論技工院校學(xué)籍檔案的信息化管理

余奕松

摘 要 通過(guò)對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出了完善學(xué)籍檔案管理的對(duì)策，希望能為技工院校學(xué)籍檔案的管理工作提供有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞 學(xué)籍檔案管理 信息化進(jìn)程 管理制度

中圖分類(lèi)號(hào)：G627文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

完善學(xué)籍檔案管理制度，提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，進(jìn)而提高學(xué)籍檔案管理水平，是技工院校教學(xué)管理、學(xué)生管理工作的重要內(nèi)容。

1學(xué)籍檔案的內(nèi)容和意義

學(xué)籍檔案是學(xué)生從招生錄取、入學(xué)到畢業(yè)期間學(xué)習(xí)過(guò)程的原始記錄，包括學(xué)生的錄取通知書(shū)（入學(xué)注冊(cè)）、體檢表、課程成績(jī)表、考勤、德育考核表、獎(jiǎng)懲記錄（所獲獎(jiǎng)勵(lì)、榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)、紀(jì)律處分等）、學(xué)籍變更情況（轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等）、實(shí)習(xí)鑒定表及畢業(yè)資格審核及證書(shū)發(fā)放等。每份學(xué)籍檔案記載了學(xué)生各方面的信息。

學(xué)籍檔案對(duì)于學(xué)生、學(xué)校、社會(huì)都有著重要意義。對(duì)學(xué)生而言，它是學(xué)生畢業(yè)就業(yè)的基本依據(jù)，也是現(xiàn)有文化程度的必要證明。從某種意義上講，真實(shí)可靠的學(xué)籍檔案材料就是學(xué)生學(xué)習(xí)生活的必要組成部分;從學(xué)校角度來(lái)講，學(xué)生學(xué)籍檔案管理制度的完善與否，是衡量一所學(xué)校教學(xué)管理水平的重要指標(biāo)，規(guī)范化的學(xué)籍檔案管理制度有利于優(yōu)化學(xué)校的教學(xué)風(fēng)貌;從社會(huì)層面來(lái)說(shuō)，在招聘、錄用畢業(yè)生時(shí)，學(xué)籍檔案是用人單位考察學(xué)生學(xué)習(xí)及整體素質(zhì)的主要依據(jù)。

2學(xué)籍檔案的特點(diǎn)

近年來(lái)，隨著技工院校擴(kuò)招，學(xué)生人數(shù)逐年增多，所需保存的信息也不斷增加。在不斷在發(fā)展的過(guò)程中，學(xué)籍檔案形成了以下一些特點(diǎn)。

（1）信息量大。一般來(lái)講，學(xué)籍檔案主要包括：學(xué)號(hào)、姓名、性別、民族、政治面貌、籍貫、出生地、出生年月日、身份證號(hào)碼、入學(xué)日期、所學(xué)專(zhuān)業(yè)、招生類(lèi)別、聯(lián)系電話(huà)、教育經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況、家庭成員及主要社會(huì)關(guān)系情況等十幾個(gè)靜態(tài)信息，再加上二十幾至四十幾門(mén)課程、學(xué)科考試成績(jī)約幾十個(gè)動(dòng)態(tài)信息，以及學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)、畢業(yè)證書(shū)等信息。

（2）真實(shí)準(zhǔn)確性。學(xué)籍檔案記載了學(xué)生自入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)學(xué)習(xí)生活的歷程，是學(xué)生綜合素質(zhì)和能力發(fā)展的真實(shí)記錄。學(xué)籍檔案所記載和反映的學(xué)生的基本情況、學(xué)業(yè)完成情況和獎(jiǎng)懲情況等原始資料，是在遵循學(xué)生管理和學(xué)籍管理的有關(guān)規(guī)定的過(guò)程中形成的，按照歸檔要求收集整理的，因而具有真實(shí)準(zhǔn)確性。

（3）周期性。學(xué)校工作每學(xué)期都有開(kāi)學(xué)到結(jié)束這樣一個(gè)過(guò)程。一般在學(xué)期結(jié)束時(shí)，是學(xué)生綜合素質(zhì)變化記錄形成的重要時(shí)期，也是學(xué)籍管理方面文件材料形成最多的階段，這就決定了學(xué)籍檔案文件材料具有一定的周期性。

（4）連續(xù)性。學(xué)籍檔案基于對(duì)學(xué)生綜合素質(zhì)發(fā)展?fàn)顩r的記載，一般來(lái)說(shuō)是分階段進(jìn)行的，有的內(nèi)容每學(xué)期記載一次，有的內(nèi)容每學(xué)年記載一次，特殊情況亦可隨時(shí)記載。隨著學(xué)生綜合素質(zhì)發(fā)展、逐漸演變的動(dòng)態(tài)過(guò)程，學(xué)籍檔案也在不斷地補(bǔ)充和完善。學(xué)籍檔案記載了學(xué)生自入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)學(xué)習(xí)生活歷程，是一個(gè)完整連續(xù)的過(guò)程。

（5）相互制約性。學(xué)籍檔案產(chǎn)生于學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)，是學(xué)校內(nèi)部相關(guān)部門(mén)在教育教學(xué)和學(xué)生管理等工作中既相互獨(dú)立又相互制約而逐步形成的。如：學(xué)生的入學(xué)材料，先由學(xué)生本人填寫(xiě)，班主任核實(shí)，交到學(xué)生管理部門(mén)，待學(xué)生畢業(yè)后移交至學(xué)校檔案室存檔。又如學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定、先進(jìn)個(gè)人呈報(bào)等材料的審批，需要班主任審核，教務(wù)部門(mén)對(duì)學(xué)生成績(jī)進(jìn)行核實(shí)，學(xué)生管理部門(mén)對(duì)學(xué)生在校期間的表現(xiàn)作出綜合鑒定，經(jīng)以上相關(guān)部門(mén)通過(guò)后才能生效。各部門(mén)之間的相互聯(lián)系、相互制約，有效防止了個(gè)別部門(mén)獨(dú)斷專(zhuān)行，從而保證學(xué)籍檔案的真實(shí)可靠。

3學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題

學(xué)籍檔案管理是學(xué)校教學(xué)、學(xué)生管理工作的重要組成部分，隨著技工院校招生規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)籍檔案管理面臨著以下問(wèn)題。

3.1技校生狀態(tài)不穩(wěn)定

大多技工院校主要通過(guò)組織新生入學(xué)軍訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)教育，召開(kāi)主題班會(huì)學(xué)習(xí)學(xué)生手冊(cè)和宿舍管理制度，針對(duì)新生由初中或高中畢業(yè)生進(jìn)入技工院校后的學(xué)習(xí)方式、內(nèi)宿生活方式、安全問(wèn)題和心理健康等方面進(jìn)行入學(xué)教育。盡管如此，仍然有一些新生入學(xué)后難以適應(yīng)新的學(xué)習(xí)生活環(huán)境，對(duì)所學(xué)專(zhuān)業(yè)不感興趣，入學(xué)不久就出現(xiàn)了退學(xué)現(xiàn)象，這對(duì)技工院校的學(xué)籍檔案管理工作造成不可預(yù)測(cè)的影響。

3.2檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

一些院校的檔案意識(shí)不強(qiáng)，將學(xué)生作為學(xué)籍檔案管理的被動(dòng)管理對(duì)象。對(duì)于學(xué)籍信息的填寫(xiě)規(guī)范缺乏必要的引導(dǎo)說(shuō)明，造成學(xué)生對(duì)自己的學(xué)籍資料缺乏認(rèn)識(shí)。學(xué)生在填寫(xiě)時(shí)未能按照說(shuō)明，隨意填寫(xiě)，未認(rèn)真核對(duì)，導(dǎo)致收回的學(xué)籍資料出現(xiàn)字跡難辨、涂劃、填寫(xiě)不全、個(gè)別信息前后不一致等問(wèn)題，不能準(zhǔn)確地反映學(xué)籍檔案的真實(shí)性。甚至，在組織填寫(xiě)學(xué)籍資料（比如：德育考核表、畢業(yè)生登記表）時(shí)，未能按照規(guī)定使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水筆填寫(xiě)，而是使用圓珠筆或鉛筆，影響了學(xué)籍檔案的長(zhǎng)期保管和使用。

3.3學(xué)籍檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性不足

一些技工院校的學(xué)籍管理部門(mén)缺少專(zhuān)業(yè)的工作人員，有的學(xué)籍管理員并未接受過(guò)正式的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在日常工作中，未能按要求及時(shí)歸檔、補(bǔ)充完善材料，未能循序漸進(jìn)地推動(dòng)每段時(shí)期學(xué)籍檔案的收集、整理和歸檔工作，導(dǎo)致學(xué)籍檔案基本上沒(méi)有補(bǔ)充材料。甚至到學(xué)生畢業(yè)，在審查檔案時(shí)才發(fā)現(xiàn)出了問(wèn)題（比如部分檔案內(nèi)容不全，缺少必要材料），這就影響了學(xué)籍檔案的完整性。

4完善學(xué)籍檔案管理的對(duì)策

4.1樹(shù)立現(xiàn)代化的學(xué)籍檔案管理理念

首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案的價(jià)值和作用，意識(shí)到學(xué)籍檔案管理工作的重要性，從機(jī)構(gòu)設(shè)置到人員配置、管理制度的建立健全等方面給予充分的支持，切實(shí)解決學(xué)籍檔案工作中所需的人力、物力等問(wèn)題。具體舉措有：設(shè)置學(xué)籍管理部門(mén)，配置專(zhuān)業(yè)的學(xué)籍管理員，負(fù)責(zé)學(xué)籍資料的收集、歸檔、整理、電腦錄入、電子數(shù)據(jù)處理和保存。建設(shè)專(zhuān)門(mén)的學(xué)籍檔案室，按檔案室的具體要求進(jìn)行設(shè)置，配置檔案密集架、空調(diào)、專(zhuān)用計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、滅火器、除濕器、除蟲(chóng)劑等重要設(shè)施。

其次，學(xué)籍檔案管理人員要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，要有更新檔案管理理念，將被動(dòng)的信息管理轉(zhuǎn)化為主動(dòng)的信息服務(wù)，將學(xué)籍檔案庫(kù)轉(zhuǎn)化為人才信息庫(kù)，充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值和作用。

4.2建立專(zhuān)業(yè)的高素質(zhì)學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍

加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)教育，定期組織管理人員進(jìn)行在職培訓(xùn)或脫產(chǎn)培訓(xùn)，及時(shí)學(xué)習(xí)新的檔案法規(guī)和政策文件，了解現(xiàn)代化管理技術(shù)和方法，加強(qiáng)學(xué)籍檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)實(shí)際操作能力，逐步提高技工院校學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平。

在日常的學(xué)籍檔案收集、整理工作中，管理人員經(jīng)常面對(duì)一堆堆的紙質(zhì)資料，工作較悶，長(zhǎng)期下去會(huì)缺少工作熱情。作為技工院校的學(xué)籍檔案管理人員，必須充分認(rèn)識(shí)學(xué)籍檔案的價(jià)值、作用和意義，培養(yǎng)吃苦耐勞、無(wú)私奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神、高度的責(zé)任感和榮譽(yù)感;同時(shí)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理人員的關(guān)心，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性，促進(jìn)學(xué)校學(xué)籍檔案建設(shè)。

4.3加快學(xué)籍檔案管理的信息化進(jìn)程，完善學(xué)籍檔案管理工作

隨著技工院校招生規(guī)模的擴(kuò)大、校企合作的增加、學(xué)校改革的深入，單純采用傳統(tǒng)的手工處理方式已很難滿(mǎn)足新的教學(xué)管理和學(xué)生管理工作的要求，使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)籍檔案管理成為必然選擇，依靠校園網(wǎng)開(kāi)發(fā)學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，將信息技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中。

（1）做好學(xué)生原始信息的采集工作。新生入學(xué)后，學(xué)校統(tǒng)一組織學(xué)生登陸學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，進(jìn)行個(gè)人基本信息的錄入。學(xué)生的基本信息必須由學(xué)生本人輸入，其他人不得代替，如出現(xiàn)虛假、錯(cuò)漏信息，相關(guān)責(zé)任由學(xué)生本人承擔(dān)。學(xué)生基本信息包括學(xué)號(hào)、姓名、性別、民族、政治面貌、籍貫、出生地、出生年月日、身份證號(hào)碼、入學(xué)日期、所學(xué)專(zhuān)業(yè)、招生類(lèi)別、聯(lián)系電話(huà)、教育經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況、家庭成員及主要社會(huì)關(guān)系情況等。照片則由學(xué)生上傳其本人的電子版相片（為統(tǒng)一相片風(fēng)格，由學(xué)校統(tǒng)籌安排為學(xué)生采集證件照）。

（2）做好學(xué)生學(xué)籍檔案的建立工作。學(xué)籍檔案記載了學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活情況，客觀地反映了學(xué)生在校期間德、智、體、美、勞各方面的發(fā)展?fàn)顩r，也是學(xué)生接受某種教育程度的經(jīng)歷和所具備學(xué)識(shí)水平的憑證。學(xué)籍檔案主要包括：①學(xué)生學(xué)籍表;②新生錄取登記表及體檢表;③學(xué)生成績(jī)表;④學(xué)生轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、留級(jí)、出國(guó)等學(xué)籍變動(dòng)情況登記表;⑤對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)懲材料及呈報(bào)表;⑥實(shí)習(xí)鑒定、畢業(yè)設(shè)計(jì);⑦畢業(yè)證書(shū)、結(jié)業(yè)證書(shū);⑧畢業(yè)生登記表、畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。今后，學(xué)生可通過(guò)管理信息系統(tǒng)查詢(xún)學(xué)籍信息、學(xué)科成績(jī)、課程表等，實(shí)現(xiàn)資源共享。

4.4建立健全學(xué)籍檔案管理制度

不少技工院校都是在學(xué)生入學(xué)時(shí)建立學(xué)籍，待畢業(yè)時(shí)才統(tǒng)一收集、歸檔，而學(xué)生在校期間（三至五年），其學(xué)籍資料基本沒(méi)更新。例如：學(xué)生在校期間獲得獎(jiǎng)勵(lì)或受到處分的材料，并未及時(shí)補(bǔ)充進(jìn)學(xué)籍檔案中。

因此，須建立健全學(xué)籍檔案的補(bǔ)充、收集、整理、歸檔、保管等各項(xiàng)制度。做到權(quán)責(zé)明晰，用制度去規(guī)范管理工作，督促工作人員及時(shí)完成學(xué)籍檔案管理的各項(xiàng)工作。

另外，須建立學(xué)籍檔案借閱制度，規(guī)范借閱程序。任何人員未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)允許，不得翻看、借閱各種學(xué)籍資料，所有資料的歸入、保管、借出必須由學(xué)籍檔案管理人員負(fù)責(zé)。需借閱時(shí)，先征得主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，再由管理人員為其辦理借閱手續(xù)。

4.5開(kāi)發(fā)利用學(xué)籍檔案，為學(xué)校改革發(fā)展服務(wù)

學(xué)籍檔案雖然是以往教學(xué)、學(xué)生管理活動(dòng)的記載，但它并非只有保存價(jià)值，它還以其特有的價(jià)值參與教學(xué)、學(xué)生管理等各種教育活動(dòng)，發(fā)揮其參考、借鑒作用。對(duì)學(xué)籍檔案的管理，不能只滿(mǎn)足于整理、保存，要積極開(kāi)展研究，從大量的學(xué)籍信息中提煉出帶有規(guī)律性的、結(jié)論性的數(shù)據(jù)和資料，為學(xué)校教學(xué)和改革服務(wù)。對(duì)學(xué)籍檔案的開(kāi)發(fā)利用，可以使學(xué)籍檔案中靜態(tài)的分散信息，變?yōu)閯?dòng)態(tài)的集中信息，使檔案管理與學(xué)校發(fā)展同步前進(jìn)。

5結(jié)束語(yǔ)

學(xué)籍檔案是學(xué)生的重要信息資料，是學(xué)校教學(xué)、學(xué)生管理工作的重要資料。切實(shí)把握技工院校學(xué)籍檔案的特點(diǎn)和面臨的問(wèn)題，實(shí)施積極有效的對(duì)策，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理，積極開(kāi)發(fā)利用，為學(xué)校的教育教學(xué)、改革發(fā)展服務(wù)。

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