淺析企業(yè)物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化流程

■ 邢盛 劉瑾瑄（邢盛,洛陽(yáng)三隆安裝檢修有限公司；劉瑾瑄,中國(guó)石油化工股份有限公司洛陽(yáng)分公司）

物資采購(gòu)作為企業(yè)物資供應(yīng)的重要組成部分，是風(fēng)險(xiǎn)防范的重要領(lǐng)域.企業(yè)作為經(jīng)濟(jì)主體，由于采購(gòu)的方式、方法、物資重要程度的不同，采購(gòu)行為往往具有較多的不確定性。另外，由于經(jīng)濟(jì)利益問(wèn)題所帶來(lái)的機(jī)會(huì)主義行為也會(huì)時(shí)有發(fā)生。目前企業(yè)物資采購(gòu)過(guò)程中主要存在采購(gòu)計(jì)劃不合理，工作流程不規(guī)范，績(jī)效評(píng)價(jià)不科學(xué)等情況，無(wú)法保證企業(yè)有效的降低采購(gòu)成本、保證物資質(zhì)量、加快企業(yè)資金周轉(zhuǎn)效率并增加企業(yè)經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)。

為保證企業(yè)有效降低采購(gòu)成本，保證物資質(zhì)量，可以從建立物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化流程著手。物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化流程主要包括采購(gòu)計(jì)劃的編制、供應(yīng)商的選擇、成本費(fèi)用控制、物資質(zhì)量驗(yàn)收、付款及采購(gòu)績(jī)效評(píng)價(jià)等。

一、采購(gòu)計(jì)劃的編制

采購(gòu)計(jì)劃的編制要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求，提前做出安排。企業(yè)應(yīng)提前制定年度采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)年度采購(gòu)計(jì)劃分解成月度采購(gòu)計(jì)劃，逐月實(shí)施并控制采購(gòu)進(jìn)度。采購(gòu)計(jì)劃主要包含物料名稱(chēng)、數(shù)量和單位、使用部門(mén)、需求日期等信息。對(duì)于物資使用部門(mén)的申請(qǐng)應(yīng)嚴(yán)格判斷，確保其合理性。對(duì)于常用物資應(yīng)儲(chǔ)備合理的庫(kù)存，保證生產(chǎn)所需。

二、供應(yīng)商的選擇

合格優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商可以為企業(yè)經(jīng)濟(jì)安全高效的生產(chǎn)保駕護(hù)航。企業(yè)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃的物資不同，選擇不同資質(zhì)的供應(yīng)商。企業(yè)應(yīng)基于頂層設(shè)計(jì)，秉持科學(xué)性和規(guī)范性的原則，并參考ISO質(zhì)量認(rèn)證體系及行業(yè)的特殊標(biāo)準(zhǔn)性質(zhì)，構(gòu)建供應(yīng)商管理系統(tǒng)。首先應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，將企業(yè)的全部供應(yīng)商按經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)、信用進(jìn)行分類(lèi)；其次對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，分析各個(gè)供應(yīng)商的優(yōu)勢(shì)及不足，最終從中選取幾家優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商列為合格供應(yīng)商，以便在日后采購(gòu)過(guò)程中選擇。企業(yè)采購(gòu)過(guò)程中，可以讓供應(yīng)商參與到企業(yè)的新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，利用供應(yīng)商的專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)，縮短產(chǎn)品創(chuàng)新的時(shí)間周期，以達(dá)到節(jié)約成本的目的。

供應(yīng)商的選擇可以根據(jù)定性法及定量法做出判斷。根據(jù)采購(gòu)物資的不同，在合格供應(yīng)商中選取至少3家具有對(duì)應(yīng)物資經(jīng)營(yíng)范圍的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。其核心談判內(nèi)容包括所采購(gòu)的物資價(jià)格、質(zhì)量、貨期及售后服務(wù)等內(nèi)容，最為關(guān)鍵的價(jià)格談判往往成為采購(gòu)訂單能否簽訂的直接因素。

三、成本費(fèi)用控制

成本控制往往直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益?？茖W(xué)的成本控制方法，既能滿足生產(chǎn)所需，又能為企業(yè)創(chuàng)造效益。在經(jīng)濟(jì)學(xué)中的五個(gè)適當(dāng)原則、價(jià)格歧視原則，經(jīng)常性庫(kù)存，公平性原則可以很好的為企業(yè)采購(gòu)成本控制提供指導(dǎo)幫助。本文著重介紹五個(gè)適當(dāng)原則的應(yīng)用。

五個(gè)適當(dāng)原則，即適當(dāng)?shù)臅r(shí)間，適當(dāng)?shù)膬r(jià)格、適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)、適當(dāng)?shù)臄?shù)量、適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)與服務(wù)。適當(dāng)?shù)臅r(shí)間即適時(shí)原則，既要避免停工等料又要避免物資積壓侵占資金，根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、生產(chǎn)周期等因素影響，在合適的時(shí)間進(jìn)行物資采購(gòu)，使資金效益得到最大化的使用。適當(dāng)?shù)膬r(jià)格即在合理的價(jià)格采購(gòu)物資，從降低成本的目的來(lái)看，低價(jià)往往成為最好的選擇，但是盲目追求低價(jià)往往導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量的下降、服務(wù)水準(zhǔn)的降低，長(zhǎng)期穩(wěn)定的物資供應(yīng)，應(yīng)追求公平合適的價(jià)格。適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)即就近原則，物資的供應(yīng)商距離采購(gòu)單位越近越好，既可以降低運(yùn)輸費(fèi)用又可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)“零庫(kù)存”的目標(biāo)，較高的機(jī)動(dòng)性以便于在物資供應(yīng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)更容易得到及時(shí)解決。適當(dāng)?shù)臄?shù)量，根據(jù)三級(jí)價(jià)格歧視的因素，即物資采購(gòu)數(shù)量越大，價(jià)格越低，價(jià)格談判時(shí)采購(gòu)方具有優(yōu)勢(shì)。但資金占用、倉(cāng)儲(chǔ)成本、運(yùn)輸成本往往會(huì)占用企業(yè)大量資源。經(jīng)濟(jì)訂貨量則是企業(yè)采購(gòu)最為合適的數(shù)量。適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)與服務(wù)，往往不求“最好”而是要最“合適”，應(yīng)根據(jù)價(jià)值工程的原理做出合理的選擇，不能脫離實(shí)際而追求高品質(zhì)的物資。

四、物資質(zhì)量驗(yàn)收

物資質(zhì)量驗(yàn)收即供應(yīng)商根據(jù)采購(gòu)訂單合同的約定，將采購(gòu)物資送至采購(gòu)方的指定地點(diǎn)。采購(gòu)方安排物資驗(yàn)收人員對(duì)所采購(gòu)的物資名稱(chēng)、數(shù)量、包裝以及質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收工作。物資質(zhì)量的保證最終決定企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)能否安穩(wěn)長(zhǎng)優(yōu)運(yùn)行。目前由于低價(jià)中標(biāo)、供應(yīng)商為了利益最大化等客觀因素，存在廢舊翻新、假冒偽劣、偷工減料、以次充好等情況。若發(fā)生質(zhì)量不合格產(chǎn)品，應(yīng)拒絕驗(yàn)收入庫(kù)并立即做出退貨處理，避免不合格產(chǎn)品流入企業(yè)，進(jìn)入生產(chǎn)環(huán)節(jié)。物資驗(yàn)收環(huán)節(jié)對(duì)驗(yàn)收人員提出了較高的辨識(shí)要求，需要物資驗(yàn)收人員在短時(shí)間內(nèi)做出判斷是否符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，這需要驗(yàn)收人員不斷提升能力及素質(zhì)并加強(qiáng)物資驗(yàn)收的管理工作。

五、付款及采購(gòu)績(jī)效評(píng)價(jià)

在付款之前，需將支付發(fā)票及送貨驗(yàn)收清單逐一核對(duì)是否一致。經(jīng)確認(rèn)后，連同驗(yàn)收單、發(fā)票向財(cái)務(wù)部門(mén)申請(qǐng)付款，財(cái)務(wù)經(jīng)審核后通知銀行付款?？?jī)效評(píng)價(jià)作為采購(gòu)的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)采購(gòu)工作做出總結(jié)及效果評(píng)估。目前部分企業(yè)僅依靠“成本”這個(gè)財(cái)務(wù)因素來(lái)取決評(píng)價(jià)結(jié)果。這樣缺乏科學(xué)性，并沒(méi)有從企業(yè)發(fā)展的角度來(lái)評(píng)價(jià)采購(gòu)工作，也沒(méi)有行成一套完整的評(píng)價(jià)體系。平衡記分卡是目前最為有效的企業(yè)績(jī)效評(píng)價(jià)體系。平衡記分卡從財(cái)務(wù)、客戶(hù)、內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和學(xué)習(xí)成長(zhǎng)這四個(gè)角度有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，全面考察企業(yè)采購(gòu)績(jī)效。平衡記分卡綜合反映了財(cái)務(wù)與非財(cái)務(wù)指標(biāo)的間的平衡、長(zhǎng)期與短期目標(biāo)間的平衡、企業(yè)內(nèi)部與外部間的平衡、結(jié)果和過(guò)程之間的平衡等多個(gè)方面，使業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)更加合理及規(guī)范，有利于企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展。

對(duì)供應(yīng)商的績(jī)效管理往往在績(jī)效評(píng)價(jià)中不體現(xiàn)。在對(duì)供應(yīng)商的管理中，可以應(yīng)用動(dòng)態(tài)化管理的理念，促使企業(yè)管理體系全面貫徹落實(shí)，在動(dòng)態(tài)化的管理過(guò)程中，根據(jù)企業(yè)采購(gòu)物資的特點(diǎn)，建立合理的供應(yīng)商績(jī)效考核體系。應(yīng)用平衡記分卡績(jī)效評(píng)價(jià)體系，對(duì)供應(yīng)商所提供的物資質(zhì)量、價(jià)格、貨期、服務(wù)等項(xiàng)目做出評(píng)價(jià)。對(duì)供應(yīng)商在物資供應(yīng)過(guò)程中存在的問(wèn)題，采購(gòu)方須及時(shí)的進(jìn)行反饋及考核，并將考核結(jié)果及時(shí)兌現(xiàn)到雙方合作的合同條款中，同時(shí)制定符合采購(gòu)物資特點(diǎn)的獎(jiǎng)懲制度，進(jìn)一步督促供應(yīng)商實(shí)施改進(jìn)措施，從而滿足采購(gòu)方的實(shí)際需求；與此同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步完善的考評(píng)指標(biāo)，使考評(píng)指標(biāo)合理化，并滿足企業(yè)實(shí)際需求。

六、信息化應(yīng)用

企業(yè)物資采購(gòu)是信息流、商流、物流的結(jié)合，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化技術(shù)的快速推廣應(yīng)用，大大提高了企業(yè)物資采購(gòu)的效率，更為高效的解決流程長(zhǎng)、審批慢的因素。從20世紀(jì)60年代的MRP(物料需求計(jì)劃)系統(tǒng)到如今的ERP(企業(yè)資源計(jì)劃)系統(tǒng)，為企業(yè)提供全面的信息化服務(wù)。物料需求計(jì)劃已成為ERP(企業(yè)資源計(jì)劃)系統(tǒng)中的重要組成部分，它包含庫(kù)存控制、采購(gòu)管理、分銷(xiāo)管理三部分。其中庫(kù)存管理針對(duì)生產(chǎn)實(shí)際需求給與有效的控制和庫(kù)存調(diào)節(jié)，既能保證生產(chǎn)又可以最大程度上降低庫(kù)存，減少資金占用；采購(gòu)管理則根據(jù)實(shí)際采購(gòu)需求情況，選擇最佳供應(yīng)商，確定最佳的經(jīng)濟(jì)訂貨量和儲(chǔ)備庫(kù)存，確保及時(shí)準(zhǔn)確的物資供應(yīng)。

在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，隨著電子商務(wù)越發(fā)成熟，網(wǎng)上采購(gòu)日益成為更加流行的采購(gòu)方式。相比于傳統(tǒng)方式，網(wǎng)上采購(gòu)可以跨越時(shí)空局限；貨比多家，不僅僅比價(jià)格、比質(zhì)量更可以比服務(wù)、比誠(chéng)信。同時(shí)還能直觀的看到供應(yīng)商的庫(kù)存等信息。通過(guò)電子商務(wù)平臺(tái)，可以瞬間完成采購(gòu)信息的傳遞過(guò)程，提高采購(gòu)效率。

科學(xué)的采購(gòu)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤(rùn)最大化的利潤(rùn)源泉?！伴_(kāi)源節(jié)流”成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)重點(diǎn)。節(jié)約采購(gòu)成本成為“節(jié)流”的重中之重。標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)流程可以更好的為企業(yè)控制采購(gòu)成本，避免主觀因素?fù)p害企業(yè)利益的不規(guī)范行為，讓流程的每一環(huán)節(jié)都合理、科學(xué)、規(guī)范。從而提高企業(yè)內(nèi)控管理制度，使企業(yè)日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。