電子辦公環(huán)境下文件的集成管理研究

周小敏

摘要：本文從電子辦公系統(tǒng)出發(fā)，在探究電子辦公環(huán)境下文件集成管理概念、集成管理具體體現(xiàn)和相關(guān)模式的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步針對(duì)電子辦公環(huán)境下文件集成管理的流程與架構(gòu)進(jìn)行了一定研究和探討，在分析文件集成管理優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上為電子辦公環(huán)境下文件的集成管理研究做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：電子辦公環(huán)境;文件;集成管理

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2019）11-0077-02

0 引言

隨著辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，電子辦公越來(lái)越成為企事業(yè)單位進(jìn)行公務(wù)處理和數(shù)據(jù)信息處理的主流方式。然而，隨著電子辦公方式的不斷普及，文件的海量存儲(chǔ)、海量存儲(chǔ)文件分散狀態(tài)下的集成管理在一定程度上給企事業(yè)單位的相關(guān)部門(mén)及數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)增加了難度，在降低文件利用價(jià)值的同時(shí)，影響了企事業(yè)單位對(duì)相關(guān)工作的有序開(kāi)展。因此，電子辦公環(huán)境下文件的集成管理思想應(yīng)運(yùn)而生，該思想主要是對(duì)企事業(yè)各個(gè)部門(mén)在管理過(guò)程中的相關(guān)文件、業(yè)務(wù)流程文檔、數(shù)據(jù)流程之間相關(guān)關(guān)系進(jìn)行一定的統(tǒng)籌規(guī)劃和協(xié)同管理，進(jìn)而提高整個(gè)企業(yè)的實(shí)際辦公效率，盡可能地在利用電子文件易于修改、易于刪除等諸多優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上降低電子環(huán)境下文檔管理的復(fù)雜性和多樣性，減少海量文件管理不善帶來(lái)的巨大安全隱患。

1 電子辦公系統(tǒng)

電子辦公系統(tǒng)主要是指支持日常辦公、對(duì)相關(guān)事務(wù)數(shù)據(jù)的處理和支持相關(guān)機(jī)構(gòu)部門(mén)間進(jìn)行組織工作交流及協(xié)同工作的重要系統(tǒng)，該系統(tǒng)還會(huì)在日常辦公處理及數(shù)據(jù)管理過(guò)程中維護(hù)重要文檔的信息安全。隨著時(shí)代的變化，為進(jìn)一步滿足企事業(yè)單位在業(yè)務(wù)管理過(guò)程中的數(shù)據(jù)信息集成管理需要，需在一定程度上對(duì)原有的電子辦公系統(tǒng)功能進(jìn)行分解重構(gòu)，在保留已有的控制管理、訪問(wèn)、安全處置及查找檢索等諸多基本功能外，還具有對(duì)重要文檔標(biāo)記、文件管理元素添加及多版本管理等其他重要輔助功能。

2 電子辦公環(huán)境下文件的集成管理

2.1 概念提出

在電子辦公及網(wǎng)絡(luò)辦公成為時(shí)代發(fā)展的重要基礎(chǔ)手段時(shí)，各種數(shù)字化文檔和原生性較強(qiáng)的電子文檔大量產(chǎn)生，而電子辦公系統(tǒng)是跨區(qū)域和跨部門(mén)的管理系統(tǒng)，信息分散及信息割裂狀況發(fā)生頻繁，為解決頂層設(shè)計(jì)不足、管理體制分工割裂而統(tǒng)一協(xié)調(diào)性和連續(xù)性不足的重要難題，文件管理集成思想應(yīng)運(yùn)而生。

2.2 集成管理體現(xiàn)

通常情況下，電子辦公環(huán)境下的文件集成管理主要體現(xiàn)在系統(tǒng)集成、服務(wù)集成、數(shù)據(jù)集成和流程集成四大方面。就數(shù)據(jù)集成而言，該方面集成主要是指包括元數(shù)據(jù)和其它基本信息資源在內(nèi)的電子文件的集成，是適應(yīng)現(xiàn)代化電子辦公環(huán)境下信息數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢(shì)的重要手段。一方面，電子文件和檔案的集成是數(shù)據(jù)集成的重要體現(xiàn)。電子辦公環(huán)境下產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)和文檔資料是機(jī)構(gòu)及組織核心資產(chǎn)的重要內(nèi)容。另一方面，電子文件數(shù)據(jù)信息和非文件電子信息之間的集成是數(shù)據(jù)集成的重要工作。隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用和發(fā)展，文件信息和非文件信息及知識(shí)管理之間的界限逐步模糊，將三者進(jìn)行完全區(qū)分變得不現(xiàn)實(shí)，也顯得沒(méi)有必要。在此情況下，秉持著大數(shù)據(jù)觀和大信息觀，將文件數(shù)據(jù)信息和知識(shí)管理進(jìn)行融合，建立統(tǒng)一完善的數(shù)據(jù)整體管理模式將成為諸多機(jī)構(gòu)和組織實(shí)施數(shù)據(jù)信息管理的重要內(nèi)容。

3 電子辦公環(huán)境下文件集成管理流程與架構(gòu)設(shè)計(jì)

電子辦公環(huán)境下文件的集成管理系統(tǒng)主要以針對(duì)電子文檔資料的安全管理、歸檔整理及高效利用為基本目標(biāo)，在各級(jí)組織部門(mén)對(duì)電子文件信息進(jìn)行傳遞、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、利用、歸檔和銷(xiāo)毀等諸多環(huán)節(jié)中，進(jìn)行一定的歸納整理、組織控制、監(jiān)督保管和統(tǒng)計(jì)分析等。在此過(guò)程中，文件的集成管理往往涉及到多個(gè)系統(tǒng)的協(xié)同工作和高效運(yùn)行，因此，為最大程度上實(shí)現(xiàn)電子辦公環(huán)境下對(duì)文件的集成管理和電子檔案的科學(xué)管控，必須建立完善的體系架構(gòu)和便捷的流程控制程序。就流程控制體系而言，機(jī)構(gòu)和部門(mén)應(yīng)利用電子辦公環(huán)境下的文件數(shù)據(jù)資料歸檔整理功能，對(duì)電子文件經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理歸納及在專職檔案員對(duì)其進(jìn)行一定審核后，將有價(jià)值的電子文件保留在文件集成管理系統(tǒng)中，并在其后以電子數(shù)據(jù)的身份進(jìn)行一系列的管理和流轉(zhuǎn)，成為電子文件檔案保存、檢索及利用等諸多后續(xù)功能實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。圖1即為電子文件集成管理控制系統(tǒng)的基本管理流程。

在電子辦公環(huán)境下文件集成管理的架構(gòu)設(shè)計(jì)過(guò)程中，有關(guān)設(shè)計(jì)人員必須嚴(yán)格把控文件集成管理控制系統(tǒng)中電子文件形成系統(tǒng)、電子文件歸檔管理系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)及電子文件檔案管理系統(tǒng)等四大基本系統(tǒng)的整體設(shè)計(jì)。通常情況下，四大基本組成系統(tǒng)肩負(fù)著對(duì)整個(gè)電子辦公環(huán)境下文件集成管理從形成到利用的全過(guò)程、全要素管理，各子系統(tǒng)相互獨(dú)立的同時(shí)又相互制約。電子文件形成系統(tǒng)是文件形成的主要系統(tǒng)之一，能夠自動(dòng)記錄日常辦公事務(wù)處理過(guò)程中的文件起草、簽發(fā)及辦理等，是控制文件質(zhì)量的重中之重;而電子歸檔管理系統(tǒng)是電子文件在線歸檔的核心，系統(tǒng)是連接電子文件形成系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)甚至是電子檔案管理系統(tǒng)的重要中介，直接具有電子文件數(shù)據(jù)信息的捕獲、記錄、管理和實(shí)時(shí)移交等諸多功能。電子文件的管理系統(tǒng)則能夠?qū)w納的電子文件進(jìn)行一定的整理和分析，方便文件管理員按照相應(yīng)的檔案管理程序自動(dòng)生成相應(yīng)的條目進(jìn)行修改、添加和刪除合并，在對(duì)電子文件進(jìn)行分類建立的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)在線移交。電子檔案管理系統(tǒng)則是對(duì)移交后的電子文件進(jìn)行一定的審核和接納保存，以保證后續(xù)保存檢索及再利用功能的實(shí)現(xiàn)。

4 優(yōu)勢(shì)評(píng)價(jià)與結(jié)論

在電子辦公環(huán)境下進(jìn)行文件的集成管理主要有兩大優(yōu)勢(shì)。一方面，電子文件的集成管理能夠有效提升電子文件的實(shí)際質(zhì)量，最大程度上實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)成果的共享。在電子文件起草、審核及簽發(fā)流轉(zhuǎn)的每一環(huán)節(jié)中，電子文件集成管理人員都進(jìn)行層層把關(guān)和嚴(yán)格控制。在技術(shù)條件充分的前提下，各流通環(huán)節(jié)管理人員和控制人員的嚴(yán)格把關(guān)及審查使得最終形成的電子文件品質(zhì)優(yōu)良，而電子管理人員在準(zhǔn)確填寫(xiě)相關(guān)表單并進(jìn)行一定的歸納整理后，就能夠捕獲到真實(shí)的完整元數(shù)據(jù)信息。在利用電子辦公環(huán)境對(duì)起草文檔進(jìn)行全過(guò)程管理及詳細(xì)流轉(zhuǎn)記錄查閱的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件形成、流轉(zhuǎn)辦理的高效性利用，在保障數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)真實(shí)、齊全、完整的同時(shí)，大大減輕了文件資料管理人員對(duì)電子文件數(shù)據(jù)質(zhì)量審查的壓力，減少了不必要的重復(fù)勞動(dòng)以減輕人工成本。

另一方面，電子辦公環(huán)境下的文檔集成管理實(shí)現(xiàn)了對(duì)文檔的一體化管理，增強(qiáng)了文檔管理過(guò)程中的整體協(xié)調(diào)性及連續(xù)性。在電子辦公環(huán)境下推行文檔的集成管理，能夠?qū)ο嚓P(guān)電子文件和檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)程序化、系統(tǒng)化及信息化、自動(dòng)化管理，在遵循文件資料整理歸檔責(zé)權(quán)利分工明確的基本原則下，對(duì)電子文件的整理歸檔在專業(yè)部門(mén)及專業(yè)工作人員的管控下完成，保證了文件的齊全性及保存質(zhì)量。