XM乳業(yè)存貨內(nèi)部控制研究

付宇鑫

[摘 要]本文通過對(duì)XM乳業(yè)存貨內(nèi)部控制中存在的問題進(jìn)行研究，結(jié)合國內(nèi)外研究理念，提出改進(jìn)方法，幫助企業(yè)更好地實(shí)現(xiàn)存貨內(nèi)部控制，保護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)不受損失。

[關(guān)鍵詞]存貨;內(nèi)部控制

[中圖分類號(hào)]F426.82 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

1 研究背景

存貨是企業(yè)資產(chǎn)中重要的組成部分，是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)的物質(zhì)基礎(chǔ)。一個(gè)產(chǎn)品從開始生產(chǎn)加工到生成完成出廠要經(jīng)歷許多環(huán)節(jié)，如果企業(yè)的存貨數(shù)量過多，則會(huì)占用大量的企業(yè)流動(dòng)資金，可能會(huì)使企業(yè)的流動(dòng)性資金鏈有斷裂的可能性。因此，作為企業(yè)來講，對(duì)存貨的內(nèi)部控制研究要十分重視。但是大多數(shù)研究表明，我國的很多企業(yè)的存貨內(nèi)部控制依然僅僅停留在對(duì)制度的建設(shè)上，并沒有發(fā)揮內(nèi)部控制的作用，這些企業(yè)認(rèn)為內(nèi)部控制的建設(shè)就是一些簡單的條文而已，管理層更多的時(shí)候僅僅考慮如何讓企業(yè)的利潤變得更高，對(duì)于存貨的內(nèi)部控制沒有投入很大的關(guān)注。

2 國內(nèi)外研究現(xiàn)狀

2.1 國外研究現(xiàn)狀

Maley（2008）建議企業(yè)限制存貨儲(chǔ)存區(qū)域的訪問權(quán)利，只允許授權(quán)人員進(jìn)入存儲(chǔ)區(qū)，盡可能降低人員因素對(duì)存貨數(shù)量的影響程度，保證存貨的安全。Hollis Ashbaugh Skaife ，Daniel W.Collins，Willam R.Kinney（2008）通過分析研究企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表，發(fā)現(xiàn)如果一個(gè)企業(yè)的內(nèi)部控制有缺陷，那么報(bào)表中的某些項(xiàng)目很可能會(huì)存在異常，而且使報(bào)表發(fā)生錯(cuò)誤舞弊的風(fēng)險(xiǎn)提高。

Bragg（2011）在針對(duì)存貨采購存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析后，幫助企業(yè)識(shí)別采購中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，明確改進(jìn)重點(diǎn)，并提出200 條實(shí)務(wù)指導(dǎo)企業(yè)完善內(nèi)部控制制度。Leavins（2013）認(rèn)為企業(yè)可以利用無線射頻識(shí)別技術(shù)標(biāo)記公司存貨，通過無線電波全程跟蹤倉儲(chǔ)過程，建立能夠有效監(jiān)控的技術(shù)體系以確保存貨處理流程的規(guī)范性，為存貨安全提供保障，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)存貨高效管理。

2.2 國內(nèi)研究現(xiàn)狀

王紅云（2008）通過對(duì)中小企業(yè)的存貨管理進(jìn)行研究分析，在存貨管理人員的控制、采購控制、領(lǐng)用控制、銷售控制、盤點(diǎn)控制五個(gè)方面提出了建議。林世權(quán)（2008）等人通過對(duì)187家制造業(yè)上市公司的年報(bào)進(jìn)行了數(shù)據(jù)分析，結(jié)果表明存貨周轉(zhuǎn)率較高的企業(yè)，資產(chǎn)利潤率和凈資產(chǎn)收益率都呈現(xiàn)上升的趨勢，這表明存貨的管理水平與公司價(jià)值為正相關(guān)關(guān)系，并認(rèn)為企業(yè)的存貨主要風(fēng)險(xiǎn)在于儲(chǔ)備、減值、信息、金融四個(gè)方面。

王芳（2010）以企業(yè)存貨內(nèi)部控制的目標(biāo)為基礎(chǔ)，對(duì)中小企業(yè)存貨內(nèi)控存在的問題進(jìn)行了研究，認(rèn)為降低存貨的成本可以為企業(yè)創(chuàng)造新的利潤。徐軍（2011）以商業(yè)企業(yè)為研究對(duì)象，對(duì)其存貨內(nèi)控存在的問題進(jìn)行了研究，認(rèn)為對(duì)于商業(yè)企業(yè)的存貨內(nèi)控而言，最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)在于采購環(huán)節(jié)的控制，并對(duì)完善存貨采購控制提出了整改建議。

3 XM乳業(yè)存貨內(nèi)部控制流程

3.1 采購環(huán)節(jié)

由采購部門提出申請(qǐng)，填制采購申請(qǐng)單之后，交給相關(guān)部門進(jìn)行審批，審批通過之后再由財(cái)務(wù)部門付款，而供應(yīng)商的選擇由采購部門負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照企業(yè)實(shí)際的生產(chǎn)運(yùn)營需要，選擇符合條件的供應(yīng)商，簽訂采購合同由采購部門和財(cái)務(wù)部門共同審批。

3.2 入庫環(huán)節(jié)

所購的存貨運(yùn)至公司后直接進(jìn)入倉庫，由倉儲(chǔ)部門的人員核對(duì)品種、數(shù)量等基本信息，如果涉及生產(chǎn)消耗，還應(yīng)當(dāng)有生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)檢驗(yàn)，鑒定其是否符合使用標(biāo)準(zhǔn)，再由倉儲(chǔ)部門出具入庫單，放入倉庫指定位置。之后由生產(chǎn)車間填寫領(lǐng)用單領(lǐng)用進(jìn)行生產(chǎn)，倉儲(chǔ)部門同時(shí)出具出庫單。生產(chǎn)結(jié)束后將產(chǎn)成品或半成品運(yùn)至倉庫儲(chǔ)存，倉儲(chǔ)部門同時(shí)出具入庫單。

3.3 出庫環(huán)節(jié)

產(chǎn)成品發(fā)出時(shí)，由倉儲(chǔ)部門出具出庫單，清點(diǎn)數(shù)量之后再裝車發(fā)運(yùn)，XM乳業(yè)的庫管人員出具的出庫單，除了自己留存和準(zhǔn)備交給財(cái)務(wù)部門以外，還會(huì)多出具一張，交給貨車司機(jī)，在出廠區(qū)大門時(shí)由司機(jī)交給門衛(wèi)備存。

3.4 盤點(diǎn)環(huán)節(jié)

XM乳業(yè)的財(cái)務(wù)人員會(huì)在每個(gè)月的月底定期與庫管人員進(jìn)行盤點(diǎn)，且這兩個(gè)企業(yè)所生產(chǎn)的奶粉與酸奶由于儲(chǔ)存條件的不同，分別存放于不同的倉庫。

4 XM乳業(yè)的存貨內(nèi)部控制問題分析

4.1 采購環(huán)節(jié)存在的問題

XM乳業(yè)在實(shí)際的采購過程中，工作人員為了減輕自身的工作量，采用集體采購，增加了采購訂單，為企業(yè)超額購進(jìn)了存貨，超出了企業(yè)實(shí)際的需要。在實(shí)際的采購過程中，一些員工沒有及時(shí)地處理采購信息，不能夠及時(shí)地處理采購訂單，造成訂單發(fā)生積壓，加大了相關(guān)人員的工作量，促使其選擇跳過采購計(jì)劃的執(zhí)行過程。這種做法加重了企業(yè)的倉儲(chǔ)部門負(fù)擔(dān)，造成存貨積壓，出現(xiàn)長期不使用的存貨。

4.2 入庫環(huán)節(jié)存在的問題

在XM乳業(yè)中由于驗(yàn)收人員的能力不足，導(dǎo)致企業(yè)驗(yàn)收入庫的原材料部分存在變質(zhì)的情況。據(jù)媒體報(bào)道，在湖南邵陽，部分消費(fèi)者反映其所購買的XM乳業(yè)生產(chǎn)的6罐“因愛寶貝”系列奶粉中，有3罐存在異味和無生產(chǎn)日期的問題。在此事之后，XM乳業(yè)在湖南負(fù)責(zé)該系列產(chǎn)品的代理商已經(jīng)宣布終止與XM乳業(yè)的合作，且就異味和無生產(chǎn)日期的問題向XM乳業(yè)發(fā)送了律師函。由于驗(yàn)收程序執(zhí)行的不過關(guān)，在一定程度上不僅對(duì)XM乳業(yè)的利潤產(chǎn)生影響，還對(duì)其企業(yè)形象有一定的負(fù)面影響。

4.3 儲(chǔ)存環(huán)節(jié)存在的問題

XM乳業(yè)在實(shí)際盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)，部分存放包裝材料的倉庫有漏水跡象，但是直到盤點(diǎn)時(shí)才發(fā)現(xiàn)，庫管人員解釋說是由于這些包裝材料，有一兩個(gè)月沒有領(lǐng)用生產(chǎn)，且存放的位置在倉庫的后排，而前面有大量的其他材料擋住了視線，沒有辦法觀察到它的存放情況。但是。這些包裝材料在賬面上的價(jià)值比較大，由于庫管人員沒有將每一種負(fù)責(zé)的存貨都檢查清楚，可能存在變質(zhì)、損害質(zhì)量的風(fēng)險(xiǎn)，在一定程度上造成了企業(yè)的財(cái)產(chǎn)損失。企業(yè)的倉庫沒有電子物流系統(tǒng)，這就使得庫管人員手上的存貨數(shù)據(jù)沒有辦法及時(shí)地輸入企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，現(xiàn)有的存貨與財(cái)務(wù)賬面上的存貨就會(huì)存在著差異，最終導(dǎo)致企業(yè)存貨的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，

4.4 盤點(diǎn)環(huán)節(jié)存在的問題

XM乳業(yè)在實(shí)際盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)它的倉庫并沒有建立電子物流系統(tǒng)，存貨的數(shù)據(jù)記錄比較混亂，盤點(diǎn)時(shí)出現(xiàn)很多錯(cuò)誤;部分庫管人員對(duì)于倉庫內(nèi)存放的物品不太熟悉，導(dǎo)致應(yīng)該盤的存貨實(shí)際上沒有盤點(diǎn)到，最終和賬面記錄的產(chǎn)生差異;由于集團(tuán)總部需要扭虧為盈，辭退了大量員工，對(duì)剩余的員工進(jìn)行了崗位調(diào)整，而新到崗的負(fù)責(zé)與倉庫對(duì)接的會(huì)計(jì)對(duì)其業(yè)務(wù)不太熟悉，對(duì)盤點(diǎn)中存在的差異無法進(jìn)行合理解釋，對(duì)倉庫的情況也不是很熟悉，庫管人員沒有注意到有存貨未被盤點(diǎn)的情況，而會(huì)計(jì)也同樣沒有發(fā)現(xiàn);在企業(yè)自己年末盤點(diǎn)時(shí)會(huì)計(jì)就發(fā)現(xiàn)賬面與實(shí)際庫存存在差異，但是卻沒有及時(shí)地進(jìn)行跟進(jìn)處理，也沒有調(diào)查其差異存在的原因，直至監(jiān)盤時(shí)這個(gè)差異仍然存在。

5 完善XM乳業(yè)的存貨內(nèi)部控制的建議

5.1 改進(jìn)存貨的采購流程

XM乳業(yè)可依據(jù)企業(yè)的自身特點(diǎn)采取一個(gè)定量的采購方式，它主要是對(duì)訂貨量進(jìn)行一個(gè)預(yù)算，給后續(xù)的采購活動(dòng)提供一個(gè)較為具體的參照數(shù)值，并且要根據(jù)供應(yīng)商距離企業(yè)的遠(yuǎn)近，結(jié)合運(yùn)費(fèi)，確定一個(gè)最經(jīng)濟(jì)的發(fā)貨點(diǎn)與發(fā)貨時(shí)間，同時(shí)預(yù)估每批的訂貨數(shù)量，減少采購、運(yùn)輸和存儲(chǔ)的成本。但是，企業(yè)用于生產(chǎn)乳制品的重要原料是原奶，它具有時(shí)間的局限性，建議該企業(yè)采用定期采購的方式收購。企業(yè)的采購部門應(yīng)該按照年初的生產(chǎn)預(yù)算，編制年度采購計(jì)劃，并結(jié)合每年的淡季和旺季，將年度計(jì)劃分解為月度計(jì)劃，再根據(jù)生產(chǎn)部門的需要和企業(yè)存貨的存量來提出物資的采購申請(qǐng)，按照企業(yè)規(guī)章制度規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行審批。

5.2 嚴(yán)格執(zhí)行存貨驗(yàn)收流程

當(dāng)企業(yè)采購的物資需要入庫時(shí)，要經(jīng)過嚴(yán)格的驗(yàn)收：首先要確保供應(yīng)商發(fā)貨的物資和企業(yè)的采購訂單上的物資是一致的，按照采購訂單來對(duì)入庫的物資數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn);其次庫管人員應(yīng)當(dāng)對(duì)采購物資的外觀進(jìn)行檢查，觀察外包裝是否完整，有無破損，標(biāo)簽是否完整等，可以隨機(jī)抽幾個(gè)貨物進(jìn)行拆開檢查，看其是否有變質(zhì)和破損;企業(yè)在采購乳制品時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)貨物的質(zhì)量進(jìn)行仔細(xì)的檢查，特別是要檢查它們的關(guān)鍵質(zhì)量指標(biāo);庫管人員在對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，最好能夠建立一個(gè)驗(yàn)收資料庫，將經(jīng)過庫管驗(yàn)收的物資的各項(xiàng)基本信息都錄入，以備后續(xù)的查驗(yàn);負(fù)責(zé)驗(yàn)收的工作人員應(yīng)當(dāng)在驗(yàn)收程序結(jié)束之后，在相關(guān)單據(jù)上簽字確認(rèn)，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

5.3 規(guī)范存貨倉儲(chǔ)流程

按要求記錄存貨數(shù)據(jù)，每個(gè)庫管人員要管好自己負(fù)責(zé)的區(qū)域，針對(duì)該區(qū)域存放的存貨建立相關(guān)的臺(tái)賬，要保證出入庫數(shù)據(jù)的完整，對(duì)本區(qū)域內(nèi)存放的存貨的相關(guān)規(guī)格、品種和存放數(shù)量等信息都要進(jìn)行記載，及時(shí)地更新，并及時(shí)地向相關(guān)部門上報(bào)存貨數(shù)據(jù)，絕對(duì)不能因?yàn)橛涊d程序繁瑣而采用簡化手段，每個(gè)存貨的數(shù)據(jù)都要日清月結(jié)，企業(yè)的存貨在保管過程中如果出現(xiàn)問題，比如丟失、損毀等，則需要負(fù)責(zé)該存貨存放區(qū)域的庫管人員承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。

5.4 完善盤點(diǎn)后續(xù)工作

（1）對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析。在企業(yè)的盤點(diǎn)工作結(jié)束之后，參與盤點(diǎn)的員工應(yīng)當(dāng)對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析。如果存貨的盤點(diǎn)結(jié)果和企業(yè)賬面記載的數(shù)量不一致，要對(duì)差異的產(chǎn)生原因進(jìn)行調(diào)查，最好是要做成一個(gè)書面報(bào)告，向相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。如果存貨在盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)其出現(xiàn)損毀變質(zhì)的情況，要及時(shí)進(jìn)行處理，可以由倉儲(chǔ)部門選擇銷毀或者是由銷售部門進(jìn)行折價(jià)處理。

（2）做好盤點(diǎn)準(zhǔn)備。企業(yè)在進(jìn)行存貨盤點(diǎn)之前，要做好盤點(diǎn)的準(zhǔn)備工作。首先，要對(duì)參與此次存貨盤點(diǎn)的工作人員做好分工，明確每個(gè)人需要到哪些區(qū)域盤點(diǎn)哪些存貨，要對(duì)參與盤點(diǎn)的人員進(jìn)行培訓(xùn)，明確解釋說明盤點(diǎn)過程中將要使用的方法和程序。其次，參與盤點(diǎn)的工作人員應(yīng)當(dāng)在盤點(diǎn)過程中端正態(tài)度，認(rèn)真負(fù)責(zé)，不包庇，不隱瞞，保證存貨盤點(diǎn)結(jié)果的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。最后，企業(yè)在確定參與盤點(diǎn)的人員時(shí)，最好能做到互相監(jiān)督和互相制約，每次的盤點(diǎn)結(jié)束之后都要所有參與盤點(diǎn)的工作人員進(jìn)行簽字，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，最大程度減輕舞弊風(fēng)險(xiǎn)。

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