辦公室文秘角色定位及素質(zhì)提升研究

張麗萍

摘 要：辦公室是行政管理工作的主要陣地，工作量很大，需要文秘及時向上級匯報實際工作情況，而文秘工作水平和企業(yè)內(nèi)部管理有著十分重要的關(guān)系，低效的辦公室文秘工作，會直接降低單位內(nèi)部管理水平。為此，必須加大對辦公室文秘工作的重視力度，根據(jù)當前辦公室文秘的專業(yè)能力水平，制定合理有效的培養(yǎng)機制，明確辦公室文秘角色定位，全面提高辦公室文秘的綜合能力。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘;角色定位;能力培養(yǎng)

文秘必須具備極強的整體觀念才能勝任此工作，全面掌握單位的各方面情況，明確主次關(guān)系，通過利弊分析快速做出決斷，重視單位的整體工作，懂得維護整體利益。除了這些工作之外，辦公室文秘還要有較強的理解能力和縝密的思維，能夠及時領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的工作理念，謹慎行事，遇到問題時能夠獨立解決，處事靈活，明確事物的發(fā)展規(guī)律，保證較高的工作質(zhì)量和效率。

1 辦公室文秘的角色定位

1）管理行政事務(wù)。辦公室文秘負責行政事務(wù)工作，能夠?qū)Ω骷夘I(lǐng)導(dǎo)起到輔助作用。其中包括公文處理、機要工作、負責接聽電話和處理、會務(wù)籌備和活動安排等。公文處理要求將這些文件進行整理歸檔、催辦、傳閱、清退等。機要工作主要是管理和監(jiān)管辦公室印章，辦理各種行政公函、證明信、介紹信等。電話接聽和處理工作主要包括接聽單位外來電話、及時處理接收傳真文件。會務(wù)籌備和活動安排主要是依照領(lǐng)導(dǎo)的指示安排單位活動，安排會議議程，通知和準備會議、做會議記錄等工作。

2）負責文字起草。負責起草領(lǐng)導(dǎo)講話材料、計劃總結(jié)、綜合性行政工作報告等;按照文書處理程序起草單位文件、辦公室名義印發(fā)的各種文件等。起草各種材料和文件的過程中，必須明確領(lǐng)導(dǎo)的意圖，對起草內(nèi)容進行精心構(gòu)思，事先將相關(guān)資料進行收集和整理，保證起草的內(nèi)容能夠令領(lǐng)導(dǎo)滿意。

3）協(xié)調(diào)部門事宜。辦公室文秘需要負責單位各部門的協(xié)調(diào)工作、接待外來賓客等。文秘服務(wù)于單位中的領(lǐng)導(dǎo)及外來訪客，是單位的形象代言人。接待訪客時要使用應(yīng)有的禮儀，及時解答訪客的問題，如果單位領(lǐng)導(dǎo)不方便接待，文秘要委婉拒絕。辦公室文秘負責傳達工作，將單位各項事宜準確傳達給教師。辦公室文秘需要有較強的領(lǐng)悟能力，能夠正確理解上級領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的文件，幫助各部門做出正確決策。

2 辦公室文秘工作現(xiàn)狀

辦公室是單位綜合辦事機構(gòu)，具體負責綜合協(xié)調(diào)、督察督辦、公文處理、組織會議、信息處理、組織重要活動等工作。工作內(nèi)容繁多，且復(fù)雜，因此，在具體工作中，往往會出現(xiàn)很多問題，其工作現(xiàn)狀如下：

1）工作目標不明確。部分辦公室文秘人員對辦公室的工作職責只停留在表面上，對自身的崗位和職責缺乏系統(tǒng)性的認識，沒有深入思考單位辦公室的工作標準是什么，怎么做，效果是什么的問題，只知其一不知其二，工作中往往易處于被動的狀態(tài)，離合格辦公室文秘人員有差距，導(dǎo)致工作目標定位不精準。

2）缺乏過硬的綜合素質(zhì)?，F(xiàn)目前，單位易出現(xiàn)的問題就是辦公室文秘人員基本呈現(xiàn)出年輕化的狀態(tài)，且年輕的文秘人員基本是半路出家，缺乏系統(tǒng)的文秘知識培訓，管理能力、管理水平和綜合素質(zhì)較低。因此，更多的工作主要是負責小事、小細節(jié)處理，無力承擔大的事項。

3）服務(wù)對象模糊。辦公室文秘人員要做到目標、職責明確，服務(wù)對象精準定位。而在面對工作，我們的意識里易出現(xiàn)只要完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作就算是完成了文秘的工作，沒有認清文秘人員服務(wù)的不僅僅是上級領(lǐng)導(dǎo)，還要面對的是全體職員和其他人員;工作中易出現(xiàn)只顧眼前缺乏長遠的考慮，其他的工作可推就推，沒有認真領(lǐng)會“文秘人員”這四個字真正的含義。

3 提升辦公室文秘素質(zhì)的有效策略

1）要目標。辦公室作為單位運轉(zhuǎn)的核心部門，文秘人員需要根據(jù)崗位賦予的職責與使命，清晰明確樹立與單位中心工作一致的工作目標——培養(yǎng)什么樣的人、如何培養(yǎng)人以及為誰培養(yǎng)人，圍繞根本問題，提高工作執(zhí)行力，切實履行好工作崗位職責，為單位提高人才培養(yǎng)質(zhì)量做好相應(yīng)工作。

2）要有藝。文秘人員正確的發(fā)展方向是做到手中有才藝，要帶頭及時更新知識儲備量，系統(tǒng)學習方針政策，多讀書、勤研習、細揣摩、多領(lǐng)悟，拓寬知識面;要帶頭與各單位加強溝通交流，占據(jù)主動性，做到心中有數(shù);要帶頭制定和執(zhí)行科學有序的規(guī)范辦文、辦會、辦事程序，提升工作效率;帶頭參與單位各項事業(yè)發(fā)展的調(diào)查研究，做到上知方向、下知實情、近知意圖、遠知趨勢，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，為單位發(fā)展貢獻出力量。

3）要扛責。文秘人員必須做到敢吃苦、耐吃苦，做到時刻保持高度的責任心和使命感，做到手勤、腿勤、腦勤、嘴勤，做到家庭工作和諧相處。尤其在特殊時期，比如舉行重要會議或者重要文件撰寫等過程中，更要做到任勞任怨、無私奉獻、俯首甘為孺子牛的精神。此外，文秘人員能看到涉密的文件，能聽到開會討論的重大事項意見，能察到發(fā)展的跡象，在選人用人的過程中，要進行嚴格的考核，要讓其明白有所為有所不為的道理，要讓其知道不該說不該做的堅決不說、不做的道理，要讓其養(yǎng)成保密的習慣。

4）要創(chuàng)新。作為辦公室文秘人員，除了服從安排，創(chuàng)新意識不能丟，通過加強學習，汲取別人的經(jīng)驗教訓，結(jié)合自身實際情況，取其精華去其糟粕，在工作中不拘泥于傳統(tǒng)，不怕?lián)?，以事實為依?jù)，勇于、敢于進行文秘工作改革，尤其在公文的撰寫中，敢于運用新的寫作思路、新的邏輯框架，創(chuàng)新出辦文、辦會、辦事的既有效率又有質(zhì)量的工作方法。

5）要關(guān)愛。辦公室的特殊性、辦公室的職責、辦公室的使命，不僅要求文秘人員不斷提升和完善自己，還要有來自領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心、關(guān)懷、關(guān)愛，可適當加大和支持文秘人員的職業(yè)培訓，讓大家凝神聚氣，抱團工作，提升辦公室工作效率與質(zhì)量。同時，文秘人員在辦文過程中，不能摻雜個人色彩，不能因為個人的好惡而影響公文的寫作和辦理。因此，在面對不同的階層、不同的會議、不同的環(huán)境，所撰寫的公文要做大眼中有人。如：單位工作會議材料，在撰寫過程讓大家明白單位目前要干什么，怎么干，要給予下級部門相對應(yīng)的指導(dǎo);表彰會、報告會等相關(guān)會議上的材料，主要體現(xiàn)號召力和感染力，形成一股合力為單位發(fā)展謀出路。辦會、辦事過程中，要做到對事不對人，不搞情緒化工作，讓大家在輕松愉悅的氛圍中開展工作。

6）要服務(wù)。辦公室要按規(guī)律做好服務(wù)，遵循辦文注重嚴密性、辦會要有連貫性、辦事把握原則性規(guī)律。要隨時體察、領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖，要樹立超前意識、鍛煉追蹤反饋功能和學習功能，要合理安排好工作時間，有力有序的完成交辦的各項事務(wù)。此外，還要樹立良好的服務(wù)意識，堅持微笑服務(wù)理念，堅決杜絕門難進、臉難看、事難辦現(xiàn)象。

4 結(jié)束語

綜上所述，提升單位辦公室文秘人員的素質(zhì)不外乎就兩種精神—進取精神和吃苦精神。要勇于面對信息化、大數(shù)據(jù)時代給我們帶來的挑戰(zhàn)，牢固樹立進取之心，以主人翁的姿態(tài)融入到工作中，將文秘工作作為一門學問來研究，不斷完善自己;敢于面對辦公室繁雜的工作狀態(tài)，牢固樹立吃苦耐勞的品質(zhì)，時刻告誡自己不要在奮斗的年紀選擇安逸，時刻牢記古訓吃得苦中苦方為人上人的道理。

參考文獻

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