理工作與信息技術(shù)高度進(jìn)行結(jié)合，管理人員只需及時進(jìn)行歸納與整理，就能變?yōu)殡娮訖n案，而且到后期利用的時候，查閱以及瀏覽也比較便捷，資料也具有真實全面性，所以能夠提高檔案資源的利用率，大大的提高了檔案管理工作的實際效率，使得辦公自動化的程度也有所提高。

2 檔案辦公自動化中的問題

辦公自動化環(huán)境下檔案管理工作的開展并不是一帆風(fēng)順的，往往會存在一些問題，這就要求有關(guān)方面能夠結(jié)合實際情況進(jìn)行綜合分析，以深入探究這些問題，為后續(xù)加強(qiáng)其檔案辦公自動化管理提供有效的參考。具體而言，這些問題主要有以下幾點。

2.1 自動化管理制度的不科學(xué)

在辦公自動化環(huán)境下檔案管理工作開展過程中，常常存在一些不足之處，自動化管理制度的不科學(xué)就是其中之一，這類問題主要是由于我國的檔案信息化水平不夠成熟造成的，一些企業(yè)以及機(jī)構(gòu)的軟硬件設(shè)施都不齊全，自動化系統(tǒng)不完善，而且相關(guān)的機(jī)制也有所欠缺，這就嚴(yán)重制約了辦公自動化的建設(shè)與發(fā)展，難以取得良好的檔案辦公自動化管理效果，這就需要有關(guān)當(dāng)面加以注意。

2.2 辦公自動化系統(tǒng)不完善

辦公自動化系統(tǒng)不完善也是其中的問題之一，由于辦公自動化系統(tǒng)的不完善，該管理系統(tǒng)就很難發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，所以檔案自動化管理水平就比較低下，難以真正滿足人們的檔案需求。而這與資金供給不足有著極大的關(guān)系，一些管理者比較忽視這部分的建設(shè)，在此環(huán)節(jié)中的資金投入就較少，從而導(dǎo)致一些設(shè)備以及設(shè)施的不齊，技術(shù)也難以得到合理的應(yīng)用，這就不利于辦公自動化系統(tǒng)的良好運行，使得檔案管理水平也一直得不到有效的提高。

2.3 檔案管理信息化的專業(yè)人才不足

除了以上問題外，在檔案管理信息化專業(yè)人才方面也有所欠缺，事實上，任何工作的建設(shè)都不能缺少相關(guān)的人才，人才是基本的要素和動力，保證人才的素質(zhì)以及能力過關(guān)是基本的要求。而在辦公自動化環(huán)境下檔案管理工作過程中，同樣也需要引進(jìn)先進(jìn)的人才，重視人才的任用與培養(yǎng)。但是在實際的管理過程中，信息化專業(yè)方面的人才就比較欠缺，一些管理者對于檔案管理的基礎(chǔ)知識以及技能都缺乏掌握，這就嚴(yán)重制約了檔案辦公自動化管理的水平。

3 提高辦公室自動化環(huán)境下檔案管理可行性舉措

3.1 制定規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理的有關(guān)工作流程包含了歸納整合、搜集、保存、編排、統(tǒng)計以及檢索等等步驟，保證其規(guī)范性尤為關(guān)鍵。首先，工作人員需要嚴(yán)格把關(guān)，開展標(biāo)準(zhǔn)化的高效率管理工作，促使所制定的標(biāo)準(zhǔn)與國家檔案部門法定標(biāo)準(zhǔn)相吻合。其次，在業(yè)務(wù)流程和技術(shù)操作過程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應(yīng)制定統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，同時確保不同的接口類型中的檔案能順利歸檔。

3.2 建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人員團(tuán)隊

近幾年，各類檔案數(shù)量都在不斷增加，這就增加了檔案管理人員的工作量，加上現(xiàn)在更多各種各樣的新型技術(shù)不斷涌現(xiàn)，檔案管理方法日趨科學(xué)化，只有能駕馭這些新技術(shù)和方法的工作人員才能做好檔案管理工作。對此，就要加大對檔案管理人員的知識培訓(xùn)力度，為檔案管理工作人員提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，以便適應(yīng)辦公自動化環(huán)境的需求。

3.3 完善檔案管理子系統(tǒng)

不斷在辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)方面進(jìn)行資金注入，在辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)子系統(tǒng)，使電子文件的調(diào)用和運作得到充分保障，電子文檔的高效留存與科學(xué)的日常管理，可以使文檔得到正確的分類歸納和快速使用，電子文件傳輸與檔案管理工作結(jié)合在一起，為資料調(diào)取與使用帶來了很大的便利。

4 結(jié)束語

隨著時代的不斷向前發(fā)展，人們的生活方式以及工作方式發(fā)生了很大的變化，相應(yīng)的思想認(rèn)識也有所改變，近幾年，針對一些經(jīng)營者而言，就愈加的重視管理有關(guān)的工作，因為做好管理相關(guān)的工作，才能起到一定的規(guī)范作用，達(dá)到預(yù)期的管理效果。而在如今的辦公自動化環(huán)境檔案建設(shè)過程中，同樣需要做好管理工作，這就要求有關(guān)部門以及工作人員能夠認(rèn)識到檔案辦公自動化管理的重要性，同時針對不足之處也能采取有效的措施，從而加強(qiáng)檔案管理。

參考文獻(xiàn)

[1]李洪琴，楊涵笑.基于辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性[J].卷宗，2017（36）.

[2]李暉華.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性及可行性分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（5）.

[3]王瑛.辦公自動化環(huán)境的文書檔案管理[J].管理觀察，2017（6）：113-114.

[4]楊洪鵬.辦公自動化環(huán)境下的檔案管理工作分析[J].中國文藝家，2017（8）.