談新形勢下如何加強中專學校基建圖紙檔案管理

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(廣州市市政職業(yè)學校)

近些年，隨著我國中專學校教學規(guī)模的持續(xù)擴大、學生人數(shù)不斷增加，學校為了改善教學條件、優(yōu)化辦學質(zhì)量，給予了基本建設以高度重視。尤其是面臨著搬遷合并的一些學校，對基建檔案管理提出了嚴格要求，圖紙檔案作為基建檔案的重要組成部分，其管理質(zhì)量和水平，與中專學校的未來發(fā)展和教學質(zhì)量具有密切關(guān)系。在此背景下，針對如何加強中專學校基建圖紙檔案管理進行分析，對實現(xiàn)學校的穩(wěn)定以及可持續(xù)發(fā)展具有積極意義。

一、對基建圖紙檔案加強管理的積極意義

基建檔案主要是指在學校開展建設中所產(chǎn)生的材料文件，其主要以文字、圖紙和表格等形式呈現(xiàn)，其中包括了竣工驗收文件、工程施工材料、文字記錄以及建設圖紙等技術(shù)性資料，其具有較強的利用價值和保存價值，體現(xiàn)基建項目從立項到完工的整個過程。圖紙檔案具有價值性、原始性、信息性、專業(yè)性、現(xiàn)實性以及成套性等特點，加強圖紙檔案管理可以為學校未來的改造和擴建提供支撐，為處理產(chǎn)權(quán)問題提供重要依據(jù)。

二、當前在圖紙檔案管理中存在的幾點問題

首先，在檔案收集中存在內(nèi)容不完整的問題，圖紙檔案存在缺陷，或者相應文字說明不完整，為圖紙檔案歸檔造成了一定的困難；其次，圖紙檔案保管不合理，很多管理人員由于缺乏專業(yè)知識，在圖紙保管中存在不合理的情況，沒有結(jié)合圖紙檔案的特點選擇科學的保管方式，導致圖紙在保管和使用中出現(xiàn)損壞，降低其應用價值；最后，缺乏管理意識，中專學校的領導和工作人員對圖紙檔案管理普遍缺乏認識，導致其工作缺乏硬件支撐，工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)有待提高。

三、優(yōu)化中專學?；▓D紙檔案管理的相關(guān)途徑分析

1.按照規(guī)定收集圖紙

新形勢下，中專學校需要按照國家既定的檔案法規(guī)制度，加強圖紙檔案的收集工作，學校需要制定科學的圖紙檔案保存和管理制度，真正實現(xiàn)圖紙檔案依法收集、依法管理。圖紙檔案主要包括以下內(nèi)容：第一，校園土地證、房產(chǎn)證、總平面圖和總規(guī)劃圖；第二，學校地下電纜、電路布置以及供排水線路圖、燃氣管道、隱蔽工程以及供暖管道分布圖；第三，單項工程的批準、批復和請示的圖紙會審紀要、設計圖紙、工程概算以及設計任務書，基建工程施工中的地震勘測、水文以及地質(zhì)文件等；第四，施工技術(shù)規(guī)范、工程更改通知、重大施工事故處理報告以及調(diào)查結(jié)果、隱蔽工程質(zhì)量、職工質(zhì)量記錄、施工記錄、施工預算以及施工合同；第五，項目質(zhì)量鑒定書、水電預決算、附屬工程質(zhì)量記錄、工程預決算、道路竣工圖、下水管道分布圖、暖氣管道分布圖、水電線路圖、建筑結(jié)構(gòu)圖、驗收報告以及竣工說明書；第六，房屋維修、擴建、改建以及加固文件材料和結(jié)構(gòu)圖紙、下水管道、水電線路的竣工圖紙和更改圖紙；第七，土地征用報告、互換割讓、土地借用、地界劃分、拆遷協(xié)議、以及用地批文等文件。

2.做好圖紙移交手續(xù)

為了實現(xiàn)基建圖紙檔案的規(guī)范化管理，中專學校在開展基建圖紙檔案管理中，需要加強與使用單位和審核單位的聯(lián)系，并且將圖紙準確及時地提供給相關(guān)單位，防止由于基建圖紙而導致項目工程出現(xiàn)質(zhì)量問題、經(jīng)濟糾紛以及進度延遲。同時，中專學校還要制定科學的圖紙檔案移交標準。首先，中專學校需要按照政府部門的要求以及辦事流程做好移交手續(xù)，管理人員要與設計單位和施工單位做好溝通聯(lián)系，及時到設計單位收集圖紙檔案；其次，管理人員需要將收集的圖紙及時提供給監(jiān)理企業(yè)、施工單位以及學校，保證各項工程的有序開展，做好圖紙檔案的歸檔和管理工作；其次，在工程竣工使用后，需要對收集的圖紙檔案進行系統(tǒng)性整理，并且將其移交給檔案保管室，按照移交目錄接受和管理，移交雙方需要在移交單上簽字蓋上。

3.做好圖紙保管工作

由于圖紙檔案與普通檔案資料存在較大差異，在圖紙保管中需要嚴把質(zhì)量關(guān)，制定圖紙保管的紙張質(zhì)量、歸檔要求、編制方法和編制規(guī)范，并且將標準通知給施工單位，進而促使施工單位按照歸檔要求生成圖紙，解決圖紙檔案保管中存在的問題。如果圖紙不符合要求、不完整以及不準確，工作人員不能驗收。圖紙檔案制作材料相對特殊，其保管難度也較大，當前較為常用的保管方式是：(1)折疊保管，圖紙檔案的圖幅不一、紙張?zhí)厥猓趫D紙檔案歸檔中，工作人員需要將其折疊好，并且保存在指定的卷宗中，該保管方式的優(yōu)勢為方便美觀，但是其也存在諸多缺陷，例如經(jīng)過折疊后的圖紙如果使用頻繁，其折疊的地方容易出現(xiàn)墨跡脫落，紙張容易出現(xiàn)不同程度的破損，導致圖紙的實用功能受損，如果圖紙損毀嚴重，甚至無法正常使用；(2)攤開平放，將圖紙檔案完全展開后，按照順序在多層抽屜檔案盒中存放，該保管方式的優(yōu)勢為可以確保圖紙不受到損壞，取放較為便利，但是所需空間較大；(3)卷起保管，其將圖紙檔案卷成圓筒形，然后使用繩子將其捆好，該方式主要適用于卷幅較大的圖紙檔案，但是其也存在弊端，例如每次使用圖紙檔案都需要卷起、打開，不僅降低工作效率，圖紙在反復的使用中也會造成磨損，不利于圖紙的長久利用。

4.優(yōu)化圖紙管理意識

圖紙檔案是基建檔案管理的關(guān)鍵組成部分，無論是中專學校領導和管理人員，都需要優(yōu)化自身的圖紙管理意識，給予其工作以高度重視。首先，中專學校需要加大管理力度，針對圖紙檔案管理的工作特點，對管理環(huán)境進行優(yōu)化，為各項管理工作的有序開展創(chuàng)設安全而優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，提升圖紙管理效率；其次，中專學校需要對相關(guān)工作人員開展業(yè)務指導，保證其熟悉和掌握圖紙檔案的屬性和管理特點，并且在工作中可以靈活運用保管方式，結(jié)合圖紙檔案的類型、紙張材料和幅面大小選擇適當?shù)谋９芊绞?；最后，要積極應用信息技術(shù)，將其應用于管理中，切實提升圖紙檔案的保管質(zhì)量和管理效率。

四、結(jié)語

總而言之，隨著我國教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，中專教育逐漸受到更多公眾的認可和重視，在中專學校的發(fā)展中，基建檔案的作用和重要性日益突出，圖紙作為基建檔案的關(guān)鍵組成部分，其是中專學校處理糾紛、擴建、改造以及維修的重要依據(jù)，學校領導和工作人員需要樹立正確的管理意識，實現(xiàn)圖紙檔案管理趨于科學化、規(guī)范化、制度化以及數(shù)字化方向發(fā)展，推動中專學校的可持續(xù)發(fā)展。