探析商務(wù)局檔案的管理與利用

吳霞英

[摘 要]商務(wù)局檔案管理工作和部門其他各項工作具有非常密切的關(guān)聯(lián)，是商務(wù)局內(nèi)部非常關(guān)鍵的所在，特別是其管理中的保密性特點與公開性特點的沖突非常值得探討。近些年來，我國政府部門以檔案為中心出臺了相關(guān)政策，更是使傳統(tǒng)的保密檔案有了公之于眾的必要性，在此背景之下，對商務(wù)局檔案的管理與利用的探討，更具有十分突出的現(xiàn)實意義，現(xiàn)基于商務(wù)局檔案的管理與利用基本認(rèn)知，分別提出管理和利用的有關(guān)建議。

[關(guān)鍵詞]商務(wù)局檔案;檔案管理;利用方法

[中圖分類號]F273.2 [文獻標(biāo)識碼]A

商務(wù)局主管本地區(qū)的內(nèi)外貿(mào)易、商品流通以及國際經(jīng)濟合作事項，會涉及大量的人員與事物性文件內(nèi)容，相關(guān)工作人員有責(zé)任和義務(wù)對本部門的文件和工作內(nèi)容加以歸檔，并實現(xiàn)檔案資料的科學(xué)有效管理，且在必要時拿來應(yīng)用或者公之于眾。而在此過程中，工作人員如何把握具體的操作方法則是一個非常值得深思的課題。

1 商務(wù)局檔案的管理與利用基本認(rèn)知

在傳統(tǒng)觀念里，包括商務(wù)局在內(nèi)的政府檔案部門具有不對外開放的基本特點，然而在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的時代大背景之下，出于維護社會穩(wěn)定和諧、發(fā)揮檔案最大效能考慮，此類檔案內(nèi)容的查閱權(quán)限有放寬的趨勢，以商務(wù)局為例，在認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《中華人民共和國檔案法》基礎(chǔ)之上，各部門能夠?qū)n案工作進行多項專題研究，使檔案管理工作形成從收集到最終的開發(fā)利用一整套思路。此時，如果能夠注意到部門檔案信息時長的問題，安全保密的需求等，設(shè)置更加合理的利用權(quán)限，按照實際情況對開放范圍進行劃分，將更加有益于檔案服務(wù)作用的發(fā)揮。

2 商務(wù)局檔案的管理對策

針對現(xiàn)今商務(wù)局檔案管理尤其是安全保密工作過程中所面臨的情況，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)重點關(guān)注管理制度體系的完善問題，并定期做好相關(guān)責(zé)任人員的教育培訓(xùn)工作等，以此保證檔案管理工作水平的全面進步。

2.1 做好組織建設(shè)與監(jiān)管工作

首先，商務(wù)局內(nèi)部需要形成明確的責(zé)任制度，尤其要做好重大事項的專門檔案安全保密工作，對主要責(zé)任追究工作加以強化。其次，要適時形成檔案安全保密協(xié)會，使具體的檔案管理工作人員有加入該協(xié)會的機會。第三，要讓商務(wù)局的檔案管理工作常態(tài)化，并對具體的工作形式和工作依法進行隨時分析，確保工作得到有效監(jiān)管。最后，商務(wù)局內(nèi)部各部門間需要清晰了解管理工作的重點，特別是對易于發(fā)生問題的環(huán)節(jié)定時定期檢查，及時改正與預(yù)防安全隱患，并隨時做好檔案自評工作，形成自上而下的監(jiān)管督促合力。

2.2 明確區(qū)分管理工作理念

在對商務(wù)局檔案進行管理時，管理者有必要對管理工作理念進行明確區(qū)分，也就是做好檔案的開放和范圍控制工作，通常情況下，可對商務(wù)局檔案的保密等級進行確認(rèn)，以方便具體工作人員做好接下來的常規(guī)管理工作。此時，要注意理清檔案保密期限同檔案保管期限二者之間的區(qū)別和聯(lián)系，從而讓檔案的管理過程滿足安全保管、實用保密的要求。

2.3 達到檔案管理信息化要求

在商務(wù)局檔案管理工作過程之中，管理者一定要具備足夠的發(fā)展戰(zhàn)略眼光，既要做好本部門檔案管理的常規(guī)技術(shù)性工作，也要對技術(shù)進行不斷完善，特別是把隨時發(fā)展的信息化內(nèi)容納入其中，進行管理工作優(yōu)化的有效落實，以便讓商務(wù)局的檔案管理工作能夠更好、更快地發(fā)展，從而在真正意義上達到檔案信息化管理的程度。

3 商務(wù)局檔案的利用對策

管理的最終歸宿在于利用，如果沒有利用，一切的管理工作都將是徒勞的，對于商務(wù)局來講人手少、經(jīng)驗不足是比較常見的現(xiàn)象，甚至存在檔案員由檔案室辦公室主任兼任的情況，此時協(xié)調(diào)管理和利用二者之間的關(guān)系并不容易。筆者認(rèn)為，為了保證工作的正常開展，需要基于《中華人民共和國檔案法》，以及具體的“檔案管理條例”，著重做好檔案的利用對策探討工作。

3.1 立法角度的支持

檔案部門在商務(wù)局中的直接隸屬特征明顯，像人員編制與經(jīng)費投入等因素，更因此顯現(xiàn)出其特殊性，作為重要的機關(guān)部門，其在關(guān)鍵檔案信息方面，會對商務(wù)局的各項工作產(chǎn)生非常積極的推動作用。在如今的社會經(jīng)濟發(fā)展大趨勢之下，商務(wù)局的工作繁重，相關(guān)的檔案利用工作也變得復(fù)雜起來，因此得到立法角度的支持極有必要，只有這樣才能切實滿足局內(nèi)工作要求與時代發(fā)展要求。因此，我們認(rèn)為非常有必要對《中華人民共和國檔案法》以及具體的“檔案管理條例”進行完善，并出臺具體的實施細則，以便讓商務(wù)局檔案中各項操作環(huán)節(jié)擁有細化與規(guī)范的可能性，保證檔案的明確性與清晰度，防止表述不明問題的發(fā)生。特別是在涉及檔案公開情況時，因其屬于檔案利用的要點所在，更要充分考慮到檔案變更、社會發(fā)展等多項因素，基于本地區(qū)、本部門實際情況，對開放時間進行調(diào)整。同時，為了確保檔案信息公開性得到彰顯，具體的公開制度要及時出臺，從而保證檔案工作人員能夠以管理制度流程為指導(dǎo)，進一步細分相應(yīng)的檔案利用職責(zé)。

3.2 制度角度的落實

為了保證商務(wù)局檔案可以從一般管理過渡到有效利用，首先要做好商務(wù)局檔案信息規(guī)范公開保密審查機制的確立工作，在局內(nèi)工作日益繁重、檔案信息日益增加的情況下，檔案利用之前管理者一定要對各個檔案類型進行科學(xué)區(qū)別，但傳統(tǒng)的文件保存方式及時長等特點，不足以滿足檔案利用的日益寬泛化要求，所以在進行商務(wù)局檔案信息怎樣調(diào)閱、是否公開、如何公開的研究時，占用檔案者需要與具體的檔案管理工作人員共同參與，借此保證整體工作效率的穩(wěn)步提升。除此以外，大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段應(yīng)當(dāng)?shù)玫街匾?，?jù)此構(gòu)建形成新型分類存儲、隨時調(diào)閱的制度。實踐證明，正是因為有了多種類型的現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛運用，商務(wù)局檔案信息才有在各個管理環(huán)節(jié)得到普遍應(yīng)用的可能性，舉例來講，借助數(shù)字檔案的應(yīng)用，可以將多種類型的數(shù)據(jù)信息進行有效存儲，像電子圖片、音頻視頻等，同時如實記錄拍攝時間、拍攝地點等信息，這樣的做法便可以讓電子信息采集的便利性優(yōu)勢得到發(fā)揮，使商務(wù)局的檔案數(shù)據(jù)信息以更快的速度進行傳遞和轉(zhuǎn)化，保證了信息類型的豐富性與多樣性，而在此基礎(chǔ)之上的自動化分類和存儲，更是可以給后續(xù)應(yīng)用提供便利條件。

3.3 權(quán)利義務(wù)的區(qū)分

最后，商務(wù)局檔案的利用，應(yīng)當(dāng)基于前期的管理準(zhǔn)備，做好權(quán)利義務(wù)的進一步區(qū)分，也就是說，商務(wù)局需要在關(guān)注檔案信息的合理利用問題時，以健全且完善的制度作為基本保障，對權(quán)利和義務(wù)進行劃分，從而讓檔案使用者的合法權(quán)益得到保障，進一步突顯出檔案信息的社會服務(wù)功能。以筆者所在的商務(wù)局為例，局長為第一責(zé)任人，辦公室主任負(fù)責(zé)具體的檔案利用責(zé)任體系，從而基本確保了全局檔案開放利用工作的準(zhǔn)確有序開展，而在今年商務(wù)局、招商局、財貿(mào)辦人員、機構(gòu)調(diào)整的復(fù)雜情況下，這種權(quán)利和義務(wù)的明確區(qū)分更是極有必要。

4 總結(jié)

近些年來，我國政府工作的調(diào)整與優(yōu)化步伐加快，在此過程中，對政府部門的檔案信息進行適當(dāng)公開成為一項重要舉措，商務(wù)局在這樣的背景之下，需要在實踐中分別做好本部門檔案的管理和利用工作，采取行之有效的應(yīng)用措施，于管理中完成安全保密任務(wù)，于利用中優(yōu)化公開準(zhǔn)確方法，從而真正發(fā)揮出本部門檔案的服務(wù)功能。

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