淺談目前建筑施工企業(yè)文書檔案管理工作現(xiàn)狀與對(duì)策

唐歡歡

摘 要：企業(yè)的檔案可分為科技檔案、人事檔案和文書檔案，企業(yè)的檔案信息不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)調(diào)整自身產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)和組織、清算資產(chǎn)、對(duì)外經(jīng)濟(jì)擴(kuò)張等提供依據(jù)信息，也能夠?yàn)槠髽I(yè)進(jìn)入市場成為具有獨(dú)立法人權(quán)利競爭者提供依據(jù)。目前，檔案管理工作雖然已經(jīng)受到了我國建筑施工企業(yè)的重視，但在文書檔案的管理方面，仍存在著企業(yè)員工認(rèn)識(shí)不到位、檔案管理制度不健全等問題。因此，難以真正發(fā)揮檔案管理工作在企業(yè)中的作用。

關(guān)鍵詞：建筑施工企業(yè)；文書檔案管理工作；現(xiàn)狀和對(duì)策

引言：

文書檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。然而，由于各種因素的影響，當(dāng)前企業(yè)在文書檔案管理中還存在很多問題，導(dǎo)致文書檔案管理水平低下，甚至給企業(yè)的發(fā)展帶來了阻礙。

1當(dāng)前企業(yè)文書檔案管理中存在的問題

1.1對(duì)文書檔案管理工作不重視

當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境給企業(yè)帶了更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。與此同時(shí)，也加劇了企業(yè)之間的競爭力。為了應(yīng)對(duì)激烈的競爭，企業(yè)往往更重視產(chǎn)生的直接經(jīng)濟(jì)效益。久而久之，日益忽略了文書檔案管理的重要性。除此之外，在新的發(fā)展形勢下，企業(yè)紛紛建立了現(xiàn)代管理制度，以此來提高內(nèi)部管理的水平。此時(shí)，企業(yè)職工在很大程度上受到了新管理方式、新思想的沖擊，進(jìn)而忽略了提供歷史經(jīng)驗(yàn)的文書檔案管理工作。

1.2傳統(tǒng)文書檔案與電子版公文制作管理工作脫節(jié)

公文制作是文書檔案管理的基礎(chǔ)。然而，在傳統(tǒng)辦公手段向電子化無紙化辦公轉(zhuǎn)化階段，產(chǎn)生公文制作與檔案管理脫節(jié)現(xiàn)象。由于電子化辦公公文制作、發(fā)行無紙化，以網(wǎng)絡(luò)傳遞方式進(jìn)行，單位內(nèi)部實(shí)行OA網(wǎng)無紙化辦公發(fā)文，文字版公文不再出現(xiàn)，檔案室又暫不具備電子儲(chǔ)存設(shè)備與功能，造成應(yīng)歸檔文件不能及時(shí)歸擋，文書制作部門又沒有檔案保存職責(zé)，電子版文書隨時(shí)有丟失的可能，造成企業(yè)辦公文書保存不全或遺失。

1.3文書與檔案之間聯(lián)系不緊密

在企業(yè)實(shí)際管理工作中，文書和檔案實(shí)行分塊管理，一般文書由文秘進(jìn)行處理，一年甚至幾年不交檔案室，使得文書和檔案完全分離，一定程度上造成文書管理人員對(duì)檔案管理工作意識(shí)薄弱，而檔案管理人員只關(guān)注檔案，對(duì)文書工作缺乏考慮，對(duì)文書內(nèi)容不熟悉等，導(dǎo)致文書與檔案脫節(jié)。

2加強(qiáng)企業(yè)文書檔案管理中的措施

可以看出，當(dāng)前企業(yè)在文書檔案管理中還存在很多弊端。因此，企業(yè)必須引起重視。本文在分析上述問題的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)，提出解決的具體辦法和措施。包括以下幾個(gè)方面。

2.1提高對(duì)文書檔案管理工作的重視度

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該從長遠(yuǎn)的發(fā)展角度出發(fā)，改變以往片面追求經(jīng)濟(jì)利益的觀念，本著溪流長流的原則，提高對(duì)文書檔案管理工作的重視度，以此推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。，具體來講，可以從這幾個(gè)方面著受手：①加大資金的投入，補(bǔ)充足夠的工作人員，不斷完善管理設(shè)備。同時(shí)，制訂有效的考核機(jī)制，對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的考核，充分發(fā)揮文書檔案管理工作在企業(yè)中的價(jià)值。②整理企業(yè)在生存、發(fā)展、改革中形成的系列文件，在此基礎(chǔ)上，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，然后將其運(yùn)用到今后的工作當(dāng)中，以此提高工作效率。③借鑒以往經(jīng)驗(yàn)，對(duì)企業(yè)未來的發(fā)展作出詳細(xì)的規(guī)劃，根據(jù)其發(fā)展的實(shí)際情況，對(duì)當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)作出合理的調(diào)整，促進(jìn)企業(yè)的深化改革。在此基礎(chǔ)上，為企業(yè)的發(fā)展增加更多的動(dòng)力支持。只有這樣，才能充分發(fā)揮文書、檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要作用和價(jià)值。

2.2依靠制度化，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

制度化是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的前提，用制度規(guī)范企業(yè)的檔案制作、傳遞、歸擋、保管、調(diào)閱等行為，用制度實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全、保質(zhì)、保密等標(biāo)準(zhǔn)。建立健全包括文書制作、送交、歸檔一體化制度、歸檔判定制度、安全保管制度、檔案保密制度、檔案借閱制度、檔案管理人員工作責(zé)任制等。企業(yè)檔案管理列入企業(yè)現(xiàn)代化管理范疇，制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目己宿k法，把它列入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)業(yè)績考核范圍，工作職責(zé)落實(shí)到人，與管理人員的工資獎(jiǎng)金發(fā)放結(jié)合起來，做到有制度、有落實(shí)、有檢查、有考核、有獎(jiǎng)懲，確保各項(xiàng)工作制度和工作標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)達(dá)標(biāo)。按照國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》要求制定文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，投資配置專業(yè)保存工具，做到防磁化、防強(qiáng)光、防腐蝕、防格式化等，確實(shí)做到保質(zhì)保量，隨時(shí)調(diào)用，方便快捷，以此促進(jìn)文書檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)。

2.3做好文書和檔案之間的聯(lián)系

文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，兩者之間相輔相成，相互獨(dú)立又相互依存，要想做好文書檔案管理工作，必須將兩者進(jìn)行統(tǒng)一，做到分工不分家。在文書檔案管理工作中，要對(duì)文書材料及時(shí)進(jìn)行整理立卷，做好歸檔工作，提升文書檔案管理工作質(zhì)量。

2.4引進(jìn)現(xiàn)代電子技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化

企業(yè)要增加投入，為檔案室配備先進(jìn)計(jì)算機(jī)辦公設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)傳輸設(shè)備。實(shí)現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化，一是利用電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)聯(lián)通企業(yè)各部門辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件及時(shí)傳輸，快速收集、快速借閱。二是利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)容量大的優(yōu)勢，將紙質(zhì)檔案的目錄、編號(hào)輸入計(jì)算機(jī)，形成紙質(zhì)檔案編輯系統(tǒng)；將電子檔案、數(shù)字音像檔案內(nèi)容輸入數(shù)據(jù)庫，建立文書檔案數(shù)據(jù)庫，增大文書檔案儲(chǔ)存量。三是利用計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)檢索速度快、傳送便利、查詢快捷的特性，實(shí)現(xiàn)各種檔案的快速準(zhǔn)確查找、調(diào)閱、傳輸。四是在檔案庫房安裝電子安全、控制室溫、防范火險(xiǎn)監(jiān)控設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案室安防自動(dòng)管理。

3加強(qiáng)在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)

3.1把握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

自動(dòng)化辦公在文書檔案管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)和自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要檔案管理工作者去把握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，也要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

3.2明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容

相對(duì)于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和時(shí)效性。在職教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。

結(jié)束語：

檔案管理是一項(xiàng)利國利民、具有歷史意義的工作，具有嚴(yán)密的科學(xué)性和專業(yè)性，以上是本人對(duì)企業(yè)文書檔案管理工作的一些粗淺認(rèn)識(shí)以及在工作中的一點(diǎn)體會(huì)，只是冰山一角，作為引玉之石，希望各位同行給予批評(píng)指正，以求探索出進(jìn)一步做好企業(yè)文書檔案管理工作的新思路，共同為提高我國企業(yè)文書檔案管理工作水平做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

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