雙王城水庫檔案管理的經(jīng)驗(yàn)做法

秦 峰 ，李寶坤 ，王清華

（1.濰坊市水利局，山東 濰坊 261061；2.南水北調(diào)東線山東干線有限責(zé)任公司，山東 濟(jì)南 250014）

雙王城水庫位于山東省壽光市北部的雙王城經(jīng)濟(jì)園區(qū)寇家塢村北，距市區(qū)約31 km。雙王城水庫為中型平原水庫，水庫設(shè)計(jì)最高蓄水位12.50 m，相應(yīng)最大庫容6150萬m3，設(shè)計(jì)死水位3.90m，死庫容830萬m3，水庫調(diào)節(jié)庫容5320萬m3。雙王城水庫管理處重視檔案收集、歸檔工作，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，通過了國(guó)務(wù)院南水北調(diào)辦組織的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，現(xiàn)加以整理、總結(jié)。

1 工程檔案概況

在工程建設(shè)期間，形成了大量的檔案資料，包括：工程項(xiàng)目批復(fù)、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件，建設(shè)管理文件，施工、監(jiān)理文件和工程驗(yàn)收等文件。這些是建設(shè)全過程中的真實(shí)記錄，有著極其寶貴的使用價(jià)值，為工程的管理運(yùn)行、維護(hù)、改建、擴(kuò)建提供重要的依據(jù)和參考；同時(shí)，也是工程建設(shè)質(zhì)量責(zé)任終身制的歷史考證依據(jù)。雙王城水庫工程共形成檔案1400余卷并先后通過工程檔案項(xiàng)目法人自檢驗(yàn)收和國(guó)務(wù)院南水北調(diào)辦進(jìn)行的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。

2 檔案工作管理體制

2.1 檔案管理制度

為加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理工作，工程開工準(zhǔn)備階段山東省南水北調(diào)工程建設(shè)管理局就制定《山東省南水北調(diào)文件材料歸檔制度》《檔案管理制度匯編》等檔案管理制度。其中，《檔案管理制度匯編》對(duì)各工程項(xiàng)目檔案形成、收集、整理、歸檔以及檔案的管理與利用等內(nèi)容均進(jìn)行了明確描述。

工程建設(shè)過程中，建管單位組織各參建單位對(duì)國(guó)務(wù)院南水北調(diào)辦《南水北調(diào)東中線第一期工程檔案管理規(guī)定》進(jìn)行了認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹和落實(shí)。依照《南水北調(diào)東中線第一期工程檔案分類編號(hào)及保管期限對(duì)照表》《山東省南水北調(diào)工程項(xiàng)目檔案管理辦法》對(duì)雙王城水庫工程檔案進(jìn)行了分類組卷、收集整理、案卷編目、脊背編制、裝訂、排架等工作，實(shí)現(xiàn)了雙王城水庫工程檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.2 加強(qiáng)專職培訓(xùn)，提高案卷質(zhì)量

為提高檔案管理人員水平，工程參建單位認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹國(guó)務(wù)院南水北調(diào)辦關(guān)于《南水北調(diào)東中線第一期工程檔案管理規(guī)定》等檔案管理文件精神，建管單位多次組織人員觀摩學(xué)習(xí)檔案管理工作，派員參加了國(guó)務(wù)院南水北調(diào)辦、山東省南水北調(diào)建設(shè)管理局等舉辦的檔案管理培訓(xùn)班，邀請(qǐng)山東省南水北調(diào)工程建設(shè)管理局檔案管理專家到工地現(xiàn)場(chǎng)對(duì)參建單位有關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，進(jìn)一步提高了檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工程參建人員的檔案管理意識(shí)。

3 檔案工作的開展情況

3.1 檔案的質(zhì)量管理

工程檔案嚴(yán)格按照《南水北調(diào)東中線第一期工程檔案管理規(guī)定》的質(zhì)量要求進(jìn)行整理；照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》的要求進(jìn)行整理；電子檔案按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求進(jìn)行整理。目前雙王城水庫工程檔案材料已形成，檔案材料整理做到了完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備。

3.2 檔案的收集與整理

1）工程檔案的形成和積累情況以及檔案整理、立卷情況。各參建單位在工程建設(shè)期間，認(rèn)真落實(shí)同步管理的要求，加強(qiáng)對(duì)工程不同階段各類應(yīng)歸檔文件材料的收集和整編工作。在整理過程中按照成套性原則，遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。

工程檔案立卷做到卷內(nèi)文件按規(guī)定次序排列；卷內(nèi)目錄、備考表、卷脊題名制作統(tǒng)一格式；案卷目錄的編制和排架按照《關(guān)于印發(fā)<南水北調(diào)東中線第一期工程檔案分類編號(hào)及保管期限對(duì)照表>的通知》的要求進(jìn)行分類，根據(jù)項(xiàng)目前期文件及建設(shè)管理文件、監(jiān)理文件、施工文件、各階段驗(yàn)收文件等分為4個(gè)基本單位。施工單位按施工合同劃分施工標(biāo)段進(jìn)行文件的收集、整理和立卷。

項(xiàng)目前期文件、招投標(biāo)、合同管理等建設(shè)管理性文件根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容，分別按照問題、時(shí)間或依據(jù)、基礎(chǔ)性文件組卷；監(jiān)理文件按照文種組卷；施工文件按照單位工程組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、臺(tái)件組卷。

2）檔案整理情況。建管單位受南水北調(diào)東線山東干線有限責(zé)任公司委托，負(fù)責(zé)收集、積累和整理工程項(xiàng)目前期文件、建設(shè)管理文件及工程驗(yàn)收等文件，并召集監(jiān)理、施工等相關(guān)單位到場(chǎng)進(jìn)行集中辦公整理歸檔，經(jīng)過各方的共同努力，各單位文件收集齊全，滿足檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。

4 檔案的保管

1）雙王城水庫工程檔案室?guī)旆棵娣e52 m2，庫房?jī)?nèi)配備了溫、濕度測(cè)記儀器，溫、濕度控制設(shè)備，消防設(shè)備等，控制庫房的溫度在14～24℃，相對(duì)濕度45%～65%RH，購(gòu)置了滅火器、除濕機(jī)、碎紙機(jī)、音像防磁柜，切實(shí)做到“九防”即“防火、防潮防高溫、防盜、防蟲防鼠、防有害氣體、防光、防紫外線、防磁輻射、防塵”。按國(guó)家檔案相關(guān)規(guī)范要求配備了計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等檔案工作專用設(shè)備，為檔案的歸檔整理提供了必要條件。

2）檔案柜共24組，完全滿足目前檔案需要。檔案整理、歸檔、裝訂時(shí)采用山東省南水北調(diào)工程建設(shè)管理局統(tǒng)一定制的卷盒、卷皮、工程檔案照片冊(cè)、檔案光盤冊(cè)等檔案設(shè)備用品。為了檔案裝訂整潔、美觀、一致，委托了專業(yè)機(jī)構(gòu)到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行復(fù)印裝訂。檔案每月檢查一次，及時(shí)發(fā)現(xiàn)是否發(fā)生破損、霉變、褪變等現(xiàn)象，以便及時(shí)進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制等處理工作。

5 檔案管理工作重點(diǎn)

1）完整性。檔案整理工作是一項(xiàng)細(xì)致、瑣碎的工作，為保證檔案完整性，建管單位要按照檔案整編規(guī)范要求，檢查督促各參建單位將檔案資料及時(shí)搜集歸檔，確保檔案的完整性。

2）準(zhǔn)確性。在檔案形成過程中，嚴(yán)格按檔案管理規(guī)范要求進(jìn)行分類、整理、歸檔，檔案內(nèi)容真實(shí)反映工程實(shí)際情況和工程建設(shè)全過程，形成手續(xù)齊全，檔案與實(shí)物一致，保證檔案的準(zhǔn)確性。

3）系統(tǒng)性。為保證檔案的系統(tǒng)性，建管單位應(yīng)結(jié)合定期的生產(chǎn)例會(huì)和質(zhì)量安全大檢查等活動(dòng)，經(jīng)常性組織開展督促檢查活動(dòng)，對(duì)照制度要求排查問題，查找原因，認(rèn)真整改。針對(duì)不同的工程建設(shè)節(jié)點(diǎn)，建設(shè)單位應(yīng)組織專項(xiàng)檔案檢查，并通過互查互比，促進(jìn)共同提高，保證工程檔案的系統(tǒng)性。

4）安全性。檔案整編完成后，建管單位要組織監(jiān)理、施工單位負(fù)責(zé)人及檔案管理人員進(jìn)行檔案自檢，做到檔案管理體制健全，職責(zé)明確；文件材料形成程序規(guī)范、簽署完備；檔案收集齊全完整；案卷裝訂質(zhì)量較好；竣工圖編制準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范；案卷質(zhì)量、檔案編目排列符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求；檔案庫房和檔案保護(hù)設(shè)備符合要求；工程檔案形成、積累、收集、整理、立卷、編目達(dá)到安全的基本要求。

檔案日常管理切實(shí)做到“九防”（防火、防潮防高溫、防盜、防蟲防鼠、防有害氣體、防光、防紫外線、防磁輻射、防塵）及借閱登記。