淺議寶雞峽管理局檔案分類編號(hào)方案

李演科

（陜西省寶雞峽引渭灌溉管理局，陜西 咸陽 712000）

0 前言

陜西省寶雞峽引渭灌溉管理局實(shí)行“管理局- 總站- 管理站”三級(jí)管理模式，六個(gè)總站，42 個(gè)管理站，機(jī)構(gòu)層次多，基層單位多，產(chǎn)生檔案種類多，數(shù)量大，檔案管理相對(duì)復(fù)雜。檔案分類編號(hào)方案是一個(gè)立檔單位開展檔案管理工作的原則性和技術(shù)性文件，是檔案管理工作的基礎(chǔ)。它規(guī)定了一個(gè)全宗內(nèi)檔案的種類、各級(jí)類目的劃分、檔號(hào)編制規(guī)則等，使一個(gè)單位的檔案整理工作有了統(tǒng)一的依據(jù)可循，做到分類合理，層級(jí)明晰，排列有序，檢索快捷。

1 存在問題

1）業(yè)務(wù)人員對(duì)檔案管理規(guī)范、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)知之甚少。水利工程管理單位由于受各方面因素影響，檔案管理的專職人員較少，系統(tǒng)學(xué)習(xí)過檔案專業(yè)知識(shí)的人少，而檔案的收集、整理工作大多是在業(yè)務(wù)部門完成的，因此從事檔案前期工作及檔案管理的人員中有相當(dāng)一部分人對(duì)檔案管理規(guī)范、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不夠了解，導(dǎo)致編制分類方案不合理，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)。

2）單位沿革和業(yè)務(wù)范圍不清楚。檔案管理有一個(gè)延續(xù)性的特點(diǎn)，而處于變革時(shí)期的水利工程管理單位人員流動(dòng)性大，機(jī)構(gòu)變動(dòng)頻繁，檔案人員對(duì)本單位的歷史狀況和業(yè)務(wù)范圍認(rèn)識(shí)不是很清晰，這在一定程度上影響了檔案分類編號(hào)方案的編制工作。

3）確定類目不準(zhǔn)確。大類設(shè)置不完整，子類目設(shè)置不合理，編制的方案操作性不強(qiáng)，不利于檔案的整理、管理和利用。

2 檔案分類方案的編制

2.1 準(zhǔn)備工作

1）熟知《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》《歸檔文件整理規(guī)則》《陜西省水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等檔案行業(yè)和水利行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并熟練掌握操作流程，編制方案時(shí)不得與現(xiàn)行檔案法規(guī)、制度沖突。

2）全面詳盡地掌握本單位的業(yè)務(wù)范圍，以防遺漏。既使平時(shí)使對(duì)本單位的業(yè)務(wù)工作比較了解，但在編制檔案分類編號(hào)方案前還應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作。寶雞峽管理局成立于1971 年，單位經(jīng)歷了多次機(jī)構(gòu)變革，業(yè)務(wù)范圍也有很大變化，這些變化都與檔案工作密切相關(guān)。編制前檔案室應(yīng)向各部分下發(fā)《關(guān)于上報(bào)各科室業(yè)務(wù)范圍的通知》，對(duì)二級(jí)、三級(jí)類目的劃分可起到重要作用。例如此前工程管理科的渠道維修養(yǎng)護(hù)業(yè)務(wù)并未作為基建類（一級(jí)類目）下的一個(gè)單獨(dú)二級(jí)類目，而是歸集到渠道及建筑物類目中，在整理收集到的資料時(shí)，發(fā)現(xiàn)維修養(yǎng)護(hù)業(yè)務(wù)工作量大，產(chǎn)生的資料多，且與其它基建工程有明顯的區(qū)別，作為一個(gè)單獨(dú)類目更為合理，并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

2.2 檔案分類

1）一級(jí)類目的確定。根據(jù)單位性質(zhì)和業(yè)務(wù)類型，以及國家、水利行業(yè)有關(guān)檔案管理原則，以下八個(gè)一級(jí)類目：文書類、農(nóng)灌類、基建類、發(fā)電類、設(shè)備類、會(huì)計(jì)類、人事類、特殊載體類。對(duì)于水利工程管理單位而言，以上八個(gè)一級(jí)類目，基本可以涵蓋所有檔案分類，但不同的水管單位，因業(yè)務(wù)范圍略有差異，檔案分類也略有不同，可根據(jù)實(shí)際增刪。一級(jí)類目的代字為類目簡(jiǎn)稱的兩個(gè)首字母，如“WS”代表文書檔案，“JJ”代表基建檔案。

2）二級(jí)類目的確定。根據(jù)國家檔案局的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，文書檔案是按照“年度- 問題或機(jī)構(gòu)- 保管期限”來整理的，子類目的確定相對(duì)簡(jiǎn)單，按“年度- 問題或機(jī)構(gòu)- 保管期限”的層級(jí)來設(shè)立子類目即可。人事檔案和會(huì)計(jì)檔案屬專門檔案，其管理有專門的制度規(guī)定,難點(diǎn)是基建檔案。對(duì)基建檔案來說，確定一級(jí)類目下的子類目是檔案分類方案中最復(fù)雜、難度最大的環(huán)節(jié)，對(duì)檔案整理質(zhì)量起著決定性作用。二級(jí)類目在分類方案中起著承上啟下的作用，既受上級(jí)類目約束，同時(shí)也約束著下級(jí)類目，因此，科學(xué)合理地設(shè)立二級(jí)類目最為關(guān)鍵。確定子類目應(yīng)遵循粗細(xì)適中的原則，子類目宜細(xì)不宜粗。分類方案制定的越細(xì)，檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)就越具有唯一性，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)更加統(tǒng)一，減少了檔案整理過程中的“自由裁量權(quán)”，也更具操作性。按此原則，《寶雞峽管理局檔案分類編號(hào)方案》確定了基建類15 個(gè)二級(jí)類目，盡量做到一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的業(yè)務(wù)設(shè)一個(gè)子類目，即使個(gè)別工作業(yè)務(wù)量小、產(chǎn)生的檔案少，也不作合并處理，做到分類清晰，業(yè)務(wù)不交叉。因?yàn)闃I(yè)務(wù)量是一個(gè)變量，目前的非主要業(yè)務(wù)，以后可能會(huì)成為單位的重要業(yè)務(wù)，從而產(chǎn)生大量的檔案資料。例如寶雞峽管理局的水政維權(quán)和綜合開發(fā)業(yè)務(wù)，以前業(yè)務(wù)量很小，在主營業(yè)務(wù)中占比不足5%，現(xiàn)在此兩項(xiàng)業(yè)務(wù)已經(jīng)成為與灌溉、發(fā)電并重的業(yè)務(wù)，產(chǎn)生的檔案資料日益增多。二級(jí)類目代號(hào)用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

3）三級(jí)類目的確定。文書檔案的三級(jí)類目一般為保管期限，人事和會(huì)計(jì)檔案，按專門規(guī)定執(zhí)行，重點(diǎn)依然是基建檔案。采用按項(xiàng)目建設(shè)的自然順序來設(shè)置三級(jí)類目，將項(xiàng)目名稱作為類目名稱，類目代號(hào)用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

寶雞峽管理局各級(jí)類目設(shè)置示例：“JJ.基建類（一級(jí)類目）-03.續(xù)建配套與節(jié)水改造（二級(jí)類目）-15.東三支渠道襯砌工程（三級(jí)類目）”，其中“基建檔案”是一級(jí)類目，代字為“JJ”；“續(xù)建配套與節(jié)水改造”是基建類檔案下設(shè)的二級(jí)類目，其類目編號(hào)為03；“東三支渠道改造工程”為“續(xù)建配套與節(jié)水改造工程”下的子類目即三級(jí)類目，類目編號(hào)為15。

4）四級(jí)類目的確定。對(duì)水利工程管理單位來說，三級(jí)類目的劃分可滿足絕大部分檔案管理需要，但對(duì)個(gè)別新建的大型項(xiàng)目，還需要設(shè)置四級(jí)類目。三級(jí)類目下是否設(shè)置四級(jí)類目，要充分考慮工程規(guī)模大小、專業(yè)復(fù)雜程度、建設(shè)周期長(zhǎng)短、形成文件多少等因素；一般情況下工程規(guī)模大、專業(yè)復(fù)雜程度高、建設(shè)周期長(zhǎng)、形成文件多的工程，可分別按工程建設(shè)前期工作文件、工程建設(shè)管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設(shè)備文件、科研項(xiàng)目文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備試生產(chǎn)文件、財(cái)務(wù)審計(jì)及資產(chǎn)管理文件、竣工驗(yàn)收文件等項(xiàng)目建設(shè)階段分別設(shè)置若干四級(jí)類目，四級(jí)類目下依次按時(shí)間順序排列檔案并按小流水編寫檔號(hào)；對(duì)工程規(guī)模不大、專業(yè)復(fù)雜程度一般、建設(shè)周期不長(zhǎng)、形成文件數(shù)量較少的工程，無需設(shè)置四級(jí)類目，可在三級(jí)類目下直接按項(xiàng)目建設(shè)階段結(jié)合時(shí)間順序依次排列檔案并按小流水編寫檔號(hào)即可。

通常情況下，在確定二、三級(jí)類目時(shí)會(huì)預(yù)留一個(gè)其它項(xiàng)，將單位產(chǎn)生的不可預(yù)計(jì)的檔案歸入此類，以實(shí)現(xiàn)檔案分類的延展性。但是從工作實(shí)際來看，不可預(yù)計(jì)的檔案來自不同部門、不同業(yè)務(wù)，很難歸集到一個(gè)“其它”項(xiàng)目中，并且“其它”類的設(shè)置，反倒阻斷了檔案分類的延展性，致使在其后無法再增加了類目，不設(shè)“其它”類，如果單位業(yè)務(wù)范圍增加，在現(xiàn)有子類目后依次增加新類目即可，同時(shí)在現(xiàn)有檔案分類方案中增加新類目。

2.3 檔案號(hào)編制規(guī)則

確定檔案分類方案后，要制定檔號(hào)編制方案。分類方案和檔號(hào)編制方案密切相關(guān)，分類方案是制定檔號(hào)編制方案的基礎(chǔ)。

1）制定檔號(hào)編制方案前的準(zhǔn)備工作。先應(yīng)檢查分類方案是否合理，有無遺漏。再檢查一級(jí)類目代字、子類目編號(hào)在同一級(jí)類目中是否有重疊，如有重疊，應(yīng)進(jìn)行調(diào)整（有些部門簡(jiǎn)寫字母有相同的情況），必須保證類目、編號(hào)的唯一性。

2）編號(hào)規(guī)則。文書檔案和基本建設(shè)檔案使用不同的編號(hào)規(guī)則。

文書檔案編號(hào)規(guī)則：“全宗號(hào)-WS.年度- 機(jī)構(gòu)- 保管期限- 件號(hào)”。

檔號(hào)示例：“J000-WS.2017-BGS-Y-0001”，其中“J000”是全宗號(hào)，“WS.2017”代表2017 年度文書檔案，“BGS”是辦公室的代字，“Y”代表保管期限為永久，“0001”是件號(hào)。

基本建設(shè)檔案編號(hào)規(guī)則：“一級(jí)類目- 二級(jí)類目- 三級(jí)類目- 案卷號(hào)”。

檔號(hào)示例：“JJ.01.01-0001”，其中“JJ”代表基建類檔案，其后第一個(gè)“01”在檔案分類中代表渠道及建筑物；第二個(gè)“01”代表東三支渠道襯砌工程，“0001”是案卷號(hào)。

編制檔號(hào)前應(yīng)熟知本單位的檔案分類、各級(jí)類目的設(shè)置，整理時(shí)嚴(yán)格按照規(guī)則執(zhí)行，才能保證檔號(hào)無遺漏，無重復(fù)，檔案入庫后排列有序，便于檢索，便捷高效地提供利用。

3 結(jié)語

水利工程管理單位具有機(jī)構(gòu)層級(jí)多，基層單位多的特點(diǎn)，檔案管理具有一定的復(fù)雜性。近年來隨著國家對(duì)水利建設(shè)的投資，水利基本建設(shè)檔案大量增加，管理任務(wù)日益繁重。管好用好檔案，編制一個(gè)科學(xué)合理的、符合本單位實(shí)際的《檔案分類編號(hào)方案》，以方案為依據(jù)，指導(dǎo)本單位的檔案工作，做到收集齊全、整理規(guī)范、編號(hào)嚴(yán)謹(jǐn)，排列有序，檢索方便，讓檔案在工程建設(shè)與日常管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用。