醫(yī)院紙質(zhì)檔案數(shù)字化鑒選工作實(shí)踐

摘 要：近年來，隨著經(jīng)濟(jì)水平提升和社會快速發(fā)展，檔案作為評估醫(yī)院工作能力的重要參考依據(jù)，也需要改變其管理方式。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案以紙質(zhì)為體裁，這種管理方式較為單一，最重要檔案在長時(shí)間存儲下較易被磨損，從而影響其作用。由于開展檔案數(shù)字化需要投入較多的人力和物力，如果不加選擇的直接開展數(shù)字化必然會影響管理效率。因而可以在開展數(shù)字化檔案管理之前進(jìn)行有效鑒選，科學(xué)確定檔案需求度，從而提高檔案管理效率和質(zhì)量。對此，本文則多個(gè)步驟分析其具體工作實(shí)踐，望給予醫(yī)院檔案管理人員提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 紙質(zhì)檔案 數(shù)字化 鑒選工作 實(shí)踐

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2019）01-00-01

眾所周后，醫(yī)院檔案直接反映醫(yī)院科學(xué)狀況和醫(yī)療水平，是開展科學(xué)活動(dòng)和臨床工作形成具有較高價(jià)值保存的信息材料。當(dāng)前大部分醫(yī)院檔案為紙質(zhì)且數(shù)量巨大，近年來，隨著經(jīng)濟(jì)水平提升和社會發(fā)展，很多領(lǐng)域?qū)︶t(yī)院檔案利用需求也不斷增長，紙質(zhì)檔案在運(yùn)用過程中十分容易被磨損，從而威脅檔案安全。再加上紙質(zhì)檔案管理已不符現(xiàn)代化檔案管理趨勢，因而需要引入數(shù)字化鑒選工作，科學(xué)利用無力和人力，對醫(yī)院未來發(fā)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1.明確數(shù)字化鑒選原則

檔案數(shù)字化鑒選是一種綜合性鑒選工作，涵蓋開放鑒選和檔案價(jià)值鑒選。主要目的在于通過鑒選為利用者提供檔案核心內(nèi)容，滿足信息網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下檔案利用，一定程度還能減少檔案數(shù)字化工程投入成本。數(shù)字化鑒選工作應(yīng)按照醫(yī)院實(shí)際運(yùn)行情況，充分遵循搶救保護(hù)、開放共享、利用優(yōu)先、系統(tǒng)完整等管理原則。對于數(shù)字化的檔案則要求全面、系統(tǒng)且保持最初邏輯聯(lián)系，而在日常管理工作中應(yīng)需要按照上述四項(xiàng)原則對需掃描件和無需掃描件進(jìn)行準(zhǔn)確區(qū)分，從而做出科學(xué)合理判斷，保證鑒選達(dá)到預(yù)期效果。

2.確定數(shù)字化鑒選步驟

2.1科學(xué)合理計(jì)劃

醫(yī)院檔案管理部門開展數(shù)字化鑒選工作需要提前制定科學(xué)合理工作計(jì)劃，其中包括調(diào)查數(shù)字化鑒選檔案基礎(chǔ)情況以及鑒選工作重點(diǎn)和難點(diǎn)。即對檔案價(jià)值進(jìn)行鑒定且判定該檔案是否有數(shù)字化的必要，確定是否將其列入數(shù)字化范疇當(dāng)中。具體工作步驟如下：首先調(diào)查檔案存儲和利用情況，尤其對于利用率較高和室藏重點(diǎn)檔案先進(jìn)行數(shù)字化，更快地滿足利用者需求。其次直接參考檔案價(jià)值鑒定方法；對于醫(yī)院檔案而言，應(yīng)選擇逐頁和逐件對檔案材料進(jìn)行審查，從檔案名稱、內(nèi)容、可靠程度、完整程度、責(zé)任者等方面分析檔案價(jià)值，從而保證檔案鑒選質(zhì)量，突出檔案重點(diǎn)并分步優(yōu)先數(shù)字化。其次急用檔案優(yōu)先；檔案工作者的天職在于盡最大能力為檔案利用者提供快捷服務(wù)，因而檔案數(shù)字化鑒選應(yīng)從利用角度將其想法和需求放在首位，尤其對于有急切需求的檔案需求者先進(jìn)行數(shù)字化。例如在數(shù)字化過程中引入設(shè)備，在開箱驗(yàn)收后相關(guān)材料就可直接存檔并將設(shè)備裝箱單、操作手冊以及說明書進(jìn)行數(shù)字化，從而更好地發(fā)揮信息資源作用。

2.2樹立全心意識

醫(yī)院紙質(zhì)檔案數(shù)字化鑒選工作并非單純地運(yùn)用計(jì)算機(jī)工具更新傳統(tǒng)管理思路，它屬于系統(tǒng)性工程，不能期望某種ERP系統(tǒng) 或信息化改造方案就能出現(xiàn)較好的效果，實(shí)施信息化建設(shè)之前應(yīng)從思想觀念著手。從目前醫(yī)院檔案建設(shè)實(shí)際情況得知，大部分管理者和負(fù)責(zé)人并不重視醫(yī)院檔案管理，及時(shí)響應(yīng)社會發(fā)展號召實(shí)施信息化建設(shè)也沒有取得較好的效果。對此，醫(yī)院檔案管理應(yīng)積極尋求信息化建設(shè)，首要條件就是樹立醫(yī)院檔案管理信息化理念，要求檔案管理管理者和負(fù)責(zé)人積極帶領(lǐng)檔案管理基層人員深入了解和學(xué)習(xí)醫(yī)院檔案信息化管理理念、管理內(nèi)容、管理作用以及重要性，全新認(rèn)識醫(yī)院檔案信息化管理，只有樹立正確管理理念才能確保檔案管理者和工作人員以認(rèn)真飽滿的態(tài)度參與到醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中。

2.3提高人員素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理數(shù)字化鑒選工作也無法脫離人力作用，應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員責(zé)任意識培養(yǎng)，要求檔案工作人員在面對繁瑣工作時(shí)能時(shí)刻保持積極樂觀的工作態(tài)度并要求自身不斷學(xué)習(xí)，以更加?jì)故斓膶I(yè)技能優(yōu)化檔案管理。同時(shí)醫(yī)院檔案管理單位也應(yīng)定期組織工作人員參與專業(yè)培訓(xùn)，因?yàn)楝F(xiàn)代檔案管理都以電子檔案為主，從而則要求工作人員具備良好的計(jì)算機(jī)操作能力，對計(jì)算機(jī)使用技巧扎實(shí)掌握。由于檔案管理并非單純存儲工作，還需要工作人員具備相應(yīng)的甄別和觀察能力，根據(jù)檔案內(nèi)容對其實(shí)施完善，積極和其他工作人員溝通交流，進(jìn)一步保證檔案存儲準(zhǔn)確性和全面性。

總之，檔案管理是一種十分復(fù)雜且繁瑣的工作，尤其對于醫(yī)院檔案而言，涉及較多患者就診和隱私信息，一旦不慎泄露或丟失，不僅影響治療效果，一定程度還會影響醫(yī)院名譽(yù)。因而在信息化普及的今天，開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化鑒選能較快地將有價(jià)值的檔案信息提供給需求者，從而有效滿足信息網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境下檔案利用需求。最重要數(shù)字化鑒選工作能降低檔案管理投資成本，通過建立檔案信息數(shù)字化共享平臺，實(shí)現(xiàn)無縫隙檔案管理，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理效率和管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介：謝奕青（1975.1-），女，漢族，福建泉州人，本科，館員，工作單位福建省泉州市兒童醫(yī)院，主要從事檔案管理和人力資源管理工作。