醫(yī)學(xué)院校通用耗材供應(yīng)保障模式探討和實踐

耿韶華, 董君楓, 張 帆

(首都醫(yī)科大學(xué) 國有資產(chǎn)與實驗室管理處, 北京 100069)

醫(yī)學(xué)院校通用耗材是指學(xué)校辦公類耗材、部分勞保用品和諸如實驗用玻璃儀器、衛(wèi)生刀剪、鑷針盤架、衛(wèi)生布、棉紗、紙及塑料橡膠制品等在各類教學(xué)科研行政活動中常用的耗材[1]。這幾類耗材具有種類多、應(yīng)用覆蓋面廣、消耗量大的特點。目前我國多數(shù)醫(yī)學(xué)院校通用耗材保障供應(yīng)采取各內(nèi)設(shè)部門、下設(shè)學(xué)院(部)分散采購的模式。這種傳統(tǒng)的模式造成耗材質(zhì)量難以有效保證、耗材浪費現(xiàn)象嚴(yán)重、教職工時間精力被占用等問題[2]。有鑒于此,首都醫(yī)科大學(xué)積極探索醫(yī)學(xué)院校通用耗材供應(yīng)保障新模式,取得了良好的效果。

1 特色配送中心規(guī)范化建設(shè)

新興經(jīng)營管理形態(tài)?，F(xiàn)代化配送中心是一個多功能、集約化物流據(jù)點,把訂貨、收貨、驗貨、倉儲、裝卸搬運、揀選、分揀、流通加工、配送、結(jié)算、信息處理等作業(yè)有機(jī)結(jié)合起來。配送中心作業(yè)流程主要有:進(jìn)貨作業(yè)、保管作業(yè)、分揀作業(yè)、配裝作業(yè)和送貨作業(yè)[3]。而傳統(tǒng)物流是按照裝卸搬運、運輸、倉儲等不同專業(yè)服務(wù)分門別類各自單獨運行,各項作業(yè)相對獨立。相比較而言,配送中心接力式便利儲運、鏈條型全方位服務(wù)具有耗費小、效率高、物流成本低、服務(wù)水平高的特點[4]。

1.1 通用耗材供應(yīng)保障機(jī)制的建設(shè)和運行

在通用耗材供應(yīng)保障方面,學(xué)校物資供應(yīng)中心按照配送中心基本標(biāo)準(zhǔn)和流程機(jī)制建設(shè)和運行,主要體現(xiàn)在以下幾方面:

(1) 進(jìn)貨作業(yè)人員根據(jù)庫存耗材數(shù)量和學(xué)校師生需求向供應(yīng)商訂貨,倉庫保管人員負(fù)責(zé)驗收和接收訂購的耗材；

(2) 倉庫保管人員負(fù)責(zé)庫房管理、耗材分類、入庫、歸置和保管；

(3) 為了分揀工作便利和庫房管理規(guī)范化,學(xué)校供應(yīng)中心分揀業(yè)務(wù)采取超市模式,即同時設(shè)置庫房和貨架,倉庫保管人員根據(jù)貨架上耗材數(shù)量情況從倉庫提貨對貨架進(jìn)行補(bǔ)貨,分揀工作人員在貨架區(qū)按照師生提交的訂單進(jìn)行分揀；

(4) 配裝人員負(fù)責(zé)將分揀好的耗材進(jìn)行配裝作業(yè),并根據(jù)訂單信息同領(lǐng)取人共同核對耗材數(shù)量、型號、規(guī)格等是否匹配；

(5) 結(jié)算工作人員負(fù)責(zé)學(xué)校師生同物資供應(yīng)中心結(jié)算，及物資供應(yīng)中心同供應(yīng)商的結(jié)算。

1.2 建設(shè)具有特色的配送中心并完善職能

通用耗材供應(yīng)保障必須符合學(xué)校各項工作實際,滿足學(xué)校師生工作學(xué)習(xí)需求,所以必須建設(shè)具有醫(yī)學(xué)院校特色的配送中心并完善其職能。

(1) 特殊耗材,如手術(shù)服、器械盒、機(jī)讀閱卷耗材等無庫存耗材。為滿足這部分需求,學(xué)校供應(yīng)中心向師生提供個性化需求服務(wù),由用戶向供應(yīng)中心提出購買申請,經(jīng)審核符合法律和相關(guān)規(guī)定,由供應(yīng)中心向供應(yīng)商購買,購買的耗材只提供給提出購買申請的專門用戶；

(2) 二氧化碳、氧氣等氣體鋼瓶是醫(yī)學(xué)院校教學(xué)科研工作必用品[5]。學(xué)校供應(yīng)中心將氣體鋼瓶的管理和領(lǐng)用納入職能建設(shè)中,建立了氣體鋼瓶物聯(lián)系統(tǒng)。按照編碼規(guī)則為每一個鋼瓶進(jìn)行編碼,用戶更換鋼瓶時以編碼空鋼瓶更換為編碼滿裝鋼瓶。以編碼跟蹤方式查詢鋼瓶目前所處狀態(tài)(用戶使用中、庫存空瓶、氣站流通中、庫存重瓶)、所在位置和鋼瓶詳細(xì)流通歷史,實現(xiàn)氣體鋼瓶動態(tài)安全規(guī)范管理[6]；

(3) 易制毒試劑。對易制毒試劑必須嚴(yán)格、安全、統(tǒng)一、有效地進(jìn)行管理[7]。學(xué)校供應(yīng)中心建立了易制毒試劑供應(yīng)審核和雙人雙簽制度,即審核使用易制毒試劑的教學(xué)科研活動是否合法合規(guī),在領(lǐng)用時領(lǐng)用方必須有兩人同時到場領(lǐng)用和簽字,而且至少一人必須為本校教職工,防止易制毒試劑被冒用、濫用。

特色配送中心規(guī)范化建設(shè)的著眼點和落腳點是提高服務(wù)質(zhì)量和效益,寓管理于服務(wù)之中。這也是區(qū)別于市場化配送中心的不同之處。市場化配送中心主要追求經(jīng)濟(jì)效益,特色配送中心在立足于為師生提供周到、便利、高效的耗材供應(yīng)服務(wù)的同時,還兼顧耗材采購成本控制、集約節(jié)約利用和安全規(guī)范管理與使用的能力建設(shè)。將經(jīng)濟(jì)效益和管理效益統(tǒng)籌于服務(wù)效益之中,以提高服務(wù)效益帶動提高經(jīng)濟(jì)效益和管理效益,以經(jīng)濟(jì)效益和管理效益的提高促進(jìn)服務(wù)效益的提高。

2 構(gòu)建基于信息技術(shù)和信息系統(tǒng)的供應(yīng)鏈

供應(yīng)鏈的研究對象是貫穿其始終的“三流”:信息流、物資流和資金流,供應(yīng)鏈管理就是對信息流、物資流和資金流進(jìn)行設(shè)計、規(guī)劃和控制[8]。隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用,信息流的重要性日益凸顯,它記錄著整個商品交易活動的過程,在更高位置對物資流和資金流進(jìn)行控制[3]。 因此要提供良好的物資供應(yīng)保障服務(wù),必須要有現(xiàn)代化信息處理和傳輸系統(tǒng)。在通用耗材供應(yīng)保障方面,首都醫(yī)科大學(xué)物資供應(yīng)中心從學(xué)校實際出發(fā),借鑒電子商務(wù)發(fā)展經(jīng)驗,構(gòu)建基于信息技術(shù)和信息系統(tǒng)的供應(yīng)鏈[9]。

2.1 信息-物資流

信息-物資流的示意圖見圖1。

圖1 信息-物資流示意圖

(1) 進(jìn)貨工作人員根據(jù)信息系統(tǒng)中顯示的耗材庫存數(shù)量和師生提出的采購申請向供應(yīng)商提出采購需求,庫管員完成驗收和接收操作后,在信息系統(tǒng)中進(jìn) 行入庫操作并生成入庫單。

(2) 師生根據(jù)信息系統(tǒng)中顯示的耗材信息生成訂單并將其關(guān)聯(lián)到相關(guān)負(fù)責(zé)人,負(fù)責(zé)人在信息系統(tǒng)中審核后,訂單即時進(jìn)入分揀和配裝階段。分揀和配裝工作完成后,信息系統(tǒng)向師生發(fā)送領(lǐng)取短消息通知,師生根據(jù)通知內(nèi)容簽收訂單和領(lǐng)取耗材。

(3) 庫管員依據(jù)信息系統(tǒng)中顯示的耗材數(shù)量進(jìn)行盤點操作,并在信息系統(tǒng)中進(jìn)行盤盈/盤虧操作以確保耗材顯示數(shù)量的準(zhǔn)確性。

2.2 信息-資金流

信息-資金流示意圖見圖2。

圖2 信息-資金流示意圖

(1) 已簽收訂單信息在信息系統(tǒng)中會顯示在訂單結(jié)算欄中,師生在訂單結(jié)算欄中選擇全部或者部分已簽收訂單生成結(jié)算單,自動生成的結(jié)算金額為所選訂單金額之和。師生在結(jié)算單中錄寫所在部門、經(jīng)費支出項目號、項目負(fù)責(zé)人等信息。

(2) 供應(yīng)中心結(jié)算工作人員將結(jié)算單在信息系統(tǒng)中作接收處理后送至學(xué)校財務(wù)部門,后者通過內(nèi)部轉(zhuǎn)賬方式將資金由經(jīng)費支出項目轉(zhuǎn)入供應(yīng)中心中轉(zhuǎn)項目。

(3) 信息系統(tǒng)將入庫單按不同供應(yīng)商自動進(jìn)行歸類,進(jìn)貨工作人員根據(jù)信息系統(tǒng)中入庫單信息與供應(yīng)商核對賬目,再由供應(yīng)商生成相應(yīng)發(fā)票。結(jié)算工作人員在信息系統(tǒng)中將發(fā)票和入庫單作關(guān)聯(lián)處理后送至財務(wù)部門,財務(wù)部門通過銀行匯款方式將資金由供應(yīng)中心中轉(zhuǎn)項目轉(zhuǎn)入供應(yīng)商銀行賬戶。

2.3 條形碼技術(shù)的應(yīng)用

條形碼技術(shù)是一種利用計算機(jī)自動識讀和采集數(shù)據(jù)的自動識別技術(shù),可以快速、正確、有效、適時地處理信息[10]。學(xué)校供應(yīng)中心在商品標(biāo)簽、申請單編碼、訂單編碼、結(jié)算單編碼、合同編號中均運用了條形碼技術(shù),貫穿于信息-物資流和信息-資金流的全過程。在實際操作中條形碼技術(shù)簡單實用、信息采集速度快、信息采集量大、可靠性高、設(shè)備成本低,在減少勞動量和勞動強(qiáng)度、降低人力成本的同時,極大提高了工作準(zhǔn)確性和效率。

2.4 信息化的供應(yīng)鏈模式

從傳統(tǒng)供應(yīng)鏈模式升級為基于信息技術(shù)和信息系統(tǒng)的供應(yīng)鏈模式,實現(xiàn)了從采購到結(jié)算全口徑全過程信息化、痕跡化和可追溯性,極大提升了服務(wù)和管理的質(zhì)量和效益。學(xué)校供應(yīng)中心通過信息系統(tǒng)與師生的物資和結(jié)算需求直接對接,形成以供應(yīng)鏈為基礎(chǔ)的高效、快捷、便利的服務(wù)平臺。信息系統(tǒng)中痕跡化的載體是詳實記錄信息-物資流和信息-資金流各個過程和細(xì)節(jié)的數(shù)據(jù),追溯數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和比較。用以糾正錯誤,彌補(bǔ)管理漏洞,考察評價管理過程、方法和效果,監(jiān)控資金使用和流向,確保資金安全,不斷提升管理水平和內(nèi)涵,同時為后期的預(yù)測、決策、建設(shè)及創(chuàng)新提供科學(xué)全面、精準(zhǔn)有效的數(shù)據(jù)支撐[11]。

特色配送中心規(guī)范化建設(shè)與基于信息技術(shù)和信息系統(tǒng)的供應(yīng)鏈進(jìn)行有機(jī)融合。信息系統(tǒng)猶如大腦和神經(jīng)系統(tǒng),特色配送中心職能猶如組織和器官,形成一個安全高效、規(guī)范集約的供應(yīng)保障模式。立足于供應(yīng)中心和資源配置層面,新模式提高了資源配置效率,依據(jù)效益=正確的目標(biāo)*效率原理[12],在確立提供周到便利及高效的耗材供應(yīng)服務(wù)目標(biāo)前提下,產(chǎn)生了良好的資源配置效益,在提供優(yōu)質(zhì)信息化服務(wù)的同時,節(jié)省了大量人力,節(jié)約了大量資金。同2014年采用傳統(tǒng)模式比較,采用新模式后,2015年資金節(jié)約率為25.56%,2016年資金節(jié)約率29.57%。在立足于學(xué)校和資源利用層面,新模式推動資源利用由單純使用型向集服務(wù)效益、經(jīng)濟(jì)效益、管理效益于一體的綜合效益型轉(zhuǎn)變。首都醫(yī)科大學(xué)通用耗材供應(yīng)保障模式既具有體現(xiàn)現(xiàn)代理念的頂層設(shè)計,又具有體現(xiàn)信息化特色的系統(tǒng)籌合,即體現(xiàn)通用耗材保障供應(yīng)的普遍性,又著重突出醫(yī)學(xué)院校通用耗材保障供應(yīng)的特征性,具有很強(qiáng)的可復(fù)制性和很大的推廣價值。