關(guān)于事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化路徑的認(rèn)識(shí)

任枝梅

摘 要：對(duì)于事業(yè)單位而言，在其管理的人員檔案中，涵蓋了單位員工的基本情況、工作內(nèi)容等關(guān)鍵信息，如果該項(xiàng)工作開(kāi)展不力，容易對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)工作帶來(lái)一定損失，所以需要切實(shí)重視、不斷改進(jìn)。但是從工作現(xiàn)狀來(lái)看，在很多事業(yè)單位的檔案管理上仍不夠完善，本文在系統(tǒng)分析相關(guān)問(wèn)題的基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地就改變傳統(tǒng)檔案工作理念、采用現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行人員培訓(xùn)、打造檔案管理人才隊(duì)伍等方面提出策略建議，力圖為改進(jìn)事業(yè)單位檔案工作發(fā)揮一定作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化路徑

近年來(lái)，由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及技術(shù)引進(jìn)，各項(xiàng)工作的信息化水平都有了顯著改善，對(duì)于事業(yè)單位所開(kāi)展的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，也由此出現(xiàn)了很大提高。但隨著采用新的工作方式，對(duì)于既有模式也形成了一定沖擊。這就需要事業(yè)單位檔案管理方面的部門(mén)以及人員根據(jù)時(shí)代的發(fā)展、技術(shù)的進(jìn)步，貫徹先進(jìn)的工作理念、工作方法，充分拓展服務(wù)范圍，力爭(zhēng)取得更大的工作成績(jī)和社會(huì)效益。

1 改進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的含義

1.1 檔案工作是其他各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)

形成詳盡、完備的檔案資料，是在開(kāi)展一項(xiàng)工作過(guò)程中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，檔案資料的管理、開(kāi)發(fā)程度充分影響著事業(yè)單位各項(xiàng)工作的推進(jìn)。優(yōu)秀的檔案管理可以讓相對(duì)零散的檔案資料更為集中化，讓相對(duì)分散的信息結(jié)構(gòu)達(dá)成系統(tǒng)化，讓相對(duì)模糊的制度做到清晰化?？己藱n案管理工作的重要標(biāo)準(zhǔn)，不僅是看所收集到的檔案資料齊全程度，還要看具有怎樣的參照、使用價(jià)值，只有可以助力于各項(xiàng)工作的推進(jìn)，為后續(xù)工作環(huán)節(jié)形成支持，才算是優(yōu)秀的檔案管理。另外在工作崗位的人員配置方面，也需要參考單位的人員檔案，研究適宜的使用方案。

1.2 事業(yè)單位檔案管理有助于保障提升工作效果

在事業(yè)單位檔案中涉及很多科技文獻(xiàn)資料，這些資料對(duì)事業(yè)單位工作開(kāi)展有著較大的參考價(jià)值。如：此前相關(guān)工作開(kāi)展過(guò)程中的工作方法、管理方式以及數(shù)據(jù)信息等。在開(kāi)展管理工作時(shí)，可以對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行開(kāi)放，同時(shí)充分開(kāi)發(fā)好這些表格、數(shù)據(jù)、圖示，以便對(duì)事業(yè)單位其他部門(mén)工作開(kāi)展提供支持，促進(jìn)工作效果提升。

1.3 有助于各單位分工合作

在事業(yè)單位開(kāi)展的很多項(xiàng)目方面，需要不同地區(qū)、不同部門(mén)協(xié)調(diào)合作。諸如一些文化教育資金、衛(wèi)生設(shè)施投入等方面，都需要根據(jù)相關(guān)規(guī)定分工合作。例如在事業(yè)單位開(kāi)展基層扶貧工作過(guò)程中，無(wú)論是在道路建設(shè)、農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施改造方面，還是在對(duì)農(nóng)戶進(jìn)行農(nóng)業(yè)補(bǔ)助等方面，都收集、研究以往相關(guān)檔案，了解基本情況，從而更好地協(xié)調(diào)開(kāi)展工作。

2 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀以及問(wèn)題

2.1 缺乏對(duì)該項(xiàng)工作的充分重視

由于檔案管理領(lǐng)域難以形成顯著的工作成績(jī)和經(jīng)濟(jì)效益，一些事業(yè)單位在思想上缺乏透徹認(rèn)識(shí)，無(wú)論管理措施還是資金投入都不到位，在對(duì)檔案所做的管理方面，還局限在簡(jiǎn)單片面地進(jìn)行信息輸入、保存等內(nèi)容上，缺乏系統(tǒng)性地整理，遑論開(kāi)發(fā)利用。在人員配備方面通常數(shù)量少、調(diào)整頻繁，而且業(yè)務(wù)分工不合理，這樣就會(huì)出現(xiàn)檔案資料的搜集整理不力的情況。

2.2 缺乏高水平的專(zhuān)業(yè)管理人才

檔案管理人員的能力狀況決定了該項(xiàng)工作開(kāi)展的效率以及質(zhì)量，由于一些事業(yè)單位缺乏具有專(zhuān)業(yè)能力的相關(guān)人員，造成基本檔案、資料出現(xiàn)一些收集、整理不規(guī)范的問(wèn)題，不僅容易造成檔案資料保管不力，也影響了檔案的使用和分析研究。

2.3 缺乏先進(jìn)的檔案管理設(shè)備

很多事業(yè)單位尤其是基層的檔案管理部門(mén)仍然沿用以往紙質(zhì)檔案記錄、手工檢索等工作方法，沒(méi)有按照信息化時(shí)代的技術(shù)要求開(kāi)展工作，也就難以將大量的工作形成檔案資料。即使在貫徹信息技術(shù)，其用于檔案管理中也會(huì)出現(xiàn)操作環(huán)節(jié)復(fù)雜的問(wèn)題，影響檔案管理提升的效率。

3 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理路徑的策略

3.1 加大相關(guān)資源投入

在信息時(shí)代背景下，以往傳統(tǒng)陳舊的檔案管理方式難以適應(yīng)新的工作需要，必須借助于先進(jìn)工作理念以及信息化檔案管理開(kāi)展工作。需要采用一些更先進(jìn)、更現(xiàn)代化的信息化設(shè)備開(kāi)展檔案管理。讓該項(xiàng)工作做到信息化、科技化，可以探索建立網(wǎng)絡(luò)信息的開(kāi)發(fā)服務(wù)平臺(tái)，例如檔案管理崗位的工作人員可開(kāi)發(fā)一個(gè)檔案資料資源網(wǎng)，將一些不涉秘的檔案信息傳輸?shù)皆摼W(wǎng)站，有業(yè)務(wù)需要的部門(mén)和人員可以進(jìn)行查閱、瀏覽，另外檔案管理工作要高度重視信息安全，防止檔案信息被盜用。這些先進(jìn)設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)以及創(chuàng)造良好的工作環(huán)境都需要政府部門(mén)充分重視、綜合協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作有資金、有資源。

3.2 健全檔案管理各項(xiàng)機(jī)制

通過(guò)有效健全檔案工作中的各項(xiàng)管理機(jī)制，可以充分保證檔案管理工作有序地開(kāi)展。相關(guān)機(jī)制包括檔案歸檔方面的規(guī)定、檔案使用方面的規(guī)定、工作人員考核獎(jiǎng)懲機(jī)制、檔案涉密內(nèi)容保護(hù)機(jī)制等。在檔案管理機(jī)制的打造方面，可以實(shí)行專(zhuān)崗專(zhuān)職，形成管理體系，保障檔案管理工作做到多層次運(yùn)行。在一些具有普遍性的操作規(guī)范方面，諸如電子信息文檔的調(diào)用、查看程序、權(quán)限等，都需要充分進(jìn)行制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，在檔案管理的具體工作中，應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)規(guī)范進(jìn)行操作。同時(shí)需要對(duì)于檔案管理崗位的有關(guān)工作人員進(jìn)行各項(xiàng)規(guī)范的全面培訓(xùn)，讓其了解通過(guò)制度化、精細(xì)化才能確保工作開(kāi)展符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，減少工作中的差錯(cuò)。也可以借鑒國(guó)際經(jīng)驗(yàn)和學(xué)習(xí)其他相關(guān)單位的管理措施，不斷改進(jìn)檔案管理機(jī)制。

3.3 更新工作觀念

進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新的目標(biāo)是形成更多有價(jià)值的檔案資料以及信息資源，通過(guò)檔案工作形成充分的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，為經(jīng)濟(jì)決策和其他工作的開(kāi)展提供高質(zhì)量、高水平的信息資源服務(wù)。首先要做到思想意識(shí)方面的觀念創(chuàng)新。很多工作難以推進(jìn)，其原因在于人們?nèi)狈M(jìn)行變革的強(qiáng)烈意識(shí)，沒(méi)有進(jìn)行創(chuàng)新的工作動(dòng)力。所以檔案管理部門(mén)的工作人員，必須具備現(xiàn)代化的管理理念，采用先進(jìn)的工作方法；其次是突破對(duì)于檔案管理工作的狹窄觀念，通過(guò)檔案管理了解信息開(kāi)發(fā)，可以形成非常充沛的社會(huì)效益以及經(jīng)濟(jì)效益，為推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)揮更大作用。

3.4 培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理工作人員

檔案管理具有很強(qiáng)的技術(shù)性、系統(tǒng)性，特別是隨著社會(huì)變遷，涉及的檔案管理內(nèi)容愈益廣泛，對(duì)于檔案管理崗位的工作人員在素質(zhì)以及能力方面都形成了更高的要求。因此，事業(yè)單位一方面需要做好專(zhuān)業(yè)人才引進(jìn)工作，通過(guò)給予相對(duì)優(yōu)厚的待遇，吸引具有較高專(zhuān)業(yè)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)技能、高學(xué)歷、高素質(zhì)的人才。另一方面也要著力進(jìn)行檔案人才培養(yǎng)，不斷開(kāi)展工作技能培訓(xùn)。在激發(fā)檔案人才工作熱情方面，一方面要培養(yǎng)其對(duì)于工作的責(zé)任感，使其做到遵守相關(guān)制度、做好相關(guān)工作、保守資料秘密；另一方面需要開(kāi)展人性化管理，幫助改善工作環(huán)境、各項(xiàng)待遇，讓其熱情地投入工作。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，開(kāi)展好事業(yè)單位各項(xiàng)檔案管理工作，具有非常重要的意義，不僅涉及對(duì)單位人員的培養(yǎng)、考核，而且對(duì)于其他工作部門(mén)也有著直接的影響。但是以往的檔案管理模式有著一定的缺失，所以需要充分重視、大力投入，開(kāi)展軟、硬件配套設(shè)施的建設(shè)，借助于檔案的信息化建設(shè)等措施，打造更為完備的事業(yè)人員檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。另外要通過(guò)改進(jìn)工作人員的工作態(tài)度以及業(yè)務(wù)能力，不斷增強(qiáng)檔案管理效果，有效發(fā)揮檔案管理工作應(yīng)有的功能和作用。

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